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Tout projet, qu'il soit petit ou grand, implique des coûts. Il est très rare d'avoir des piles d'argent infinies à portée de main, il est donc indispensable de prévoir un budget pour un projet. En tant que chef de projet, vous serez responsable du respect du budget, vous devez donc vous assurer qu'il est correct.
Si vous ne respectez pas le budget, vous finirez par manquer des étapes importantes, par être en sous-effectif et par devoir faire la démarche de la honte auprès du département financier pour demander plus d'argent. Si vous dépassez le budget, le projet risque de ne pas voir le jour. Alors, comment faire pour bien budgétiser un projet ? Passons en revue le processus, en commençant par un aperçu de ce qu'est un budget de projet.
Qu'est-ce qu'un budget de projet ?
Le budget d'un projet est le coût total estimé de la réalisation de chaque activité au cours de chaque phase du projet. Il est important car il permet de fixer les attentes en matière de dépenses et est essentiel pour obtenir l'approbation du projet, s'assurer que les fonds sont prêts au bon moment et mesurer les performances. Il s'agit d'un document dynamique, qui fait l'objet d'un suivi, d'un examen et d'une mise à jour continus tout au long du projet.
Quelles sont les composantes d'un budget de projet ?
Les budgets de projet contiennent tous les coûts associés au projet. Il comprend généralement :
- Les coûts de main-d'œuvre : salaires des employés, avantages sociaux, charges sociales et frais généraux.
- Les coûts d'approvisionnement en matériel : les biens, services, équipements et fournitures nécessaires au projet qui proviennent de fournisseurs externes.
Dans chacune de ces catégories, les coûts peuvent généralement être séparés en deux grandes catégories :
- Les coûts fixes : ils sont fixés pour le projet et ne changeront pas. Par exemple, si vous avez besoin d'une certaine quantité d'un article particulier pour réaliser votre projet et que vous avez un devis ferme d'un fournisseur, il s'agit d'un coût fixe.
- Coûts variables : ils changent selon l'activité. Par exemple, si vous avez un sous-traitant qui travaille à l'heure sur votre projet et qu'il dépasse le temps imparti, le coût augmente. Les coûts variables sont ceux qui nécessitent le plus de suivi.
Les coûts sont identifiés pour chaque activité du projet et un calendrier leur est attribué. Ce niveau de détail est essentiel pour suivre les performances tout au long du projet. Par exemple, si vous avez 50 heures allouées à la conception sur deux mois, vous saurez quel est votre budget hebdomadaire, ce qui vous permettra de repérer rapidement les écarts.
Quel est l'objectif d'un budget de projet ?
Le budget d'un projet est conçu pour :
- Aider au processus de prise de décision. Il peut s'agir de décider de la poursuite du projet ou de choisir le montant à investir dans les différentes activités du projet.
- Communiquer aux parties prenantes combien d'argent est nécessaire et quand il est nécessaire.
- Donnez au chef de projet une base de référence pour l'aider à déterminer si le projet suit la voie souhaitée.
Les avantages d'une budgétisation efficace du projet
Nous sommes tous d'accord pour dire qu'un budget est essentiel pour tout projet, mais les avantages vont bien au-delà du simple fait de savoir ce que le projet va coûter. Une budgétisation efficace du projet présente les avantages suivants :
- En sachant combien d'argent est disponible pour chaque activité du projet, vous pouvez facilement identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière.
- L'une des parties les plus délicates de la gestion de projet est de disposer des bonnes ressources humaines. Le budget du projet permet de déterminer exactement les compétences dont vous avez besoin pour quelle durée, ce qui est particulièrement utile lorsque des personnes travaillent sur plusieurs projets.
- Le budget est un outil de gestion efficace pour voir si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
- Il permet de hiérarchiser les activités qui peuvent être réalisées dans le cadre des ressources disponibles. Parfois, cela signifie que vous devez revoir vos ambitions à la baisse, mais au moins vous répondrez aux attentes.
