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Plan de suivi-évaluation de projets et programmes pour les ONG, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Notre guide simple présente les composantes clés et les étapes importantes du développement d'un plan de suivi et d'évaluation (S&E). Notre intention est de vous aider à planifier votre S&E de manière plus stratégique, afin que votre projet puisse atteindre les résultats escomptés. Découvrez comment et quand transformer votre vision du suivi et de l'évaluation en mise en œuvre, quand concevoir un cadre de suivi et d'évaluation, comment collecter des données utiles, comment diffuser et utiliser les résultats, et plus encore.
Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, aide les organisations à gérer des projets beaucoup plus complexes, à obtenir une vue d'ensemble instantanée de l'état d'avancement du projet, des tâches associées et des délais correspondants.

En quoi consiste un plan de suivi et d'évaluation (S&E) ?

Un plan de suivi et d'évaluation est un guide qui explique les buts et objectifs d'une stratégie de suivi et d'évaluation et ses éléments clés. En d'autres termes, un plan de suivi et d'évaluation est comme une feuille de route qui décrit comment vous allez suivre et évaluer votre programme, ainsi que la manière dont vous comptez utiliser les résultats de l'évaluation pour améliorer le projet et prendre des décisions. Un plan de S&E permet de définir, de mettre en œuvre, de suivre et d'améliorer une stratégie de suivi et d'évaluation dans le cadre d'un projet particulier ou d'un groupe de projets ; il comprend toutes les étapes, les éléments et les activités qui doivent se dérouler depuis la phase de planification du projet jusqu'à ce que celui-ci atteigne son objectif et crée l'impact escompté.

Voyons ce que ces "étapes", "éléments" et "activités" impliquent :

  • Une proposition de calendrier pour le S&E
  • Des questions pertinentes de S&E à poser à différentes étapes du cycle de vie du projet.
  • Différentes méthodologies
  • Une stratégie de réalisation efficace
  • des résultats escomptés
  • Définir qui mettra en œuvre les différentes composantes du plan de suivi et d'évaluation.
  • Outils de suivi et d'évaluation appropriés pour la collecte des données.
  • Déterminer où les données seront stockées et comment elles seront analysées.
  • Définir comment les résultats du suivi et de l'évaluation seront communiqués aux donateurs, aux parties prenantes et aux membres du personnel interne afin d'assurer l'amélioration du projet, la transparence et la prise de mesures fondées sur les données.
  • Autres ressources et capacités requises

Une chose à garder à l'esprit - les spécificités du plan de suivi et d'évaluation de chaque projet diffèrent d'un projet à l'autre, mais ils doivent tous suivre la même architecture et comprendre les mêmes points clés.

Quand faut-il concevoir un plan de suivi et d'évaluation ?

Le plan de suivi et d'évaluation doit être créé dès le début de la planification des interventions du projet. La planification des interventions du projet et la conception d'une stratégie de suivi et d'évaluation doivent aller de pair. Planifier le S&E aussi tôt permet de s'assurer qu'un système solide est en place pour surveiller chaque petite intervention et activité du projet et évaluer leur succès. Elle aide également les gestionnaires de projet et les autres membres du personnel associés au projet à se faire une idée claire des objectifs clés et à s'assurer que le projet est sur la bonne voie.

Il est important d'impliquer les gestionnaires de projet, les évaluateurs, les donateurs et les autres parties prenantes dans la conception du plan de suivi et d'évaluation, car l'implication des parties prenantes dans la phase initiale garantit l'applicabilité et la durabilité des activités de suivi et d'évaluation. L'idée est d'identifier les opportunités et les obstacles en équipe lors de la phase de planification, en mettant l'accent sur la résolution des problèmes et l'optimisation de l'impact.

Guide étape par étape pour la conception d'un plan de S&E

L'élaboration d'un plan de suivi et d'évaluation est un processus dynamique et à multiples facettes, car il s'agit de fusionner et de connecter différents éléments de suivi et d'évaluation en un seul système holistique pour mesurer la performance des interventions et l'impact d'un projet. Il est recommandé de concevoir le plan de travail de S&E de manière à ce qu'il soit flexible et que des ajustements puissent être faits à tout moment dans le contexte du plan de travail pour prendre en compte les problèmes qui peuvent survenir pendant le processus de suivi et d'évaluation.

