WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Que sont les objectifs de gestion de projet ?

Les objectifs de gestion de projet sont des objectifs de projet qui impliquent le développement de plans, la mise en œuvre de stratégies, l'exécution du projet jusqu'à son terme et la réalisation des plans d'affaires. Ces objectifs peuvent reposer sur le résultat d'un projet, les performances d'un employé ou la réalisation d'un objectif plus large de l'entreprise. Les chefs de projet créent souvent ces objectifs en déterminant ce qu'ils veulent atteindre. Il est utile de se référer à la déclaration de mission de l'entreprise pour définir ces objectifs. Ainsi, les chefs de projet peuvent réaliser des initiatives plus importantes, comme la mise en œuvre d'un nouveau processus.

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Avantages de la définition d'objectifs de gestion de projet

Les objectifs de gestion de projet peuvent aider les entreprises à développer des habitudes ou à atteindre des objectifs qui s'appliquent au-delà de l'achèvement d'un projet. Voici quelques autres avantages :

Augmente vos réalisations

La création d'objectifs de gestion de projet peut vous aider à réaliser davantage tout en menant à bien un projet. Par exemple, les équipes peuvent se fixer un objectif pour renforcer leurs compétences en matière de communication et de collaboration. Les membres individuels de l'équipe peuvent atteindre des objectifs personnels, comme devenir plus organisés ou développer une autre compétence.

Les objectifs de la gestion de projet visent également à soutenir les objectifs plus larges d'une organisation, tels que l'accroissement de la clientèle ou l'expansion des opérations commerciales. La réalisation de ces objectifs offre davantage d'opportunités professionnelles et aide la direction à reconnaître l'équipe de projet comme un atout précieux.

Mettre l'accent sur les objectifs

La définition d'objectifs peut aider l'équipe de projet à se concentrer sur les tâches. Il est important de définir les résultats attendus afin que les équipes puissent travailler en vue de ces résultats. Cette pratique peut également aider les professionnels à adopter des pratiques plus efficaces, puisqu'ils travaillent en vue d'un objectif spécifique. Elle peut également remonter le moral des troupes, car lorsque les professionnels atteignent leurs objectifs, ils sont plus susceptibles d'éprouver un sentiment d'accomplissement.

Améliorer les processus opérationnels

Comme les objectifs de la gestion de projet définissent des attentes claires, les professionnels peuvent examiner les processus opérationnels habituels et déterminer comment les rendre plus efficaces. En améliorant ces processus pour les adapter aux objectifs d'un projet, les professionnels peuvent atteindre ces objectifs plus rapidement et améliorer les opérations futures de l'entreprise. Par exemple, si l'un des objectifs du projet consiste à réaliser une application web à une date donnée, les professionnels de la conception web peuvent trouver un langage de codage plus efficace pour accomplir cette tâche. Cette efficacité accrue peut ensuite profiter aux projets ultérieurs.

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Permettre le développement professionnel

Les chefs de projet peuvent assigner des objectifs à une équipe ou à ses membres spécifiques. Lorsqu'un professionnel atteint l'un de ces objectifs, il gagne en expérience et en reconnaissance sur le lieu de travail. Cela peut contribuer à encourager le développement professionnel en offrant la possibilité de développer des compétences et une expérience de travail sur des projets de grande envergure.

8 exemples d'objectifs de gestion de projet

Voici quelques domaines opérationnels que les objectifs de gestion de projet peuvent soutenir :

1. Communication

Une communication efficace est bénéfique pour mener à bien les projets et améliorer l'environnement de travail. Les objectifs de gestion de projet peuvent aider à établir ou à renforcer la communication des équipes par des pratiques telles que l'organisation de réunions, la création de canaux permettant de joindre les autres membres de l'équipe, l'adoption de méthodes de communication et la facilitation de la collaboration. Avoir un objectif lié à la communication peut soutenir les objectifs généraux du projet et rendre les équipes plus productives.

2. Productivité

L'amélioration de la productivité est souvent un objectif de gestion de projet, car elle aide la main-d'œuvre à devenir plus efficace, ce qui peut conduire à une augmentation des revenus ou à une meilleure satisfaction des clients. Le respect des délais est important pour les chefs de projet, il est donc utile d'identifier les problèmes à l'origine des inefficacités, comme les distractions ou une mauvaise gestion du temps. Un chef de projet peut alors se fixer un objectif pour augmenter la productivité et améliorer la réalisation des projets.

3. Le développement professionnel

En travaillant sur un projet, les membres de l'équipe peuvent souvent améliorer et développer leurs compétences grâce aux nouvelles tâches qu'ils peuvent accomplir et aux connaissances qu'ils peuvent acquérir. Les chefs de projet peuvent également se développer professionnellement. Chaque projet qu'ils gèrent peut leur apporter des informations et, s'ils dirigent des équipes avec succès, les cadres supérieurs peuvent les récompenser par des promotions ou des augmentations de salaire.

