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Si vous n'avez pas les fonds nécessaires, vous ne pourrez pas mener à bien votre projet. C'est pourquoi la planification et le budget d'un projet sont si importants : c'est l'élément vital du projet. Suivez ces étapes pour obtenir les fonds nécessaires pour soutenir le projet à chaque phase. Mais d'abord, nous devons définir ce qu'est un budget de projet.
Qu'est-ce qu'un budget de projet ?
Le budget d'un projet est le total des coûts prévus pour mener à bien un projet sur une période de temps définie. Il est utilisé pour estimer les coûts du projet pour chaque phase du projet.
Le budget du projet comprendra des éléments tels que les coûts de main-d'œuvre, les coûts d'approvisionnement en matériel et les coûts d'exploitation. Mais il ne s'agit pas d'un document statique. Votre budget de projet sera revu et relancé tout au long du projet, si possible avec l'aide d'un logiciel de budgétisation de projet.
Pourquoi avez-vous besoin d'un budget de projet ?
La réponse évidente est que les projets coûtent de l'argent, mais c'est plus nuancé que cela. Le budget est le moteur du financement de votre projet. Il indique aux parties prenantes combien d'argent est nécessaire et quand il est nécessaire.
Mais il ne s'agit pas seulement d'un moyen d'obtenir les choses dont votre projet a besoin. Oui, vous devez payer les équipes, acheter ou louer des équipements et du matériel, mais ce n'est qu'une partie de l'histoire.
L'autre partie de l'importance d'un budget de projet est qu'il s'agit d'un instrument permettant de contrôler les coûts du projet. Le budget est votre plan, qui sert de référence pour mesurer vos performances lorsque vous collectez les coûts réels une fois le projet lancé.
Création d'un budget de projet
Comme indiqué ci-dessus, de nombreux éléments sont nécessaires pour établir un budget, notamment les coûts directs et indirects, les coûts fixes et variables, la main-d'œuvre et les matériaux, les déplacements, l'équipement et l'espace, les licences et tout ce qui peut avoir un impact sur les dépenses de votre projet.
Pour répondre à tous les besoins financiers de votre projet, un budget de projet doit être créé de manière approfondie, en ne manquant aucun aspect qui nécessite un financement. Pour cela, nous vous proposons sept étapes essentielles pour créer et gérer le budget de votre projet :
1. Utiliser les données historiques
Votre projet n'est probablement pas le premier à essayer d'atteindre un objectif ou un but spécifique. L'examen de projets similaires et de leurs budgets est un excellent moyen de prendre de l'avance sur l'élaboration de votre budget.
2. Référence aux leçons apprises
Pour aller plus loin dans les données historiques, vous pouvez tirer des leçons de leurs succès et de leurs erreurs. Cela fournit un chemin clair qui mène à des estimations plus précises. Vous pourrez également apprendre comment ils ont réagi aux changements et maîtrisé leur budget.
3. Tirez parti de vos experts
Une autre ressource pour établir un budget de projet consiste à faire appel à ceux qui ont de l'expérience et des connaissances, qu'il s'agisse de mentors, d'autres chefs de projet ou d'experts dans le domaine. Faire appel à ceux qui ont créé des budgets peut vous aider à rester sur la bonne voie et à éviter les pièges inutiles.
4. Confirmez l'exactitude
Une fois que vous avez votre budget, vous n'avez pas fini. Vous devez y jeter un coup d'œil et vous assurer que vos chiffres sont exacts. Ce n'est pas le moment de trouver une coquille pendant le projet. Vous pouvez également demander à ces experts et aux autres membres de l'équipe de projet de vérifier le budget et de s'assurer qu'il est exact.
5. Base de référence et re-base de référence du budget
Le budget de votre projet est la base de référence qui vous permettra de mesurer l'évolution de votre projet une fois qu'il aura démarré. Il s'agit d'un outil permettant d'évaluer la variance du projet. Mais, comme nous l'avons dit plus haut, vous devrez revoir la base de référence au fur et à mesure des changements apportés au projet. Une fois que le comité de contrôle des changements a approuvé un changement, vous devez refaire la base de référence.
Les logiciels de gestion de projet simplifient la définition d'une ligne de base. Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir les paramètres de votre Gantt. Vous pouvez réinitialiser la ligne de base autant de fois que vous le souhaitez au cours du projet afin de toujours être en mesure de mesurer instantanément la variance de votre projet.
6. Mise à jour en temps réel
En parlant de changements, plus tôt vous en êtes informé, mieux c'est. Si votre logiciel n'est pas basé sur le cloud et n'est pas mis à jour dès que votre équipe change de statut, vous perdez un temps précieux et coûteux.
7. Soyez sur la bonne voie
L'importance d'un logiciel de gestion de projet qui assure un suivi en temps réel, est qu'il vous donne les informations dont vous avez besoin pour vous remettre sur la bonne voie le plus tôt possible. Les choses changent et les projets dérapent tout le temps. Ce sont les projets qui se remettent sur les rails plus rapidement qui réussissent.
Si vous gérez les dépenses de votre projet à l'aide de ces éléments, vous disposerez d'une base solide pour la réussite de votre projet.
