Processus de recrutement RH développés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique

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De la recherche de candidats à l'intégration et tout le reste

Qu'est-ce que le recrutement ?

Le recrutement est une fonction essentielle du département des ressources humaines. Il s'agit d'un processus qui comprend l'identification, l'attraction, la sélection, la présélection, l'entretien, la sélection, l'embauche et l'intégration des employés.

Les équipes de recrutement peuvent être grandes ou petites, selon la taille de l'organisation. Cependant, dans les petites organisations, le recrutement est généralement la responsabilité d'un responsable du recrutement.

De nombreuses organisations externalisent leurs besoins en matière de recrutement, tandis que d'autres s'appuient exclusivement sur les annonces, les sites d'emploi et les médias sociaux pour recruter des talents pour les nouveaux postes. De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent des logiciels de recrutement pour rendre leur processus de recrutement plus efficace et efficient.

Quels sont les éléments d'un processus de recrutement parfait ?

Un processus de recrutement efficace est un modèle de sourcing propre à l'entreprise qui vise à trouver la bonne personne pour le bon poste au bon moment. Il s'agit d'une approche progressive pour recruter des personnes talentueuses qui peuvent aider l'entreprise à se développer. Un processus de recrutement complet comporte 5 phases clés, mais il peut varier d'une entreprise à l'autre en fonction du secteur d'activité, de la structure organisationnelle, de la taille de l'entreprise, de la nature des opérations, du flux de travail de recrutement existant et du processus de sélection.

L'importance d'un processus de recrutement solide

Tout processus de recrutement infaillible vise généralement à attirer des candidats qualifiés et à encourager un maximum de demandeurs d'emploi à postuler. Cela permet de constituer un grand vivier de talents sur un marché de l'emploi tendu et de réduire au minimum le temps nécessaire pour trouver des candidats et pourvoir les postes correspondant aux besoins actuels et futurs de l'entreprise. Un processus de recrutement bien planifié et bien conçu aide l'équipe de recrutement à filtrer les bons candidats plus rapidement tout en restant concentré sur l'engagement des candidats éligibles pour un maximum de conversions. Le processus de recrutement reflète non seulement le professionnalisme de l'entreprise, mais permet également d'attirer le bon type de candidats tout en économisant le temps et l'argent consacrés à l'identification, l'attraction, l'engagement, le recrutement et la rétention des talents.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

Les 7 phases d'un processus de recrutement

Le cycle de vie du recrutement se compose de sept étapes interdépendantes qui sont les suivantes :

  • Identification des besoins en matière de recrutement
  • Préparation de la description du poste
  • Recherche de talents
  • Présélection et présélection
  • Entretien avec
  • Évaluation et offre d'emploi
  • Présentation et initiation du nouvel employé

1. Identifier les besoins en matière d'embauche

Qu'il s'agisse d'un poste nouvellement créé ou d'un poste qui vient de se libérer, vous ne pouvez pas trouver ce dont vous avez besoin si vous ne savez pas ce dont vous avez besoin en premier lieu. Votre processus de recrutement doit donc commencer par l'identification des postes vacants, suivie de l'analyse des spécifications du poste, y compris les connaissances, les compétences et l'expérience requises pour le rôle. Voici comment déterminer vos besoins en matière de recrutement :

  • Déterminez où se situent les lacunes de votre équipe actuelle. Vérifiez si vous avez de nouveaux besoins en termes de capacités, de performances ou de personnalité. Demandez-vous si vous avez besoin de quelqu'un pour s'occuper de quelque chose qui n'est pas traité actuellement. Cela vous indiquera qu'il y a un besoin d'embauche.
  • Faites le bilan des entrées et des sorties de votre équipe. Voyez s'il y a une augmentation de la charge de travail à laquelle il faut répondre par une embauche.
  • Analysez périodiquement les performances et établissez une liste des qualités, qualifications, compétences et qualifications manquantes que vous souhaitez ajouter à votre équipe. Cela peut également vous indiquer les besoins en matière de recrutement.
  • Soyez attentif au départ des employés existants. C'est certainement à ce moment-là que vous aurez un besoin d'embauche.

