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Le SGRH est essentiellement un logiciel de gestion des ressources humaines qui combine méticuleusement tous les différents processus et systèmes de gestion des ressources humaines afin d'assurer une gestion aisée et un fonctionnement harmonieux des différents processus opérationnels. L'application du SGRH vise à améliorer les performances des employés afin de contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Aujourd'hui, le champ d'application des RH s'est encore élargi. Avec un nombre croissant d'employés et un marché compétitif, les RH doivent se concentrer sur d'autres activités supplémentaires pour assurer le bien-être des employés au travail. Les entreprises ont donc dû mettre en place un système robuste, intégré et automatisé qui rassemble toutes les activités des ressources humaines sous un même toit et fournit des services unifiés à tous. En d'autres termes, un SGRH.
Avec l'avènement de la technologie et de l'innovation dans les entreprises, l'importance du SGRH a augmenté de façon exponentielle ces dernières années.
Qu'est-ce que le SGRH ?
Le SGRH ou système de gestion des ressources humaines est essentiellement un logiciel de ressources humaines qui combine méticuleusement tous les différents processus et systèmes de ressources humaines afin d'assurer une gestion aisée et un fonctionnement harmonieux des données, des ressources humaines et des différents processus d'affaires.
L'application du SGRH vise à améliorer les performances des employés afin de contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Voyons donc l'importance du SGRH dans une entreprise.
Importance du SGRH
Le SGRH joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de différentes fonctions RH, telles que :
- Le stockage des données des employés
Le SGRH facilite le stockage sûr et efficace des données des employés. Avec l'aide du SGRH, un représentant des RH peut facilement traiter les informations sur les employés dans le système sans perdre de temps à faire de la paperasse. De plus, le logiciel est un moyen efficace de stocker et de rappeler les données des employés en cas de besoin.
Le SGRH élimine la paperasserie fastidieuse et les autres activités de tenue des dossiers des employés, comme l'historique de l'emploi, les diplômes, les certificats de formation, la rémunération et les avantages sociaux, ainsi que les preuves d'identification personnelle. Le SGRH aide à stocker tout ce système de manière efficace et sûre, afin que les données puissent être récupérées à des fins administratives.
Le SGRH permet également d'accélérer le processus de documentation pour les nouveaux employés, ce qui facilite grandement le processus d'embauche et d'intégration.
- Gestion de la paie des employés
Le SGRH peut gérer efficacement la paie de tous les employés de l'entreprise. Or, la gestion de la paie ne se limite pas au paiement des salaires. Elle comprend un large éventail d'activités qui doivent être incluses dans la gestion de la rémunération des employés.
Le SGRH peut aider à accomplir efficacement les tâches critiques des RH, comme le versement des salaires, les déductions fiscales et l'encaissement des congés. Le SGRH rationalise ces processus, réduisant les risques d'erreurs humaines et de mauvaises pratiques lors de la collecte des données. Le SGRH ne se limite pas à un seul endroit, il peut combiner la gestion de la paie de tous les employés de l'entreprise sur tous les sites géographiques.
Toute divergence dans les données de paie peut entraîner la chute d'une entreprise. Il est donc extrêmement important de gérer efficacement la paie. Et il n'y a pas de meilleur moyen de gérer la paie que d'appliquer le SGRH.
- Gestion du recrutement
Le processus manuel de recrutement et d'intégration est un processus fastidieux et chronophage. De plus, il nécessite beaucoup de main-d'œuvre et d'heures de travail, qui pourraient être utilisées pour des activités plus productives. Il est temps de rendre votre processus de recrutement et d'intégration plus simple, plus rapide et plus efficace.
Et c'est là que le logiciel SGRH entre en jeu. Il s'agit d'un logiciel simple et facile à utiliser qui réduit considérablement l'effort humain et le temps consacré à l'embauche en automatisant les différents aspects du recrutement, notamment le sourcing, la sélection, la documentation et l'onboarding.
Ainsi, vous pouvez désormais facilement accepter les CV et les candidatures en ligne, filtrer les candidatures pour sélectionner les meilleurs candidats et gérer un vivier de candidats idéaux pour de futurs postes à pourvoir.