4. Intégration

L'intégration est le processus qui consiste à amener des départements, des systèmes d'exploitation, des logiciels ou d'autres ressources à travailler en collaboration avec un autre. L'intégration peut être un objectif de gestion de projet car elle coïncide souvent avec d'autres objectifs. Par exemple, si une entreprise souhaite mettre à jour ses systèmes d'exploitation, le service informatique peut poursuivre cet objectif tout en réalisant des installations de logiciels pour d'autres projets. La gestion de projet peut également rechercher l'intégration lorsqu'un projet nécessite une collaboration entre plusieurs départements. Ces départements peuvent partager des idées et des processus et s'intégrer les uns aux autres pour être plus collaboratifs.

5. Développement de procédures

Le développement et l'amélioration des procédures est un objectif commun de la gestion de projet. La plupart des projets comportent cinq étapes : la planification, la mise en œuvre, l'exécution, l'achèvement et la révision. Au cours de la phase de révision, les chefs de projet peuvent analyser comment les procédures ont aidé ou entravé la productivité de l'équipe. Ils peuvent alors utiliser l'achèvement du projet pour améliorer les procédures. La gestion de projet peut également avoir pour objectif de développer de nouvelles procédures spécifiques au projet. Lorsque les équipes de projet créent un produit innovant, cela nécessite souvent des procédures innovantes.

6. L'optimisation des ressources

L'optimisation des ressources signifie qu'une organisation surveille attentivement l'utilisation et l'affectation efficaces de ses ressources. L'optimisation des ressources peut inclure la programmation de la maintenance des équipements qui ne sont pas utilisés ou l'organisation des horaires pour éviter les conflits entre les équipes qui ont besoin du même équipement. Cet objectif peut également contribuer à éliminer le gaspillage. En analysant les plans de projet, les gestionnaires peuvent déterminer si une ressource est utilisée au maximum de son potentiel.

7. La satisfaction du client

L'amélioration du taux de satisfaction des clients est souvent un objectif commun aux entreprises. Pour atteindre cet objectif, il faut souvent respecter régulièrement les délais et fournir un travail de qualité. Cet objectif est souvent associé à des objectifs de communication. En améliorant la communication avec les clients, les entreprises peuvent comprendre leurs souhaits et adapter le travail en conséquence. Le fait d'inclure le client dans l'avancement du projet peut également l'aider à se sentir plus confiant dans le travail et plus enclin à offrir un retour positif.

8. Maximisation du rôle

Les chefs de projet peuvent se fixer pour objectif de maximiser l'efficacité de chaque membre de l'équipe. Cela signifie qu'il faut augmenter leurs responsabilités et s'assurer qu'ils contribuent autant que possible tout en restant dans les limites de leurs rôles. Les méthodes de maximisation des rôles peuvent inclure une formation supplémentaire, le soutien des autres membres de l'équipe et la réalisation de recherches pour aider à l'exécution du projet. S'efforcer de maximiser l'impact des membres de l'équipe peut aider chacun à rester productif et à adopter des pratiques efficaces qui permettent d'atteindre ou de dépasser les attentes d'autres objectifs personnels et professionnels.

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Astuces pour définir des objectifs de gestion de projet

Tout professionnel travaillant sur le projet peut apporter sa contribution aux objectifs fixés. Pensez à suivre ces conseils pendant le processus de définition des objectifs :

Soyez précis

Soyez explicite lorsque vous fixez des objectifs afin que les équipes puissent comprendre les objectifs du projet. Par exemple, partager les échéances pour aider à clarifier les attentes du projet. Le fait de laisser moins de place à l'interprétation permet également de s'assurer que chaque professionnel effectue les tâches de manière uniforme, ce qui peut améliorer les niveaux d'efficacité.

Fixer des objectifs mesurables

Les professionnels ont tout à gagner à se fixer des objectifs mesurables. Cela les aide à suivre leurs progrès au cours d'un projet. Les objectifs mesurables sont souvent plus faciles à atteindre car ils favorisent l'objectivité lors de l'évaluation de la productivité et des progrès de l'équipe. Par exemple, si l'objectif d'un projet est d'optimiser une pratique spécifique, les équipes peuvent mesurer le temps standard nécessaire à la tâche et suivre facilement les progrès.

Tenez compte des forces des membres de l'équipe

Tenez compte des forces individuelles et collectives des membres de l'équipe lorsque vous fixez des objectifs. Cela permet de s'assurer que les objectifs sont raisonnables, réalisables et stimulants. Les membres de l'équipe ont probablement des niveaux d'expérience différents, essayez donc de représenter chaque professionnel lorsque vous fixez des objectifs. Donner à chaque membre de l'équipe des objectifs spécifiques peut permettre à ceux qui ont plus d'expérience de travailler à des objectifs plus ambitieux, tandis que les professionnels moins expérimentés peuvent se concentrer davantage sur le développement.

