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La Gestion électronique de documents est une interface qui facilite la centralisation et la collaboration des documents d'un projet de construction. Elle est également appelée armoire à plans virtuelle.
Elle stocke aussi bien les documents graphiques que les documents écrits d'un projet.
Voici quelques exemples de documents graphiques d'une GED :
Plans / Blueprints :- Images
- Diagrammes.
- Spécifications du projet
- Documentation technique
- Contrats, devis
- Et éventuellement des échanges de courrier et de courriel
Que peut faire une GED ?
Outre le stockage des documents, une GED rend également possible la collaboration et le copilotage de l'avancement de la validation et de la révision du document sur votre projet.
Parmi les fonctionnalités de base des GED, et sans faire un inventaire de toutes les fonctions existantes, on retrouve souvent :
Le versioning : permet de gérer les différentes versions d'un document. A chaque modification d'un plan, l'index monte d'un cran (par exemple de l'index A à B) et la GED conserve l'historique de l'ancienne version.
Les validations : les divers interlocuteurs sont notifiés de l'arrivée d'un document sur la GED et peuvent les consulter, les baliser ou les valider en fonction de leur rôle dans l'organigramme du projet. Ils peuvent également les commenter s'ils ont des remarques et donner le statut du document.
Visas : Les GED ont souvent des statuts de validation qui peuvent être donnés aux documents lorsqu'ils sont étudiés pour approbation :
- Bon pour l'exécution
- Validé sans observation
- Validé avec observation
- Validé avec Observation bloquante
- Refusé
Workflows de validation et de diffusion : les GED les plus avancées intègrent un ordre de validation des documents appelé workflow. Il permet de définir :
- Qui valide quel type de document,
- Dans quel ordre les valideurs doivent valider le document,
- Et s'il y a des validateurs, dont les visas sont obligatoires ou facultatifs.
Des fonctionnalités de GED plus avancées :
Chaque éditeur a la possibilité de proposer ses propres fonctionnalités, comme les annuaires ou la messagerie interne. Enfin, on peut parfois s'interroger sur la valeur réelle ou l'adoption effective de ces fonctionnalités par les utilisateurs.
Parmi les fonctions les plus avancées :
- Les visionneuses de maquettes numériques qui permettent de visualiser des fichiers (par exemple au format Revit ou IFC).
- La gestion des RFI, des appels d'offres, des devis, des factures ou des bons de travail.
- La génération de bordereaux de distribution de documents.
- La visualisation des fichiers sur la plateforme, notamment lorsqu'ils sont dans des formats propriétaires (comme les dessins DWG).
Quand utiliser une GED ?
La GED peut être mise en place dès le début d'un projet. En d'autres termes, dès qu'il est nécessaire de stocker des documents afin de tout centraliser dès le départ. Certains maîtres d'ouvrage installent une GED bien avant que la société de gestion de projet ne soit même désignée. Le besoin principal d'une GED peut commencer dès que l'on commence à partager des documents et à demander leur approbation. Les principaux utilisateurs sont les maîtres d'ouvrage, les entrepreneurs généraux, les cabinets d'architectes et tous les entrepreneurs qui gèrent la documentation de leur projet à l'aide de cette plateforme.
Sur quel type de projet doit-on utiliser une GED ?
En général, la GED est utilisée sur des projets de grande envergure mais cette tendance semble changer. Jusqu'à présent, elle n'a été adoptée que sur les grands projets d'infrastructure et d'immobilier d'entreprise, un peu moins sur les projets de logements collectifs et très peu sur les maisons individuelles.
Plus il y a de personnes impliquées, plus le projet est complexe, plus il est justifié d'investir dans une GED.
Comment les gens procèdent-ils sans la GED ?
Le courrier électronique : les documents sont encore échangés par courrier électronique.
Mais cette pratique présente plusieurs inconvénients. Par exemple, les entreprises réalisent les travaux sans avoir la dernière version du plan, le projet peut être retardé en attendant éternellement un balisage Quelles en sont les causes ? Elles sont nombreuses : oubli de mettre certaines personnes dans la boucle des emails, documents trop lourds pour certaines boîtes aux lettres, emails qui passent dans les SPAM, etc...
Outils cloud généralistes : tels que Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive, Box...
Combien coûtent les EDM ?
Le prix d'une GED est très variable. Les modèles économiques diffèrent radicalement selon le type de projet.
Quelle est la meilleure façon d'assurer le suivi de son chantier sur une GED ?
Selon un scénario assez classique : les études prennent du retard et les plans ne sont pas déposés à temps sur la plateforme. Il est donc nécessaire d'envoyer des rappels à plusieurs reprises. Une fois cette étape franchie, les validations de documents peuvent, à leur tour, faire perdre un temps précieux au projet. En effet, si le valideur ne se rend plus sur la plateforme GED, il peut être incité à valider les documents rapidement. Les commandes de matériaux seront donc souvent faites tardivement et il pourra être demandé au fournisseur de comprimer les délais de fabrication et de livraison, alors même que les livraisons sont fréquemment en retard... Les validations tardives de documents peuvent mettre la pression sur les équipes de chantier pour accélérer l'exécution de la construction, ce qui entraîne des erreurs et des risques pour la sécurité. Ainsi, les retards de la phase de conception ont des conséquences tout au long du projet, et lorsqu'ils sont mal gérés ou mal supervisés, cela peut entraîner des reports de délais à long terme.
Bien que le planning soit géré sur un outil de planification, la réussite de la phase de conception et d'exécution peut être obtenue grâce à des plateformes de contrôle des documents. Pour gérer votre projet, ces plateformes fournissent des outils tels que :
Un tableau de bord : Généralement dans la page d'accueil, vous disposez de graphiques qui indiquent l'avancement du projet en un coup d'œil. Les documents déposés ou les validations tardives sont en rouge ; ceux qui le seront bientôt sont en orange....
Tableau de suivi : en général, on peut exporter un tableau excel avec la liste de tous les documents et leur état d'avancement (état du dépôt sur la plateforme, état de sa validation, commentaires associés...).
Une prévision des plans et documents : les entreprises sont invitées à fournir une liste prévisionnelle des documents qu'elles comptent produire, à laquelle on peut ajouter des échéances. Cela permet de contrôler plus précisément le calendrier.