Avant de commencer, il est essentiel de comprendre le raisonnement qui sous-tend l'élaboration du plan de S&E, les éléments clés qui seront inclus et les étapes nécessaires à son élaboration. Ci-dessous, nous avons tenté de décomposer ces éléments en différentes étapes pour plus de clarté.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises de faire la représentation facile des activités et des calendriers du projet, la visualisation précise des tâches, des sous-tâches, des activités du projet et des jalons, la définition claire des délais, la gestion efficace du temps.

Étape 1 : Identifier le problème central et la nécessité d'un projet

Avant de conceptualiser un projet, il est essentiel de comprendre le problème sous-jacent dans la communauté d'intérêt et d'explorer ce qui le cause, quelles interventions pourraient résoudre ce problème et combien de temps l'intervention devrait-elle durer pour être efficace. Le projet sera donc conçu en fonction de la nécessité d'une certaine intervention supposée.

Il existe de nombreuses façons stratégiques d'identifier le problème central et ses causes, mais l'une des façons courantes pour les organisations de les définir consiste à effectuer une "analyse de l'arbre à problèmes". Il s'agit d'une activité de groupe qui implique la participation des membres de l'équipe de projet, des parties prenantes et des bénéficiaires qui peuvent apporter des connaissances techniques et locales pertinentes.

La première étape consiste à définir le problème principal sur lequel tous les membres de l'équipe s'accordent et à le visualiser sur un tableau de papier ou un tableau blanc comme le tronc d'un arbre. Ensuite, à travers de nombreuses discussions et dialogues, l'équipe identifie les causes du problème et les visualise comme les racines de l'arbre. Enfin, l'équipe réfléchit aux conséquences potentielles du problème et les présente comme les branches de l'arbre. Chaque équipe est libre d'ajouter des branches pour les solutions, les préoccupations et les décisions.

Cette pratique est efficace car elle permet de brosser un tableau réaliste d'un problème dans ses dimensions économiques, politiques et socioculturelles, tout en créant un sens commun de l'objectif, de l'action et de la compréhension parmi les parties concernées.

Étape 2 : Planification du projet

Une fois que nous avons bien saisi le problème sous-jacent et que nous en avons cartographié les causes et les conséquences, nous pouvons commencer à planifier notre projet.

Identifier les buts, les objectifs et les apports/activités du projet

Avant de commencer le travail de base du plan de S&E, il est essentiel de comprendre où nous devons aller et comment nous allons y arriver. Cela est possible en identifiant des buts et des objectifs clairs et concis, ainsi que des activités pertinentes.

  • Buts : Les impacts finaux sur la vie des bénéficiaires ou sur l'environnement que le projet entend obtenir.
  • Objectifs : changement à plus long terme de l'environnement ou du comportement des bénéficiaires du projet qui est nécessaire pour atteindre le but général
  • Activités/Input : interventions directes et processus du projet

Identifier les acteurs clés

Cette étape consiste à identifier les principales parties prenantes internes et externes qui seront impliquées dans le projet ou qui en bénéficieront. Les principales parties prenantes sont l'équipe du projet, les donateurs, les parties prenantes de la communauté au sens large (groupes communautaires, réseaux, résidents, etc.), les organisations partenaires, les décideurs politiques locaux et nationaux, les autres organismes gouvernementaux/ministères et les bénéficiaires du projet.

Identifier les questions de suivi et d'évaluation

Au cours de cette étape, les responsables de programme ou les spécialistes du S&E, avec la contribution de toutes les parties prenantes et des donateurs, identifient les questions de S&E les plus importantes que le projet va étudier. Les questions de suivi et d'évaluation, une fois répondues, permettront aux responsables de déterminer leur capacité et leurs processus internes en termes de vision, de leadership, de budget, de gestion, de durabilité, etc. Les questions de suivi et d'évaluation permettent également aux gestionnaires d'évaluer la pertinence, l'efficacité, l'impact et les contributions des interventions à différentes étapes du cycle de vie du projet.

En identifiant ces questions dès le début du processus, les gestionnaires de projet ou les spécialistes du suivi et de l'évaluation sont prêts à concevoir les outils, les instruments et les méthodologies nécessaires pour recueillir les informations requises. Les questions de suivi et d'évaluation peuvent nécessiter des révisions de temps en temps, en fonction de l'état d'avancement du projet.