Ayez plusieurs types d'objectifs

Il est important d'appliquer différents types d'objectifs à votre projet. Cela permet d'impliquer les professionnels dans l'avancement du projet tout en développant des compétences et une expérience utiles. Par exemple, il est bénéfique de mettre en œuvre des objectifs basés sur la performance et des objectifs d'apprentissage. Les objectifs basés sur la performance sont souvent mesurables et encouragent des niveaux de productivité élevés, tandis que les objectifs d'apprentissage se concentrent généralement sur l'achèvement d'une certaine tâche.

Permettez à certains objectifs d'être facultatifs

Pour encourager les professionnels et gérer le stress lié au travail, il est utile d'inclure des objectifs facultatifs. Il s'agit généralement de petits objectifs qui peuvent soutenir les principaux objectifs du projet sans pour autant faire partie intégrante de la réussite du projet. Par exemple, un objectif facultatif peut être que chaque membre de l'équipe suggère une idée pour améliorer l'efficacité du lieu de travail. Le fait de laisser aux professionnels le choix de poursuivre ou non un objectif peut les aider à se concentrer sur les tâches essentielles tout en encourageant ceux qui souhaitent plus de défis au travail.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment suivre et évaluer un projet (avec des conseils)? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

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Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi de projet est le processus qui consiste à superviser et à suivre un projet pour s'assurer qu'il est achevé dans les délais et dans le respect du budget. Il fournit aux gestionnaires de projet un moyen complet de définir la structure du projet en comparant les résultats réels d'un projet à son déroulement prévu, en identifiant les problèmes éventuels et en prenant les mesures nécessaires pour les corriger. Le suivi des projets aide également les entreprises à suivre les priorités, à quantifier les coûts et à allouer les ressources nécessaires au bon déroulement des projets.

Grâce au suivi, les entreprises peuvent rester dans le cadre du projet, maximiser leur retour sur investissement et fournir des résultats de qualité aux parties prenantes. Le suivi des projets devrait être au premier plan de tout processus de planification, car il permet aux entreprises d'évaluer les facteurs qui déterminent le succès global, tels que la performance, la durée et le coût, pendant que le projet se déroule. Il permet également de responsabiliser tous les membres de l'équipe et donne aux chefs de projet la possibilité d'apporter des changements pour maintenir l'efficacité du projet.

Comment mettre en œuvre le suivi du projet

Voici une liste d'étapes à suivre pour mettre en œuvre une stratégie efficace de suivi de projet :

1. Créer un plan ou un schéma

Il est important de commencer par un plan ou un schéma sur la façon dont vous pouvez suivre le projet. Déterminez qui est responsable du suivi du projet, de la réalisation des évaluations et de la communication des résultats importants à la direction et aux parties prenantes. Posez des questions pour déterminer comment le projet est réussi et les meilleurs moyens d'y parvenir. Décidez des flux de travail optimaux et discutez des critères d'évaluation d'une équipe et de l'état d'avancement d'un projet.

2. Fixez des objectifs et des attentes

Pour tout projet, il est nécessaire de fixer des objectifs réalistes. Exposez clairement ces objectifs à tous les membres de l'équipe et assurez-vous qu'ils comprennent les conditions de réussite du projet. Il peut être utile d'organiser régulièrement des contrôles ou des réunions avec l'équipe de projet pour lui fournir un retour d'information et l'aider à comprendre les objectifs à long terme.

Au cours de cette étape, vous devez également identifier les indicateurs clés de performance du projet, ou ICP, qui sont des valeurs mesurables permettant à une entreprise de déterminer dans quelle mesure l'équipe atteint les objectifs du projet. Parmi ces indicateurs, on peut citer le bénéfice net, le coût global ou l'efficacité.

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3. Décidez comment surveiller le projet

Une fois que vous avez déterminé les objectifs d'un projet, il est utile d'en examiner les paramètres, notamment le coût, le calendrier et tous les domaines que les parties prenantes ont identifiés comme importants. Utilisez ces facteurs pour définir les risques potentiels du projet et élaborez un plan pour les gérer efficacement. Au cours de cette partie du processus, décidez comment partager les progrès avec toutes les parties concernées. De nombreux chefs de projet utilisent des rapports d'état pour résumer un projet et son avancement. Partagez ces rapports avec la direction et les principales parties prenantes du projet afin de tenir tout le monde informé tout au long du processus de suivi.

4. Évaluer les rapports

Une fois que vous avez compilé les rapports d'étape, il est essentiel d'évaluer ces données dans le contexte du projet dans son ensemble. Utilisez les données fournies dans les rapports pour les mesurer par rapport aux indicateurs clés de performance définis plus tôt dans le processus. Cette évaluation peut vous donner une idée précise de la manière dont le projet répond aux attentes, ainsi que des domaines à améliorer. Vous pouvez alors déterminer les actions nécessaires pour affiner ces parties du projet.

5. Apporter les améliorations nécessaires

Maintenant que vous avez évalué les données, il est temps d'apporter les améliorations nécessaires au bon déroulement du projet et au respect du budget. Décidez des mesures à prendre pour vous assurer que le projet reste dans les limites prévues. En mettant en œuvre un suivi de projet efficace, vous pouvez continuer à travailler à des améliorations bien avant l'achèvement d'un projet. Vous pouvez également utiliser le suivi de projet pour développer des objectifs continus pour les projets futurs, ce qui vous permettra d'être plus productif à l'avenir.

