WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Qu'est-ce que le suivi et l'évaluation ?

Le suivi et l'évaluation consistent essentiellement à améliorer les performances. Pour ce faire, il faut recueillir des informations, porter des jugements sur ces informations et prendre des mesures en fonction des résultats. 

Si nous prenons ces trois éléments l'un après l'autre, de quoi s'agit-il ?

1) Collecte d'informations : L'un des éléments clés du suivi et de l'évaluation réside dans la collecte d'informations (ou plus précisément de données). Un suivi et une évaluation efficaces impliquent souvent une combinaison de données numériques, par exemple le nombre de participants à un atelier, et de données non numériques, par exemple les commentaires écrits d'un groupe de discussion, pour aider à créer une image de ce qui se passe ou s'est passé. 

2) Formuler des jugements : Les données que nous recevons ne signifient pas grand-chose en elles-mêmes. Afin de les utiliser pour prendre des décisions, nous devons former des jugements sur la signification des valeurs. Par exemple, si nous savons que votre personnel a consacré 30 heures de travail au marketing d'un nouveau projet, est-ce une bonne ou une mauvaise chose ? Cela dépendra entièrement des ressources que vous avez prévu d'utiliser pour le projet, de la taille et de l'échelle du projet, de l'ampleur du travail accompli à ce jour et de ce qu'il reste à faire. Il est donc important de toujours faire une évaluation de ce que les données que vous collectez signifient réellement.

3) Agir : Utiliser les jugements ou les évaluations que vous avez faits pour prendre des décisions sur la façon de procéder.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Prise de décision à partir des données de suivi

Pour le suivi, vous utiliserez les données recueillies pour vous aider à atteindre les objectifs de votre projet. Par conséquent, les types de questions que vous pourriez poser à propos de vos données de suivi sont les suivantes : dépensons-nous trop ou pas assez de nos ressources ? Respectons-nous les délais que nous nous sommes fixés dans notre plan de projet ? Livrons-nous le produit ou le service fini avec la qualité que nous avons décidée ? Puisque les objectifs de votre projet seront de produire certains résultats, le suivi peut également inclure la collecte de données autour des résultats, avec l'intention d'améliorer les opérations du projet.

Prise de décision à partir des données d'évaluation

Pour l'évaluation, en revanche, vous utiliserez les données recueillies pour vous aider à atteindre les objectifs de votre organisation et à concevoir une stratégie pour l'avenir. Les types de questions auxquelles vous pourriez répondre sont les suivants : ce projet nous aide-t-il à atteindre les objectifs de notre organisation et est-ce la meilleure approche à adopter ? Quelles leçons avons-nous tirées de ce projet que nous pouvons appliquer à l'avenir ? Nos hypothèses concernant les activités qui produiraient certains résultats étaient-elles correctes ? Si non, qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Avons-nous provoqué des résultats involontaires auxquels nous ne nous attendions pas ? 

Comme vous pouvez le constater, l'évaluation étant utilisée pour alimenter la réflexion sur la stratégie et la planification à long terme, elle a tendance à avoir une portée plus large. Le suivi, quant à lui, a une portée plus étroite et s'intéresse à ce qui se passe dans le projet à ce moment précis.

Avantages du suivi et de l'évaluation

Prise de décision : 

Puisque le suivi et l'évaluation consistent à utiliser des données pour former des jugements et prendre des décisions, il n'est pas étonnant que l'un des principaux avantages du suivi et de l'évaluation soit qu'il vous aide à prendre des décisions. Une approche efficace du suivi et de l'évaluation vous fournit les informations dont vous avez besoin pour prendre de bonnes décisions sur la manière d'aller de l'avant. Des décisions telles que l'annulation d'un projet ou le développement d'un nouveau programme font partie des questions les plus difficiles à résoudre pour une organisation. Par conséquent, les informations que vous obtenez de vos activités de suivi et d'évaluation peuvent être inestimables pour vous aider à prendre des décisions difficiles sur vos projets actuels et futurs et sur la manière de procéder. Elles vous aident à savoir si vous êtes efficace, ce qui va bien et ce qui ne va pas, et comment vous pouvez mieux fonctionner à l'avenir.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Amélioration des performances du projet :

