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Un système de gestion électronique de documents (GED) gère la création, l'utilisation et le stockage de documents dans la plupart des formats, sinon tous. Bien que les systèmes de gestion électronique de documents présentent des similitudes avec les systèmes de gestion de contenu d'entreprise ( SGCE ), il peut être important de les différencier, notamment lors de la recherche de solutions. La plupart des systèmes de gestion de contenu d'entreprise peuvent être considérés comme des plateformes de GED, mais pas l'inverse. Les plates-formes de GED sont dépourvues de certaines des fonctionnalités des systèmes de gestion de contenu d'entreprise, notamment la capture intelligente de contenu, l'automatisation des processus métier et les fonctions de gestion des documents.
Cependant, même seul, un système de gestion électronique de documents offre une solution complète pour aider les travailleurs du savoir à organiser et à distribuer efficacement les documents au sein de leur organisation.
Les plateformes de GED contiennent des outils pour :
- Le stockage évolutif et centralisé des documents
- Versionnage, balisage et édition collaborative
- le contrôle d'accès et le balisage
- Gestion des métadonnées et recherche en texte intégral
- des recherches fédérées sur plusieurs ressources et plateformes
- Gestion du cycle de vie des documents et des enregistrements
- Partage de fichiers internes et externes
- Suivi de l'historique des documents et de l'activité du système
En centralisant l'utilisation et l'accès à l'information, la gestion électronique des documents sert de pivot à partir duquel des stratégies de gestion de l'information plus larges, telles que la GED, la gestion des dossiers et l'automatisation des processus métier, peuvent être connectées et déployées.
Caractéristiques communes des GED
Un système de gestion électronique de documents offre un ensemble de fonctionnalités robustes visant à promouvoir la gouvernance de l'information, la transparence et la collaboration au sein de l'entreprise.
- Recherche fédérée
Permettez aux employés autorisés de localiser des fichiers dans les dossiers et les dépôts de documents, avec la possibilité d'effectuer des recherches basées sur le nom du fichier, les métadonnées, le contenu du document et plus encore.
- Annotation de documents
Ajoutez des annotations, des surlignages, des tampons, des zones de texte, etc. à vos documents. Les systèmes de GED avancés offrent également la possibilité d'expurger des informations particulièrement sensibles.
- Sécurité et pistes d'audit
Utilisez des contrôles de sécurité robustes et des balises de document pour vous assurer que les informations ne sont accessibles qu'aux employés, rôles ou services autorisés. Les pistes d'audit permettent de savoir automatiquement qui accède aux informations et à quel moment, afin de garantir la conformité aux réglementations.
- Gestion des dossiers
Stockez les documents en toute sécurité, associez-les à des calendriers de conservation et appliquez des mises en suspens légales, ce qui simplifie la mise en conformité avec les réglementations en matière de tenue de documents et la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie.
- Métadonnées des documents et recherche en texte intégral
Les champs de métadonnées personnalisables - qui peuvent inclure des informations telles que les dates de création, les statuts et plus encore - fournissent un contexte aux documents et facilitent leur recherche. Un système de gestion électronique de documents permet également aux utilisateurs de rechercher un terme dans le texte intégral d'un document lorsque les métadonnées ne suffisent pas.
- Contrôle des versions
Suivez automatiquement les modifications apportées aux documents et aux métadonnées, en créant un historique de l'utilisation des documents afin de maintenir la conformité aux normes de gouvernance. Les fonctions d'archivage et d'extraction permettent de garantir l'intégrité des informations et de rationaliser la collaboration.
- Résilience et évolutivité du cloud
Réduisez les temps d'arrêt du système et soyez prêt à faire face à toute augmentation d'échelle grâce à une GED basée sur le cloud qui s'adapte à vos besoins avec peu ou pas de coûts d'infrastructure ou de maintenance informatique.
- Services de coffre-fort numérique
Les organisations appartenant à des secteurs hautement réglementés, comme la gestion de patrimoine, peuvent conserver leurs documents dans un format inaltérable.
- Accès aux applications mobiles
Tirez parti d'applications mobiles faciles à utiliser pour récupérer et recevoir en toute sécurité des informations de votre dépôt, ce qui augmente la collaboration entre les personnes au bureau et sur le terrain.
- Partage de fichiers externes
L'hébergement sécurisé des fichiers individuels et les portails publics permettent de partager les informations avec des parties externes de manière sûre et pratique.
Qui utilise la GED ?