Chaque fois que vous vous rendez compte qu'il y a effectivement un besoin d'embauche, agissez avant que cela ne devienne un problème urgent.

Le processus de recrutement commence par la planification du recrutement qui implique l'analyse et la description des spécifications du poste, des qualifications, de l'expérience et des compétences requises pour occuper les postes ouverts.

Si le plan de recrutement n'est pas bien structuré, il peut ne pas réussir à attirer des employés potentiels à partir d'un bassin de candidats.

Facteurs qui influencent le recrutement

  • Taille de l'organisation
  • La structure salariale
  • La culture et les conditions de travail au sein de l'organisation
  • Le taux de croissance de l'entreprise
  • La situation actuelle de l'emploi dans l'économie

Mettre en place la meilleure équipe de recrutement

Une équipe de recrutement solide garantit un processus de recrutement solide. Le rôle de l'équipe dans le processus de recrutement est crucial car une seule mauvaise décision peut affecter la productivité de l'ensemble du personnel.

La meilleure équipe de recrutement doit être capable de :

  • Identifier clairement le poste à pourvoir et définir les qualités du candidat idéal.
  • Rédiger une description de poste claire pour permettre aux candidats de comprendre le poste et d'évaluer s'ils conviennent.
  • Créer un canevas détaillant les qualités requises chez le candidat idéal, ce qui sera également utile par la suite lors du processus de sélection des candidats.

2. Préparation de la description du poste

Lorsque vous savez exactement ce dont vous avez besoin en termes de connaissances, de compétences et d'expérience, le moment est venu de déterminer les tâches et les responsabilités du poste. La préparation d'une description complète du poste vous aidera à savoir ce que vos employés potentiels doivent posséder pour répondre aux exigences du poste. Plus important encore, elle fournit à vos candidats potentiels une liste de contrôle ou une liste à laquelle ils peuvent se comparer avant de postuler. Il s'agit d'un outil qui vous permet de vous assurer que vous recevez les candidatures des bons candidats (avec un peu de chance).

Une description de poste doit comprendre tous les éléments suivants et peut être aussi complète que vous le souhaitez :

  • Titre
  • Fonctions et responsabilités
  • Qualifications et compétences
  • Lieu
  • Rémunération, avantages et bénéfices

Liste de contrôle pour rédiger une description de poste parfaite

  • Nom et description de l'entreprise
  • Valeurs fondamentales
  • Avantages offerts
  • Lieu de travail
  • Titre du poste
  • Département
  • Secteur d'activité 
  • Rémunération
  • Description des tâches
  • Exigences (compétences spécifiques, connaissances, expérience ou formation requises pour le poste)
  • Qualités qu'il est bon de posséder et qui constitueraient un avantage supplémentaire
  • Un CTA conversationnel

PS : Il s'agit d'une liste de contrôle complète que vous pouvez personnaliser pour répondre aux besoins de recrutement uniques de votre organisation.

Ce qu'il faut faire et ne pas faire pour rédiger une description de poste parfaite

À faire et à ne pas faire

  • Personnalisez
  • Soyez précis
  • Utilisez les bons mots clés
  • Utilisez des puces pour rompre la monotonie
  • Gardez un ton conversationnel
  • Fournissez des détails lorsque vous le pouvez 
  • N'utilisez pas de gros morceaux de texte.
  • N'utilisez pas de jargon ou de métaphores.
  • N'enjolivez pas les aspects difficiles 
  • les bons candidats veulent faire bouger les choses.