Rôles et responsabilités

Il s'agit d'une autre étape importante à inclure lors de la planification d'un projet, car la définition des rôles des membres du personnel du projet et des parties prenantes dès le début permettra de clarifier qui sera chargé de quelles activités, y compris les communications, la gestion du projet, la conception et la mise en œuvre du projet, la collecte de données, l'analyse des données, l'établissement de rapports, etc. et d'éviter des confusions inutiles plus tard au cours de la mise en œuvre du projet.

Estimation des coûts des activités de suivi et d'évaluation

Il est essentiel d'allouer un budget provisoire et de fournir une explication des ressources nécessaires dans la phase de planification. Cela comprend - l'argent et le personnel, le développement des capacités, l'infrastructure, etc. Les experts en suivi et évaluation suggèrent d'allouer environ 5 à 10 % du coût total du projet à la programmation du suivi et de l'évaluation.

Comprendre le contexte général

Il est essentiel de connaître les structures administratives et politiques de la communauté dans laquelle se situe votre projet, de même que les rôles et les effets des politiques en vigueur qui sont susceptibles d'affecter la mise en œuvre du projet. De même, il est également recommandé de commencer à réfléchir aux risques potentiels et aux circonstances inattendues qui pourraient survenir lors de la mise en œuvre du projet, par exemple une éventuelle réticence des acteurs clés à coopérer, etc.

Une fois qu'une image claire des buts et objectifs généraux du projet est définie, que les acteurs clés sont identifiés et que le contexte est bien compris, il convient de procéder au choix d'une approche adéquate et à l'ébauche de la conception détaillée du plan de réalisation.

Étape 3 : Définir un cadre de suivi et d'évaluation

Au moment où nous atteignons cette étape, nous devrions avoir suffisamment de connaissances de base pour concevoir un cadre. Un cadre de travail permet de mieux comprendre les buts et les objectifs du projet et de déterminer les relations entre les différents facteurs clés de la réalisation. Un cadre articule également les éléments externes et internes qui pourraient affecter le succès du projet.

Il est important de garder à l'esprit qu'il n'y a pas de taille unique en matière de cadre. Différents types de projets utilisent différents types de cadres, la meilleure façon de déterminer votre type idéal est de comprendre la portée de votre projet et de choisir celui qui correspond le mieux à votre objectif. Ces trois types de cadres de suivi et d'évaluation sont largement utilisés dans les secteurs du développement et de l'humanitaire :

  • Théorie du changement - Une théorie du changement montre une image plus large (qui pourrait parfois devenir complexe) de tous les processus sous-jacents et des voies possibles menant à des changements de comportement à long terme aux niveaux institutionnel, individuel ou communautaire, tout en visualisant toutes les preuves et hypothèses possibles qui sont liées à ces changements.
  • Cadre logique/Modèle logique - Contrairement à la théorie du changement, un cadre logique ou un modèle logique va droit au but et se concentre uniquement sur une voie spécifique qu'un projet traite et crée une structure claire et ordonnée pour celle-ci.  Cela facilite le suivi de la mise en œuvre du projet par les gestionnaires et les parties prenantes.
  • Cadre de résultats - Un cadre de résultats met l'accent sur les résultats afin de clarifier les principaux objectifs du projet. En d'autres termes, il décrit comment chacun des résultats/réalisations et effets intermédiaires est lié et facilite la réalisation de chaque objectif, et comment les objectifs sont liés les uns aux autres et au but ultime.

Ces trois cadres peuvent présenter quelques différences dans la pratique, mais ils ont aussi des éléments communs, comme la nécessité d'identifier et d'impliquer les principales parties prenantes, de définir clairement les buts, les objectifs, les activités et les résultats, le même objectif général de décrire comment le projet aboutira à des résultats et la nécessité d'un suivi et d'une évaluation continus.

Étape 4 : Identifier les indicateurs pertinents

Une fois que les buts et objectifs du programme sont définis et que les grandes lignes d'un cadre de suivi et d'évaluation sont en place, il est temps de définir des indicateurs pour suivre les progrès vers la réalisation de ces objectifs. Un bon mélange d'indicateurs de processus, de résultats et d'impact est toujours recommandé.

