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Système de gestion électronique des documents (SGED) : Un guide complet, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Dans ce guide, nous expliquons ce qu'est un système de gestion électronique de documents (GED), ses caractéristiques communes et ses avantages pour les entreprises.

Qu'est un système de gestion électronique de documents (GED)?

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un SGED?

Pourquoi votre entreprise doit-elle utiliser un système de gestion des documents ?

Comment faire adopter votre solution de gestion de documents par l'ensemble de votre entreprise ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est conçu pour regrouper tous les fichiers (numériques et physiques) tels que les feuilles de présence, les demandes de congés payés, les reçus de dépôt direct, les contrats clients, les factures ou les reçus, etc. sous un même toit.

Comment votre entreprise gère-t-elle la multitude de documents et de papiers ?

Il n'est pas rare que les petites entreprises adoptent une approche moins structurée de la gestion des documents. Malheureusement, une telle approche " à l'année " de la gestion des documents peut causer un certain nombre de problèmes au sein de votre organisation. 

Selon le rapport de référence 2019 sur la gestion intelligente de l'information :

• 86 % des employés interrogés rencontrent des difficultés pour localiser des dossiers de bureau spécifiques.
• 46 % déclarent que la localisation des fichiers de bureau est difficile et prend du temps.
• 83 % finissent par recréer un document existant parce qu'ils n'ont pas réussi à localiser l'original
• 65% trouvent qu'il est difficile de vérifier, d'approuver et d'utiliser les fichiers et documents de bureau.

Ces problèmes peuvent entraîner une perte de productivité allant jusqu'à 21 %. 

Ce chiffre ne tient compte que des pertes monétaires réelles dues à une mauvaise productivité. Le coût est encore plus élevé si l'on prend en compte les pertes potentielles, comme les clients qui se désistent et les opportunités manquées).

Si vous n'avez pas une approche claire et standardisée de la gestion des documents, votre entreprise est probablement en train de perdre du capital et de laisser une tonne de revenus potentiels sur la table.

C'est pourquoi vous avez besoin d'un SGED ou système de gestion électronique des documents.

En quoi consiste un système de gestion électronique des documents (GED) ?

Un système de gestion électronique de documents, ou GED, est un système sur lequel les documents et les fichiers d'une entreprise peuvent être stockés, rappelés, gérés et utilisés si nécessaire.

Mais les caractéristiques d'un bon SGED ne s'arrêtent pas là.

Une GED complète remplit un certain nombre de fonctions, de la gestion des documents et du contenu à l'imagerie numérique et à la conversion des fichiers.

Jetons un coup d'œil rapide à certains des acronymes qui circulent dans le monde de la gestion électronique des documents.

• EDRMS : Système de gestion des documents et des dossiers électroniques
• EDMS : Système de gestion des documents électroniques
• EDM : Gestion des documents électroniques
• ERM : Gestion des documents électroniques
• ERMS : Système de gestion des documents électroniques
• DMS : Système de gestion des documents
• DIP : Traitement des images numériques
• ECM : Gestion du contenu de l'entreprise
• RM : Gestion des documents
• DM : Gestion des documents

Caractéristiques de la GED

Examinons maintenant de plus près certaines des fonctions clés à rechercher dans un système de gestion électronique de documents.

Notez que les systèmes de gestion électronique de documents diffèrent en termes d'orientation, chacun offrant des degrés variables de fonctionnalité dans certains domaines. Néanmoins, la plupart des systèmes modernes de gestion électronique de documents sont généralement dotés des fonctions suivantes.

Stockage des documents

À la base, un SGED agit comme une plaque tournante centralisée pour toute la paperasse qui entre et sort de votre entreprise.

Qu'il s'agisse de feuilles de présence, de demandes de congés payés, de reçus de dépôt direct, de contrats clients, de factures ou de reçus, les systèmes de gestion électronique de documents sont conçus pour regrouper tous les fichiers (numériques et physiques) sous un même toit.

Les fournisseurs de GED proposent généralement des niveaux de stockage différenciés pour les organisations dont les besoins varient. 

Il est important de penser à vos besoins futurs en matière de stockage lorsque vous choisissez une GED.

Capture de l'information

Les systèmes de gestion électronique de documents automatisent également le processus de capture de la documentation numérique et physique.

La capture de l'information numérique est assez simple : Le SGED reproduit les documents entrants en vue de leur stockage. Dans certains cas, ce processus peut impliquer la conversion des fichiers entrants dans des formats plus appropriés ou plus efficaces.

La capture d'informations physiques nécessite l'utilisation de la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) et de lecture optique de marques (LOM). Combinées à la technologie de numérisation en masse, les organisations peuvent capturer rapidement de gros volumes de documents manuscrits ou imprimés avec une quasi exactitude.

Les systèmes de gestion électronique de documents créent également des métadonnées pour les documents numériques et physiques lors de leur capture. Ces métadonnées fournissent des informations d'identification supplémentaires pour les fichiers individuels, telles que la date de création, la date des dernières modifications, et bien plus encore.

Structuration et indexation des documents

Lors de la capture d'un document ou d'un fichier, un SGED l'indexe selon une structure hiérarchique générée automatiquement.

Dans le cas le plus simple, il peut s'agir de créer des noms de fichiers séquentiels pour les documents d'une série (par exemple, fichier 001, fichier 002, etc.). La GED peut également automatiser ou rationaliser le processus de création d'arbres de dossiers navigables et intuitifs.

Toujours en ce qui concerne les métadonnées, votre GED doit indexer les fichiers en fonction de la manière et du moment où ils ont été utilisés. Cela permet de retrouver facilement les documents les plus utilisés ou les plus récents, ou les fichiers qui répondent à un certain critère.

Localiser et récupérer des documents

Plus vos fichiers sont indexés et stockés efficacement, plus il sera facile de les localiser et de les récupérer pour les utiliser. La plupart des GED rendent ce processus encore plus facile en fournissant des fonctionnalités de navigation et de recherche conviviales. 

