novembre 2021

Les systèmes de suivi-évaluation de projets et programmes, WEBGRAM meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afriquecouvre tout le travail effectué pendant ou après un projet pour définir, sélectionner, collecter, analyser et utiliser les informations sur les projets.

Les Systèmes de Suivi-Evaluation des Projets simples et limités dans le temps contiennent généralement un certain nombre d'éléments communs. Les organisations de la société civile mettent en œuvre de nombreux types différents de projets de développement. Celles-ci vont des projets simples et limités dans le temps, basés dans un seul endroit, aux programmes de travail internationaux, basés dans plusieurs pays et secteurs. La plupart des projets de développement doivent être accompagnés de Système de Suivi-Evaluation.

Un Système de Suivi-Evaluation de Projet couvre tout le travail effectué pendant et/ou après un projet pour définir, sélectionner, collecter, analyser et utiliser les informations. C'est là que tout se tient, depuis la sélection initiale des objectifs et des indicateurs jusqu'à l'évaluation finale d'un projet. Un Système de Suivi-Evaluation de Projet couvre généralement au moins certains des éléments décrits ci-dessous. Certains de ces éléments (par exemple les indicateurs, les bases de référence) sont toujours considérés comme faisant partie d'un système de suivi-évaluation. D'autres éléments, comme les processus de planification ou d'apprentissage, peuvent être considérés comme faisant partie d'un système plus large (planification, suivi et évaluation) ou (suivi, évaluation et apprentissage).

Un système de suivi-évaluation de projet nécessite un contexte. Cela signifie qu'il faut définir les caractéristiques clés du système, comme sa portée et son objectif, ou les principes clés qui régiront son fonctionnement.

Objectif

Le Système de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes est  conçu pour fournir des preuves pour le travail de plaidoyer ou d'influence politique ; pour permettre la supervision et le contrôle du personnel ou des ressources ; pour soutenir l'allocation des ressources ; pour améliorer la communication entre les différentes parties prenantes ; pour soutenir le marketing ou la collecte de fonds ; ou pour renforcer l'autonomisation des différentes parties prenantes.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement de systèmes d'informations en Afrique, prend en compte les objectifs globaux et les objectifs spécifiques des projets traités.

Principes

De nombreux systèmes de suivi-évaluation de projets sont basés sur un ensemble de principes qui régissent la manière dont les systèmes doivent être conçus et mis en œuvre. Les principes comprennent généralement des directives sur des questions telles que l'éthique, la transparence, la sensibilisation aux questions de genre, l'incorporation d'approches basées sur les droits, ou tout autre principe de base considéré comme important par l'organisation qui met en œuvre le projet.

Participation

La participation des différents groupes de parties prenantes peut être couverte par les "principes". Mais même si le Système de Suivi-Evaluation d'un Projet n'est pas basé sur un ensemble de principes, il est presque toujours important de clarifier dès le départ qui doit être impliqué dans la planification, le Suivi-Evaluation, et comment il doit l'être. Cela signifie qu'il faut évaluer quel type de participation est souhaitable, et ce qui est faisable. Parfois, différents groupes de parties prenantes sont impliqués dans un système de Système de Suivi-Evaluation parce que cela permet de générer et d'analyser de meilleures informations. Parfois, c'est parce que cela leur serait utile, ou parce qu'il est admis qu'ils ont le droit d'être impliqués. La question clé de tout Système de Suivi-Evaluation de Projet est la suivante : "Que devons-nous savoir pour suivre et évaluer le projet ? La sélection des informations est normalement envisagée lors des étapes de conception et de planification d'un projet. Elle couvre une série de processus allant de l'élaboration des plans à la définition des objectifs, des indicateurs et des questions.

Remarque : bien que les informations soient souvent sélectionnées au départ, il est également considéré comme une bonne pratique d'affiner, d'ajuster et d'adapter les plans, les objectifs, les indicateurs et les questions selon les besoins au cours d'un projet.

La collecte d'informations se fait normalement tout au long d'un projet. Cela permet d'une part de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie, et d'autre part d'évaluer les progrès vers les objectifs fixés, ainsi que d'identifier les changements inattendus. Certaines méthodes de collecte peuvent être définies au début d'un projet, mais d'autres peuvent évoluer au fur et à mesure que le projet se poursuit. Les informations sont souvent collectées sur la base d'objectifs, d'indicateurs et de questions prédéfinis, mais peuvent également couvrir des changements inattendus et/ou négatifs. 

Outils et méthodologies de collecte de données 

De nombreux types d'outils et de méthodologies peuvent être utilisés pour collecter des informations. Il peut s'agir d'outils simples comme les entretiens, l'observation et la photographie, ou de méthodologies plus complexes de collecte et d'analyse des données, comme la technique du changement le plus significatif (MSC) ou les méthodes d'apprentissage et d'action participatifs (PLA). Les projets utilisent souvent une combinaison de différents outils et méthodologies.