Les indicateurs de processus permettent de suivre l'évolution du projet. Ces indicateurs nous aident à savoir clairement si les activités sont mises en œuvre comme prévu. D'autre part, les indicateurs de résultats permettent de déterminer dans quelle mesure les activités du programme ont permis d'atteindre les objectifs du projet. Contrairement aux indicateurs de processus, ces indicateurs se concentrent davantage sur ce que le projet essaie d'atteindre plutôt que sur la manière dont il est atteint. Les indicateurs d'impact mesurent les objectifs ou les impacts à long terme d'un projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantages aux organisations la planification des activités du projet selon une structure quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, la gestion efficace des différentes équipes, le suivi de la progression du travail, la coordination transparente des équipes.

Étape 5 : Identifier les outils et les méthodologies de collecte de données

Après avoir créé les indicateurs de suivi, il est temps d'identifier et de collecter les données pertinentes pour démontrer les résultats réels des interventions du projet par rapport à nos indicateurs. Les experts en suivi et évaluation recommandent d'impliquer l'équipe du projet et les parties prenantes dans la discussion afin de rendre le processus plus participatif. Avant de collecter les données, il est bon de discuter de ces questions en équipe :

  • Les activités de collecte de données seront-elles qualitatives, quantitatives ou un mélange des deux ?
  • Quelles sont les données de base qui existent déjà ?
  • Quels sont les méthodes et les outils les plus pertinents pour collecter de nouvelles données ?
  • Comment les données collectées seront-elles enregistrées ?
  • Qui sera responsable de la collecte et de l'analyse des données ?

La règle d'or à suivre ici est de collecter correctement moins de données utiles que de collecter mal beaucoup de données. Il est important que les gestionnaires de projet prennent en considération le temps du personnel et les coûts des ressources de la collecte des données pour voir ce qui est raisonnable.

Quelle est la bonne façon de déterminer la source de données de suivi la plus pertinente ? Cela dépend largement de ce que chaque indicateur tente de mesurer. Le programme aura probablement besoin de plusieurs sources de données pour répondre à toutes les questions de suivi et d'évaluation. Les sources de données peuvent être les participants eux-mêmes, la littérature, les statistiques nationales, l'ensemble de la communauté, les foyers individuels ou toute personne ou tout ce qui peut aider à générer les données pertinentes. Une fois que les sources appropriées ont été sélectionnées, l'étape suivante consiste à décider des outils et méthodes appropriés pour collecter les données à partir de la source de données. Voici quelques types courants de méthodes de collecte de données :

  • Enquêtes
  • les questionnaires
  • Groupes de discussion
  • études de cas
  • les entretiens
  • Ateliers de travail
  • Analyse du contenu des documents, etc.

Outre les méthodes traditionnelles papier et crayon, il existe sur le marché de nombreux outils de collecte de données numériques qui aident les collecteurs de données à recueillir des données plus rapidement et plus efficacement. Ces outils en ligne ou hors ligne permettent également d'éviter les erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la collecte et de la saisie des données. 

Une fois que le processus de collecte des données est déterminé, il est également nécessaire de décider de la fréquence à laquelle les données seront collectées. Cela dépendra des besoins du projet, des exigences des donateurs, des ressources disponibles et du calendrier de l'intervention. La plupart des données seront recueillies en permanence par le programme, tandis que d'autres le seront à certains intervalles. En général, les données collectées sont enregistrées régulièrement, en fonction de l'échéancier convenu. 

Étape 6 : Révision du plan de travail de suivi et d'évaluation (les praticiens du suivi et de l'évaluation recommandent de procéder à cette révision de façon périodique).

Maintenant que nous avons élaboré nos indicateurs et notre plan de collecte de données, il est temps de revoir notre plan de suivi et d'évaluation pour voir nos progrès vers les buts et objectifs du projet et le réviser en fonction des besoins actuels du projet - quel est le statut du projet ? Quel est le statut du projet ? Est-ce que les activités sont bien exécutées ? Produisent-elles les résultats escomptés ou dans quelle mesure nos interventions répondent-elles aux besoins de la communauté ? Qu'est-ce qui doit être amélioré, ajouté ou modifié à ce stade ? etc.