En ce qui concerne la recherche de fichiers, il s'agit de naviguer dans les bonnes arborescences de dossiers. Cela signifie qu'une interface utilisateur intuitive est indispensable pour les GED modernes, ainsi qu'un système automatisé intuitif pour la structuration des fichiers, bien sûr.

Les fonctions de recherche sont de plus en plus avancées dans les GED, et ce à bien des égards. Là encore, les noms de fichiers, les métadonnées, etc. générés automatiquement permettent d'obtenir des résultats de recherche plus précis dans le système. Les fonctions de recherche de la plupart des systèmes de gestion documentaire prennent également en compte le contenu des fichiers lors de la recherche d'un terme interrogé.

En outre, de nombreux SGED utilisent désormais l'analyse sémantique pour comprendre la signification du contenu d'un document. Cela peut permettre à votre équipe de trouver facilement des documents, même si elle ne dispose pas d'informations spécifiques sur le document en question.

Octroi de permissions et blocage

Les documents qui entrent et sortent de votre organisation ne sont pas tous destinés à être vus par tout le monde dans votre entreprise.

Avec un GED, vous pouvez facilement définir des autorisations pour des fichiers individuels, ainsi que pour les fichiers qui répondent à certains critères. Certains peuvent ainsi permettre à des équipes de modifier un document donné, alors que le reste de l'équipe ne pourra que le consulter, et que d'autres ne pourront pas y accéder du tout.

Ainsi, vos équipes se concentrent uniquement sur les fichiers et les documents qui leur importent, et vous réduisez les risques de perte ou d'endommagement des fichiers par des personnes qui n'avaient pas besoin d'y accéder en premier lieu.

Communication et collaboration

Votre système de gestion électronique de documents doit permettre à votre équipe de communiquer entre eux à distance et de modifier les documents en collaboration.

En général, les SGED permettent aux propriétaires et aux gestionnaires de documents de s'envoyer des messages, de faire des commentaires sur certaines parties du document et de modifier le document si nécessaire. 

Vous pouvez également censurer ou masquer des informations pour des collaborateurs spécifiques en fonction de leurs autorisations et habilitations, ce qui leur permet de se concentrer uniquement sur les informations importantes pour leurs objectifs.

Il est essentiel que la GED que vous choisissez soit agnostique en termes de plateforme, car cela permettra à vos équipes de collaborer sur des documents à partir d'ordinateurs de bureau, de mobiles et de tablettes.

Versionnage

Au fil du temps, les différents documents de votre entreprise subiront un certain nombre de modifications.

Il est essentiel que votre GED conserve un enregistrement clair de ces modifications, et qu'il conserve également des copies de chaque version distincte du document tout au long de son cycle de vie. Les administrateurs doivent également être en mesure de revenir aux itérations précédentes d'un document en cas de besoin.

En outre, l'enregistrement des versions sert de preuve que certaines modifications ont été apportées à un moment précis (et que toutes les parties prenantes étaient d'accord avec ces modifications). Cela peut contribuer à atténuer la confusion ou les malentendus qui peuvent survenir entre les personnes concernées par le dossier en question.

Sécurité et conformité

Les GED modernes offrent un certain nombre de fonctionnalités visant à assurer la sécurité de vos données et à garantir leur conformité.

Comme nous l'avons mentionné, des fonctions telles que l'autorisation et la gestion des versions agissent elles-mêmes comme des sécurités. D'une part, elles minimisent les risques qu'un document tombe entre de mauvaises mains. Si un fichier est accidentellement consulté et modifié (ou, pire, supprimé), les gestionnaires seront facilement en mesure de récupérer le document dans sa forme correcte.

En ce qui concerne la conformité, de nombreuses lois et réglementations (HIPAA, GDPR, etc.) imposent aux entreprises de conserver un enregistrement de leurs documents du début à la fin. Ainsi, le versionnage, etc. ne se contente pas d'aider à fournir une preuve de conformité, il s'agit en fait d'un élément nécessaire de la conformité en soi.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, remplit un certain nombre de fonctions, de la gestion des documents et du contenu à l'imagerie numérique et à la conversion des fichiers.

Avantages de l'utilisation d'une GED

Sur la base des fonctions que nous venons d'aborder, vous pouvez probablement comprendre certains des principaux avantages de la migration vers un système de gestion électronique des documents.

Néanmoins, examinons un peu plus en détail comment, spécifiquement, un SGED peut permettre à votre organisation de prospérer.

Productivité et rentabilité accrues

Comme nous l'avons mentionné précédemment, la quantité de ressources consacrées à la capture, au stockage et à la récupération des données peut être considérable.

Comme la GED rend ces processus beaucoup plus faciles et plus efficaces, elle réduit le travail de terrain nécessaire. En retour, vous passerez moins de temps à localiser des documents importants et plus de temps à les utiliser à bon escient.

Ainsi, dès le départ, vous constaterez une augmentation de votre marge bénéficiaire. En fait, certaines entreprises estiment qu'elles réduisent jusqu'à 40 % les coûts liés à la gestion des documents.

Pour aller plus loin, vous pourrez réinvestir le capital économisé dans votre entreprise. Vous pourrez ainsi rationaliser vos processus, vous concentrer davantage sur l'innovation et améliorer le service et l'assistance à la clientèle. 

Tout cela, bien sûr, se traduit par des bénéfices et une croissance encore plus importants, et ce, dans un laps de temps encore plus court.

Meilleure adhésion aux processus

Sans un système centralisé sur lequel s'appuyer, il est difficile (voire impossible) de systématiser vos processus de gestion documentaire.

(Et, rappelez-vous : l'approche du " laisser faire " s'est avérée inefficace, même pour les plus petites organisations).

Cependant, un SGED convivial ne sera que cela : Un outil facile d'accès qui permet à vos équipes de suivre à tout moment les procédures opérationnelles standard et les meilleures pratiques de gestion des documents.