Modèles et formulaires 

La plupart des projets développent des modèles ou des formulaires simples, utilisés pour enregistrer des informations formelles et informelles sur une base continue. Les modèles peuvent être utilisés pour enregistrer des faits basés sur des indicateurs quantitatifs définis. Ils sont souvent utilisés pour générer des données statistiques. Mais les modèles peuvent également être un bon moyen d'enregistrer des informations qualitatives telles que les perceptions, les opinions et les observations au cours d'un projet. 

Lignes de base 

De nombreux projets développent une ligne de base. Les lignes de base sont réalisées au début (ou presque) d'un projet, et sont conçues pour établir un point de départ afin que le changement puisse être évalué à un stade ultérieur.

Ils impliquent souvent la collecte d'informations sur les objectifs et/ou les indicateurs définis d'un projet. 

Groupes de contrôle ou de comparaison 

Certains projets établissent également des groupes de contrôle ou de comparaison afin de pouvoir comparer l'évolution de leur situation à celle des populations ciblées. Les groupes de contrôle ou de comparaison comprennent des personnes similaires aux bénéficiaires ciblés, mais qui ne reçoivent pas les mêmes services du projet. Les groupes de contrôle ou de comparaison sont souvent utilisés en même temps que les bases de référence, et sont une partie nécessaire de certaines méthodes complexes de collecte et d'analyse de données, telles que les méthodes quasi-expérimentales. 

Méthodes d'échantillonnage 

Les petits projets recueillent souvent des informations sur tous les bénéficiaires ciblés. Cependant, les projets plus importants peuvent utiliser des méthodes d'échantillonnage quantitatif pour déduire des changements sur des populations plus larges. Cela signifie utiliser une méthodologie d'échantillonnage approuvée pour générer des hypothèses sur un changement généralisé, sur la base d'un changement mesuré parmi un plus petit nombre de bénéficiaires. Des méthodes d'échantillonnage qualitatif peuvent également être utilisées dans certains projets. La plupart des systèmes de suivi-évaluation des projets contiennent des processus conçus pour analyser les informations, afin de donner un sens aux informations collectées tout au long d'un projet, ou après. 

La collecte d'informations se fait normalement tout au long d'un projet. Cela permet d'une part de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie, et d'autre part d'évaluer les progrès vers les objectifs fixés, ainsi que d'identifier les changements inattendus. Certaines méthodes de collecte peuvent être définies au début d'un projet, mais d'autres peuvent évoluer au fur et à mesure que le projet se poursuit. Les informations sont souvent collectées sur la base d'objectifs, d'indicateurs et de questions prédéfinis, mais peuvent également couvrir des changements inattendus et/ou négatifs. 

Outils et méthodologies de collecte de données 

De nombreux types d'outils et de méthodologies peuvent être utilisés pour collecter des informations. Il peut s'agir d'outils simples comme les entretiens, l'observation et la photographie, ou de méthodologies plus complexes de collecte et d'analyse des données, comme la technique du changement le plus significatif (MSC) ou les méthodes d'apprentissage et d'action participatifs (PLA). Les projets utilisent souvent une combinaison de différents outils et méthodologies.

Modèles et formulaires 

La plupart des projets développent des modèles ou des formulaires simples, utilisés pour enregistrer des informations formelles et informelles sur une base continue. Les modèles peuvent être utilisés pour enregistrer des faits basés sur des indicateurs quantitatifs définis. Ils sont souvent utilisés pour générer des données statistiques. Mais les modèles peuvent également être un bon moyen d'enregistrer des informations qualitatives telles que les perceptions, les opinions et les observations au cours d'un projet. 

Lignes de base 

De nombreux projets développent une ligne de base. Les lignes de base sont réalisées au début (ou presque) d'un projet, et sont conçues pour établir un point de départ afin que le changement puisse être évalué à un stade ultérieur.

Ils impliquent souvent la collecte d'informations sur les objectifs et/ou les indicateurs définis d'un projet. 

Groupes de contrôle ou de comparaison 

Certains projets établissent également des groupes de contrôle ou de comparaison afin de pouvoir comparer l'évolution de leur situation à celle des populations ciblées. Les groupes de contrôle ou de comparaison comprennent des personnes similaires aux bénéficiaires ciblés, mais qui ne reçoivent pas les mêmes services du projet. Les groupes de contrôle ou de comparaison sont souvent utilisés en même temps que les bases de référence, et sont une partie nécessaire de certaines méthodes complexes de collecte et d'analyse de données, telles que les méthodes quasi-expérimentales. 