Les organisations commencent généralement à envisager un système de gestion électronique des documents lorsque les temps de réponse aux clients deviennent trop lents, que les services ne disposent pas de la bande passante nécessaire pour résoudre les goulets d'étranglement récurrents, que l'archivage traditionnel devient trop coûteux ou que les risques réglementaires sont exposés après une violation de données ou une amende de conformité.
Pour les organisations qui ont des processus d'affaires définis mais exigeant beaucoup de ressources, une GED est idéale. La gestion documentaire permet aux entreprises de tous les secteurs d'activité d'éviter ce travail fastidieux en éliminant la maintenance manuelle des documents, en faisant gagner un temps précieux au personnel et en augmentant les bénéfices.
Points douloureux courants avant d'utiliser une GED :
- Coûts élevés de la conservation et de l'archivage physiques et/ou externalisés.
- Recherche et récupération de documents qui prennent beaucoup de temps
- Temps de réponse trop longs pour les demandes des clients
- Retards croissants dans les processus métier de base
- Informations compartimentées entre les services et les équipes de projet
- Problèmes de gouvernance de l'information et risques de reprise après sinistre
- Erreurs de collecte de données dues au processus manuel de gestion des documents
Les déploiements de systèmes de gestion électronique de documents sont souvent initiés par le service informatique afin de normaliser les pratiques de gestion de l'information entre les départements qui étaient auparavant incohérentes ou variées. Par exemple, si un service utilise son propre système d'imagerie et qu'une autre équipe conserve des fichiers sur tous les supports, des ordinateurs personnels aux lecteurs en nuage et aux lecteurs partagés non sécurisés, un service informatique avisé peut intervenir et mettre en œuvre un SGED pour normaliser et protéger ces informations.
Plus précisément, les chefs de service qui supervisent les processus de back-office tels que la gestion des RH, la comptabilité et la gestion des contrats (ou d'autres processus répétitifs avec des étapes définies) catalysent souvent le passage à une plateforme de GED. Le lancement d'un projet de gestion documentaire à petite échelle pour un processus spécifique permet de démontrer les gains initiaux qui peuvent être appliqués à d'autres secteurs de l'entreprise.
La mise en œuvre d'un logiciel de gestion électronique de documents est également la première étape recommandée qu'une entreprise peut entreprendre pour lancer des projets de transformation numérique plus importants. Le passage du stockage physique au stockage numérique ouvre la voie au déploiement de solutions d'automatisation des processus et à l'obtention d'analyses approfondies des opérations commerciales.
La gestion des documents expliquée
Découvrez comment votre entreprise peut mieux organiser et sécuriser son contenu grâce à un système de gestion documentaire. Une GED fournit un référentiel centralisé et protégé auquel les employés peuvent accéder de presque partout, tout en augmentant la transparence et l'efficacité dans toute l'entreprise.
Avantages et retour sur investissement de la GED
Les entreprises qui choisissent une plateforme GED pour numériser leurs archives papier constatent des gains initiaux en réduisant le volume de papier à stocker et en réaffectant les ressources financières et humaines auparavant consacrées à la gestion de la paperasse.
Cependant, les avantages sont bien plus nombreux. En fin de compte, un ensemble robuste d'outils de gestion des documents permet aux organisations de :
- Fournir un seul point d'accès à vos informations
Plus besoin de fouiller dans plusieurs salles de stockage ou systèmes logiciels pour trouver ce dont vous avez besoin. Les utilisateurs peuvent trouver exactement ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin - à travers les référentiels, les dispositifs et les formats de documents.
- Assurez la résilience en temps de crise
Choisissez une GED basée sur le cloud et soyez prêt à faire face à tout ce qui vous arrive, vos informations étant toujours prêtes et sauvegardées 24 heures sur 24.
- Favorisez la collaboration entre les équipes
Des options de balisage étendues, le contrôle des versions, l'édition simultanée de documents et bien d'autres choses encore permettent aux employés de travailler ensemble sur les modifications de documents et de prendre des décisions commerciales plus éclairées.
- Augmentez la transparence dans l'utilisation et la modification des documents
Obtenez une vue d'ensemble de l'utilisation des documents au sein de l'entreprise et gérez les documents à l'aide de calendriers de conservation clairement définis.
- Améliorer la sécurité des documents
Contrôlez l'accès aux informations et réduisez le risque de violation des données, de perte de documents et d'infractions à la réglementation.
- Traitez rapidement les demandes des clients et des services publics
Fournissez un accès instantané et sécurisé aux clients ou aux citoyens avec des portails publics, ou partagez-les sur une base individuelle en utilisant le partage de fichiers sécurisé.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).