À ce stade, il est également bon de revoir l'allocation de fonds pour l'évaluation et de voir si notre plan s'inscrit bien dans le cadre du budget et des ressources disponibles. Les rôles et responsabilités pour chaque composante du plan de travail doivent également être clairement expliqués. Devrons-nous confier un segment particulier de l'évaluation à une partie externe ?

L'examen de notre plan de travail de suivi et d'évaluation permet également aux nouveaux membres de l'équipe, s'il y en a, de se familiariser avec le projet et d'avoir une idée de ce que sont leurs responsabilités et de la façon dont les autres rôles et responsabilités sont répartis au sein du groupe.

Étape 7 : Rapports

Une fois les données recueillies et analysées, elles doivent être communiquées aux membres concernés aussi régulièrement que possible afin de discuter et d'interpréter les résultats. L'objectif des rapports doit toujours être de fournir aux membres du personnel et aux parties prenantes des informations claires sur les résultats les plus récents concernant l'avancement, le succès et l'échec du projet, et de les aider à prendre des décisions fondées sur les données pour modifier les composantes du projet et élaborer des plans de travail futurs si nécessaire. En outre, les données doivent être communiquées de manière à accroître les connaissances et à apporter des contributions au domaine concerné pour que les projets et pratiques futurs soient plus efficaces. Si les résultats et les données du projet ne sont pas disséminés de manière adéquate, cela peut conduire à une duplication des efforts de suivi et d'évaluation.  

Ainsi, le plan de travail de suivi et d'évaluation doit inclure une stratégie efficace de diffusion interne des données au sein de l'équipe du projet, ainsi qu'une diffusion plus large parmi les parties prenantes, les donateurs et les publics externes. Le plan doit également préciser le format qui sera utilisé pour partager les résultats - réunions formelles avec les donateurs et les parties prenantes, rapports écrits, présentations orales, matériel de programme ou sessions de feedback de la communauté et des parties prenantes.

Outre les techniques de rapport traditionnelles, de nombreuses organisations optent également pour des outils et des logiciels de S&E numériques. Ces outils sont généralement dotés de fonctions de tableau de bord et de portefeuille qui permettent aux utilisateurs de visualiser les données sous forme de graphiques, de tableaux, de rapports et d'images pour un reporting en temps réel. Ces outils facilitent grandement l'établissement de rapports et aident les organisations à fournir des informations plus claires sur leurs progrès et à garantir la transparence et la responsabilité à tous les niveaux.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

5 raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'un logiciel d'archivage et de gestion électronique des documents, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Pour les entreprises nouvelles et existantes, l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents offre de nombreux avantages qui amélioreront vos résultats. Que vous commenciez à tenir des registres ou que vous soyez en activité depuis des années, l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents peut vous aider à être et à rester organisé, sécurisé, conforme et efficace. Si vous avez déjà une entreprise bien établie, la conversion à un bureau sans papier sera une étape importante pour faire passer votre entreprise à un niveau supérieur de productivité et de sécurité des documents. Le passage au zéro papier offre trop d'avantages pour être ignoré.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet aux entreprises d'automatiser leurs opérations de back-office telles que les achats, les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et d'autres fonctions à forte intensité de papier.

Des documents faciles à sécuriser

L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents vous permet de préserver la confidentialité et la vie privée de vos documents. Lorsqu'ils sont conservés dans des programmes protégés par un mot de passe, vos documents relatifs aux informations sur les clients, aux finances, aux impôts et aux informations exclusives sont sûrs et sécurisés. Contrairement aux fichiers papier qui peuvent être facilement enlevés, copiés ou perdus, les fichiers électroniques offrent un système de stockage sécurisé dont vous avez le contrôle. Créez différents niveaux de sécurité afin que certains fichiers soient accessibles aux employés tandis que d'autres ne le soient qu'au personnel autorisé.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, possède une fonctionnalité de collaboration et de messagerie avec le flux de travail qui permet aux entreprises de rationaliser les processus RH, notamment les entretiens, les embauches et les licenciements. 

Obtenez des fichiers n'importe où

Avec un bureau sans papier, vous avez plus d'options lorsque vous devez envoyer, enregistrer, transférer et partager des documents. Grâce au classement électronique, les fichiers peuvent être partagés par courrier électronique, télécopie, système de stockage en nuage et réseau. Vous pouvez accéder aux fichiers et les envoyer à partir de presque n'importe quel appareil, ce qui est à la fois rapide et pratique. Avec un système de gestion électronique des documents, vous pouvez travailler à tout moment et en tout lieu.