Dans certains cas, comme pour le nommage et l'indexation des fichiers, ce processus est presque automatique. En d'autres termes, pour suivre le protocole, il suffit de mettre le processus en marche et de laisser le système opérer sa magie. 

Dans des cas plus pratiques, votre logiciel de GED peut faire en sorte que l'utilisateur (vos employés) suive le chemin de moindre résistance lorsqu'il effectue certaines tâches.

Voici quelques exemples :

• L'envoi des mises à jour de fichiers par l'intermédiaire de la GED, plutôt que par e-mail.
• Création de nouvelles factures à partir d'un modèle défini 
• Envoi et enregistrement des documents le long de la chaîne de commandement appropriée.

Vous avez tout intérêt à systématiser ces processus et d'autres encore, que vous utilisiez une GED ou non. Mais si vous le faites, ce sera beaucoup mieux pour les affaires.

Amélioration du partage des connaissances 

L'adoption d'un système de gestion électronique des documents vous permet de contrôler le flux d'informations au sein de votre organisation. À l'exception des restrictions liées aux autorisations, cela signifie généralement que les données et la documentation peuvent circuler librement d'une équipe à l'autre, ce qui facilite grandement le partage des connaissances. 

En raison de la nature centralisée d'un GED, vos employés auront toujours un accès immédiat à la version la plus récente de tout fichier dont ils pourraient avoir besoin. 

Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer les fichiers dans les deux sens (ou d'attendre que cela se produise) après chaque modification ou changement. 

Au contraire, le fichier mis à jour est téléchargé sur le serveur en temps réel, ce qui signifie que votre équipe n'a jamais à attendre pour recevoir le bon fichier lorsqu'elle en a besoin.

Il convient également de mentionner que les GED modernes s'intègrent généralement bien aux outils et logiciels tiers. La communication et la collaboration, et donc le transfert de connaissances, s'en trouvent grandement facilitées, puisque les membres de l'équipe peuvent le faire directement dans l'interface de votre GED.

Amélioration de la préservation des connaissances

En plus de faciliter le partage des connaissances, la GED assure également la préservation des connaissances et des données de l'organisation au fil du temps.

En termes de conformité, cela renvoie à l'importance de la gestion des versions et de l'archivage. Une GED de qualité sera construite de manière à ce que vous deviez respecter les réglementations nécessaires simplement en utilisant l'outil. En revanche, si vous optez pour une solution moins systématisée, vous vous exposez à des violations potentielles à tout moment.

Un GED peut également vous aider à préserver les données organisationnelles après le départ d'un employé. Alors que les connaissances implicites et tacites sont plus souvent hébergées dans des bases de connaissances internes, les connaissances explicites (c'est-à-dire les informations tangibles contenues dans les fichiers et les documents) sont plus importantes pour les processus de gestion des documents. 

Fondamentalement, votre GED vous permettra de localiser, d'accéder et d'utiliser tous les documents que les anciens membres de votre équipe ont pu laisser derrière eux. Le reste de votre équipe pourra ainsi reprendre le flambeau là où il s'est arrêté et continuer à avancer dans la bonne direction.

Une assurance qualité garantie

Tout ce que nous avons évoqué jusqu'ici débouche sur un avantage majeur :

L'assurance qualité, pour votre équipe et pour vos clients.

Votre équipe peut travailler en toute confiance, sachant qu'elle a un contrôle total sur les fichiers avec lesquels elle travaille, tout en respectant les mesures de sécurité et de conformité appropriées. 

Pour vos clients, vous aurez également garanti la sécurité de leurs données, ce qui signifie qu'ils se sentiront également en confiance lorsqu'ils feront appel à votre entreprise.

De plus, l'optimisation de vos processus de gestion de documents aura un effet d'entraînement qui se répercutera sur l'expérience client en termes de rapidité et de réactivité. 

Parce que vous serez mieux à même de trouver, localiser et utiliser les documents selon les besoins, vous finirez inévitablement par servir vos clients plus rapidement et plus efficacement.

Obtenir l'adhésion de vos employés à un GED

Si vous n'avez pas encore fait grand-chose pour systématiser vos processus de gestion documentaire, il ne suffira probablement pas d'appuyer sur un bouton et de regarder votre équipe se mettre au travail.

Vous devrez plutôt sensibiliser vos employés à cette idée afin qu'ils soient en mesure de tirer le meilleur parti du changement à opérer.

Jusqu'à présent, nous avons vu comment l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents peut être bénéfique pour votre entreprise.

Mais ce qui est important à ce stade, c'est d'aider vos équipes et vos employés à voir en quoi cela leur sera bénéfique. S'ils ne comprennent pas comment un SGED leur permettra d'être plus productifs, d'être moins frustrés, etc., vous risquez d'être confronté à une certaine réticence lorsqu'ils l'adopteront.

Parlez des différences tangibles qu'un DMS (Système de gestion des documents) apportera à leurs opérations quotidiennes. Définissez les indicateurs clés de performance à atteindre, en étayant votre raisonnement par des études de cas d'organisations similaires ayant atteint des objectifs similaires. Répondez aux plaintes antérieures de votre personnel, en expliquant comment un SGED contribuera à résoudre le problème en question.

Plus vous serez en mesure de convaincre votre équipe des avantages de l'utilisation d'un SGED, plus il sera facile de passer aux étapes suivantes du processus. Obtenez leur adhésion au changement et commencez à les préparer à systématiser vos processus.

Renforcer et améliorer les processus de gestion documentaire au fil du temps

Une fois que vous aurez créé et optimisé vos processus de gestion documentaire, vous devrez veiller à ce que vos employés restent concentrés sur ces processus au fil du temps.

(Dans le cas contraire, ils risquent de revenir rapidement à l'"ancienne façon de faire les choses", ce qui rendra inutiles tous les efforts que vous avez déployés jusque-là).

Il est donc important de reconnaître et d'apprécier les efforts de vos employés, et de célébrer les réussites obtenues grâce à ces efforts. 

