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De nombreuses entreprises qui sont passées du papier aux systèmes de classement informatisés ont appris que les fichiers numériques peuvent être aussi désordonnés et désorganisés que les fichiers analogiques. Bien que la numérisation des documents permette d'économiser énormément de temps et d'efforts à long terme, elle ne fonctionne que si elle est bien faite. C'est là que l'indexation des documents entre en jeu.

L'indexation de documents est un excellent moyen d'aider votre entreprise à organiser ses fichiers numériques - et à garder les fichiers futurs organisés - et elle s'applique aux fichiers impliqués dans les processus de votre organisation, des comptes fournisseurs aux comptes clients, en passant par l'approvisionnement et plus encore.

Mais qu'est-ce que l'indexation de documents exactement ? 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de joindre des informations utiles à un document ou à un fichier, comme le numéro de facture, l'identifiant du dossier ou la date d'embauche, etc.

Qu'est-ce que l'indexation de documents ?

L'indexation de documents est le processus qui permet de marquer les documents avec certains attributs ou étiquettes qui peuvent ensuite être recherchés et récupérés efficacement. Par exemple, une entreprise peut indexer des documents par nom de client, numéro de client, date, nom de l'employé ou d'autres caractéristiques clés qui pourraient être utiles ultérieurement. Il s'agit d'une partie essentielle de la base sur laquelle les systèmes de gestion des documents d'entreprise sont construits.

Pensez à un manuel scolaire. Le livre se compose d'un large éventail de chapitres sur différents sujets, chaque chapitre comptant 20 pages ou plus. Si vous devez trouver un élément d'information spécifique dans le livre, parcourir chaque page de chaque chapitre prendrait des heures. Mais en utilisant l'index, votre recherche se réduit à quelques minutes ou secondes. L'indexation des documents fonctionne sur un principe similaire. En attachant des balises spécifiques à un document numérique, vous êtes en mesure d'utiliser les termes de ces balises pour trouver plus facilement les informations dont vous avez besoin, plutôt que de passer manuellement au crible une montagne de fichiers.

Pourquoi l'indexation des documents est-elle importante ?

L'indexation de documents ne sert pas seulement à accélérer la recherche de documents. L'indexation des documents présente de nombreux avantages, dont les suivants :

• Une meilleure organisation : Dans une enquête récente 49 % des personnes interrogées ont déclaré que la localisation des documents leur posait problème. C'est le problème le plus important que les employés de tous les secteurs d'activité ont rencontré avec la gestion des documents et les processus de vente dans leurs organisations respectives.
• Permet une meilleure collaboration et des flux de travail plus efficaces : Un accès plus facile aux documents aide les gens à travailler ensemble plus efficacement. Dans la même enquête, 43 % des répondants ont indiqué que le partage des documents était un processus défaillant dans leur entreprise. Les documents partagés et indexés permettent aux bons employés d'accéder aux documents dont ils ont besoin, à tout moment.
• Conformité aux audits facilitée : lorsque vos documents sont déjà en ordre, indexés par année fiscale et autres paramètres pertinents, vous pouvez facilement éviter la course folle pour mettre les documents en ordre pour un audit.
• Un gain de temps : Certains travailleurs passent jusqu'à 19 % de leur temps à rechercher et à rassembler des informations. Mais avec les bons processus d'indexation des documents en place, vous et votre équipe pouvez consacrer le temps que vous auriez passé à chercher à un travail réel.
• Économies d'argent : Collectivement, tous ces autres avantages se combinent pour vous aider à améliorer vos résultats.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre la possibilité à tout utilisateur du système qui dispose d'une habilitation de sécurité, quelle que soit sa situation géographique, d'accéder facilement à toute information sur les documents.

Types d'indexation

Non seulement l'indexation des documents offre de nombreux avantages, mais il existe également plusieurs approches de l'indexation, de sorte que vous pouvez adopter celle (ou la combinaison d'approches) qui convient le mieux à votre flux de travail. Ces approches sont les suivantes.

 L'indexation en texte intégral

Ce type d'indexation balaie l'ensemble du contenu d'un document, ce qui vous permet de rechercher des mots-clés ou des expressions n'importe où dans le texte. Il est analogue à la fonction "Rechercher" (Ctrl+F ou Command+F) disponible dans la plupart des traitements de texte et des navigateurs Web. Il s'agit du type d'indexation le plus facile à utiliser car il est très intuitif pour les utilisateurs, mais il nécessite un espace de stockage important.