Savoir comment rédiger une excellente description de poste est une chose, créer une excellente description de poste en est une autre.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

3. Recherche de talents

Les aspects les plus importants du processus de recrutement consistent à identifier les bons talents, à les attirer et à les motiver à postuler. L'offre d'emploi doit être diffusée en interne pour générer des références, ainsi qu'en externe sur les sites de réseaux sociaux populaires et les sites d'emploi préférés. Les recruteurs peuvent également organiser des salons de l'emploi et promouvoir les postes vacants dans les principales publications du secteur pour élargir leur champ d'action. De manière générale, il existe deux sources de recrutement qui peuvent être exploitées pour une recherche de talents :

Les sources internes de recrutement

Lorsque les recruteurs utilisent des sources internes de recrutement, ils motivent les employés existants à être plus productifs et maximisent leur satisfaction professionnelle et leur sentiment de sécurité. Le recrutement par des sources internes réduit également le taux d'attrition ainsi que les coûts et les efforts.

Transfert

Le recruteur peut pourvoir un poste vacant dans un autre endroit sans modifier le rôle, le statut ou le salaire de l'employé en transférant un candidat approprié au sein de l'organisation.

Promotion

Un poste vacant peut également être pourvu en proposant à un employé très performant d'occuper un poste supérieur au sein de l'organisation pour assumer des responsabilités supplémentaires et obtenir une augmentation. Les promotions motivent les employés à mieux travailler et réduisent également le taux d'attrition.

Rétrogradation

En fonction des performances des employés, la direction doit parfois prendre la décision de rétrograder les employés peu performants. Ces employés deviennent alors une source pour combler les postes inférieurs.

Employés existants

Les employés de votre organisation peuvent passer le mot et créer un buzz sur leurs comptes de médias sociaux pour vous aider à combler vos postes vacants. La mise en place d'un programme de recommandation des employés, dans le cadre duquel les employés sont récompensés pour avoir apporté des candidats adéquats, peut également contribuer à accélérer le processus de recrutement.

Employés à la retraite

En cas d'urgence ou de projet critique, il est également possible de faire appel à des employés retraités pour occuper un poste pendant une courte période, jusqu'à ce qu'un candidat approprié soit trouvé.

Candidats précédents

Conserver dans un dossier les candidats qui ont déjà postulé et qui n'ont pas été retenus la première fois constitue une base de données précieuse. Ils peuvent être contactés lorsque des postes correspondants se libèrent.

Sources externes de recrutement

Le recrutement par des sources externes offre un champ de sélection beaucoup plus large parmi un grand nombre de candidats qualifiés. Le processus est beaucoup plus rapide, même pour des besoins importants, tout en éliminant les risques de partialité ou de préjugés.

Annonces publicitaires

Les publicités aident les recruteurs à construire une identité de marque solide qui attire une main-d'œuvre efficace. Vous pouvez adopter l'approche traditionnelle en utilisant la presse écrite ou utiliser les médias numériques pour obtenir de meilleurs résultats à un coût réduit.

Portails d'emploi

Avec l'utilisation croissante d'Internet, les portails d'emploi jouent désormais un rôle crucial dans la mise en relation des entreprises et des candidats. Ces portails sont une plateforme privilégiée pour les demandeurs d'emploi à la recherche de meilleures perspectives de carrière. Ils constituent donc une excellente source pour les recruteurs, qui peuvent y puiser les meilleurs talents du secteur.

Site de carrière de l'entreprise

Un site de carrière de marque, convivial pour les mobiles, qui véhicule votre culture d'entreprise et s'intègre aux profils sociaux de l'entreprise, facilite non seulement la candidature de vos employés potentiels, mais attire également les meilleurs talents du secteur grâce à un thème professionnel, des en-têtes attrayants, un contenu convaincant et des vidéos d'employés attrayantes. Un site de carrière intégré à un système de gestion des candidatures (ATS) élimine également les problèmes liés à la publication manuelle des offres d'emploi tout en améliorant considérablement l'expérience des candidats grâce à un processus de candidature personnalisable.