Cela peut se faire de manière plus structurée (par exemple, en soulignant la croissance de la productivité lors des réunions trimestrielles) ou de manière spontanée (par exemple, lorsqu'un responsable remarque qu'un employé fait preuve des meilleures pratiques absolues).

En plus de renforcer vos processus systématisés de gestion des documents, vous devriez également revoir vos processus définis au fil du temps. 

Vous et votre équipe pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être complètement revu.

L'idée est de faire en sorte que votre équipe adopte pleinement des processus de gestion documentaire systématiques, au point que les "anciennes méthodes" appartiennent au passé.

Développer et systématiser les processus de manière collaborative

Il est important d'impliquer vos différents employés dans la création de vos processus de gestion systématique des documents.

La raison en est la suivante :

L'expérience et les connaissances que chacun d'entre eux apporte sont essentielles pour déterminer comment votre organisation doit aborder la gestion des documents en premier lieu. 

Ici, votre équipe peut glaner des informations précieuses auprès de votre personnel de base et de direction, telles que :

• Ce que l'équipe fait actuellement (le cas échéant) en termes de gestion systématisée des documents.
• Quels sont les processus de gestion des documents qui doivent être créés et/ou améliorés ?
• Quel outil de gestion électronique des documents convient le mieux à votre organisation ?

Si la gestion des documents s'articule autour de processus similaires dans toutes les organisations, elle se présente de manière très différente d'une entreprise à l'autre.

Cela dit, vous devez garder à l'esprit les questions les plus urgentes pour votre organisation lorsque vous systématisez vos propres processus de gestion de documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est un système sur lequel les documents et les fichiers d'une entreprise peuvent être stockés, rappelés, gérés et utilisés si nécessaire.

Déployez votre plan et intégrez vos employés progressivement

La systématisation de vos processus de gestion documentaire ne se fera pas en un clin d'œil.

Il faudra au contraire que toutes les personnes concernées y consacrent du temps et des efforts.

Il est donc essentiel que vous accordiez du temps à vos employés pour qu'ils s'efforcent d'adopter les nouveaux processus dans leurs activités générales. 

Cela signifie qu'il faut prévoir des sessions de formation, faciliter la co-création de matériel didactique et d'autres efforts de collaboration, et permettre une pratique simulée avant d'introduire les processus dans le "monde réel".

En outre, vos employés doivent avoir un accès libre à toutes les connaissances organisationnelles relatives à vos processus de gestion de documents. 

Des guides de procédures aux instructions pour les logiciels et autres équipements, vos équipes doivent toujours être en mesure de trouver les informations dont elles ont besoin pour approfondir leur compréhension de vos processus de gestion de documents.

Renforcer et améliorer les processus de gestion documentaire au fil du temps

Une fois que vous aurez créé et optimisé vos processus de gestion documentaire, vous devrez veiller à ce que vos employés restent concentrés sur ces processus au fil du temps.

(Dans le cas contraire, ils risquent de revenir rapidement à l'"ancienne façon de faire les choses", ce qui rendra inutiles tous les efforts que vous avez déployés jusque-là).

Il est donc important de reconnaître et d'apprécier les efforts de vos employés, et de célébrer les réussites obtenues grâce à ces efforts. 

Cela peut se faire de manière plus structurée (par exemple, en soulignant la croissance de la productivité lors des réunions trimestrielles) ou de manière spontanée (par exemple, lorsqu'un responsable remarque qu'un employé fait preuve des meilleures pratiques absolues).

En plus de renforcer vos processus systématisés de gestion des documents, vous devriez également revoir vos processus définis au fil du temps. 

Vous et votre équipe pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être complètement revu.

L'idée est de faire en sorte que votre équipe adopte pleinement des processus de gestion documentaire systématiques, au point que les "anciennes méthodes" appartiennent au passé.

Conclusion de la GED

Il est indéniable qu'une approche ciblée de la gestion des documents est vitale pour votre entreprise, aujourd'hui et demain.

(Après tout, vous ne ferez qu'accumuler de plus en plus de documents au fur et à mesure que votre entreprise se développera, n'est-ce pas ?)

Si vous hésitez encore à vous lancer dans une solution complète de gestion de documents, nous vous proposons une alternative. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment les Systèmes de Gestion de Documents aident les entreprises à gérer efficacement les flux de travail, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Indépendamment des spécificités sectorielles, presque toutes les entreprises ont une chose en commun : elles doivent gérer une quantité importante (et sûrement ennuyeuse) de travail sur papier. Il va sans dire que les documents font partie intégrante de toute entreprise et qu'il est presque impossible d'imaginer le monde sans eux.

Pourtant, plus nous créons de documents, plus il devient compliqué de les gérer, et c'est exactement là qu'un Système de Gestion de Documents (SGD) prend tout son sens. Un Système de Gestion Documentaire bien conçu est capable de gérer toute une série de processus, notamment la numérisation, l'organisation, la sécurisation, la capture et le marquage des fichiers commerciaux. Il accroît l'efficacité de divers processus et secteurs d'activité et offre des avantages supplémentaires tels qu'une sécurité de haute qualité, une collaboration efficace et une conformité réglementaire automatisée. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, capable de gérer toute une série de processus, notamment la numérisation, l'organisation, la sécurisation, la capture et le marquage des fichiers.

Les systèmes de gestion de documents expliqués

Essentiellement, un outil de Gestion de Documents est considéré comme un logiciel informatique qui permet aux utilisateurs de stocker, traiter, classer, suivre leurs documents électroniques et d'exécuter un tas d'autres fonctions, ce qui simplifie considérablement le travail avec eux sur une base régulière.

À l'origine, les GED ont été introduits pour répondre aux problèmes rencontrés par les entreprises qui cherchaient des moyens d'abandonner les bureaux sur papier, où des millions de dossiers étaient entassés dans des classeurs. Depuis lors, la Gestion des Documents a pris une place plus importante. Elle est désormais considérée comme un outil inestimable pour faciliter les flux de travail et rassembler des référentiels disparates dans un pôle central.