Respecter les réglementations

Un système de gestion électronique de documents est un moyen facile de rester en conformité avec les directives réglementaires de votre entreprise. Que vous dirigiez un cabinet médical et deviez prouver que vous êtes en conformité avec les lois HIPPA, que vous dirigiez une entreprise à haut risque dont les directives et réglementations OSHA sont strictes et doivent être documentées, que vous conserviez des dossiers fiscaux et IRS complets ou que vous dirigiez un salon ou un salon de coiffure réglementé, un bureau sans papier vous permet de conserver tous les documents nécessaires. Vous pouvez facilement montrer les documents et les licences à tout moment pour prouver que vous êtes en conformité lors des audits ou des inspections.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est doté d'outils d'indexation structurée des documents, de contrôle des versions, de flux de travail basé sur des règles, d'intégration, de conformité à la conservation des documents et de gestion des processus métier (BPM) qui augmentent considérablement la productivité et l'efficacité des organisations et offrent un retour sur investissement immédiat.

Économisez du temps et de l'argent

En rendant les documents accessibles grâce à un bureau sans papier, vous faites en sorte que les tâches qui prenaient autrefois un temps précieux deviennent instantanées. Feuilleter de vieux dossiers, classeurs et chemises pour trouver la documentation nécessaire est une utilisation inefficace du temps et de l'argent. L'accès instantané aux fichiers par le biais d'un système électronique réduit considérablement le temps nécessaire pour obtenir des informations chaque fois que cela est nécessaire.

Récupérez votre espace

Les dossiers et les papiers occupent un espace précieux dans les bureaux et peuvent devenir envahissants. Un système électronique rend inutile l'utilisation de classeurs et de boîtes de rangement. Vous pouvez ainsi récupérer votre espace et créer un environnement de travail moins encombré et plus ordonné. Non seulement cela rend le lieu de travail plus confortable, mais cela améliore également l'efficacité et la productivité.

Les systèmes de stockage de documents électroniques offrent des avantages qui vous aideront à gérer votre entreprise, à accroître l'efficacité et la sécurité, et à assurer le bon fonctionnement du bureau. Parlez dès aujourd'hui de la conversion à votre équipe informatique et voyez à quel point un bureau sans papier et un système de gestion des documents électroniques peuvent être faciles et sûrs.

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Qu'est-ce qu'un audit de gestion des ressources humaines (RH) et pourquoi est-il important ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Les audits RH peuvent aider votre entreprise à éviter les problèmes de personnel et à atteindre un plus grand succès.

Si vous avez ne serait-ce qu'un seul employé, vous devez faire face à des problèmes de ressources humaines. Des politiques de l'entreprise aux avantages sociaux, en passant par les descriptions de poste et les salaires, tout ce qui régit vos employés relève de la compétence d'un responsable des RH. Et comme les meilleures écoles de commerce vous le diront, une bonne gestion des ressources humaines peut faire la différence entre la réussite et l'échec de votre entreprise. Mais comment savoir si vous gérez les ressources humaines de manière appropriée ? C'est là qu'intervient l'audit RH.

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Qu'est-ce qu'une vérification RH ?

Un audit RH est un examen objectif des politiques, pratiques et procédures de votre entreprise en matière de RH. L'objectif est de repérer les points faibles et/ou de trouver des moyens d'amélioration. Vous pouvez faire appel à une société externe pour réaliser l'audit ou demander à votre service RH de réaliser un audit interne.

Les audits RH sont-ils tous créés de la même façon ?

Non. Il existe plusieurs types de vérifications RH dont les objectifs diffèrent. Les deux principaux types sont l'atténuation des risques et la création de valeur. Bien que vous puissiez mener les deux types d'audits simultanément, ils se concentreront sur des aspects différents de vos processus et politiques RH. L'atténuation des risques vise principalement les domaines dans lesquels vous pouvez avoir des problèmes juridiques ou vous exposer à des poursuites en matière d'emploi. La création de valeur concerne principalement les domaines dans lesquels vos processus et politiques peuvent être améliorés afin de maximiser la valeur de vos employés ou d'attirer de meilleurs employés.