Plateformes de réseaux sociaux

Les sites de réseaux sociaux sont le lieu où l'on trouve les recrues potentielles les plus qualifiées et, en tant que recruteur, vous ne voudriez pas passer à côté de cet énorme réservoir de talents. Avec une base d'utilisateurs combinée de 535 millions, LinkedIn, Facebook et Twitter vous offrent une occasion parfaite de trouver des candidats hautement qualifiés et efficaces pour votre entreprise.

Agences de placement

Les agences de placement sont une solution parfaite pour les postes vacants difficiles à pourvoir qui demandent souvent beaucoup de temps, d'efforts et de ressources. Ces agences utilisent divers outils et techniques pour trouver les meilleurs talents pour votre entreprise plus rapidement et à moindre coût.

Salons de l'emploi

Les salons de l'emploi sont un événement public unique qui permet d'accéder facilement à un vaste réservoir de talents pour répondre à des besoins importants. Ils vous donnent l'occasion de faire connaître votre marque sans avoir à faire de publicité et vous permettent également d'établir un réseau avec d'autres entreprises similaires tout en économisant beaucoup de temps et d'argent.

Placements sur le campus

Les placements sur le campus sont un moyen rapide et peu coûteux de trouver des candidats compétents, énergiques, enthousiastes et, surtout, désireux de travailler pour vous.

4. Sélection et présélection

Une enquête menée auprès des recruteurs a révélé que si 46 % d'entre eux ont du mal à attirer les meilleurs talents sur le marché actuel, 52 % ont confirmé que la partie la plus difficile du recrutement consistait à identifier les bons candidats parmi un large éventail de candidatures.

Afin d'avancer dans le processus de recrutement, vous devez sélectionner et présélectionner les candidats de manière efficace et précise. C'est là que le processus de recrutement devient difficile et stimulant. Vous pouvez résoudre ce goulot d'étranglement en suivant ces quatre étapes :

Étapes pour sélectionner ou présélectionner efficacement les candidats

1. Présélectionnez les candidatures sur la base des qualifications minimales.

2. Ensuite, triez les CV qui ont les qualifications préférées en examinant leurs certifications, leur expérience pertinente, leur expertise du domaine, leurs compétences techniques et les autres compétences spécifiques requises pour le rôle.

3. Ensuite, présélectionnez les candidats qui possèdent à la fois les références préférées et les qualifications minimales.

4. Enfin, signalez toute préoccupation ou question dans le CV afin qu'elle puisse être clarifiée pendant l'entretien.

Il n'est pas étonnant que l'examen des CV soit la tâche la plus ardue du processus de recrutement. Heureusement, vous pouvez faire de cette tâche compliquée et chronophage un jeu d'enfant grâce à un système de suivi des candidats conçu pour filtrer les CV en un clin d'œil. L'utilisation d'un système de suivi des candidats vous permettra de disposer d'un filtre objectif et impartial, qui parcourra intelligemment la mer de CV pour réduire votre vivier de talents en un rien de temps !

5. Entretiens

Les candidatures présélectionnées passent maintenant par le processus d'entretien avant de recevoir une lettre d'offre ou une note de refus. Selon la taille de l'équipe de recrutement et ses besoins uniques en matière de recrutement, plusieurs entretiens peuvent être prévus pour chaque candidat.

Présélection téléphonique/entretien vidéo

Il s'agit d'une méthode rapide, facile et pratique pour évaluer les candidats et leurs compétences. L'entretien téléphonique ou vidéo est également votre première occasion de laisser une première impression durable à vos employés potentiels. Ainsi, si vous devez faire en sorte que votre tout premier entretien soit bref, prenez également le temps de le passer en revue en fonction des connaissances, des compétences et de l'expérience mentionnées dans votre description de poste, afin d'éliminer d'abord les profils non pertinents.