- Elle favorise la réflexion et la planification pour l'avenir.
- Les chefs de projet capables d'obtenir d'excellents résultats tout en contrôlant efficacement les budgets ont de grandes perspectives de carrière !
Qu'est-ce qu'un modèle de budget de projet ?
Un modèle de budget de projet est un document vierge qui invite le chef de projet à inclure une estimation détaillée de tous les coûts susceptibles d'être encourus avant l'achèvement du projet.
En général, les grandes organisations disposent de modèles qui recueillent des informations dans un format adapté à leurs systèmes de rapports financiers. Sinon, les chefs de projet peuvent avoir un modèle préféré, utiliser un logiciel pour en créer un, ou construire un modèle personnalisé pour le projet sur lequel ils travaillent.
Exemple de budget de projet
Notre exemple de budget comprend toutes les tâches de notre structure de répartition du travail et indique la personne responsable. Les coûts fixes et variables sont détaillés pour chaque tâche afin de créer une base budgétaire. Les coûts réels sont ajoutés au fur et à mesure de l'avancement du projet et les écarts sont automatiquement mis en évidence. De cette façon, vous pouvez voir exactement où les coûts s'écartent du budget, et vous pouvez vous attaquer aux problèmes avant qu'il ne soit trop tard.
Comment estimer le budget d'un projet
L'établissement d'un budget est une compétence essentielle pour un chef de projet et il faut du temps pour la maîtriser. Pour vous aider à développer vos compétences en matière de budgétisation, nous avons créé un guide étape par étape que vous pouvez utiliser comme liste de contrôle pour vous garantir de couvrir toutes les bases.
1. Consultez la portée de votre projet : la portée du projet contient les objectifs, les produits livrables, les tâches et les échéances du projet. Vous aurez besoin de toutes ces informations pour estimer votre budget.
2. Définissez les ressources dont vous avez besoin : dressez la liste de toutes les personnes et de tous les éléments dont vous avez besoin pour réaliser le projet dans les délais. Vous devrez tenir compte du personnel, de l'équipement, de la formation, des déplacements, des fournitures, des baux, des abonnements... et la liste est longue.
3. Comprendre le taux de ressources : les personnes qui travailleront sur le projet travailleront à un taux spécifique, les personnes plus expérimentées coûtant plus cher, mais étant souvent capables d'accomplir les tâches plus rapidement et selon des normes plus élevées. Le matériel nécessaire au projet est également facturé à un tarif. Vous devrez comprendre les tarifs de la main-d'œuvre et des matériaux pour compléter votre estimation budgétaire.
4. Attribuez des estimations budgétaires : maintenant que vous avez une liste de ressources, commencez à attribuer un chiffre à chacune d'elles. Cela demandera beaucoup de recherche et de collaboration. Chaque projet sera différent, mais voici quelques techniques d'estimation pour vous aider à démarrer :
- Utilisez des données historiques : examinez les coûts réels de projets similaires antérieurs, si possible. Portez une attention particulière aux leçons tirées des projets antérieurs afin d'éviter de commettre les mêmes erreurs. C'est ce qu'on appelle parfois "l'estimation par analogie", car vous basez votre estimation sur une analogie, ou un projet similaire au projet que vous et votre équipe entreprenez.
- Utilisez les mathématiques : vous pouvez parfois déterminer l'estimation du coût total en examinant le coût unitaire ou la durée, puis en échelonnant le résultat en fonction du nombre d'unités nécessaires. Par exemple, s'il a fallu une heure pour construire un composant, il faudra 8 heures pour en construire 8. Cette méthode est parfois appelée "estimation paramétrique" parce que vous examinez les paramètres connus pour obtenir votre estimation.
- Consultez des experts en la matière (PME) : appuyez-vous sur des PME ou des chefs de projet dans votre organisation ou dans votre réseau professionnel plus large.
