WEBGRAM vous présente la Gestion Electronique de Documents

Afrique, Sénégal, Dakar, WEBGRAM, ingénierie logicielle, programmation, développement web, application, informatique :Gestion Electronique de Documents
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La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein de votre organisation.

WEBGRAM, à travers sa solution de EAGLE GED, met principalement en œuvre des systèmes de numérisation, d'indexation, de classement, de stockage d'information, d'accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents.
Notre solution de GED a atteint un exceptionnel niveau de maturité, et apporte des bénéfices uniques en termes d'ouverture, de pérennité, et de coûts. La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de :
  • limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données ;
  • rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation ;
  • éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ;
  • sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ;
  • favoriser la sauvegarde des documents sensibles ;
  • réduire les coûts directs et indirects liés à l'exploitation des documents.
Architecture web

Eagle GED est :
  • une solution Full Web, développée avec des outils Open Source,
  • un système ouvert, pouvant s’interfacer facilement avec d’autres systèmes informatiques (ERP, Systèmes d’Information Géographique, etc.),
  • générique et fortement paramétrable permettant une personnalisation et une mise en œuvre très rapide,
  • ergonomique et offre une interface conviviale et intuitive,
  • multi-langues et se paramètre simplement pour prendre en compte les spécificités d’un pays,
  • doté d’un module d’administration indépendant avec une gestion de la sécurité respectant les standards internationaux.
Fonctionnalités de Eagle GED

Sécurité et connexion
Il s’agit de rendre le document accessible aux personnes autorisées. C’est à l’entreprise de bien définir qui a le droit de faire quoi sur quelles données.

Administration
Les personnes autorisées ont la possibilité de gérer la sécurité, les utilisateurs et groupes, les flux de productions, l’archivage des documents, ….

Arborescence des documents
Les documents existants dans le système sont affichés selon leur arborescence. Ainsi on peut organiser les documents et accéder à tous les détails des dossiers.

Métadonnées
C’est un ensemble d’informations qui renseigne les éléments essentiels dont nous avons besoin pour gérer, classer et rechercher un document, au-delà du contenu du document en tant que tel. Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper :
  • le titre,
  • l'auteur,
  • les données de validation,
  • une ou des signatures électroniques,
  • un horodatage,
  • la source,
  • le type de fichier,
  • ...
Ces métadonnées constituent un premier niveau d'indexation.

Indexation
La GED tire parti de l'outil informatique pour indexer les documents. Cette indexation regroupe les métadonnées du document (dérivées automatiquement ou saisies manuellement) et le contenu du document par extraction de mots-clés.
Cette extraction peut être :
  • automatique : généralement exhaustive mais moins précise,
  • manuelle : plus précise mais sujette à omissions et erreurs.
Les outils de recherche utilisent ensuite l'indexation pour retrouver les documents.

Recherche
Le moteur de recherche tire parti de la puissance documentaire des applications GED. Grâce à la recherche simple, vos collaborateurs requêtent en un clic sur les métadonnées et les contenus de l’ensemble des éléments de la base documentaire, les droits d’accès aux documents étant respectés.

Une grille de recherche avancée propose à vos collaborateurs de combiner plusieurs critères pour retrouver aisément une information précise.

Sauvegardes
La mise en place d'une GED impose la sauvegarde régulière et fiable du dépôt de documents. Perdre une année entière de factures à cause du dysfonctionnement d'un disque dur est une perspective inacceptable.

Droits d'accès
Tous les employés ne peuvent avoir accès à tous les documents d'une entreprise. C'est notamment le cas pour les documents commerciaux confidentiels ou les données des ressources humaines. Un système de GED doit donc fournir une gestion forte des droits d'accès (lecture, modification, suppression, création). Ces droits sont alors attribués à des personnes et à des groupes de personnes prédéfinis.

Workflow
L'utilisation correcte d'un système de GED suppose qu'un workflow (ensemble de procédures définissant les tâches individuelles à effectuer pour différentes opérations) est mis en place à tous les niveaux de l'entreprise. Pour que la GED soit utile, il faut que le document soit numérisé et bien indexé. Le workflow doit regrouper toutes les étapes du cycle de vie d'un document électronique, de son acquisition à son archivage en passant par son indexation et les procédures de sauvegardes. Ce workflow peut certes être considéré comme une contrainte, mais il permet de rationaliser la gestion documentaire de toute l'entreprise.



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