Les solutions de Gestion Documentaire sont utiles aux grandes entreprises comme aux petites. De nos jours, les entreprises du monde entier doivent traiter un énorme volume de documents et gérer des flux de travail complexes. Elles ont aussi souvent des unités commerciales individuelles qui sont dispersées sur différents sites. Il est clairement plus pratique et plus efficace de stocker et de traiter toutes les données internes sur une plateforme unifiée et partagée.

Un Outil de Gestion Electronique des Documents est pertinent pour tous les secteurs d'activité. Toutefois, ce type de solution est actuellement plus courant dans les entreprises de fabrication, de construction et de distribution, car elles doivent gérer un flux continu de factures, de bons de commande et de contrats divers. Sans un SGD sophistiqué, ces tâches deviendraient rapidement trop fastidieuses et trop longues à réaliser.

Types de Systèmes de Gestion de Documents : sur site ou dans le nuage ?

Lorsque vous choisissez le meilleur Système de Gestion de Documents pour votre entreprise, vous devez décider du type d'hébergement. Les Systèmes de Gestion de Documents peuvent être divisés en deux catégories : sur site et dans le nuage. Voyons maintenant en quoi ils diffèrent les uns des autres et examinons les avantages de chacun.

Sur site

Si vous optez pour une solution sur site, vous êtes tenu d'utiliser vos propres serveurs et votre propre stockage, ce qui implique que votre organisation sera responsable de la maintenance et de la sécurité du système. Étant donné que la solution sur site impose des exigences techniques élevées, elle convient généralement mieux aux grandes entreprises qui disposent de ressources informatiques dédiées : si un petit bug logiciel survient, vos développeurs seront en mesure de le corriger immédiatement.

Le grand avantage d'un DMS auto-hébergé est que seule votre entreprise a le contrôle direct du système et que vous ne devez compter sur personne pour le faire fonctionner. De plus, vous n'avez pas besoin d'une connexion Internet, car vous pouvez accéder à tous vos documents et fichiers hors ligne.

Basé sur le cloud

Les logiciels basés sur le cloud sont normalement hébergés par le fournisseur de DMS et les employés de votre organisation peuvent y accéder en ligne. Tous les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le nuage, et vous pouvez bénéficier d'une grande flexibilité. 

Les logiciels basés sur le cloud computing présentent deux avantages majeurs. Premièrement, vous n'avez pas besoin d'une équipe informatique pour installer et maintenir le logiciel. Ensuite, vous pouvez littéralement accéder au système de n'importe où et à tout moment, à condition de disposer d'une connexion Internet stable.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un outil de gestion de documents ?

Pour vous assurer que vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de votre future GED, il est essentiel d'examiner exactement l'ensemble des fonctionnalités qu'elle offre. Nous allons examiner ci-dessous les aspects que vous devez prendre en compte pour comparer les Logiciels de Gestion de Documents et choisir le meilleur pour votre entreprise. 

Entrée de documents provenant de plusieurs sources

Lorsqu'il s'agit d'entrée de documents, la majorité des organisations combinent à la fois des fichiers papier et des fichiers numériques. Par conséquent, un SGD devrait permettre l'entrée de fichiers provenant de plusieurs sources telles que des scanners, des courriels, des formulaires Web, des applications mobiles et des documents numériques créés manuellement.

Organisation intelligente de tous les fichiers et recherche avancée

Jongler avec de nombreux documents est sans aucun doute problématique, surtout pour les entreprises en pleine croissance. Vous devez vous assurer que votre Système de Gestion de Documents dispose des fonctionnalités de catégorisation, de balisage et de classement appropriées, car elles vous permettront de trouver facilement des documents et des fichiers. En outre, grâce à des fonctionnalités de recherche robustes et avancées, les processus auparavant longs et lents seront considérablement accélérés.

Interface utilisateur intuitive

Étant donné que votre personnel utilisera régulièrement un GED, il est essentiel de s'assurer qu'il dispose d'une interface intuitive et conviviale. Dans le cas contraire, ils trouveront l'Outil de Gestion Documentaire difficile à utiliser et, à long terme, abandonneront l'idée d'entreprendre la transition numérique.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de stocker, traiter, classer, suivre leurs documents électroniques et d'exécuter un tas d'autres fonctions.

Partage autorisé et contrôle de version

Avec le partage avec autorisation, vous avez le pouvoir de choisir qui peut modifier et supprimer les fichiers. Un Système de Gestion Documentaire idéal doit permettre aux administrateurs de définir des autorisations spécifiques pour chaque employé, ce qui permet de contrôler les fichiers les plus importants et de les protéger contre toute modification.

Les SGD sont également tenus de suivre les mises à jour des différentes versions des fichiers et de sauvegarder chaque version d'un document. Cette fonction s'avère particulièrement utile si quelqu'un a fait une erreur dans le document et a enregistré la version modifiée. Si cela se produit, à condition que votre GED enregistre toutes les versions d'un document, vous pouvez simplement restaurer la forme précédente et commencer à travailler avec elle.

Prise en charge universelle des formats

Les extensions telles que .pdf et .docx sont considérées comme les formats de fichiers dominants de nos jours, mais cela ne signifie pas qu'ils sont les seuls. Il arrive que des clients ou des partenaires nous envoient des documents dans des formats étranges qui vont à l'encontre de nos programmes de fichiers, et nous avons du mal à les ouvrir. Par conséquent, plus votre SGD prend en charge de formats, moins vous rencontrerez de problèmes par la suite , et plus vous économiserez du temps.

Intégration transparente

Si votre organisation travaille avec une application CRM ou une base de données ERP, il est préférable de rechercher un DMS qui peut être intégré à ces programmes. Cela simplifiera grandement le travail de tous les départements. Bien sûr, vous êtes libre d'opter pour un logiciel de GED avec une capacité d'intégration limitée, mais cela nuit à l'efficacité de toute l'organisation. Lorsque le logiciel est compatible, tous les employés auront la possibilité d'accéder, de modifier, de gérer et de surveiller tous les documents créés avec votre CRM et/ou ERP sans aucune restriction.

