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Les documents sont le nerf de la guerre pour une entreprise. Cependant, si votre entreprise utilise encore un système manuel basé sur le papier, vous pouvez facilement exploser votre budget. Le prix du papier augmente chaque jour, sans parler des coûts croissants des installations de stockage.
Il existe pourtant une solution. Avec la disponibilité croissante des systèmes de gestion électronique de documents, la mise en œuvre de solutions de gestion de documents peut vous permettre de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.
Voici 10 façons dont un logiciel de gestion de documents (DMS) peut réduire les coûts opérationnels élevés de votre entreprise et automatiser les flux de travail.
1. Réduction des coûts d'équipement et de fournitures de stockage
Tout d'abord, le passage d'un système manuel basé sur le papier à un système de gestion documentaire numérique élimine la nécessité d'acheter des équipements de stockage coûteux et d'autres fournitures connexes. Cela inclut des éléments tels que les classeurs, les imprimantes, les dossiers, le papier, l'encre, les toners et les coûts de maintenance.
En réalité, si la technologie et les équipements constituent un investissement financier judicieux, il n'en va pas de même pour le classement physique et l'espace de stockage. Une GED permet de libérer votre espace de bureau pour des tâches plus utiles et productives que le stockage de montagnes de documents papier.
2. Coûts de copie et d'impression
L'utilisation de documents numériques à la place du papier supprime la nécessité de créer plusieurs copies d'un même document pour les clients, la distribution entre bureaux ou le stockage interne.
Dans une GED, les copies originales des documents seront créées dans les dépôts centralisés et le contrôle d'accès sera mis en œuvre. Il en résulte une réduction du temps et de l'argent consacrés au papier, à l'impression, aux équipements et autres fournitures.
3. Temps du personnel
Plus les employés passent de temps à effectuer des tâches manuelles telles que la recherche de dossiers dans les armoires, l'impression ou la télécopie, moins ils peuvent se concentrer sur les activités principales de l'organisation.
Dans un système de gestion des documents, tous les documents se trouvent dans un endroit centralisé. Grâce à la fonction de contrôle des versions, dès qu'un collègue travaille sur la version la plus récente, il la place dans le référentiel partagé. La centralisation de la documentation augmente considérablement l'efficacité, car le personnel passe moins de temps à chercher et à récupérer des documents. Il suffit de quelques secondes pour effectuer des tâches qui auraient autrement pris des minutes ou des heures dans un système manuel.
4. Optimiser et maximiser les coûts de l'entreprise
Les systèmes de gestion de documents sont dotés d'un flux de travail et d'un contrôle d'accès automatisés. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de rationaliser les processus tels que les ventes, la comptabilité, le service client et les ressources humaines. En retour, cette optimisation se traduit par une production plus rapide du travail, un recouvrement plus rapide des paiements, une réduction des coûts d'achat, une meilleure rétention des employés et une plus grande satisfaction des clients.
Une GED efficace vous fera gagner du temps et de l'argent, créera des profits et entraînera une réduction des frais généraux.
5. Coûts de sécurité et de reprise après sinistre
La sauvegarde des documents est facile et sûre avec les solutions de gestion électronique de documents. La sauvegarde est automatisée sur des serveurs sécurisés et assure la continuité de l'activité en cas de violation de la sécurité ou de catastrophe telle qu'un incendie ou une inondation.
Avec une sauvegarde sécurisée, il n'est plus nécessaire de créer de l'espace pour un stockage hors site coûteux ou des salles d'archivage spéciales qui doivent être aussi résistantes que possible aux catastrophes. Les dépenses liées à la livraison des documents du stockage hors site au bureau sont également éliminées. La récupération des documents sauvegardés se fait d'un simple clic.
Une GED renforce également la sécurité de vos fichiers grâce à diverses options de contrôle d'accès.
6. Faciliter la récupération des documents
Avec un système de gestion de documents avec stockage dans le nuage, il est plus facile de restaurer des documents perdus, ce qui évite des coûts de récupération élevés. La recherche et la localisation d'un document sur un SGD sont également très rapides et faciles.
7. Éviter les coûts de non-conformité
Lorsqu'une entreprise ne respecte pas les réglementations fédérales en matière d'archivage des documents, elle risque de se voir infliger les frais de non-conformité suivants en cas de violation des données :
- Amendes imposées par le gouvernement
- Frais juridiques
- Coût d'exécution de la réponse à la violation
- incertitude quant aux actions.
Un excellent système de gestion de documents, développé en tenant compte des exigences de conformité, vous évitera ces coûts inutiles.
8. Favoriser une bonne gestion de la relation client
Le client moderne est curieux, peu enclin à attendre, et aime être bien informé sur le produit ou le service qu'il achète. Avant d'acheter, il pose des millions de questions et recherche des services d'assistance après-vente.
La dernière chose qu'ils souhaitent, ce sont des réponses tardives à leurs questions. Ne pas répondre à temps aux points de friction d'un client parce que vous ne pouvez pas accéder à certaines informations entraîne une perte de clientèle.
Un système de gestion de documents améliore la gestion en temps réel et efficace des relations avec les clients, ce qui permet de les acquérir et de les fidéliser.
9. Permettre l'accès à distance aux documents
Un système de gestion des documents fonctionne comme un logiciel de collaboration pour minimiser ces coûts. En permettant l'accès à distance aux documents, il devient plus facile de communiquer avec les clients, les collègues dans des environnements de travail distribués ainsi que les fournisseurs. Vous n'avez plus besoin d'envoyer des documents par l'intermédiaire de services de messagerie, qui peuvent être coûteux.
10. Moins coûteux lors de la relocalisation des bureaux
Imaginez que vous souhaitiez déménager votre entreprise et que vous deviez emporter des dizaines ou des centaines de classeurs à tiroirs remplis de documents papier entassés au fil des ans. Combien de déménageurs devrez-vous engager ?
Un système de gestion des documents facilite le déménagement ou l'expansion d'un bureau. Il n'est pas nécessaire de faire appel à un service de déménagement coûteux pour transporter tous vos dossiers. Vous pouvez déménager en un clin d'œil et vous installer rapidement dans votre nouveau bureau.
Le mot de la fin
Toute entreprise qui cherche à réduire ses coûts, à rationaliser ses flux de travail et à augmenter son retour sur investissement devrait sérieusement envisager d'investir dans un logiciel de gestion de documents. Non seulement cela réduira les processus manuels, mais cela permettra également aux parties prenantes d'accéder aux documents de n'importe où et à la convenance de chacun.
Un bon SGD vous permettra d'augmenter vos bénéfices, d'accroître la satisfaction de vos clients et d'améliorer l'efficacité et le confort de vos employés.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).