Le suivi de l'avancement d'un projet vous aide à comprendre comment le projet fonctionne et s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources que vous aviez prévus. Le suivi continu d'un projet vous permet de repérer rapidement les problèmes potentiels, tels que le non-respect de délais clés, les dépenses excessives dans certains domaines, et même d'identifier si les résultats identifiés évoluent comme vous l'aviez prévu. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour prendre des mesures visant à améliorer les performances de votre projet, en le remettant sur la bonne voie lorsque des problèmes surviennent et en optimisant les domaines qui fonctionnent bien. Le danger de mener un projet sans activités de suivi et d'évaluation, c'est que vous pouvez poursuivre un projet qui n'est pas efficace et qui n'apporte pas ce que vous espériez, tout en consommant un temps et des ressources précieux. Des processus de suivi et d'évaluation bien pensés, utilisés tout au long du projet, peuvent améliorer les performances de votre projet et optimiser ce que vous fournissez.

Créer le changement que vous voulez voir dans le monde :

Un autre avantage du suivi et de l'évaluation est qu'il vous aide à évaluer les résultats et l'impact de votre/vos projet(s). Le processus implique que vous collectiez les données nécessaires et que vous les évaluiez, afin de comprendre l'effet, voulu ou non, de votre projet sur vos bénéficiaires. En tant qu'organisation, cela signifie que vous pouvez comprendre quels sont les projets qui ont été efficaces ou non, afin de n'aller de l'avant qu'avec ceux qui créent réellement un changement dans le monde. Cela signifie également que vous disposez des informations nécessaires pour améliorer vos projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux vos bénéficiaires. La mesure de l'impact peut être un défi, mais elle est essentielle pour garantir que vous créez le changement que vous voulez voir dans le monde et que vous atteignez vos objectifs à long terme.

 Orienter les projets futurs

Il peut être difficile de développer un plan stratégique ou de concevoir des projets futurs. Il y a tellement d'options pour aller de l'avant, mais avec un temps et des ressources limités, il peut être difficile de les réduire à des projets sélectionnés et à un chemin ciblé pour l'avenir. L'avantage du suivi et de l'évaluation est qu'il vous fournit des informations non seulement pour vos projets actuels, mais aussi pour vos projets futurs. Si vous avez déterminé ce qui a bien fonctionné dans le passé et ce qui n'a pas fonctionné, vous serez mieux placé pour concevoir des projets futurs dont vous pouvez être sûr qu'ils seront efficaces. Vous disposerez également des détails nécessaires pour faire des estimations raisonnables des ressources et du temps que ces projets nécessiteront, afin de pouvoir les planifier et les mettre de côté.

Apprendre pour l'avenir

Enfin, le S&E vous aide à apprendre et à vous développer. Il y a toujours des choses que vous pouvez améliorer et développer en tant qu'organisation. Les informations que vous recueillez grâce au suivi et au développement peuvent vous aider à tirer des leçons de vos expériences et à vous améliorer à l'avenir. En l'absence d'un processus solide, il peut être facile de perdre les enseignements tirés d'un projet pour le projet suivant. Une approche solide de suivi et d'évaluation peut vous aider à développer et à conserver la "mémoire" de votre organisation, afin que les enseignements tirés des expériences puissent être conservés au fil du temps.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Conclusion

Le suivi et l'évaluation font référence à un ensemble d'activités et de processus dont le but est d'améliorer les performances. Le suivi est utilisé pendant la mise en œuvre d'un projet pour aider à orienter et guider les décisions sur la meilleure façon d'atteindre les objectifs identifiés pour ce programme. L'évaluation, quant à elle, a pour but de soutenir la planification stratégique. Elle répond à des questions telles que : "Notre projet a-t-il réussi ? A-t-il produit les résultats et l'impact que nous souhaitions ? Elle aide à orienter la prise de décision sur les projets à poursuivre à l'avenir, sur la meilleure façon d'atteindre les objectifs de l'organisation et sur les leçons à tirer des nouveaux projets, afin d'améliorer les performances globales.  