Conseils pour le suivi d'un projet

Voici quelques conseils utiles à garder à l'esprit lors du suivi d'un projet :

Collecter et suivre les données

Décidez comment vous allez obtenir des informations de votre équipe. Vous pouvez utiliser un système d'auto-déclaration et, en mettant en place des rappels, vous pouvez demander des rapports hebdomadaires, comme pour un devoir à rendre. Vous pouvez également organiser une réunion d'équipe hebdomadaire au cours de laquelle tous les membres de l'équipe rendent compte de leurs progrès. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de disposer d'une méthode établie de suivi des données, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul à code couleur ou d'un logiciel de gestion de projet. Après avoir choisi vos méthodes de collecte et de suivi, utilisez-les de manière cohérente afin qu'elles constituent une ressource fiable pendant toute la durée du projet.

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Faites le point sur l'avancement du projet

Assurez-vous que les membres de l'équipe, la direction et les parties prenantes connaissent tous l'état d'avancement du projet et le travail accompli. Si nécessaire, organisez des réunions supplémentaires pour définir les attentes, les étapes et les délais pour chaque partie du projet. Fournissez des mises à jour régulières afin que chacun comprenne la portée, le budget et le calendrier actuels du projet.

Gérer les attentes

De nombreuses variables peuvent affecter le résultat ou l'orientation d'un projet. Il est important de garder ces réalités à l'esprit tout au long des différentes phases d'un projet et d'intégrer ces incertitudes dans toute stratégie de suivi. Disposer d'un plan prêt à gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent peut considérablement simplifier un projet et le maintenir sur la bonne voie.

Maintenir la flexibilité

Tout au long d'un projet, les plans peuvent changer, et ce n'est pas grave. Soyez prêt à faire les changements nécessaires pour respecter le budget et le calendrier d'un projet. Communiquez les nouvelles attentes à l'équipe et réaffectez le travail si nécessaire. En outre, tenez à jour les documents de suivi du projet et informez les parties prenantes de tout changement important.

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Êtes-vous déjà passé par le bureau de votre chef de projet ? Vous l'avez certainement trouvé presque toujours en train de se battre avec la génération de rapports.

Et si vous en parlez à l'un d'entre eux, vous l'entendrez se débattre avec le nombre de révisions, le traitement des données, la fréquence et les changements de format pour les mêmes ensembles de données demandés encore et encore par les différentes parties prenantes.

La situation s'est améliorée dans une certaine mesure, mais pas au niveau auquel s'attendraient les parties prenantes.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises de documenter leurs progrès au fil du temps.

Principalement parce que

• nous sommes encore pris dans un excès d'" administration ".
• nous n'utilisons pas pleinement les outils de collaboration et de gestion de projet
• nous nous en tenons aux formats de rapport conventionnels
• nous ne nous concentrons pas sur "ce qui est réellement nécessaire" par rapport à "ce que je peux avoir dans un rapport".

"Les rapports ad hoc de gestion de projet ont été une partie acceptable du cadre de référence du chef de projet. Cela ne devrait pas être le cas. Point final !"

Le besoin est plutôt d'identifier le bon ensemble de rapports qui bénéficierait au projet & répondrait aux attentes de toutes les parties prenantes impliquées.

Planifiez votre projet en toute simplicité !

Centralisez vos projets, tâches et ressources en un seul endroit.

Vous éviterez ainsi les distractions, les demandes de dernière minute et les efforts qui détournent l'attention des éléments les plus importants de la liste des tâches.

Alors, quels rapports de gestion de projet doit-on choisir pour une représentation significative des facteurs critiques de succès d'un projet ?

Les rapports qui me viennent à l'esprit sont les suivants

• Tableaux de bord exécutifs
• Vue d'ensemble du projet
• Progression des tâches
• Rapport sur la planification du temps et des ressources
• Rapport sur les bogues et les problèmes

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Tableaux de bord exécutifs

Les commanditaires du projet et l'entreprise sont les parties prenantes les plus importantes de toutes. Leurs besoins en matière de rapports doivent être satisfaits de la manière la plus efficace possible. La vérité est dite :

Premièrement, ce sont eux qui ont les mains sur la prise.

Deuxièmement, il est dans le meilleur intérêt du projet de les garder engagés et de prévenir leur anxiété.

En même temps, il est important de comprendre "eux" et ce qu'ils recherchent dans les rapports de gestion de projet. Ou alors, la fin de votre réunion d'étape pourrait être quelque chose comme ceci :

Soyez ouvert, invitez les idées et engagez-les à définir les sections du rapport qu'ils aimeraient se voir présenter.

Certains préféreront peut-être uniquement des graphiques, d'autres uniquement des chiffres ou du texte, ou une combinaison des trois. Sur la base de ces idées, définissez un tableau de bord exécutif qui donne une vision holistique de l'ensemble du projet aussi précise que possible.

