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Dans cet article, nous allons examiner les activités du projet, leur rôle et leurs caractéristiques.
Pour ce faire, nous aimerions commencer par les bases, c'est-à-dire la définition d'un projet, puis comprendre pleinement les activités nécessaires à son développement.
Ce que nous voulons faire, c'est créer une carte mentale dans laquelle les différentes activités du projet ne sont pas confuses et aléatoires, mais trouvent un cadre significatif et temporel dans votre esprit.
Qu'est-ce qui définit un projet ?
La définition de PMbok d'un projet est "un effort temporaire entrepris pour créer un produit ou un service unique".
En d'autres termes, il s'agit de toute entreprise, réalisée individuellement ou en collaboration, destinée à atteindre un objectif particulier.
Ainsi, les projets sont un effort temporaire qui est soigneusement planifié, recherché, exécuté, contrôlé et livré dans une période donnée et à un coût donné.
Les projets peuvent être simples ou complexes et peuvent être gérés par un individu ou par une équipe de projet entière.
Un projet doit suivre 5 principes de base :
1. Clarifier les objectifs et la portée du projet
Avant le début d'un projet, l'objectif global, la portée et l'ampleur du projet doivent être clairement définis et acceptés. Vous pouvez lire cet article sur la portée du projet.
2. Développer une structure de ventilation du travail
La création d'une structure de répartition du travail (Work Breakdown Structure - WBS) est une partie importante du processus de gestion de projet, où les livrables sont décomposés en missions et activités nécessaires pour les réaliser.
3. Établir un calendrier réaliste
Il s'agit sans doute de l'une des erreurs les plus courantes que les gestionnaires et les équipes de projet commettent au cours de la gestion de projet. Les gens sont souvent trop optimistes et ambitieux quant à la date de livraison d'un projet, ce qui les met en difficulté, ainsi que les résultats du projet.
La meilleure solution dans ce cas est de visualiser tous les aspects et les besoins du projet en un seul endroit, de visualiser la séquence temporelle du projet, d'estimer le temps que prendra chaque tâche et de créer un calendrier réaliste en conséquence. Cela peut être fait en utilisant le gantt d'un logiciel de gestion de projet.
4. Créez un plan de risque pour le projet
Après avoir créé une liste exhaustive des activités, sous-activités et étapes du projet, il est temps de déterminer tous les risques possibles et potentiels. À ce stade, vous devez réfléchir à tous les risques qui pourraient avoir un impact sur le projet en effectuant une analyse des risques du projet et en estimant la gravité de l'impact. Une fois terminé, vous devez créer un plan de réponse aux risques du projet expliquant la gestion des risques.
5. Gérer les demandes de changement
Un projet, par définition, est quelque chose qui ne reste pas statique dans le temps et qui est soumis à un certain degré de changement qui peut concerner le flux de travail ou la main-d'œuvre par exemple. Quel que soit le changement ou les demandes de changement reçues, un chef de projet doit avoir une idée claire de l'impact de ce changement et de la manière de s'assurer qu'il est géré en douceur et rapidement.
Activités du projet : planification et développement
Comme vous pouvez le constater, un projet est donc constitué d'activités, et c'est grâce à ces activités - organisées de manière pertinente - qu'un projet peut atteindre le résultat escompté et être mené à bien.
Examinons donc plus spécifiquement le rôle et les caractéristiques des activités du projet.
La gestion du temps du projet comprend deux ensembles de processus pour la planification et l'ordonnancement des activités du projet nécessaires à l'achèvement du projet en temps voulu.
1. La planification et la programmation des activités du projet.
2. L'élaboration du programme de mise en œuvre du projet.
Lors de la planification et de la programmation des tâches et des activités du projet, le chef de projet doit effectuer les quatre étapes suivantes :
- Mise en place des activités.
- Définir les relations entre les activités.
- Estimer les moyens nécessaires à la mise en œuvre des activités.
- Estimer la durée des activités.
Examinons chaque étape plus en détail :
1. Mise en place des activités du projet
La première phase de la planification et de la programmation des activités du projet exige du gestionnaire de projet qu'il établisse la quantité d'actions et d'activités nécessaires pour produire les livrables du projet en temps voulu.
L'apport à ce processus sera la définition des produits livrables du projet.
Le gestionnaire de projet doit également travailler à l'élaboration de modèles d'activités de projet afin de rationaliser le processus de planification du projet.
Des étapes spécifiques - ou jalons - doivent être identifiées et approuvées pour chacune des activités énumérées.
2. Définir les relations entre les activités
L'étape suivante de la planification des activités du projet consiste pour le chef de projet à mettre en séquence toutes les activités déterminées à l'étape précédente.
Le gestionnaire utilisera les listes de tâches du projet, la liste des jalons et l'énoncé de la portée du projet pour définir les relations entre les tâches.
Avec l'aide d'un logiciel de gestion de projet, vous pouvez établir des priorités pour chacune des activités du projet et organiser les séquences d'activités en fonction de leur importance et de leur urgence.
Vous devez également définir les dépendances entre les activités, qui peuvent être internes ou externes.
Les activités avec des dépendances internes sont liées à toutes les actions que l'équipe de projet prendra pour produire des livrables dans l'environnement de travail existant, tandis que les activités avec des dépendances externes sont liées à des facteurs hors projet qui définissent le succès des activités liées au projet.
Les deux types de dépendances d'activités doivent être abordés et ajoutés aux listes de tâches séquencées et priorisées.
Une fois les relations définies, le chef de projet doit mettre à jour les modèles d'activités du projet, souligner les dépendances et les relier à l'énoncé de la portée du produit.
3. Estimation des ressources nécessaires à la réalisation des activités
À ce stade, le chef de projet doit examiner les exigences des parties prenantes et l'énoncé de la portée du projet afin d'évaluer le nombre de ressources nécessaires pour mener à bien les activités du projet.
L'avis d'un expert et l'analyse des alternatives doivent également être utilisés dans certains cas à cette fin.
Le chef de projet doit également élaborer des calendriers de ressources et définir les types de ressources nécessaires.
Une fois toutes ces informations rassemblées et analysées, elles doivent être utilisées pour effectuer une ventilation des ressources des activités triées par type, priorité et temps.
Cette ventilation est essentielle pour créer le calendrier de mise en œuvre du projet.
4. Estimation de la durée des activités
La dernière étape de la planification et de la programmation des activités du projet consiste pour le chef de projet à définir et à estimer le temps de travail nécessaire à la réalisation de chaque activité identifiée.
Ce temps dépendra de l'effort à fournir et des ressources disponibles pour l'activité.
Le gestionnaire de projet doit examiner les modèles de répartition des ressources et des activités du projet afin d'estimer le nombre de périodes de travail nécessaires pour réaliser les activités identifiées et ainsi produire les résultats souhaités.
Le résultat de ce processus est l'estimation des activités liée aux calendriers des ressources.
Les quatre étapes de la planification et de l'ordonnancement des activités du projet jettent les bases de la création d'un calendrier détaillé de la mise en œuvre du projet.
En un mot, la réussite d'un projet repose donc sur l'efficacité des activités individuelles qui en font partie.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).