Si vous n'êtes pas sûr de savoir par où commencer avec le suivi et l'évaluation, le meilleur endroit pour commencer est une théorie du changement. Une théorie du changement vous aide à identifier les activités et les projets que vous devez mettre en œuvre afin d'obtenir les résultats escomptés. Elle vous aide également à expliquer pourquoi vous pensez que les activités auxquelles vous participez créeront le changement que vous voulez voir dans le monde. Une fois que vous avez créé une théorie du changement, celle-ci devrait constituer une base solide pour identifier ce que vous devez mesurer, les données que vous devez collecter et une stratégie pour mesurer efficacement votre impact.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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 La collecte, la distribution, le stockage, le traitement et l'archivage des documents sont des processus fixes qui font partie de la gestion quotidienne des documents dans les organisations. Et n'oubliez pas : L'effacement et la recherche de documents.

Il est clair que les processus basés sur le papier constituent un obstacle à ce stade - ils demandent beaucoup de temps, manquent de clarté, en plus de tous les autres inconvénients du support papier. La gestion numérique des documents peut vous aider dans ce domaine et vous permet de faire un grand pas en avant dans la transformation numérique. Vous pouvez lire ci-dessous comment fonctionne un Système de Gestion de Documents (SGD), ce qu'il faut noter et quels avantages il apporte à l'entreprise.

Les fonctions du logiciel SGED

Situation initiale - Gestion des documents

Le stockage manuel des informations dans des dossiers papier est extrêmement chronophage et constitue une activité plutôt démotivante pour les employés. En même temps, il ralentit votre entreprise. Les longs délais de transport et d'attente ralentissent inutilement les processus commerciaux et retardent les tâches et processus ultérieurs. Souvent, il y a aussi un manque de transparence concernant les processus et les contenus actuels. Les informations ne peuvent pas être trouvées immédiatement, ce qui limite l'accès à l'information - même lorsqu'une réaction rapide est requise. Un Système de Gestion de Documents numériques, en revanche, aide votre entreprise à faire les bons choix.

Vos avantages grâce à la gestion numérique des documents

Le Système de Gestion Documentaire offre de nombreuses solutions prêtes à l'emploi, telles que la gestion des contrats, la gestion des commandes, le traitement des factures entrantes, la gestion du personnel et bien plus encore.

• - Plus de transparence : stockage structuré des informations et des documents
• - Plus d'efficacité dans les processus : localisation facile et transfert rapide des informations.
• - Meilleure coopération : la conservation centralisée des données facilite l'utilisation commune des documents
• - Traçabilité élevée : grâce à la gestion des versions et à la journalisation.
• - Respect des SLA en toute sécurité : grâce à la gestion des délais avec plusieurs niveaux d'escalade.
• - Formation rapide : même les nouveaux employés peuvent travailler en toute sécurité avec le système après une brève introduction.
• - Plus de flexibilité : l'information est disponible partout, 24 heures sur 24.
• - Maintenance réduite : grâce à l'administration centrale
• - Sécurité élevée : grâce à un concept de droits finement gradué et à une journalisation détaillée.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux membres de l'équipe de collaborer où qu'ils se trouvent. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur des documents et coordonner leurs activités d'édition et de révision.

Définition : Qu'est-ce que la Gestion de Documents Numériques (GDN) ?

Exemples de gestion de documents

En principe, il existe quatre types différents de GED. Dans une certaine mesure, la courte histoire de la gestion documentaire apparaît à travers cette différenciation. En même temps, les avantages et les inconvénients des quatre procédures de GED apparaissent clairement.

Le serveur de fichiers comme GED par rapport aux Systèmes de Gestion de Documents assistés par base de données.

Le stockage des documents dans des emplacements structurés en arborescence, par exemple sur des serveurs de fichiers, des lecteurs de réseau, des boîtes de réception et autres, remplace un problème par un autre : Un problème de papier pour un problème numérique. Cela signifie que les documents disparaissent dans des structures d'index peu claires. Et le stockage des documents à lui seul exige de la discipline - d'une structure de dénomination convenue pour les fichiers à l'emplacement de stockage adéquat en passant par le balisage, si ce dernier est possible. En règle générale, ce type de logiciel de GED s'avère inadéquat pour la gestion quotidienne des documents.