Tests psychométriques

Il s'agit d'une étape très importante du processus de sélection, car les informations révélées par cette évaluation vous aideront à savoir si vos employés potentiels seront performants et resteront productifs à long terme. Ce dépistage est absolument impartial, mais c'est un éliminateur important qui identifie efficacement la bonne personne pour n'importe quel emploi. Les tests psychométriques peuvent être votre modèle de référence pour tout poste donné, car ces tests précisent le profil complet de la personnalité, le comportement, la flexibilité, l'aptitude, la créativité, la communication et les compétences en matière de résolution de problèmes qui sont nécessaires pour occuper un poste donné.

Entretiens en face à face

Les entretiens personnels peuvent durer plus longtemps car il s'agit de la dernière étape avant que le recruteur ne procède à une évaluation finale et ne fasse une offre d'emploi. Les entretiens finaux peuvent être menés par la direction générale et sont généralement étendus à un très petit groupe de candidats remarquables. Le choix final doit être convenu à ce stade, ainsi qu'une sélection de candidats de réserve.

Conseils pour les entretiens

  • Les interviews constituent un processus à deux sens. Au cours du processus, le candidat potentiel évalue également si votre entreprise lui convient ou non. Soyez donc courtois, respectueux et vendez les avantages du poste et de l'organisation.
  • Préparez des questions qui vous permettront d'avoir un aperçu approfondi du parcours professionnel de chaque candidat afin d'évaluer s'il peut correspondre à votre poste.
  • Évitez de poser des questions abstraites pour vérifier la réaction du candidat ; gardez plutôt vos questions en rapport avec le poste.

6. Évaluation et offre d'emploi

C'est la dernière étape du processus de recrutement. Vous ne devez jamais tenir pour acquis que le candidat acceptera votre offre. Cependant, si votre candidat a patiemment rempli tous les documents et attendu tout au long du processus de sélection, les chances qu'il accepte l'offre sont élevées.

Ce que vous devez faire une fois que vous avez trouvé un candidat

Le processus de recrutement n'est pas facile, donc si vous avez un format structuré à suivre, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur la recherche du bon candidat pour votre entreprise.

Vérification des références

Une fois la sélection finale effectuée pour un poste, il est temps de vérifier les références professionnelles du candidat et de contrôler tous les détails de l'emploi. Si tout est en ordre, il est temps de rédiger votre contrat de travail et de faire l'offre.

Faire l'offre d'emploi

La lettre d'offre doit tout inclure, de la date d'entrée en fonction aux conditions d'emploi, en passant par les horaires de travail et la rémunération, tout en veillant à ce que tous les détails soient clairs et sans ambiguïté.

Embarquement

Tout nouvel employé se sent mal à l'aise au début, mais vous pouvez gagner des points de fidélité en faisant un effort supplémentaire et en aidant votre nouvel employé à s'installer. Au lieu de vous contenter de lui faire visiter le bureau et de vous assurer que toutes les fournitures essentielles sont à portée de main, faites en sorte qu'il se sente le bienvenu en prenant des dispositions spéciales pour le déjeuner et en invitant les collègues à parler de choses non liées au travail.

Évaluation et optimisation du processus de recrutement

Compte tenu de la quantité considérable de temps, d'efforts, de coûts et de ressources impliqués dans le processus de recrutement, l'évaluation devient impérative. Bien qu'il ne soit pas humainement possible pour vous de rester au courant de tout à chaque étape du processus de recrutement, le fait de disposer d'un SEA avec des tableaux de bord et des rapports analytiques en temps réel vous permettra de rester organisé avec toutes les données essentielles à votre mission. Les mesures de recrutement donnent des indications précieuses sur le bon fonctionnement de votre processus de recrutement et vous aident également à identifier les domaines à améliorer.