Idéalement, un tableau de bord exécutif doit couvrir l'ensemble du portefeuille avec des paramètres sur

• Santé du projet - statut rouge, orange et vert des projets en termes de temps et de coût.
• Chronologie de l'avancement du ou des projets - montrant le pourcentage d'avancement du projet par rapport au calendrier général.
• Chronologie de l'avancement du/des jalon(s) - indiquant l'avancement du/des jalon(s) des projets choisis
• Rapport de rentabilité du projet - indiquant clairement la rentabilité par rapport au budget et aux coûts approuvés.

Note : Toutes ces sections doivent permettre une analyse approfondie si les dirigeants le souhaitent.

Les éléments mentionnés ci-dessus ne sont que les éléments clés que les cadres préfèrent habituellement pour avoir une idée de la marée.

"Vous pouvez toujours ajouter des éléments supplémentaires relatifs aux tâches, au temps et aux ressources s'ils le demandent. Sinon, il est préférable de les séparer pour obtenir l'attention souhaitée."

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement de systèmes informatiques en Afrique, fournit un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet.

Aperçu du projet

Le rapport de vue d'ensemble du projet est généralement destiné aux réunions de révision détaillée avec votre gestionnaire de programme et votre PMO.

Les aperçus de projet fournissent les détails les plus fins du projet pour effectuer une évaluation approfondie de ses différentes parties mobiles.

• Progression des tâches par statut et par nombre pour comprendre la véritable progression.
• Liste des tâches en retard pour identifier les goulots d'étranglement et les retards.
• Heures facturables des ressources
• Représentation individuelle du nombre de tâches, du nombre de tâches en retard par utilisateur et des heures facturables/non facturables des membres de l'équipe de projet.
• Section de notes pour les chefs de projet afin de mettre en évidence les points ouverts, les problèmes, les risques et les autorisations d'activités.

En conséquence, vous êtes en mesure de maintenir la rigueur et la vigilance nécessaires pour garder l'exécution du projet sur la bonne voie.

État d'avancement des tâches

En fin de compte, tout se résume à une gestion efficace des tâches. Nous le savons tous.

La plupart des gens se concentrent généralement sur le nombre de tâches et leur clôture plutôt que sur leur achèvement réel. Et c'est souvent une mesure trompeuse.

Il est indispensable de suivre l'évolution du statut des tâches. Il est tout aussi important de comprendre le mélange de types de tâches dans lequel l'équipe est engagée et l'effort qu'elle consacre à ces tâches.

Les tâches par type de tâche et le journal du temps par type de tâche répondraient à deux questions clés :

• Quels projets impliquent le plus de types de tâches spécifiques ?
• Quels types de tâches absorbent le maximum d'efforts de votre équipe ?

Et les avantages seraient les suivants

• Une meilleure estimation pour les projets futurs
• Identifier pourquoi il y a une surdose de types de tâches spécifiques
• Éliminer les failles dans les processus conduisant à des goulots d'étranglement.
• Corriger les lacunes de compétences, le cas échéant, en améliorant et en renouvelant les compétences en fonction des exigences du projet.
• Améliorer l'allocation des ressources, en affectant la bonne équipe au bon projet et au bon type de tâche.
• Augmentez la rentabilité en réduisant les activités non facturables par projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de collecter et d'analyser des données, et de déterminer si un projet/programme a atteint ses objectifs.

Rapports de gestion du temps et des ressources

Les activités de suivi du temps et de gestion des ressources représentent plus de 40 % du temps d'un chef de projet.

Et à juste titre, car c'est là que se trouve l'argent. S'il n'est pas bien géré, malgré les meilleurs efforts de l'équipe et les résultats de qualité, votre projet sera dans le rouge.

Les ressources représentent une dépense majeure pour le projet et doivent être suivies de près pour garantir la rentabilité du projet.

Avoir un aperçu détaillé de vos ressources vous permet de mieux contrôler le projet et de changer de vitesse si nécessaire.

De plus, dans l'ensemble, vous avez tendance à améliorer l'utilisation et la productivité globales de l'organisation, ce qui se traduit par des bénéfices plus importants lors de la gestion de projets futurs.

Rapports sur les bogues et les problèmes

Garder le nombre de défauts et de problèmes au minimum est dans le meilleur intérêt du projet.

Mais il est encore mieux d'avoir un contrôle plus serré sur eux.

Des produits livrables de qualité sont essentiels à la satisfaction du client. En revanche, il est souhaitable de réduire au minimum les problèmes liés au projet afin d'éviter les reprises, les efforts consacrés à des activités non facturables, les risques de retard du projet et les pénalités le cas échéant.

Le déploiement d'une approche rationalisée du suivi des bogues et de la résolution des problèmes vous aide à

• réduire les distractions
• Améliorer la collaboration entre les équipes
• Prévenir la frustration des clients et de l'équipe
• Améliorer les résultats du projet
• Protéger la rentabilité du projet

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de guider l’équipe projet dans la réalisation de ses tâches. 