- Administration des avantages sociaux des employés
Les avantages sociaux comprennent généralement d'autres compensations non salariales fournies aux employés en plus de leur salaire normal. Par exemple, le logement ou l'hébergement, les assurances, les prestations de retraite, les congés de maladie, les congés payés, etc.
Le SGRH contribue à l'administration efficace du programme d'avantages sociaux de l'entreprise. Avec l'aide du SGRH, vous pouvez protéger les droits et les avantages des employés en gérant efficacement leurs heures supplémentaires, la sécurité au travail, les primes, les arriérés et le remboursement des assurances.
Le SGRH rend le droit, l'allocation et le calcul des ressources transparents pour les employés et la direction. Cela permet de résoudre de nombreuses divergences dans les données, si elles devaient se produire, ce qui conduit à une meilleure administration et gestion des ressources.
- Gestion des présences et du temps
L'engagement des employés est un facteur essentiel de la réussite de l'organisation. Or, la gestion des présences et du temps des employés constitue la base de l'engagement des employés envers l'entreprise.
Le SGRH dote l'entreprise d'un système efficace de suivi des présences (ATS). Cette fonction étonnante permet aux professionnels des RH ou aux managers de suivre les présences et les congés d'un employé. Elle aide les deux parties à traiter facilement les demandes.
Avec l'aide de ce système intégré de gestion des présences, les responsables peuvent accéder rapidement à la base de données des congés pour connaître le nombre total de congés disponibles d'un employé et approuver ou rejeter la demande en fonction de la disponibilité. Ce système est également accessible aux employés, ce qui rend le processus transparent. Les employés peuvent ainsi connaître les raisons de la décision d'approuver ou de rejeter une présence ou un congé.
- Gestion des performances des employés
En général, les entreprises contrôlent les performances des employés chaque année et ne fournissent un retour d'information qu'une fois par an. Cela ralentit le processus d'amélioration, car l'employé doit attendre l'évaluation annuelle pour recevoir un retour sur ses performances et ses domaines d'amélioration. De plus, la collecte des données sur la performance annuelle des employés est un processus qui prend beaucoup de temps et qui ne donne aucun résultat concluant.
Le SGRH permet aux employeurs et aux gestionnaires de fournir un retour d'information à 360 degrés en temps réel. Cela rend le processus de gestion des performances robuste, efficace et orienté vers les résultats. Les employés n'ont plus besoin d'attendre les évaluations annuelles de leurs performances pour savoir où ils ont échoué. Un retour d'information périodique avec l'aide du SGRH peut contribuer à la mise en œuvre instantanée des suggestions, ce qui améliore l'efficacité et la productivité des employés.
- Améliore l'efficacité de l'organisation
Le SGRH améliore considérablement l'efficacité organisationnelle d'une entreprise. Il est autonome, ce qui entraîne une cohérence dans la gestion des diverses activités RH. Il favorise la transparence et améliore l'engagement des employés au sein de l'entreprise. Grâce à diverses fonctions, telles que l'évaluation des employés et le suivi disciplinaire, le SGRH permet de toujours mettre en évidence les objectifs de l'entreprise et contribue à améliorer l'engagement, l'inspiration et l'information des travailleurs.
Cela se traduit par une gestion efficace des employés ainsi que des ressources de l'entreprise, qui se traduit par la croissance et l'expansion de l'entreprise.
- Améliorer le libre-service des employés
L'autonomisation des employés est la caractéristique la plus marquante du SGRH. Les employés ont souvent beaucoup de questions et de doutes et cherchent des réponses détaillées et immédiates. Il est souvent impossible pour l'équipe RH de répondre à chaque question des employés, surtout lorsque l'entreprise compte des centaines d'employés.
Dans une telle situation, le système SGRH peut venir à la rescousse en offrant de meilleures possibilités de libre-service aux employés. Ils peuvent simplement introduire les politiques et autres données dans le système intégré. Et les employés peuvent se connecter à leurs comptes respectifs et chercher toutes les informations dont ils ont besoin sans déranger l'équipe RH. Ce flux d'informations fluide et continu accroît la transparence et l'efficacité sur le lieu de travail.
Un SGRH efficace, en théorie et en pratique, conduira en fin de compte à une meilleure efficacité et à de plus grands avantages pour l'entreprise. Il aidera l'entreprise à atteindre ses objectifs de croissance et d'expansion.