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Le terme "système de gestion de documents" fait référence à une plateforme qui permet de capturer et de gérer des documents électroniques. Les systèmes de gestion des documents et des dossiers électroniques traitent aussi bien les documents physiques que les documents numériques.
Cette distinction est nécessaire, car même si nous voulons nous passer de papier, certains systèmes existants, comme les dossiers médicaux, les cabinets d'avocats, etc. dépendent inévitablement de la documentation physique. La numérisation de décennies de données est une entreprise coûteuse en soi.
Il est probable qu'une organisation aura les mêmes procédures opérationnelles standard pour le stockage des documents numériques que pour les documents physiques. Ces deux types de documents ont la même valeur pour une entreprise, car ils constituent la preuve de transactions commerciales. Par exemple, une facture ou un contrat conserveront la même importance, quelle que soit leur existence physique (ou leur absence).
Les systèmes de gestion électronique des documents et des enregistrements sont préférables à la documentation physique
Il fut un temps où, malgré les progrès technologiques, un volume important de demandes utilisait des imprimantes, des télécopieurs et des photocopieurs pour conserver les documents en double/triple, ou selon ce que la politique de documentation jugeait nécessaire.
Les systèmes de gestion électronique des documents garantissent que le même fichier numérique est disponible pour toutes les personnes concernées. Un bon SGEDD permettra aux personnes d'avoir différents degrés d'accès au même document en fonction de leur importance dans le processus (déterminée par les politiques de gestion de votre entreprise). Ainsi, un certain utilisateur ou groupe d'utilisateurs peut avoir un accès complet au document, tandis qu'un autre groupe peut avoir un accès en lecture seule.
La seule chose qui empêche l'adaptation généralisée du SGEDD est la volonté des gens de s'adapter à un monde exclusivement numérique.
Aucune dépendance à l'égard du stockage local
Le plus grand défi de tout système de stockage électronique de documents est que les petites et moyennes entreprises ont tendance à dépendre davantage du stockage local sur des serveurs privés. Cela peut s'avérer judicieux dans la mesure où cela améliore l'efficacité et où vous avez un contrôle total sur la plateforme. Cependant, cette dernière est susceptible d'être endommagée, volée, perdue ou de subir une calamité en un clin d'œil. Plus important encore, les copies locales portent en elles un parfum de "décentralisation". Il y a toujours un risque que les gens développent leur propre structure organisationnelle au sein de leurs propres machines.
Une solution basée sur le cloud, dont le prix est adapté aux besoins des PME, sera idéale pour éviter ces contraintes sans compromettre l'efficacité. Toutes les structures sont appliquées par une politique, tous les accès sont accordés de manière ubiquitaire, c'est-à-dire que vous aurez autant d'accès depuis un superordinateur.
La plupart des systèmes de GED peuvent capturer des documents électroniques à partir de lecteurs locaux (par exemple, C :), mais il est considéré comme une mauvaise pratique de stocker des documents localement, car même l'entreprise la plus efficacement gérée a des règles strictes concernant l'endroit et la manière dont les documents électroniques sont créés et stockés.
Les silos de documents
Le terme "silo" fait référence à une "collection" de documents électroniques qui existent en lots déconnectés les uns des autres. Le problème de cette collection est que ces documents deviennent difficiles à localiser en cas de besoin. Vous avez besoin d'un système qui récupère les fichiers associés les uns aux autres, quel que soit l'endroit où ils sont stockés. Ceci couplé à des métadonnées, ainsi qu'à des métadonnées personnalisées, et à une recherche contextuelle alimentée par l'OCR.
Versionnage
Le versionnage est la pratique consistant à enregistrer, suivre et numéroter un document électronique au fur et à mesure de son évolution. Cela ne signifie pas que le SGEDD prend une copie chaque fois que vous modifiez quelque chose dans MS Word pendant que vous travaillez, mais qu'il capture une nouvelle version à chaque fois. Vous devez pouvoir configurer votre document de manière à ce qu'il hérite des métadonnées à chaque version, et vous devez pouvoir revenir facilement à un ancien format chaque fois que vous en avez besoin. Cette fonction est extrêmement utile pour les documents juridiques.
Rétention
Une entreprise doit pouvoir mettre en place un calendrier de conservation pour ses documents. Cela permet de déterminer combien de temps ce document existera dans vos archives avant d'être définitivement supprimé.
Sécurité
Un cryptage bancaire de 256 bits pour la sécurité, protégé par un cryptage SSL pour les transferts à l'intérieur et à l'extérieur du système, constitue un système de sécurité pratiquement inexpugnable. Cela devrait suffire à empêcher tout accès non autorisé.
Piste d'audit
Chaque fois que l'on accède à un contenu, le système doit avoir une trace de l'utilisateur qui a accédé au fichier, et à quelle heure. Cela permet de garder une trace de la façon dont le fichier a été modifié. Cela contribue grandement à garantir la conformité.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).