L'utilisation de tels systèmes en remplacement d'un Système de Gestion Documentaire est contre-productive. Le contenu des documents n'est souvent pas consultable, les métadonnées sont absentes, sans parler des flux de travail, des versions, etc. Seuls les noms de fichiers et les chemins de répertoires servent de supports d'information.

Systèmes de Gestion de Documents monolithiques vs. GED en tant que service

Les Systèmes de Gestion Documentaire actuels fonctionnent selon le schéma suivant : Un document est compilé, certaines informations du document sont sélectionnées, un ID de document est attribué. Le document et les métadonnées sont stockés dans une base de données. Le grand avantage : Grâce à l'ID du document, le document reste clairement identifiable et n'est pas perdu dans la GED. L'inconvénient : Pour accéder à la GED, vous devez installer un logiciel de GED sur l'ordinateur local.

Toutefois, l'exception confirme la règle. Cela signifie qu'il existe des Systèmes de Gestion de Documents qui fournissent à l'utilisateur un client web de GED basé sur un navigateur pour le travail quotidien. L'installation d'un logiciel sur l'ordinateur local est donc superflue.

Cela s'applique également à un SGD dans le nuage. Le DMS est alors accessible via le navigateur de votre choix : A tout moment, partout, même via un Smartphone/tablette. Cependant, un DMS dans le nuage apporte également de nombreux autres avantages : Comme pour tant d'autres offres de logiciels en tant que service (SaaS), le prestataire de services prend également en charge la maintenance du Cloud-DMS, et assure idéalement le fonctionnement sans faille du Système de Gestion Documentaire ; ainsi, par exemple, le prestataire effectue des sauvegardes régulières et automatisées. Ainsi, un système de gestion de documents dans le Cloud a également des coûts informatiques associés plus faibles. Toutefois, à ce stade, tout dépend de la conception des contrats de service en fonction du contenu. La durée de vie des services, le nombre d'utilisateurs, le volume de données utilisé, etc. sont parmi les facteurs les plus importants qui déterminent les coûts de la GED en nuage.

Selon le Système de GED utilisé, la Gestion Electronique des Documents a diverses autres fonctions. Les fonctions importantes et fréquemment utilisées de la GED sont les suivantes : La sécurité des révisions, le versionnage, l'archivage, les exigences de conformité en matière de protection de la vie privée, les flux de travail, les autorisations basées sur les groupes et bien d'autres encore. Un système de gestion de documents simplifie et accélère considérablement le travail quotidien, en particulier pour les organisations distribuées, c'est-à-dire les entreprises ayant plusieurs sites.

Qu'est-ce qu'un document dans le contexte de la GED ?

En définitive, un document stocké dans un système de GED, contient plus d'informations que le simple contenu du document.

Les informations supplémentaires accompagnant le document sont décrites comme des métadonnées. Celles-ci sont également attribuées au document, par exemple

• - Numéro et nom du projet
• - la date de création
• - la version
• - le statut
• - Centre de coûts
• - Vérificateur, etc.

Ces métadonnées peuvent être soit obtenues automatiquement à partir du document, soit ajoutées au SGD par un balisage manuel. Lorsqu'elles sont effectuées de manière cohérente et uniforme, elles contribuent à accélérer la recherche de documents. En outre, les documents d'un processus peuvent être résumés dans des dossiers, également appelés fichiers électroniques, sans autre forme de procès. À ce stade, il est clair qu'un système de gestion documentaire devient très vite le Saint Graal de l'information.

Logiciel de GED développé par WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est numéro 1 en matière d'archivage et de gestion électronique de documents.

Pourquoi la gestion des documents ?

Les Systèmes de Gestion Documentaire contemporains permettent de réduire considérablement la durée des processus et le temps de préparation des documents dans l'entreprise. Par conséquent, un système de GED soutient les processus d'entreprise de toutes sortes. Bien entendu, cela nécessite une GED supportée par une base de données. Certains groupes d'utilisateurs ont accès aux documents qui les concernent dans la GED, quel que soit le lieu.