- Consultez les fournisseurs : obtenez des coûts fixes pour les éléments du projet lorsque vous le pouvez et des estimations lorsque les exigences ne sont pas encore fixées. Les fournisseurs sont les mieux placés pour fournir des estimations pour les produits et services qu'ils fourniront.
5. Établissez un fonds d'urgence : il est pratiquement impossible de prévoir exactement ce que tout coûtera au début du projet. Avoir un fonds d'urgence signifie qu'il y a une réserve pour le cas où les coûts augmenteraient. Environ 10 % du budget total du projet est une bonne règle empirique, bien que cela puisse changer en fonction du projet.
6. Établissez le budget : compilez les estimations dans votre logiciel de gestion de projet ou dans un modèle de budget. Assurez-vous que votre budget comprend des contraintes, des hypothèses et un calendrier.
7. Obtenir l'approbation : faites circuler votre plan au sein de votre équipe pour obtenir des commentaires et identifier les erreurs et les omissions avant votre approbation officielle. Lorsque vous présentez votre budget à la direction ou aux parties prenantes, vous voulez qu'il soit correct. Vous devrez également être en mesure de justifier avec assurance le raisonnement qui sous-tend les chiffres.
Gestion du budget du projet
La gestion du budget d'un projet est le processus de suivi et de contrôle des finances tout au long du projet. Elle figure en bonne place parmi les nombreuses compétences nécessaires à un chef de projet.
En surveillant régulièrement le budget pendant toute la durée du projet, vous pouvez identifier rapidement si les coûts commencent à dépasser les estimations et les ajuster avant que le budget ne soit épuisé. Vous aurez également une visibilité des besoins budgétaires supplémentaires à temps pour garantir le financement, de sorte que le projet ne doive pas s'arrêter pour obtenir des approbations supplémentaires.
Il est important d'utiliser le budget initial du projet comme base de référence et de s'en servir pour évaluer les écarts. Au fur et à mesure que le projet évolue, vous devrez faire approuver vos modifications et revoir votre budget de base.
En tant que gestionnaire de projet, vous devez éviter (comme la peste) de dépasser le budget de manière inattendue. La réserve pour imprévus est là pour vous aider à gérer les écarts, mais elle a ses limites. Grâce à un suivi rigoureux du budget, vous verrez à l'avance si un projet est susceptible de dépasser le budget, et vous pourrez y remédier.
9 conseils d'experts pour une meilleure budgétisation des projets
1. Surveillez la portée du projet comme un faucon : il n'y a pas de moyen plus sûr de faire exploser le budget que le redoutable glissement de portée.
2. Divisez votre budget en échéances utiles : Par exemple, vous pouvez analyser les coûts de personnel hebdomadaires afin de remédier rapidement aux dépassements plutôt que d'attendre la fin du mois (ou la fin du projet) lorsque les problèmes se sont aggravés.
3. Essayez de ne pas faire connaître à vos sous-traitants le montant de votre contingence : Faites en sorte qu'ils ne puissent pas dépasser le budget, à moins que vous ne le sachiez bien à l'avance et que vous puissiez le gérer en conséquence.
4. Impliquez les autres : n'essayez pas de créer (ou de gérer) votre budget dans une bulle. Consultez des experts à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation pour apprendre d'eux. Et même si vous en êtes responsable, vous n'êtes peut-être pas au courant des dépenses et des besoins des autres départements qui contribuent au projet. Communiquez donc largement, et souvent.
5. Comprenez votre budget : que vous utilisiez des feuilles de calcul, des modèles de budget ou des logiciels plus sophistiqués, gardez une trace de vos hypothèses et de vos calculs afin de vous rappeler comment vous êtes parvenu à votre estimation budgétaire.