Conclusion

Des capacités de reporting étendues font partie intégrante d'une pratique solide de la gestion de projet. Elles permettent d'élargir la portée des initiatives stratégiques et tactiques de l'organisation.

La capacité de surveiller, d'évaluer et d'improviser en temps réel est en effet utile pour la gestion de grands projets complexes impliquant des équipes interfonctionnelles.

En outre, il y a une plus grande transparence et une meilleure intégration du dernier kilomètre des résultats souhaités.

En tant qu'organisation, l'examen en temps opportun des rapports de gestion de projet aide à

• gérer des programmes efficaces de manière ordonnée
• permettre une collaboration transparente entre les équipes
• obtenir un retour d'information transparent
• obtenir l'aide opportune de la direction
• éviter toute forme de partialité ou de préjugé
• analyser en temps réel

Dans l'ensemble, la rigueur du reporting de bout en bout permet de se concentrer sur un objectif commun, de le réaliser et d'aligner l'ensemble du personnel.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Si, dès le départ, il semble que les fonctionnalités et les caractéristiques d'un projet ne peuvent être clairement définies, les chefs de projet doivent envisager d'opter pour une approche incrémentielle et itérative. Ainsi, le projet sera mené à bien grâce à un retour d'information et à des boucles d'itération, ce qui laissera suffisamment de temps pour une meilleure compréhension de ses exigences.

Le processus de contrôle des changements dans le cycle de vie de la gestion de projet comporte trois responsabilités à assumer-

1. Définir le changement en termes d'impact qu'il aura sur l'ensemble du projet, les modules du projet qui seront affectés, et la définition globale du changement lui-même.

2. Examiner le changement pour déceler toute anomalie, et rechercher les points faibles ou les failles qui auraient pu être créés en raison d'un changement inopportun.

3. Approuver le changement après une analyse rigoureuse de tous ses aspects.

Pour garantir une utilisation efficace des ressources et éviter tout tracas inutile qui pourrait perturber les autres services, la gestion et le contrôle des changements sont nécessaires dans le cycle de vie de la gestion d'un projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, peut aider à gérer le travail de votre équipe, mais aussi à contrôler efficacement les échéances et les résultats attendus.

Le processus de contrôle des changements

Le processus de suivi et de gestion des changements comprend les étapes suivantes

• Proposition de changement
• Définition du résumé de l'impact
• Prise de décision concernant le changement proposé
• Mise en œuvre du changement
• Clôture du changement après la mise en œuvre et les tests appropriés

Certains changements sont difficiles à prévoir, et c'est au chef de projet qu'il incombe de les analyser et d'y répondre. Pour cette raison, les chefs de projet doivent être constamment au courant des derniers développements dans le domaine technologique.

Le plan de traitement des risques est un autre élément important du processus de contrôle des changements. Une analyse complète des risques et le développement d'un plan de traitement des risques sont essentiels à la réussite de l'analyse et de la mise en œuvre d'un changement. Le plan de traitement des risques aide les parties prenantes et les membres du projet à étudier l'impact réel du changement sur l'ensemble du projet. 

L'équipe de développement et les parties prenantes doivent organiser des réunions pour communiquer au préalable tout ce qui concerne le changement, afin que tous soient sur la même longueur d'onde.

Il est également important de gérer la résistance au changement en réalisant la nécessité du changement et en adoptant un état d'esprit ouvert à l'égard de tous les changements, petits et grands, qui sont inévitables dans un projet à long terme.

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Étapes pour assurer un processus de contrôle du changement sans heurts

Un contrôle efficace du changement peut réduire la résistance et se dérouler sans heurts si les étapes suivantes sont respectées.

Une définition claire de la demande de changement - La demande de changement est la documentation qui est utilisée pour mettre le changement sur papier pour des discussions ultérieures. La personne responsable du changement doit expliquer la demande de changement de manière à ce que tout le monde la comprenne. La documentation requise pour une demande de changement peut varier d'une organisation à l'autre. Alors que certaines entreprises considèrent un simple courriel comme une demande de changement, d'autres ont besoin d'un document formel complexe.

Soumettre et examiner la demande de changement - La demande de changement est soumise à l'équipe de projet par un simple appel téléphonique ou par une longue réunion, ce qui dépend à nouveau de l'organisation. Une réunion pour la demande de changement garantit que chaque membre de l'équipe a la possibilité de poser des questions et de mieux comprendre.

Définition des options et création du document de réponse - Après un examen de la demande de changement, au moins deux options doivent être fournies dans le document de réponse. Le document de réponse doit généralement inclure le nom de l'option, la solution proposée, le calendrier de la modification, l'impact sur le projet et la date d'expiration de la modification.

Décision finale - Maintenant, la balle est entièrement dans le camp du client. Avant l'expiration du document de réponse, le client doit prendre une décision. Si le document expire, tout autre impact dû au retard doit être signalé à l'avance. 