Exemple de budget de projet
Pour illustrer davantage la manière dont un budget de projet est créé, imaginons que nous créons une application. La première chose que vous devrez déterminer est le coût de la main-d'œuvre et des matériaux. Vous aurez besoin de programmeurs, de concepteurs, de développeurs de contenu, d'une équipe de développement, etc. Il est utile de dresser la liste de toutes les tâches et d'y affecter l'équipe, ce qui est la marque d'une bonne gestion des tâches. De cette façon, chaque centime est comptabilisé.
Une fois les tâches réparties pour le projet et l'équipe en place, vous devrez ensuite vous pencher sur le matériel nécessaire. Auront-ils besoin d'ordinateurs portables, d'autres appareils et d'équipements ? Cela doit être comptabilisé.
Notez maintenant les autres postes. Il peut s'agir de frais de déplacement et de location de locaux pour héberger l'équipe. Ensuite, il y a les postes fixes qui sont vrais pour tout projet. Il s'agit d'éléments dont le coût est fixé et ne changera pas au cours du projet. Il faut également prévoir une colonne pour les frais divers qui ne trouvent pas leur place ailleurs dans le budget.
Votre budget doit comporter une colonne "prévisions et réalisations". Lorsque vous créez cette application, vous êtes susceptible de pivoter, ce qui aura un impact sur le budget. Ces colonnes sont un moyen de suivre les dépenses pour s'assurer que vous respectez le budget.
Modèle gratuit de budget de projet
Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour établir votre budget, le logiciel dispose d'un modèle qui présente la plupart des éléments de base pour vous. Pour un soutien supplémentaire, essayez notre modèle gratuit de budget de projet.
Modèle d'estimation gratuit
Avant d'être prêt à établir votre budget, vous devrez peut-être rédiger plusieurs estimations pour toutes les tâches qui composent votre projet, y compris les ressources nécessaires pour chacune. Notre modèle d'estimation vous permettra de faire ces estimations et de les partager avec vos partenaires.
Le gestionnaire de projet aide les responsables de projets à respecter le budget.
Cela signifie que le logiciel fournisse des données instantanément à notre tableau de bord en temps réel, afin que vous puissiez surveiller votre projet à travers six paramètres. Lorsque les coûts réels varient par rapport au budget prévu, vous le savez plus rapidement et pouvez réagir plus vite.
Vous pouvez également planifier votre budget sur notre logiciel, en ajoutant des dépenses, puis utiliser notre fonction de gestion des ressources pour affecter des ressources, des effectifs, des taux horaires, qui sont automatiquement ajoutés à votre projet. Ajoutez des dépenses au niveau des tâches grâce à notre diagramme de Gantt, et établissez des rapports sur les dépenses au niveau des tâches également.
Il y a tant de choses que vous pouvez faire pour planifier et gérer votre budget.
Plus sur le budget du projet
Il est clair que l'établissement d'un budget précis est essentiel à la réussite de votre projet.
Assurez-vous de suivre les coûts budgétisés par rapport aux coûts réels lorsque vous êtes dans le projet pour voir si vous respectez ce budget. Car après avoir établi un budget, vous devez savoir comment le gérer.
Transcription :
Aujourd'hui, nous allons parler de la façon de créer un budget de projet.
Mais tout d'abord, clarifions ce qu'est le budget d'un projet. C'est le coût total prévu pour réaliser un projet pendant une période de temps spécifique, avec un résultat spécifique.
Nous devons nous assurer que nous incluons plusieurs composants.
Tout d'abord, nous voulons inclure les coûts directs, directement liés au projet, ainsi que les coûts indirects.
Nous voulons également inclure les coûts fixes et variables, la main-d'œuvre et les matériaux, ainsi que les déplacements.
Il peut y avoir des dépenses liées au voyage que nous devons inclure, ainsi que l'équipement dont nous pouvons avoir besoin et tout espace, tout bail ou coût de licence.
Et il peut y avoir d'autres coûts également, mais ce ne sont que quelques idées.
Pourquoi voulons-nous créer un budget de projet ? Parce qu'il nous aide à suivre les coûts budgétés par rapport aux coûts réels.
Cela nous donne une variance qui nous permet de savoir à la fin, ou tout au long du projet, comment nous nous en sortons.
Tout d'abord, utilisez les données historiques si elles existent. Si vous avez un projet similaire, utilisez des données historiques afin de pouvoir comparer les données et de ne pas avoir à repartir de zéro.
Aussi, référez-vous aux leçons apprises. Vous voulez être sûr de ne pas répéter ces mêmes leçons. Vous pouvez prendre cela et l'inclure dans ce projet également.
Exploitez vos experts, et cela inclut les membres de votre équipe aussi. Ainsi, votre équipe, qui a peut-être réalisé des projets similaires, peut apporter sa contribution, ainsi que vos parties prenantes.
Confirmez ensuite l'exactitude. Une fois que vous aurez établi le budget de votre projet, vous voudrez peut-être apporter votre contribution et demander aux gens de l'examiner pour vous assurer que les données sont exactes.
Faites également le point. Une fois que vous avez finalisé le budget de votre projet, vous voulez une base de référence et c'est ce que vous utiliserez tout au long du projet pour mesurer la variance. Pour moi, la base de référence est l'une des clés de la réussite ou de l'échec d'un projet. Si vous avez des changements dans le budget, et que votre comité de contrôle des changements les approuve, alors cela vous donne la possibilité de re-baser ce budget.
De plus, vous voulez mettre à jour le budget en temps réel. S'il y a des changements, vous devez vous assurer que cela est fait sur une base régulière et cohérente afin de suivre les bons chiffres.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).