Une évolutivité exceptionnelle

Lorsque vous choisissez un Outil de Gestion de Documents, il est judicieux de regarder au-delà de vos besoins actuels pour prévoir les fonctionnalités dont votre entreprise pourrait avoir besoin à l'avenir pour prospérer. C'est pourquoi il est très important de rechercher une solution de GED qui évoluera et progressera en même temps que votre organisation, et s'adaptera à ses besoins en constante évolution.

Intelligence du contenu

En raison des avantages qu'offre l'intelligence artificielle, certains fournisseurs de GED ont commencé à la mettre en œuvre dans leurs solutions. Avec l'aide de l'IA, il est facile de classer vos documents, d'analyser les fichiers à la recherche de données particulières, et même de séparer les données professionnelles importantes du fouillis. Donc, si vous êtes désireux de rester dans l'air du temps, vous devez absolument rechercher une fonctionnalité d'IA dans votre logiciel de gestion de documents.

Automatisation avancée des flux de travail

Un SGD doit également posséder une fonctionnalité intégrée de gestion des processus métier et d'automatisation des flux de travail au niveau de l'entreprise, qui sera chargée de diriger automatiquement les documents vers leur destination prévue. Parmi les autres fonctions qu'il doit être en mesure d'exécuter, citons le traitement des documents entrants basé sur des règles, la configuration de règles individuelles et d'actions sur les documents, la modélisation des processus métier avec des rapports personnalisés et la configuration des approbations à plusieurs niveaux.

Quelques-uns des avantages les plus évidents d'une GED

Un Système de Gestion Documentaire performant ne peut que donner un coup de pouce à votre organisation. Une fois que vous l'aurez installé, vous bénéficierez d'avantages nombreux et substantiels tels que la réduction de la dépendance au papier, l'amélioration de l'efficacité, la garantie de la sûreté et de la sécurité de tous vos documents, une plus grande précision et une réduction des coûts.

Réduction de la dépendance au papier

Si votre entreprise utilise encore beaucoup de documents papier, il est grand temps d'envisager la mise en œuvre d'une GED. La suppression du papier est considérée comme un choix durable et éthique : en plus de vous aider à faire votre part pour l'environnement, elle vous permettra de bénéficier d'une plus grande flexibilité et d'une meilleure délivrabilité de vos fichiers.

Une efficacité accrue

La recherche de vos fichiers numériques sur plusieurs plateformes et appareils prend beaucoup de temps. Cela vous empêche de faire le travail qui vous a été confié, et l'efficacité globale de votre organisation s'en ressent. Avec une GED élaborée à portée de main, la productivité augmentera à tous les niveaux, et tous les employés seront habilités à travailler plus efficacement, tant individuellement que collectivement.

La garantie de la sûreté et de la sécurité de vos documents

La meilleure façon de sécuriser tous vos fichiers professionnels essentiels est sans aucun doute de les stocker dans un Système de Gestion Electronique de Documents. Grâce à ses capacités de sécurité de premier ordre, notamment le contrôle des versions, la protection par mot de passe, les notifications en temps réel et le suivi des documents, les documents d'une entreprise ne peuvent être consultés que par les personnes autorisées et approuvées.

Une plus grande précision

Grâce à des fonctionnalités telles que le contrôle des versions et le suivi des documents, toutes les modifications apportées au document sont visibles par tous ceux qui y ont accès. Si quelqu'un repère une erreur dans le document, il peut toujours rétablir la version précédente ou proposer ses propres modifications. Les problèmes concernant l'exactitude de vos fichiers ne seront plus un casse-tête.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de trouver facilement des documents et des fichiers, grâce à ses fonctionnalités de recherche robustes et avancées.

Des coûts réduits

Il va sans dire que les coûts du papier, de l'impression et des installations de stockage sont extrêmement élevés. Toutefois, si vous décidez de passer au numérique avec un Outil de Gestion des Documents, ces coûts seront éliminés. Vous pourrez alors allouer vos ressources financières à des activités et des projets plus productifs.

Les modèles de tarification DMS existants

La tarification est certainement l'une des considérations les plus importantes dans le choix de tout type de logiciel, et les GED ne font pas exception. Alors que certains fournisseurs présentent des informations sur les prix sur leurs sites Web, d'autres fournissent un devis spécialisé, car les besoins de chaque entreprise en matière de logiciels varient. Toutefois, la majorité des fournisseurs ont tendance à appliquer l'un des deux modèles de tarification les plus courants : les plans d'hébergement par abonnement (pour les GED basés sur le cloud) ou les licences perpétuelles (pour les GED sur site).

Plans d'abonnement

Lorsque les fournisseurs hébergent le logiciel sur leurs serveurs, l'organisation paie normalement un abonnement mensuel ou annuel. Cette approche est considérée comme avantageuse pour ceux qui ne souhaitent pas héberger et gérer eux-mêmes leurs données. En général, la structure tarifaire standard est calculée par utilisateur et par mois et dépend du nombre d'employés qui utiliseront le logiciel. Presque tous les fournisseurs de GED proposent des plans d'abonnement évolutifs qui tiennent compte du nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités incluses dans chaque plan.

Licence perpétuelle

Avec la licence perpétuelle, l'organisation est responsable de l'hébergement des données sur ses propres serveurs. Elle ne paie que la maintenance et l'assistance du logiciel au départ. Ce modèle de prix convient aux entreprises qui sont particulièrement soucieuses de la sécurité de leurs données et/ou qui ont des besoins particuliers.

Les principes de fonctionnement d'un Système de Gestion de Documents

Un Outil de Gestion Documentaire professionnel accompagne l'ensemble du cycle de vie d'un document d'entreprise, de la capture et la création à la distribution et au traitement. Voyons maintenant comment fonctionne un SGD.

Première étape : créer et capturer un document

Au départ, un document est capturé à partir d'une source particulière, puis il est enregistré et stocké. Naturellement, il existe de multiples options de capture, notamment pour les documents papier et les applications d'entreprise telles que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les progiciels de gestion intégrés (ERP), les courriers électroniques et les rapports générés par le système.