En outre, un Système de Gestion Documentaire doit également accompagner, améliorer et simplifier d'autres processus d'entreprise. Par exemple, les processus RH, le traitement des factures entrantes, les processus P2P, etc. 

Comment fonctionne un système de gestion de documents numériques ?

Les documents ou d'une manière générale : L'information est disponible sous deux formes différentes dans les entreprises : Déjà électronique ou encore sous forme de papier. Ces informations doivent d'abord être saisies dans le système de gestion des documents - mais comment cela fonctionne-t-il et que se passe-t-il ensuite dans le SGD ?

Saisie des informations dans le système de gestion des documents

Selon le type de support, l'enregistrement des documents peut prendre différentes formes dans le SGD. Si l'information est déjà disponible sous forme électronique, les Systèmes de Gestion Documentaire contemporains sont capables de transférer cette information vers le SGD de manière largement automatique. Pour enregistrer les documents sur papier, un SGD utilise en général un scanner avec reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la capture numérique des documents.

Selon le type de document - ou plus généralement : Type d'information - certains formats existent. Par exemple, les informations qui ont été transférées avec l'un des nombreux formats d'échange de données informatisées (EDI). Par exemple : Factures de vente, connaissements, commandes, avis d'expédition, relevés de compte, spécifications de conception, réclamations d'assurance, etc. t ce sont des données structurées, tout comme les formats EDI.

Systèmes de gestion de documents et données structurées - un duo parfait

L'avantage de ces données structurées pour un SGD est évident : les données sont stockées à un endroit fixe, pour toujours. 

Tant que le créateur de la facture respecte la spécification convenue, il est facile de traiter automatiquement les informations structurées de la facture entrante dans le Système de Gestion des documents. Il est également évident qu'un flux de travail lancé via ce type de support est la clé de voûte de processus commerciaux sans faille.

Distribution de l'information dans le système de gestion des documents

Désormais, tout sera numérique, et les perturbations médiatiques n'auront plus lieu. L'un des grands avantages d'un SGD est que tous les documents et informations sont automatiquement dirigés vers les services compétents de l'entreprise.

L'endroit où les documents et/ou les informations sont finalement transportés est principalement traité par le DMS à l'aide de la catégorisation effectuée. Par le biais d'informations reconnues et sélectionnées, le Système de Gestion des Documents peut déterminer par exemple : Un document est un connaissement, une facture d'entrée ou un contrat, etc.

C'est à ce stade que la GED présente un avantage important : Car désormais, un système de gestion documentaire contemporain peut s'engager dans ce que l'on appelle des flux de travail.

Systèmes de gestion de documents et flux de travail - s'asseoir et laisser faire

Le transport des documents et le traitement des documents dans les différents services peuvent être effectués de manière entièrement électronique avec une GED moderne. Au cours d'un flux de travail, un Système de Gestion Documentaire envoie automatiquement les documents aux processeurs ou aux groupes concernés, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise, à l'aide de paramètres définis (catégorie, projet, numéro de client, etc.). Ce qui est important à ce stade : Ce n'est pas le document lui-même qui est envoyé, mais le lien vers le document concerné dans le système de gestion documentaire. La notification se fait soit dans le système de GED lui-même, soit par e-mail.  Cela présente l'avantage que le document reste accessible à tous les autres employés autorisés pendant toute la durée du flux de travail. Ainsi, les copies de documents appartiennent au passé, tout comme la complexité qui en découle.

Un bon Système de Gestion de Documents se distingue par la possibilité de choisir entre deux types de flux de travail : Les flux de travail ad hoc pour les tâches qui se produisent rarement, et les flux de travail fixes plus complets pour les tâches récurrentes.  La différence entre les deux :  Les flux de travail ad hoc peuvent être créés et mis en place rapidement si nécessaire, mais ils n'ont pas de modèle de processus fixe préalable. Ils sont donc l'outil idéal pour résoudre des tâches simples, qui ne se présentent qu'au cours d'une journée de travail :  Par exemple, vous remarquez pour la deuxième fois que les factures du client XY sont soulevées pendant le traitement. Comme vous utilisez des recettes d'escompte et que vous voulez éviter les frais de rappel, vous et vos collègues de travail pouvez facilement être informés lorsque le cas se produit, via la gestion des documents.

