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Les systèmes d'information sur les ressources humaines peuvent être un outil précieux pour les responsables des ressources humaines et l'ensemble de l'organisation.
Les SIRH, ou systèmes d'information sur les ressources humaines, peuvent être un outil précieux pour les responsables des ressources humaines et l'ensemble de l'organisation. Les SIRH peuvent rationaliser les processus de compilation et de classement des informations pertinentes pour l'organisation, telles que les données relatives à l'embauche et à la formation, les évaluations de performance et le suivi des vacances ou des jours de maladie.
La mise en place d'un SIRH performant peut réduire les coûts de main-d'œuvre et rendre une entreprise plus efficace, car ces informations cruciales deviennent plus faciles à gérer. Cependant, tous les SIRH ne sont pas créés égaux. Il est important de prendre certaines mesures avant de choisir un SIRH afin de choisir la bonne solution SIRH.
Choix d'un nouveau SIRH
Si vous voulez sérieusement acquérir un nouveau SIRH, vous n'avez pas besoin d'être un expert en logiciels. Cependant, c'est à vous d'en défendre la possibilité.
Si vos outils actuels répondent à vos besoins, vous ne songeriez pas à les remplacer. Pour obtenir le soutien nécessaire au sein de votre organisation, vous devez identifier ce qui fait défaut dans votre configuration actuelle et comment votre entreprise bénéficiera d'un nouveau SIRH.
La mise en œuvre d'un nouveau SIRH n'est pas quelque chose que vous ferez souvent, alors vous voulez certainement le faire correctement. Une planification adéquate peut contribuer à la mise en place d'un système judicieux qui soutiendra votre organisation pendant des années.
Commencez par le début
Après avoir examiné et documenté vos processus actuels, vous pouvez déterminer ce qui fonctionne bien et où se trouvent les points sensibles. Interrogez vos collaborateurs sur leurs succès et leurs frustrations dans l'utilisation du système actuel. Lorsque vous identifiez les problèmes qu'un nouveau SIRH pourrait résoudre, réfléchissez à la manière de recommander un nouveau système qui permette un retour sur investissement. Il peut s'agir d'économies en dollars et en cents, mais n'oubliez pas de noter les autres avantages moins tangibles qui pourraient résulter de la mise en œuvre d'un nouveau SIRH.
Déterminer les besoins
Parcourir les différents fournisseurs de SIRH sans d'abord déterminer les besoins de l'organisation, c'est mettre la charrue avant les bœufs. Les solutions SIRH sont dotées de nombreuses fonctionnalités différentes et toutes ne correspondent pas forcément aux besoins de l'entreprise. Acheter le SIRH "haut de gamme" et découvrir ensuite que de nombreuses fonctionnalités ne sont pas nécessaires peut représenter un énorme gaspillage d'argent et faire perdre du temps aux employés qui essaient de passer en revue les programmes.
D'autre part, l'achat d'un SIRH rentable avec moins de fonctionnalités et la découverte que de nombreuses fonctionnalités nécessaires sont absentes peuvent également être improductifs. Lister toutes les fonctionnalités souhaitées par ordre de priorité est une excellente façon de commencer la recherche d'un nouveau SIRH.
Consultez toutes les parties concernées
Dans la plupart des entreprises, les RH et l'informatique seront concernées par le nouveau SIRH. D'autres secteurs de l'organisation peuvent également être touchés, selon l'entreprise. Il est important que toutes les parties concernées aient la possibilité d'exprimer leurs besoins et leurs préoccupations avant la sélection d'un nouveau système. Cela permettra non seulement de déterminer les besoins et de faciliter le processus de sélection, mais aussi d'accroître l'acceptation du nouveau système dans tous les secteurs de l'entreprise. La coopération et l'acceptation dans l'ensemble de l'organisation peuvent être précieuses lorsque vient le temps de mettre en œuvre le nouveau système.
Faites appel aux experts
En tant que professionnel des RH, vous avez certainement déjà eu l'occasion d'utiliser un SIRH. Outre les besoins de l'utilisateur final, le déploiement d'un nouveau SIRH soulève de nombreuses questions : sécurité, exigences légales, coûts initiaux et opérationnels, maintenance, formation des employés, transition des données et relation continue avec le fournisseur, pour n'en citer que quelques-unes.