 Indexation automatisée grâce à l'indexation par recherche de variables de données

Plutôt que d'indexer tout le contenu d'un document, l'indexation par recherche de variables cible automatiquement les champs clés, comme les noms ou les numéros de clients, qu'elle fait correspondre à une base de données. Il s'agit d'un processus plus complexe qui nécessite un logiciel d'indexation de documents, mais qui peut s'avérer particulièrement utile pour les entreprises qui indexent des documents tels que des factures, dont les champs correspondent systématiquement à des informations stockées dans des bases de données.

 Indexation des métadonnées

Les métadonnées sont des "données sur les données", ce qui semble plus compliqué que cela ne l'est. Par exemple, une photo que vous prenez avec votre téléphone enregistre automatiquement l'heure et le lieu où elle a été prise, et vous pouvez ajouter d'autres "tags" : ces informations constituent les métadonnées de la photo. Lors de la numérisation ou du scannage d'un document, vous pouvez ajouter des métadonnées telles que des balises et d'autres informations que vous souhaitez utiliser pour des recherches ultérieures. Ensuite, lorsqu'il est temps de récupérer un document, votre logiciel de récupération de documents n'analyse pas les documents entiers, mais les métadonnées.

 Indexation automatisée à partir de données de terrain

Conceptuellement similaire à l'indexation par métadonnées, l'indexation par champs fait référence à différentes sources d'information dans une base de données, connues sous le nom de champs. Par exemple, vous pouvez utiliser l'indexation par champ pour rechercher dans votre base de données les entrées qui ont toutes un certain nom dans le champ "client" ou "employé de manutention".

Comment l'indexation de documents fonctionne et comment elle vous aide à trouver des documents

Pour déterminer le type d'indexation de documents qui vous convient, il est important de comprendre comment chacune des parties concernées va utiliser les documents que vous indexez. Vous devez savoir quelles sont les informations que les employés sont le plus susceptibles de rechercher et les termes qu'ils sont le plus susceptibles d'utiliser pour y parvenir. Comprendre les besoins des employés est le seul moyen de s'assurer que vous indexez de manière à faciliter la récupération des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

Une fois que vous avez déterminé comment vos documents indexés seront utilisés et quel type d'indexation est le plus approprié pour votre organisation, l'indexation des documents eux-mêmes est simple. À un niveau élevé, la méthode d'indexation consiste à trier les documents numérisés et numériques pour localiser manuellement, ou mieux encore, automatiquement, les termes clés désignés. Mais voici un aperçu plus détaillé du processus d'indexation des documents :

1. Déterminez le cas d'utilisation des documents à indexer.

Le type d'indexation à utiliser dépend du type de documents à indexer, qu'il s'agisse de factures, de documents d'employés ou d'autres documents. Il est également important de savoir qui, spécifiquement, récupérera ces documents et dans quel but. Par exemple, votre équipe de comptabilité fournisseurs peut récupérer les factures pour payer les soldes.

2. Déterminez le type d'indexation qui convient au cas d'utilisation.

Certains types de documents n'ont pas besoin d'être indexés avec autant d'informations pour être trouvés facilement. Par exemple, pour les factures, vous pouvez n'avoir besoin que d'informations de base comme le nom du fournisseur ou le numéro de compte.

3. Indexez les données appropriées

Une fois que vous avez déterminé le type d'indexation qui convient, vous pouvez soit indexer manuellement ces données, soit, idéalement, faire appel à un logiciel qui peut les indexer pour vous.

• Si vous indexez manuellement, la meilleure pratique est la méthode de la double clé. Dans la méthode de la double clé, deux personnes distinctes étiquettent chaque document numérisé avec tous les termes d'indexation nécessaires, en saisissant les informations qu'elles voient dans les champs de métadonnées appropriés du fichier. Cela permet une comparaison croisée pour détecter toute erreur. Bien que la double saisie soit excellente pour réduire les erreurs, elle prend énormément de temps.
• Si vous vous appuyez sur un logiciel, il vous suffit de définir les règles concernant les champs du document que le logiciel doit extraire. Les meilleurs logiciels d'indexation fonctionnent en tandem avec la technologie OCR, qui permet à l'ordinateur de lire le texte des images - un élément indispensable pour numériser des fichiers sur papier et indexer les informations pertinentes.

Trouvez la solution d'indexation de documents qui vous convient

L'indexation des documents est un élément clé de toute stratégie de gestion des documents d'entreprise et constitue un excellent moyen de créer des flux de travail plus efficaces. Avec une bonne indexation, tout document dont vos employés ont besoin est facile à rechercher et à récupérer en quelques clics. Mais il peut être difficile de mettre en œuvre une indexation solide des documents si vous ne disposez pas des bons outils.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).