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Vous savez donc que vous avez besoin d'un bon logiciel de suivi et d'évaluation (S&E) pour des processus plus efficaces. Cependant, au sein d'une organisation, les besoins des différents employés peuvent varier, ce qui signifie que ce qui est "bon" ou important pour l'un peut ne pas l'être pour un autre.
Néanmoins, nous avons consulté nos experts internes pour établir cette liste de contrôle des caractéristiques que tout logiciel de S&E digne de ce nom doit posséder. Que vous soyez chef de projet, cadre supérieur ou même bailleur de fonds, cette liste vous donnera une idée de ce qu'il faut rechercher.
1. Une interface conviviale
Vous avez déjà remarqué que certains logiciels et applications sont plus faciles à prendre en main que d'autres ? C'est exact, une interface conviviale signifie que vous n'avez pas besoin de consacrer autant de temps à vous former pour devenir compétent, car tout fonctionne si naturellement qu'on a l'impression qu'elle est une extension de vous-même.
2. Fonctionnalité hors ligne
Pas d'Internet, pas de problème ! Recueillir des données dans des endroits où la connectivité Internet est limitée ne signifie plus que vous devez recourir à la "bonne vieille" méthode du papier et du crayon (et ne soyons pas romantiques), si le logiciel de suivi et d'évaluation fonctionne hors ligne et synchronise les données que vous avez récemment saisies dans la plateforme dès que vous vous connectez.
3. Saisir les indicateurs et suivre les progrès en temps réel
Lorsque vous pouvez suivre vos données par rapport aux indicateurs en temps réel, c'est ainsi que vous mesurez vos progrès et votre impact et que vous savez si vos projets font la différence.
4. S'intègre bien aux outils externes de collecte de données
Vous collectez souvent des données sur des outils externes ? Vous voudrez un logiciel de suivi et d'évaluation qui s'intègre parfaitement avec eux afin que le travail sur les différentes plateformes devienne un jeu d'enfant.
5. Capacité d'importer et d'exporter des données à partir de sources multiples
Comme nous collectons et sauvegardons souvent des données dans des outils et sources externes, la possibilité d'importer ces données dans un logiciel de S&E nous permet de les gérer en un seul endroit. Un bon logiciel de M&E doit également être capable d'exporter les données vers des sources externes pour les partager facilement.
6. Fournir des modèles de formulaires réutilisables
Disposer de modèles de formulaires réutilisables dans un logiciel de suivi et d'évaluation vous permet de vous inspirer de programmes antérieurs et d'exemples de bonnes pratiques pour éviter de perdre du temps à créer de nouveaux formulaires ou à commettre les mêmes erreurs qu'auparavant.
7. Créer des rapports et des formulaires personnalisés
Un bon logiciel de suivi et d'évaluation doit permettre la production de rapports transparents en rendant possible la création de rapports personnalisés adaptés à votre programme que vous pouvez facilement partager avec vos partenaires, donateurs et parties prenantes. Ce qui est encore mieux, c'est que le même outil offre également une fonction permettant de concevoir vos propres formulaires de collecte de données afin d'inviter vos partenaires à consulter ou à modifier les programmes auxquels ils contribuent.
8. Inclut des fonctions de cartographie
Les outils de cartographie fournissent une représentation visuelle des sites où se déroulent vos projets, ce qui vous permet d'en avoir une vue d'ensemble d'un seul coup d'œil. Avec une carte interactive, vous obtenez également d'autres couches de données qui vous indiquent qui travaille à un endroit particulier et si des données d'indicateurs y ont été collectées, par exemple.
9. Capacité à nettoyer les ensembles de données
L'une des tâches les plus fastidieuses pour un responsable du S&E est le nettoyage et la consolidation d'énormes ensembles de données dont la qualité et le format varient. Un logiciel de S&E qui peut le faire pour vous vous fait gagner du temps et réduit la possibilité d'erreur humaine.
10. Capacité d'automatiser une série de fonctions sur des ensembles de données (par exemple, comptage, somme, moyenne, etc.).
Le fait que tous vos chiffres soient préparés et automatisés par un outil de suivi et d'évaluation facilite grandement l'exécution d'une analyse sur ces chiffres.
11. Inclure une bibliothèque d'indicateurs standard
Une bibliothèque d'indicateurs standard, alignée sur votre cadre de résultats, décrit comment vos activités ont contribué aux objectifs de votre programme, de sorte que vous sachiez toujours quoi mesurer.
Nous espérons que cette liste vous a donné une idée de la manière dont les différentes fonctionnalités d'un logiciel de suivi et d'évaluation peuvent vous aider dans votre travail.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).