Il y a probablement des personnes dans votre propre organisation qui peuvent vous aider dans votre recherche ; former une équipe de recherche au sein de votre propre organisation vous permet de tirer parti des connaissances et de l'expérience de votre propre entreprise.
Vous pouvez également consulter des consultants indépendants qui connaissent particulièrement bien les produits et les fournisseurs de SIRH. Non seulement ils connaissent les offres disponibles, mais ils ont également aidé d'autres organisations à repérer les pièges et savent comment les éviter. Ils vous aideront également à comprendre les coûts de propriété et à choisir un système qui continuera à soutenir votre organisation à l'avenir.
Utilisez votre équipe interne pour distiller les informations que vous avez obtenues dans une liste de choses à faire et à ne pas faire. Quelles sont les caractéristiques essentielles ? Quelles sont les caractéristiques ou les erreurs d'achat à éviter ?
Établir le budget
Bien que la décision de choisir un SIRH ne doive pas être basée uniquement sur les coûts, le montant du capital qui sera utilisé pour acquérir et mettre en œuvre un nouveau système doit être déterminé avant la sélection. En déterminant le budget, le coût total de possession doit être pris en compte.
Parlez aux vendeurs
Il est utile d'acquérir autant d'informations pertinentes que possible sur les fournisseurs et les différents types de logiciels avant de choisir un SIRH. La stabilité des fournisseurs, leur expérience et leur ancienneté, ainsi que la disponibilité d'une assistance technique après l'installation doivent être établies.
En ce qui concerne le logiciel, il est important de déterminer à qui appartiendront les données, quelles sont les mesures de sécurité en place et dans quelle mesure le système sera facile à intégrer aux systèmes actuels. Les entreprises peuvent également bénéficier de l'établissement d'une bonne relation de travail avec les vendeurs et peuvent prendre en compte l'amabilité et le professionnalisme du personnel tout au long du processus de compilation des informations.
Le coût total de possession peut comprendre le prix initial du système, les coûts de main-d'œuvre pour le mettre en œuvre, les coûts d'abonnement, les frais de licences logicielles et les coûts de mise à jour du système à l'avenir. Le retour sur investissement doit également être estimé et considéré comme une compensation de ces coûts.
Rédiger une demande de proposition
Utilisez votre liste de choses à faire et à ne pas faire pour rédiger une demande de proposition (DP). Une demande de proposition est la cristallisation de vos besoins en matière de SIRH. Énoncez chaque exigence, simplement et clairement.
Les réponses des fournisseurs montreront rapidement quels candidats ont des solutions viables qui répondent à vos spécifications. Identifiez les trois (ou plus) premiers candidats et demandez des démonstrations substantielles du système. Utilisez une approche cohérente, en observant les mêmes processus et en posant les mêmes questions à chaque fournisseur.
Même si, au début de la phase d'évaluation, vous pensez qu'un système semble se démarquer, un traitement objectif et impartial des vendeurs est le meilleur moyen de confirmer votre intuition.
Acceptez les offres de démonstration
La plupart des fournisseurs proposent des démonstrations, qui peuvent être très utiles pour choisir la bonne solution SIRH. Lorsque les entreprises viennent présenter des démonstrations, les employés de tous les secteurs de l'organisation qui seront concernés devraient y assister. Cela permettra aux professionnels de différents secteurs de poser des questions et favorisera une meilleure compréhension du logiciel dans l'ensemble de l'organisation.
Si une période d'essai est proposée, les entreprises peuvent également en profiter pour s'assurer que le SIRH choisi convient à l'entreprise. Essayez également d'éviter de commettre ces erreurs courantes lors de la démonstration d'un SIRH.
Mise en œuvre
L'heure est venue de passer à l'action - enfin, après un peu plus de planification. Documentez vos attentes concernant le calendrier, les effets sur les opérations quotidiennes, ainsi que les conséquences d'un non-respect des délais. Il est essentiel de s'asseoir avec votre fournisseur et de déterminer ce qu'il attend de vous - et à quel moment - afin que le projet se déroule sans heurts du début à la fin.
Assurez-vous que toutes les parties de votre organisation comprennent leur rôle et s'engagent à faire de votre mise en œuvre un succès.