Cette étape implique également une autre opération appelée indexation, qui vise à faciliter la recherche de documents en les classant selon des critères tels que les métadonnées, l'identifiant unique, etc. Une fois que le document a été capturé et indexé, il peut être facilement récupéré à tout moment.

Deuxième étape : stocker un document

Tous les documents qui ont été capturés sont stockés dans un seul endroit centralisé auquel toutes les parties autorisées ont accès. Un dépôt centralisé unique a tendance à être sécurisé par défaut puisqu'il dispose de fonctions de contrôle d'accès intégrées qui prédéterminent les droits des utilisateurs à créer, gérer et modifier les documents. En outre, grâce au contrôle des versions, il est possible de suivre toutes les modifications apportées aux documents et de vérifier qui a modifié le fichier et quand.

Troisième étape : récupérer et distribuer un document

Une solution de gestion de documents permet également de récupérer et de distribuer efficacement les documents. Grâce à la fonction d'indexation, la recherche de documents est considérablement simplifiée - il n'est pas nécessaire de passer de longues heures à chercher les fichiers souhaités. Grâce à une puissante fonctionnalité de recherche, vous serez en mesure de trouver les informations pertinentes en quelques secondes.

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En ce qui concerne la distribution, il convient de noter qu'une GED permet de partager des documents par différents moyens, notamment le courrier électronique et les logiciels d'entreprise.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Sans une collection de documents historiques et actuels, où en serait une entreprise ? Les documents sont la manifestation de tout le dur labeur que vous avez fourni pour construire votre entreprise et soutenir sa croissance.

Cependant, ces documents sont pratiquement inutiles si vous ne disposez pas d'un bon moyen de les gérer. Une Stratégie de Gestion des Documents solide aide les employés à localiser les documents importants, à y accéder et à les transmettre rapidement et facilement.

Et bien que la création d'un Système de Gestion de Documents puisse sembler insurmontable au début, il y a de bonnes nouvelles. Premièrement, dire que les avantages à long terme, à savoir gagner du temps et de l'argent et éviter le stress et la frustration, en valent la peine est un euphémisme. Deuxièmement, c'est faisable et nous pouvons vous aider.

Qu'est-ce qu'une Stratégie de Gestion de Documents ?

Une Stratégie de Gestion Documentaire est un système utilisé pour organiser numériquement et suivre les documents électroniques et papier, tels que les dossiers de projet, les produits livrables, les factures, les reçus, les accords, les certificats, les chartes, les obligations et les contrats. Un système bien conçu définit la manière dont une entreprise traite les documents afin de faciliter la création, le partage, la sécurité, l'organisation, le suivi, la transmission et le stockage.

Essentiel pour faciliter le flux d'informations au sein d'une entreprise, un Système de Gestion de Documents offre de nombreux avantages : amélioration de l'efficacité du flux de travail - ce qui permet de réaliser des économies - protection des données confidentielles des clients et des données intellectuelles, conformité et réduction des risques, etc.

Examinons de plus près comment développer une stratégie de gestion documentaire efficace pour votre entreprise.

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Comment rédiger un plan de gestion des documents ?

Si vous n'avez pas encore de plan de Gestion des Documents ou si vous cherchez à améliorer celui que vous avez déjà, voici quelques étapes à suivre pour commencer à mettre les choses en ordre.

1. Constituez une équipe

Avant même de commencer à franchir les étapes nécessaires à l'amélioration ou à la mise en place d'un Système de Gestion Documentaire solide, vous devrez créer une équipe de collègues capables de gérer ce projet.

Même dans les petites entreprises, il peut être difficile d'appréhender toute la documentation et les processus associés à ces fichiers dont dispose votre entreprise. Former une équipe pour mener à bien cette entreprise permet non seulement de s'assurer qu'un nombre suffisant de personnes sont sur le coup, mais aussi de créer une responsabilité pour s'assurer que le projet est mené à bien.

2. Examinez votre processus actuel

Une fois votre équipe en place, l'examen de votre processus documentaire actuel vous donnera une bonne idée de la direction à prendre lors du développement de votre nouveau Système de Gestion Documentaire.

Prenons l'exemple d'un hôpital. Le volume et la variété de la documentation qu'un hôpital traite sont énormes. Et les patients, le personnel hospitalier, les fournisseurs et les membres du conseil d'administration comptent sur un accès efficace, confidentiel, facile et sécurisé aux documents. Cependant, chacune de ces parties utilise les documents pertinents de différentes manières. La comptabilité fournisseurs, par exemple, doit traiter les documents provenant de fournisseurs externes, tandis que les RH gèrent les documents que les membres de l'équipe doivent envoyer aux employés et aux responsables et qu'ils doivent recevoir d'eux.

Un examen efficace de votre processus actuel doit explorer les éléments de Gestion des Documents existants pour chaque département. Examinez de près la manière dont les documents sont :

• Collectés ou reçus
• Gérés (approuvés, rejetés ou en attente)
• Transmis
• Sécurisés
• Supprimés, transférés ou éliminés d'une autre manière

L'examen de ces points de contact des documents vous aidera à déterminer les domaines dans lesquels les choses fonctionnent bien et ceux dans lesquels vous devrez peut-être faire des ajustements.

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3. Déterminez vos objectifs et vos exigences

Pour que votre Système de Gestion Documentaire soit efficace, vous devez déterminer vos objectifs et vos besoins. Il est plus facile d'entreprendre un tel projet en sachant ce que vous voulez atteindre et pourquoi.

Votre organisation a peut-être connu des problèmes de Gestion Documentaire dans le passé et vous voulez éviter que cela ne se reproduise. Ou peut-être voulez-vous libérer du temps que votre équipe pourra consacrer à des tâches plus importantes. Vous pourriez également chercher à améliorer les délais de paiement de vos fournisseurs afin d'obtenir des remises pour paiement anticipé. Quel que soit votre raisonnement, le fait de savoir quels résultats finaux vous souhaitez obtenir vous aidera à définir les étapes spécifiques à suivre pour y parvenir.