6. Ne tombez pas dans le piège de la TPS : assurez-vous de traiter la TPS de manière cohérente tout au long du processus. Nombreux sont les budgets qui déraillent à cause d'une confusion sur la TPS. Demandez l'aide d'un expert si vous n'êtes pas sûr de vous.
7. Tenez compte du décalage : le contrôle du budget d'un projet peut être plus difficile que le contrôle du calendrier d'un projet. Avec un calendrier, vous savez immédiatement si vous avez manqué une date. Mais dans la plupart des entreprises, les informations financières sont retardées en raison des pratiques de reporting. Comprenez vos systèmes financiers et tenez-en compte pendant votre projet.
8. Mettez à jour le budget en temps réel : en cas de changement, vous devez mettre à jour votre budget régulièrement afin que vous et votre équipe suiviez les bons chiffres.
9. Consignez les leçons que vous avez tirées en cours de route : cela vous aidera, ainsi que d'autres personnes, lors de projets futurs.
Pourquoi les projets dépassent-ils le budget ?
Les projets se déroulent rarement (voire jamais) exactement comme prévu. Seulement 36 % des organisations ont des chances de réaliser des projets qui respectent le budget. Un bon gestionnaire de projet doit être capable d'identifier les variations du budget et de les gérer.
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les projets dépassent le budget :
1. Sous-financement : si vous sous-estimez le coût du projet, cela entraînera presque certainement un dépassement de budget ou l'échec total du projet.
2. Estimations de coûts irréalisables : une estimation précise des coûts au niveau micro est essentielle pour établir un budget global précis. Assurez-vous de vérifier l'exactitude de chaque estimation.
3. Sous-estimation de la complexité du projet : veillez à décomposer votre projet en petites parties et à examiner minutieusement chaque élément afin de ne rien oublier.
4. Dérapage de l'étendue du projet : surveillez votre étendue tout au long du projet, car si des ajouts sont faits en cours de projet, vous devrez demander un budget supplémentaire pour les couvrir.
5. Délais non respectés : le temps, c'est de l'argent et les ressources humaines représentent souvent une part importante du budget global. Lorsque les délais ne sont pas respectés, les budgets sont explosés. Vous devrez mettre en place un excellent calendrier de projet pour gérer les délais.
6. Circonstances imprévues : essayez d'avoir un plan de secours qui tienne compte de tout ce qui peut arriver.
7. Manque d'expérience du chef de projet : les dépassements de budget sont parfois dus à l'inexpérience du chef de projet. Si vous êtes novice en matière de gestion de projet, demandez conseil, trouvez des mentors et surveillez les tableaux de bord disponibles pour suivre les indicateurs clés de performance du projet.
Que faire lorsqu'un projet dépasse le budget
Le dépassement de budget n'est pas le lieu de prédilection du chef de projet. Mais il existe des moyens de gérer efficacement les budgets des projets, d'éviter les dépassements et de remettre les projets dans le droit chemin. Pour réussir, la plupart d'entre eux doivent être bien anticipés, alors suivez votre budget de près et agissez rapidement :
- Demandez une augmentation de budget avec une justification valable et un plan pour reprendre le contrôle des coûts.
- Envisagez de réduire la portée ou de reporter les actions de faible priorité à des projets futurs.
- Recherchez les possibilités de compenser les coûts dans d'autres domaines du projet.
- Réaffectez les ressources à une ressource moins coûteuse. Par exemple, vous pourriez demander à un membre de l'équipe plus junior d'effectuer certaines tâches, vous pourriez envisager de mettre à niveau l'équipement plutôt que de le remplacer, ou vous pourriez faire la formation en ligne plutôt qu'en personne.
- Utilisez votre contingence budgétaire (à bon escient !).
La budgétisation est difficile, mais elle en vaut la peine
La gestion du budget du projet est probablement la partie la plus difficile de la gestion de projet, mais aussi la plus importante. Même si vous obtenez le meilleur résultat possible, dans les délais, cela ne sert à rien si vous avez dépassé le budget.
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