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Si vous avez travaillé sur un plan de gestion de projet, vous devez être familier avec ce qu'est une activité dans la gestion de projet. Une activité de projet est essentiellement un jalon, une section ou une tâche qui comporte de nombreuses sous-tâches. En termes simples, toute activité qui nécessite l'accomplissement d'un certain nombre de tâches afin d'achever cette activité est connue comme une activité de projet. Pour rendre la chose plus claire, voici trois exemples :
1. Les sections :
Voici un exemple de planification de projet de marketing de contenu. Tout d'abord, le rédacteur aura une idée et fera une tâche de la même et l'ajoutera sous la "section idée", si l'équipe aime l'idée, il passera à la "section production". Une fois que l'article est prêt, la tâche passe dans la section "en révision" et enfin, lorsque le responsable de la tâche en révision l'approuve, il la fait passer dans la section "approuvé". Les étapes suivantes : "Idée", "Production", "En révision" et "Approuvé" - sont les étapes par lesquelles la tâche passe pour être terminée, toutes les étapes sont connues comme une activité de projet.
2. Les jalons :
Dans ce projet, nous avons 16 tâches. Les tâches sont sous certaines sections et ces sections sont connues comme des jalons. Par exemple, si vous voulez terminer la première étape (premier jalon), vous devez terminer les trois tâches qui se trouvent sous le jalon "étape de planification".
Ces jalons sont considérés comme l'activité du projet. Par conséquent, une activité agit comme une étape dans le projet.
Dans ce cas, chaque jalon (activité) contient des tâches, et une fois ces tâches terminées, vous passez à l'étape suivante. Et une fois que toutes les étapes sont terminées, le projet est achevé.
Chaque activité (jalon) a une date de début et une date de fin. L'activité doit donc être achevée dans le délai défini pour que le projet soit terminé à temps.
3. Sous-tâches :
Combinaison d'un logiciel de gestion des tâches, d'un logiciel de CRM et d'un logiciel de gestion de projet, vous permet d'ajouter des sous-tâches à la tâche principale comme une fonctionnalité parmi les tonnes de fonctionnalités qu'il fournit.
Ici, la tâche principale consiste à trouver des idées pour une publicité télévisée, mais pour mener à bien cette tâche, vous devez d'abord trouver une agence et vous devez également établir un budget. Par conséquent, cette tâche ne peut pas être achevée tant que les sous-tâches ne sont pas achevées, et l'achèvement de ces sous-tâches conduira à l'achèvement de la tâche principale.
Ainsi, la tâche principale est l'activité ici et les sous-tâches sont les actions nécessaires à la réalisation de cette activité.
Lorsque vous êtes au stade de la planification du projet, vous devez vous assurer que vous définissez clairement toutes les activités et les actions (tâches) qui doivent être réalisées pour mener à bien l'activité, afin de garantir l'achèvement fructueux du projet.
Lorsque vous avez terminé de planifier les activités et les actions, vous devez maintenant les séquencer, c'est-à-dire les placer dans un ordre approprié.
Une fois que vous avez séquencé les activités, vous êtes prêt à les suivre et à les gérer. Ces types de projets sont généralement suivis à l'aide d'un diagramme de réseau ou d'un diagramme de Gantt collaboratif. Ces diagrammes représentent toutes les activités et les actions à l'aide de barres horizontales qui représentent la longueur et la durée. Vous pouvez en choisir un en fonction de l'énoncé de la vision de votre projet.
Comment planifier et programmer les activités du projet :
Les cinq processus de gestion du temps de la liste des activités sont les suivants :
- Séquencer les activités
- Estimer les ressources des activités
- Estimer la durée des activités
1. Mettre en place les activités :
La première étape consiste à définir le nombre de tâches et d'actions nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. L'entrée de ce processus est connue sous le nom de déclaration des livrables du projet.
Toutes les activités et actions que vous finaliserez à ce stade seront utilisées pour préparer le calendrier du projet. Avant d'attribuer les actions aux membres de l'équipe, vous devez enregistrer le calendrier du projet en tant que modèle, afin de simplifier le processus la prochaine fois.
Vous pouvez organiser une réunion avec les parties prenantes pour identifier et placer les jalons avec précision. Fixez des jalons facilement réalisables afin que l'équipe ait le sentiment d'avancer dans le projet.
2. Définir les relations :
Comme vous avez dressé la liste de toutes les activités à l'étape précédente, il est maintenant temps d'établir une séquence de toutes les activités. Vous devez utiliser la liste des activités, les jalons et l'énoncé des livrables du projet pour préparer un plan de projet approprié et définir la relation entre toutes les activités et les actions.
Par conséquent, dans la deuxième étape, vous devez définir les dépendances entre toutes les activités et actions. Il existe deux types de dépendances, à savoir les dépendances internes et les dépendances externes.
Par exemple, si la tâche 2 ne peut être lancée que si la tâche 1 est terminée, on dit que la tâche 2 dépend de la tâche 1. C'est ce qu'on appelle une dépendance interne. Et si une certaine tâche dépend d'une personne ou de ressources externes, on dit que la tâche est dépendante de l'extérieur. Par exemple, une certaine personne doit filmer une vidéo du bâtiment du client depuis les airs, mais si le drone commandé n'arrive pas, la tâche ne peut pas commencer.
Ces dépendances jouent un rôle très important car elles montrent l'importance d'une certaine tâche.
3. Estimer les ressources :
La partie principale de cette étape est la décomposition des ressources.
Comme vous avez finalisé les activités, les tâches et les dépendances, il est maintenant temps d'acquérir les ressources pour accomplir toutes les actions. En fonction de toutes les activités et de la portée du projet, vous devez dresser la liste de toutes les ressources nécessaires, qu'elles soient internes ou externes.
Vous devez envisager de prendre l'avis d'un expert lors de l'établissement de la liste de toutes les ressources. Comme vous suivez un budget, vous devez également envisager une analyse des alternatives.
Vous devez également tenir compte des contraintes de temps avant d'estimer et de préparer la liste des ressources. Une fois que tout est finalisé, vous devez classer votre liste en fonction des types de ressources, de la priorité et du temps.
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