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Comment le contrôle des changements diffère du contrôle des versions

Certains développeurs pensent que le contrôle des changements et le contrôle des versions sont les deux faces d'une même pièce. Cependant, pour la plupart des développeurs et des personnes influentes, le contrôle des modifications concerne les changements dans la portée du projet, et non les changements dans les caractéristiques et les fonctionnalités.

Alors que, dans le contrôle de version, un instantané d'un produit logiciel est archivé à chaque étape du développement. L'objectif du contrôle de version est de permettre un retour en arrière si la mise en œuvre actuelle ne fonctionne pas, tandis que le contrôle des changements a pour but de gérer facilement l'évolution du produit de développement logiciel offshore et les changements dans son cycle de vie.

Le processus de contrôle du changement garantit l'implication de l'ensemble de l'équipe et atténue les risques de mauvaise communication et de mauvaise compréhension du changement. Le contrôle du changement est un point où la plupart des projets risquent de s'écarter de leur conception initiale, et le processus peut aggraver ou améliorer les choses.

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Les avantages des logiciels de gestion de projet sont illimités. Il n'y a pas si longtemps, les logiciels de gestion de projet étaient symbolisés par trois choses : un crayon, une feuille de papier et une méthodologie.

Cependant, le temps passe et la technologie évolue. Aujourd'hui, les logiciels de gestion de projet sont utilisés pour la planification des projets, la gestion du temps, l'allocation des ressources et la gestion du changement. Les logiciels de gestion de projet font partie des outils les plus utiles qui peuvent aider les entreprises à devenir aussi compétitives que possible et à se démarquer du reste de l'industrie.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Fonctions essentielles de la gestion de projet

• Planification des projets - Pouvoir planifier facilement les projets en tenant compte des antécédents.
• Suivre l'évolution du projet en termes d'achèvement, de délais et de coûts - Prévenir les bonnes personnes lorsque les choses dérapent.
• Planification et gestion du temps - Être en mesure d'enregistrer facilement le temps consacré aux tâches et de tenir compte du calendrier de travail des personnes.
• Allocation des ressources - S'assurer que les personnes travaillent sur les bonnes choses au bon moment.
• Budgets des projets, y compris les coûts des personnes - Contrôler en temps réel non seulement le temps mais aussi le budget alloué.
• Communication et collaboration - Publier facilement des commentaires et des préoccupations, communiquer avec les parties prenantes externes, tout en conservant un historique complet de toutes les actions.
• Documentation et fichiers - Documentez facilement les exigences, les spécifications, directement ou via des fichiers.
• Facilité d'utilisation - Le logiciel doit être un outil d'aide et non un obstacle au travail réel.
• Pas besoin d'une méthode spécifique - Soutenez la méthode préférée de l'entreprise pour décomposer tout projet, établir des calendriers, répartir les personnes et gérer les budgets des projets.

Vous trouverez une multitude de logiciels de gestion de projet et d'outils de collaboration en ligne. Le plus souvent, ils présentent tous des avantages communs que les entreprises peuvent apprécier.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Les 8 atouts majeurs des systèmes de gestion de projet

L'objectif premier d'un logiciel de gestion de projet est d'aider les chefs de projet à franchir les différentes étapes du projet. À cet égard, les plateformes de type "full-suite" présentent de nombreux avantages. En réunissant la planification de projet, la gestion des ressources, la collaboration d'équipe, les finances et la facturation, le suivi du temps et les rapports, vous pouvez gérer les projets du devis à la facture. Voici une explication des avantages et une présentation de chaque avantage individuellement :

1. Planification de projet sans effort

Si les entreprises ont appris quelque chose après des années de gestion de projets, c'est que la plupart du temps consacré à la planification des projets est perdu. Cependant, cette situation n'est pas une fatalité. Les logiciels de gestion de projet ont progressé pour vous permettre d'obtenir des prédictions précises de l'intelligence artificielle sur le moment où les projets peuvent être achevés, en tenant compte de contraintes telles que le coût, la portée et le calendrier.

Le principal avantage des solutions de gestion de projet avancées est l'automatisation de la planification et de l'ordonnancement des projets. Ces plates-formes n'aident pas seulement les experts en projets à établir une base solide pour leurs projets, en fournissant des outils pour définir les étapes, les livrables clés et les rôles avant l'exécution. Elles permettent de tenir les plans à jour et de suivre les progrès réalisés par rapport à votre base de référence.

Il y a dix ans, nous ne pouvions que rêver de réduire les frais généraux de planification. Aujourd'hui, les logiciels de gestion de projet permettent de supprimer les estimations et d'allouer automatiquement les meilleures ressources disponibles. 

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2. Une gestion équilibrée des ressources

Les chefs de projet chevronnés savent que pour mener à bien un projet, ils ont besoin d'une stratégie de gestion des ressources efficace pour maintenir leurs équipes en pleine forme sans les surcharger de travail et vice-versa. L'importance de la planification des ressources ne doit pas être sous-estimée, car elle encourage des normes de travail plus saines. Les outils de gestion des projets et des ressources offrent les meilleures fonctionnalités pour repérer les ressources manquantes et déterminer quand il convient d'augmenter le nombre de personnes dans l'équipe.