4. Dressez l'inventaire de vos documents actuels

Tout comme vous devez faire l'inventaire de vos processus documentaires, vous devez également déterminer quels types de documents soutiennent votre organisation. Plongez dans tous les documents de votre système afin de comprendre de qui ils relèvent et comment vous pourriez éventuellement les classer dans votre système.

Dans l'exemple de notre hôpital, certains de ces documents peuvent inclure :

• Les factures des fournisseurs gérées par la comptabilité fournisseurs
• Les factures des patients gérées par les comptes clients
• Les réclamations d'assurance gérées par la facturation
• Les formulaires W-4 et les fiches de paie des employés gérés par les RH.

Quel que soit votre secteur d'activité et le type de documents que votre entreprise traite, il est important d'examiner les départements clés comme ceux-ci pour voir quels types de fichiers ils traitent régulièrement.

Pour vous aider à cibler vos efforts, commencez par

• Évaluer votre système actuel, en enregistrant la quantité de documentation papier et numérique dont vous disposez. Voyez s'il y a des possibilités de réduire votre documentation papier.
• Dresser une liste de documents tels que des rapports d'activité, des factures, des contrats, des demandes d'emploi et des formulaires W-4  pour tous les secteurs ou départements de votre entreprise.
• Choisir un ou deux départements pour évaluer leurs procédures documentaires et déterminer leur efficacité ou leur inefficacité.

5. Débarrassez-vous des documents inutiles

Ensuite, il est temps de rationaliser la documentation et d'éliminer les documents dont vous n'avez plus besoin.

Travaillez avec votre équipe pour créer une liste des documents que vous utilisez régulièrement et de ceux qui n'ont pas été utilisés depuis un certain temps. Pour ces documents qui n'ont pas été utilisés depuis un certain temps, interrogez les membres du service concerné pour savoir pourquoi, s'il y a moyen d'améliorer le formulaire ou si le formulaire est simplement devenu inutile ou redondant. Ces réponses vous aideront à rationaliser la documentation à l'avenir.

Recherchez également les possibilités de réduire la taille des dossiers que vous avez sur place et dans tout stockage numérique ; les vieux dossiers ne font pas que prendre de l'espace, ils peuvent aussi présenter des responsabilités juridiques, selon votre secteur d'activité.

Pour les documents papier, déterminez si et comment vous pouvez les numériser pour les consulter ultérieurement. Et lorsque vous éliminez des documents, numériques ou physiques, consultez vos politiques de conservation et de destruction pour vous assurer que vous suivez les procédures appropriées. Il peut y avoir des réglementations sectorielles qui dictent la manière dont vous devez procéder.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

6. Rédigez votre stratégie

Maintenant que tout est en place, il est temps de commencer à rédiger une stratégie qui vous aidera à atteindre rapidement et efficacement vos objectifs de Gestion de Documents.

Voici quelques points pour vous guider dans l'élaboration d'un plan adapté à votre entreprise :

• Réfléchissez aux questions et aux problèmes que vous avez rencontrés dans le passé avec la Gestion des Documents, comme les documents périmés et en double, que vous voulez éliminer. Existe-t-il des processus ou des flux de travail que vous pouvez rationaliser ou automatiser pour éviter que l'erreur humaine n'ait un impact négatif sur votre entreprise ?
• Concevez une norme pour la catégorisation, l'étiquetage, le traitement, la révision, le stockage, la récupération, la sécurité, la transmission et la suppression des documents. Formez tous les membres de l'organisation à ces normes pour en assurer la conformité.
• Nommez des utilisateurs autorisés et établissez des permissions pour contrôler l'accès et assurer la sécurité des documents.
• Travaillez avec votre équipe informatique ou votre service d'hébergement en nuage pour vous assurer que vous disposez d'un plan de sauvegarde et de récupération des données.
• Adhérez aux meilleures pratiques de gestion des documents, notamment en préservant l'intégrité du document original et en vous assurant que le processus facilite le travail de vos employés.

7. Mettez-le en œuvre

Maintenant que vous avez fait tout le travail préparatoire, il est temps de mettre en œuvre votre processus de gestion de documents.

Vous pouvez commencer par un programme pilote dans un ou deux services. Fixez un jour et une heure pour le lancement officiel du projet pilote. Au cours de la période préparatoire, communiquez clairement la stratégie aux équipes et assurez une formation, afin qu'elles sachent ce qu'elles doivent faire et ce qu'elles attendent le jour du lancement. Il y aura probablement des contretemps ou des questions pendant que les gens se familiarisent avec le nouveau système.

Si tout se passe bien ou si les choses fonctionnent sans problème pendant un certain temps (ce délai dépendra de ce qui convient à votre entreprise), déterminez un calendrier pour le déploiement de la stratégie dans le reste de votre organisation.

8. Gérez-le à long terme

Une fois que vous avez mis en œuvre votre plan de Gestion des Documents, effectuez une maintenance régulière pour que tout fonctionne bien. Vous ne voulez pas faire tout ce travail pour retomber dans les vieilles habitudes. Chargez votre équipe de gestion de documents d'effectuer des audits réguliers et de mettre à jour les processus si nécessaire, en veillant à ce que tous les membres de l'organisation soient au courant.

Trouvez une solution logicielle de gestion de documents adaptée à votre équipe

Vous avez maintenant tous les conseils dont vous avez besoin pour élaborer une stratégie de Gestion de Documents efficace pour aider vos employés et vos clients. Vous êtes sur la bonne voie pour rationaliser votre entreprise et économiser du temps et de l'argent.

Bien sûr, vous et votre équipe êtes les seuls à pouvoir élaborer la stratégie qui convient le mieux à votre entreprise. Mais l'une des meilleures façons d'y parvenir est de s'assurer le soutien d'un fournisseur de solutions de Gestion de Documents d'entreprise.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).