7. Présentation et initiation du nouvel employé

Lorsque le candidat accepte l'offre d'emploi, il devient officiellement le salarié de l'entreprise. La date et l'heure d'entrée en fonction sont communiquées à l'employé. Une fois que c'est fait, une vérification préalable à l'embauche, qui comprend la vérification des références et des antécédents, est effectuée. Une fois la vérification effectuée, les employés sont alors présentés à l'organisation. Le processus d'intégration des employés commence alors. Au cours de ce processus, un kit de bienvenue est généralement remis aux nouveaux employés, puis le contrat de travail est signé.

Avantages d'un bon processus de recrutement pour l'organisation

Une stratégie de recrutement actualisée a un impact positif sur les résultats de l'entreprise de plusieurs façons. Des embauches de meilleure qualité, un meilleur taux de rétention, une réduction des coûts et une plus grande satisfaction au travail sont quelques-uns des avantages du respect des meilleures pratiques dans le processus de sélection. Tous ces avantages, lorsqu'ils sont réunis, contribuent à la réussite globale de l'entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de gérer la rémunération des employés et permet de générer des fiches de paie.

4 avantages d'un processus de recrutement efficace et complet

La meilleure façon d'optimiser le processus de recrutement est de contrôler et de mesurer ses performances. Mais si vous avez du mal à répondre à vos besoins de recrutement et que vous êtes toujours pressé de pourvoir vos postes vacants, envisagez d'utiliser un système de suivi des candidats pour simplifier, rationaliser et accélérer votre processus de recrutement.

Gain de temps

Au lieu de soumettre les candidats à un processus de candidature long et compliqué, suivi de tous les tests possibles, les recruteurs personnalisent désormais le processus de recrutement pour offrir aux candidats une expérience personnalisée et positive grâce à un système de suivi des candidatures. Un système de suivi des candidats permet aux recruteurs d'accomplir leurs tâches quotidiennes de recrutement tout en restant concentrés sur des choses plus importantes. Il permet également de repérer les goulots d'étranglement qui permettent aux mauvais candidats de passer à travers le processus, afin que vous puissiez résoudre les problèmes à la source et gagner un temps considérable.

Des employés motivés

Les employés engagés sont motivés, enthousiastes et dévoués à leur travail. Un processus de recrutement et de sélection visant à embaucher des candidats dont les antécédents professionnels témoignent d'un engagement, d'une cohérence et d'une progression de carrière est un moyen facile de prédire leur niveau d'engagement dans l'organisation. Un processus d'entretien approfondi est le meilleur moyen d'évaluer les niveaux d'enthousiasme et d'efficacité des candidats potentiels.

Recrutement proactif

Un processus de recrutement conçu pour identifier les lacunes à l'avance tout en veillant à ce que l'équipe de recrutement des talents reste sur la même longueur d'onde permet à l'équipe d'adopter une approche proactive. Cela permet au recruteur de revoir et d'affiner les stratégies de recrutement en temps réel pour des embauches de meilleure qualité. Ce qu'il faut retenir, c'est qu'en évaluant le processus de recrutement et de sélection, il est important d'identifier les facteurs qui intéressent et influencent les nouvelles recrues. Cela révélera ce qui nuit à votre processus de recrutement et quels avantages peuvent vous rendre plus attractif en tant qu'employeur.

Amélioration des performances

Tout candidat qui cherche de manière proactive à changer d'emploi n'est certainement pas menacé de perdre son emploi actuel en raison de mauvaises performances. Un processus de sélection approfondi met en lumière les compétences et les aptitudes du candidat qui déterminent les performances professionnelles. Les recruteurs habiles utilisent le processus d'entretien pour obtenir des réponses qui révèlent les forces, les limites et les domaines d'amélioration du candidat, ce qui constitue la toute première étape pour prédire la productivité future de cet employé.

Conseil de pro : Il est bon d'impliquer les employés et les autres membres de l'organisation dans le processus de recrutement. L'une des meilleures façons de le faire est d'établir et de maintenir un solide programme de recommandation des employés.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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