Exemples de flux de travail de la GED

La caractéristique la plus importante de la GED est la classification et le stockage approprié des documents. Comme illustré, des workflows peuvent également être établis dans le Système de Gestion Documentaire. Cela s'applique à tous les documents. Et surtout, en combinant les flux de travail de la GED avec les systèmes ECM ou ERP, des simplifications permettant de gagner du temps peuvent être réalisées.

Tâches et délais - les workflows dans la GED

Un flux de travail simple et très basique, qui peut être mis en œuvre avec un Système de Gestion Documentaire, est le suivi des tâches et des échéances. Il est très facile à réaliser. Dès son arrivée dans la GED, un document est envoyé à un groupe de processeurs - et le document est assorti d'un délai fixe, une "date limite", avant laquelle la tâche liée au document doit être achevée. Si personne ne s'occupe de la tâche dans ce délai, la gestion de l'escalade interviendra. Cela signifie qu’il y aura un rappel sur la situation non résolue. Si aucun des employés concernés ne réagit à la référence au flux de travail GED, des notifications automatiques peuvent par exemple être transmises au chef d'équipe.

Flux de travail GED plus complexes

Bien sûr, des flux de travail plus complets peuvent également être mis en œuvre avec un Système de Gestion des Documents : par exemple, le flux de travail des factures entrantes. Il est facile de reconnaître que ce flux de travail consiste en plusieurs tests factuels et techniques - avec un transfert ultérieur vers un système ERP pour enregistrer la facture et finalement l'archiver.

Logiciel d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de modéliser vos flux de travail en respectant les informations documentées.  

Gestion des documents : Sécurité des documents et des révisions

La description des versions des documents dans le système de GED est certainement l'une des fonctions les plus utiles. Une question qui se pose continuellement dans ce contexte est celle de la sécurité des révisions des documents. Que signifie la sécurité des révisions ? Réponse courte : Vous voulez vous assurer qu'un document n'est pas modifié ou manipulé pendant sa durée de vie dans le système de gestion des documents, sans que cela ne soit perceptible.

Cependant, comment un Système de Gestion des Documents peut-il garantir la sécurité des révisions d'un document ? Un exemple à titre d'illustration : Qui se sentirait capable de prendre un document dans un pool de 1000 documents, et de dire : C'est un document inchangé ?

Pour garantir cela, un SGD moderne dispose de sommes de contrôle. Ces sommes de contrôle, également appelées valeurs de hachage, sont calculées à partir du contenu du document. Ces valeurs de hachage sont claires. Cela signifie : au même contenu du document, la même somme de contrôle. Et un document modifié signifie inévitablement une somme de contrôle différente. Le système DMS se charge de cette tâche en arrière-plan et affiche le statut calculé.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce qu'un Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce que le SGRH ?

Le travail des RH est plus complexe et impliqué aujourd'hui qu'il ne l'a jamais été. Il y a tellement de choses qui entrent dans la gestion des informations sur les employés, qui sont utilisées pour tout, du recrutement et de l'embauche à la formation, aux évaluations, et bien plus encore. L'importance et la main-d'œuvre derrière ces tâches font qu'il est essentiel pour les professionnels des ressources humaines de disposer d'un logiciel de gestion des RH pour une gestion plus efficace des informations relatives aux RH.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer le recrutement des candidats, la gestion de la paie, l'approbation des congés, la planification de la relève, le suivi des présences, la progression de la carrière, les évaluations des performances et la gestion globale des informations sur les employés au sein d'une organisation.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent désormais un SGRH (Système de Gestion des Ressources Humaines) une combinaison de systèmes et de processus qui relie la gestion des ressources humaines et les technologies de l'information grâce à un logiciel RH. Un SGRH peut être utilisé pour le recrutement des candidats, la gestion de la paie, l'approbation des congés, la planification de la relève, le suivi des présences, la progression de la carrière, les évaluations des performances et la gestion globale des informations sur les employés au sein d'une organisation.