Quels sont les domaines spécifiques examinés par les audits RH ?

Lorsque vous effectuez un audit RH, vous pouvez examiner un ou plusieurs des domaines suivants, en fonction de vos préoccupations, de votre budget et du délai imparti.

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Conformité

Toute équipe de direction des ressources humaines voudra s'assurer qu'elle est conforme. Un audit de conformité RH se concentre sur la façon dont votre entreprise se conforme aux lois et réglementations locales, nationales et fédérales en matière d'emploi. Il s'agit d'un audit de réduction des risques. Votre objectif est de vous assurer que vous ne violez aucune loi et que vous ne vous exposez pas à des poursuites en responsabilité.

Meilleures pratiques

Votre équipe de gestion des ressources humaines est-elle au sommet de son art ? Un audit des meilleures pratiques en matière de RH compare vos processus et politiques en matière de RH aux normes acceptées dans le secteur. Ce type d'audit peut être très bénéfique pour une entreprise en croissance, car il permet de s'assurer que vous êtes sur la bonne voie au moment où vous augmentez la masse salariale, créez des manuels, établissez des descriptions de poste et définissez les attentes pour vos nouveaux employés.

Performance

Un audit de performance RH implique un examen des dossiers du personnel dans le but d'évaluer la qualité du feedback que vos managers donnent à leur personnel. Un manque de feedback de qualité peut freiner la croissance des employés. Un audit de performance peut identifier les problèmes dans votre processus d'évaluation et de feedback avant que le développement des employés n'en souffre.

Compétitivité

Quel type de rémunération vos responsables RH ont-ils mis en place ? Vos salaires, traitements et avantages sociaux sont-ils compétitifs ? Un audit de compétitivité RH examine tous les aspects de la rémunération et des avantages sociaux des employés afin de déterminer si votre entreprise fait ce qu'elle doit faire pour attirer les employés les plus qualifiés. Même si vous ne pouvez pas être compétitif au niveau des salaires, un audit de compétitivité peut identifier d'autres domaines (tels que les possibilités de télétravail et les horaires de travail flexibles) qui peuvent améliorer votre attractivité pour les candidats.

Audit spécifique à une fonction

Un audit spécifique à une fonction est une sorte de mini-audit dans lequel vous examinez un seul domaine de vos processus ou politiques RH. Vous pouvez choisir d'examiner un domaine comme la gestion de la paie, les politiques de révision des employés, l'efficacité de la tenue des dossiers, etc.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de logiciels informatiques en Afrique, permet également de mettre en lumière les meilleures pratiques existantes et de les optimiser davantage.

Pourquoi les vérifications RH sont-elles importantes ?

L'audit RH est le seul moyen d'évaluer pleinement si vos processus et politiques RH sont bénéfiques ou néfastes pour votre entreprise. Si vous risquez un procès ou une poursuite pénale, si vos systèmes RH sont inefficaces, si vos employés ne se développent pas ou si vous ne parvenez pas à attirer les bons employés, votre entreprise en souffrira. Améliorez ces domaines et vous augmenterez vos chances de réussite.

Comment en savoir plus sur la gestion des RH ?

Bien que les audits RH soient essentiels, la gestion des ressources humaines exige beaucoup plus qu'un simple examen de vos processus et politiques. Si vous voulez apprendre à mieux gérer vos problèmes de RH - ou si vous voulez entrer dans le domaine des RH - l'un des meilleurs choix que vous puissiez faire est d'obtenir un diplôme ou un certificat, comme une maîtrise en administration des affaires, une maîtrise en gestion des ressources humaines ou un certificat d'études supérieures en gestion des ressources humaines. Grâce à ces programmes, vous pouvez acquérir les connaissances dont vous avez besoin pour commencer ou faire progresser votre carrière dans les RH. Et grâce à l'apprentissage en ligne, vous pouvez obtenir votre maîtrise ou votre certificat d'études supérieures sans quitter votre emploi actuel ni déménager dans une autre ville.

Lorsque vous choisissez d'obtenir votre diplôme auprès d'une université en ligne, vous pouvez profiter de toute la commodité et de la flexibilité qu'offre l'enseignement en ligne - une excellente option pour les personnes occupées comme vous.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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