La gestion des ressources est cruciale dans les entreprises de services professionnels qui gèrent de multiples projets. Avec la gestion des ressources en temps réel, il est beaucoup plus facile de garder un œil sur la charge de travail de chacun :

3. Prévision des flux de projets 

Le plus souvent, le rôle d'un chef de projet implique la gestion de plusieurs projets. Il est évident qu'en prenant plus d'initiatives et en les menant en parallèle, les entreprises deviennent plus compétitives et plus rentables. Cependant, ce qui accompagne souvent la gestion de plusieurs projets, c'est le manque de visibilité sur l'avancement des projets et l'affectation des ressources. Les logiciels de gestion de projet fournissent à chacun une vue d'ensemble des projets terminés, en cours et planifiés, de sorte que toutes sortes de goulots d'étranglement peuvent être évités avant qu'ils ne conduisent à une catastrophe.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

4. Amélioration de la collaboration au sein de l'équipe

En plus des divers avantages liés à la gestion des ressources, les solutions de gestion de projet sont conçues dans le but d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe. Les gens désignent souvent des tâches individuelles qui font partie d'un projet plus important que l'ensemble de l'équipe tente de réaliser. Les logiciels de gestion de projet offrent aux employés une méthode pour collaborer sur les projets en discutant des tâches, des délais, des dépendances, des travaux en cours, etc.

En utilisant un logiciel de gestion de projet avec des tableaux ou des sprints, vous gardez tout le monde dans la boucle et vous vous assurez que l'équipe de projet sait sur quoi travailler et dispose de listes de tâches avec des priorités au premier plan. En utilisant un logiciel de gestion de projet avec des tableaux ou des sprints, vous tenez tout le monde au courant et vous vous assurez que l'équipe de projet sait sur quoi elle travaille et qu'elle dispose de listes de tâches avec les priorités au centre.

5. Gestion du budget du projet en temps réel

Les budgets sont l'un des éléments les plus importants pour le contrôle de vos projets. L'avenir de toute entreprise dépend de sa capacité à respecter le budget prévu. Les logiciels de gestion de projet permettent de contrôler le budget depuis l'énoncé initial des travaux jusqu'à la livraison finale.

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6. De solides rapports actualisés à la minute près

Pour assurer le succès à long terme de toute entreprise, il est essentiel de suivre l'avancement des travaux. Les logiciels dédiés jouent un rôle important dans le suivi des étapes des projets et permettent de savoir si les choses seront terminées à temps ou non. Cela est possible grâce à l'enregistrement quotidien des temps qui alimente directement le mécanisme de rapport. Les solutions logicielles de gestion de projet peuvent alors vous aider à prendre les bonnes décisions, car vous disposez de tous les détails en un seul endroit désigné.

Le processus de décision est donc amélioré et beaucoup plus précis. Si vous voulez tout savoir, il est préférable de choisir une plateforme qui couvre les rapports au niveau du portefeuille, mais qui vous permet également d'établir des chroniques, de personnaliser et de partager des éléments d'information plus digestes.

7. Communication interne et externe efficace

Le logiciel de gestion de projet développe un entonnoir pour la communication concernant les tâches et les projets, tant en interne pour l'équipe qu'en externe pour vos clients et autres parties prenantes. Le partage de documents, que ce soit au sein de l'outil ou dans un système tiers intégré, par exemple, permet aux personnes de trouver des informations complètes qui favorisent la transparence et la communication.

Outre la communication interne, les entreprises doivent également être en mesure de parler et de collaborer avec les clients et les fournisseurs depuis un même endroit. Grâce à un logiciel de gestion de projet, elles peuvent offrir à leurs clients la possibilité de se connecter et de consulter uniquement les données du projet qui les concernent spécifiquement. Ainsi, les clients peuvent fournir un retour d'information direct, apporter des modifications et examiner l'avancement du projet au même endroit.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de marquer les réalisations faites sur un projet et d'identifier les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets ainsi que les risques à prévoir.

8. Amélioration de la satisfaction du client

Un autre avantage fréquemment cité des logiciels de gestion de projet est la satisfaction accrue des clients. Lorsqu'un projet est mené à bien rapidement et dans le respect du budget, le client repart avec le sourire - et un client satisfait est un client que vous reverrez. Un logiciel de gestion de projet intelligent offre les outils qui permettent à cette relation client/fournisseur de se poursuivre. En appliquant les stratégies fondamentales d'un logiciel de gestion de projet, vous resserrez votre champ d'action, atteignez vos objectifs et améliorez votre capacité de livraison et votre taux de réussite.

Mis bout à bout, tous ces avantages peuvent bouleverser massivement les opérations commerciales. Sans les avantages des logiciels de gestion de projet, les entreprises centrées sur les projets auront toujours du mal à respecter simultanément trois contraintes : le budget, la portée et la qualité.

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