L'automatisation des tâches répétitives et chronophages dans le domaine de la Gestion des Ressources Humaines permet de libérer certains des employés les plus précieux de l'entreprise et de se concentrer sur la culture, la fidélisation et d'autres domaines à fort impact.

Quelle est la différence entre le SGRH et le SIRH ?

Le terme SGRH est parfois utilisé comme synonyme de SIRH (système d'information sur les ressources humaines), mais un SIRH est en fait un type de SGRH. Sur le plan fonctionnel, cependant, il n'y a pas de réelle différence dans le type de systèmes proposés sous l'un ou l'autre titre. À une certaine époque, un SGRH était une solution automatisée plus complète pour la gestion des ressources humaines qu'un logiciel étiqueté SIRH ou même GCH, mais le changement de marque de nombreuses entreprises a fait en sorte que les différents titres de logiciels sont généralement indiscernables. Les différences notables sont mentionnées ci-dessous.

Aujourd'hui, un SIRH est conçu pour suivre les données numériques et les informations sur les employés, comme leur horaire ou leur numéro de sécurité sociale. Un SIRH aide également les départements RH à gérer leurs politiques, leurs procédures et les personnes en général. Les tâches au cœur d'un SIRH comprennent les rapports, la formation, le recrutement, la rémunération, l'administration des avantages sociaux, le suivi des données, l'automatisation des flux de travail et les fonctions comptables.

D'autre part, un SIRH est plus robuste et comprend à la fois des technologies informatiques et de gestion des RH. Il traite toutes les mêmes informations qu'un SIRH et un HCM, en plus des informations non quantitatives concernant les employés et les candidats. Parmi les fonctionnalités uniques du SGRH, citons l'accueil, la satisfaction des employés, les performances professionnelles, les analyses, la rentabilité, etc.

Les avantages du SGRH pour une organisation

La gestion des activités RH par un logiciel SGRH est un dénominateur commun aux entreprises qui réussissent ; rares sont les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, qui ont réussi sans avoir mis en place une forme d'automatisation des RH. L'accessibilité mobile a transformé les départements RH modernes, en mettant l'information et la gestion des tâches au bout des doigts des employés et des managers. Le SGRH a contribué à réduire efficacement la bureaucratie et à "aplanir" de nombreuses organisations.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de gérer les rapports, la formation, le recrutement, la rémunération, l'administration des avantages sociaux, le suivi des données, l'automatisation des flux de travail et les fonctions comptables.

Un SGRH peut aider les grandes organisations et les petites entreprises en démarrage à augmenter leur taux de croissance et leur productivité. Voici quelques exemples d'avantages supplémentaires qu'une organisation peut retirer de l'utilisation d'une plateforme SGRH.

• Les employés peuvent se charger de certaines tâches administratives liées à la saisie de leurs informations personnelles, ce qui permet aux professionnels des RH de récupérer du temps.
• Un SGRH est doté d'une sécurité intégrée, notamment de mesures d'authentification qui limitent l'accès aux utilisateurs autorisés et protègent les données de l'entreprise.
• La plupart des plateformes SGRH permettent aux utilisateurs de personnaliser leur flux de travail en fonction des besoins de leur organisation et d'obtenir la meilleure expérience utilisateur possible.
• Les responsables de l'organisation peuvent programmer des rappels et des courriels automatiques par l'intermédiaire d'un SGRH, ce qui facilitera l'accusé de réception du message et fera gagner du temps aux gestionnaires dans la recherche des réponses.

Fonctions communes des systèmes SGRH

La fonction du département des ressources humaines consiste à suivre les antécédents, les compétences, les aptitudes, les salaires et les réalisations des employés. En remplaçant certains processus par des systèmes SGRH de différents niveaux, on peut répartir les responsabilités en matière de gestion de l'information de façon à ce que la majeure partie de la collecte d'information ne soit pas strictement déléguée aux RH. En permettant aux employés de mettre à jour leurs informations personnelles et d'effectuer d'autres tâches, les informations sont plus précises et les professionnels des RH ne sont pas accaparés.

Chaque module remplit une fonction distincte au sein du SGRH qui contribue à la collecte ou au suivi des informations. Par exemple, l'embauche se fait par le biais du module de recrutement et d'accueil, la performance des employés par le biais du module d'évaluation et de gestion de la performance, et ainsi de suite.

Ces modules du SGRH peuvent aider à :

• la gestion de la paie
• le recrutement et l'accueil
• la collecte, le stockage et l'accès aux informations sur les employés
• la tenue des registres de présence et le suivi de l'absentéisme
• l'évaluation des performances
• Administration des avantages sociaux
• Gestion de la formation
• Libre-service pour les employés
• Planification des employés
• Analyse et prise de décision éclairée

Évaluer le besoin d'une solution SGRH

Avant qu'une entreprise ne prenne une décision concernant la sélection d'une solution SGRH, il est important que l'équipe de direction identifie les besoins de l'entreprise, ses processus et ses objectifs à court et à long terme. Il est essentiel pour la réussite du projet d'impliquer fortement les professionnels des RH dans le processus. Selon la taille et la structure de l'entreprise, il peut être utile d'organiser une réunion à l'échelle de l'organisation ou de choisir des représentants de chaque service pour discuter des objectifs et des options du SGRH.

Voici quelques points à aborder lors de cette réunion pour déterminer si votre entreprise pourrait bénéficier d'une plateforme SGRH :

• Votre département RH est surchargé de travail et n'a pas le temps d'accomplir toutes ses tâches.
• Votre entreprise perd de l'activité et de l'argent à cause d'erreurs de données RH et de conformité.
• Votre personnel est réparti sur plusieurs sites et ne dispose pas d'une plateforme unifiée pour le mettre en relation avec un supérieur hiérarchique direct
• Vous ne disposez pas des mesures nécessaires pour contrôler les employés non engagés et/ou n'avez aucun moyen de suivre les raisons de la rotation du personnel.
• Vos employés n'ont pas la responsabilité et/ou la possibilité de gérer leur propre évaluation de performance.

Sécurité des logiciels de gestion des RH

La sécurité est une préoccupation majeure lorsqu'il s'agit de choisir un Système de Gestion des Ressources Humaines. Les informations stockées dans un SGRH sont très sensibles, y compris les données exclusives de l'entreprise et les volumes d'informations personnelles sur les employés. 

La sécurité interne est également essentielle ; les informations doivent être protégées par des mots de passe dont le niveau d'accès varie en fonction du poste occupé. Si la plupart des entreprises permettent désormais aux employés d'accéder à certaines parties des solutions SGRH, ceux-ci doivent comprendre l'importance de maintenir l'intégrité du système et de protéger la sécurité des informations qu'il contient (c'est-à-dire pas de partage de mot de passe). Des mesures de protection doivent également être mises en place pour interdire rapidement l'accès des employés licenciés aux systèmes.

Comment trouver le bon SGRH pour votre entreprise ?

Choisir et mettre en œuvre le bon SGRH pour votre entreprise peut faire une énorme différence pour sa croissance et son succès futurs. S'il est possible de s'occuper des fonctions RH manuellement, un système automatisé peut contribuer à élever les niveaux de productivité et changer la façon dont votre entreprise est perçue sur le marché moderne. Il est important de se rappeler que ces systèmes ne sont pas "taille unique", cependant ; tout comme chaque entreprise est différente, les systèmes disponibles sur le marché le sont aussi.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, est doté d'une sécurité intégrée, notamment de mesures d'authentification qui limitent l'accès aux utilisateurs autorisés et protègent les données de l'entreprise.

Voici quelques conseils pour identifier le bon SGRH pour votre secteur d'activité et votre organisation :

• Comprendre les caractéristiques de base du SGRH et comment il peut répondre aux problèmes de conformité et aux défis posés par une main-d'œuvre croissante et une structure organisationnelle en évolution.
• Identifiez les points forts de plusieurs fournisseurs et comparez leurs performances.
• Faites vos recherches et découvrez quelle technologie répond le mieux à vos besoins
• Déterminez quel SGRH offre la meilleure expérience utilisateur pour vos employés.
• Évaluez l'entreprise de SGRH dans son ensemble, y compris son service à la clientèle, ses pratiques et son succès, en plus du produit de l'entreprise.