Méthodes d'échantillonnage 

Les petits projets recueillent souvent des informations sur tous les bénéficiaires ciblés. Cependant, les projets plus importants peuvent utiliser des méthodes d'échantillonnage quantitatif pour déduire des changements sur des populations plus larges. Cela signifie utiliser une méthodologie d'échantillonnage approuvée pour générer des hypothèses sur un changement généralisé, sur la base d'un changement mesuré parmi un plus petit nombre de bénéficiaires. Des méthodes d'échantillonnage qualitatif peuvent également être utilisées dans certains projets. La plupart des systèmes de suivi-évaluation des projets contiennent des processus conçus pour analyser les informations, afin de donner un sens aux informations collectées tout au long d'un projet, ou après. 

Une évaluation formelle peut être menée par le personnel interne du projet, mais elle est généralement facilitée par des personnes externes qui peuvent donner une opinion impartiale sur ce qui a changé grâce à un projet ou un programme, et sur ce qui a bien ou mal fonctionné.  Les évaluations sont souvent plus efficaces lorsqu'elles sont planifiées dès le début d'un projet ou d'un programme. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afriquepermet d'effectuer plusieurs types d'évaluation de projets ou programmes selon les besoins.

Examens 

De nombreux projets s'appuient plutôt sur des examens formels, qui peuvent être facilités en interne ou en externe, et peuvent inclure des membres de l'équipe du projet, des populations ciblées et/ou des parties prenantes plus larges. 

Évaluation d'impact 

Certains projets réalisent des études d'impact, destinées à évaluer les changements durables et à long terme induits par le projet. Cette évaluation peut ou non faire partie d'une évaluation ou d'un examen formel. Les évaluations d'impact peuvent être réalisées pendant ou à la fin d'un projet, ou quelque temps après sa fin. 

Recherche 

Certains systèmes de suivi-évaluation de projets ont des liens formels entre le suivi-évaluation et la recherche. Cela signifie que les résultats générés par le système de suivi- évaluation peuvent être examinés de manière plus approfondie en utilisant différentes formes de recherche formelle ou informelle. Cela signifie qu'il faut identifier ce qui est nécessaire pour que le système de suivi-évaluation fonctionne réellement, et prendre des mesures actives pour s'assurer que les systèmes et processus pertinents sont mis en place. Informatique et bases de données Certains projets ne stockent les informations que par le biais de systèmes de classement manuels. D'autres projets utilisent des bases de données ou des systèmes informatiques sophistiqués pour soutenir le stockage et le traitement des données. Dans la plupart des organisations, les systèmes informatiques sont utilisés par le personnel de Suivi-Evaluation, mais ne sont pas sous leur contrôle direct. 

La gestion des données 

La gestion des données couvre le stockage, la gestion et le partage systématiques des données brutes - les faits et les opinions générés et enregistrés par un Système de Suivi- Evaluation. Elle peut impliquer l'utilisation de bases de données. 

Systèmes de gestion des connaissances (KM) 

La gestion des connaissances va plus loin que la gestion des données et vise à permettre aux organisations d'acquérir ou de créer des connaissances utiles, puis de les mettre à la disposition de ceux qui peuvent les utiliser au moment et à l'endroit appropriés. La gestion des connaissances est souvent un élément important de l'apprentissage au sein d'un projet. 

Budget de suivi-évaluation 

Il existe souvent un budget fixe pour le suivi et l'évaluation dans le cadre d'un projet. Parfois, ce budget couvre le travail d'un personnel dédié au suivi et à l'évaluation. Dans d'autres cas, il peut couvrir le travail du personnel du projet chargé des tâches de suivi-évaluation. Un budget de Suivi-Evaluation peut également couvrir des activités particulières de suivi-évaluation, comme une évaluation de base ou finale. 

Caractéristiques du poste

Certains projets disposent d'un personnel dédié au suivi-évaluation, tandis que le personnel d'autres projets doit effectuer le Suivi-Evaluation en plus de ses tâches normales. Dans les deux cas, des spécifications de poste peuvent être développées spécifiquement pour couvrir le travail de Suivi-Evaluation dans un projet.

Dans de nombreux Systèmes de Suivi-Evaluation de Projets, il est important d'évaluer les capacités de suivi-évaluation des principales parties prenantes, et de déterminer si cela doit changer. Si c'est le cas, le personnel peut être soutenu par le développement des capacités. Les différentes formes de soutien comprennent la formation, le mentorat, le soutien par les pairs et le développement de directives de Suivi-Evaluation.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Systèmes d'archivage et de gestion électronique de documents, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Les entreprises d'aujourd'hui travaillent dans des délais serrés, certains employés étant sur place et d'autres travaillant à distance. Il est donc plus important que jamais pour les entreprises de trouver des moyens efficaces de numériser les documents papier et de les gérer efficacement.

Il est difficile de savoir quand apporter les mises à jour nécessaires à votre stratégie de gestion des documents. Mais vous pouvez aider vos employés et votre organisation en apprenant davantage sur la gestion électronique des documents et sur ce qu'elle peut faire pour dynamiser votre entreprise.

En quoi consiste un système d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) ? 

WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, a conçu pour vous le meilleur logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents.

Un système d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) est un outil électronique très structuré et robuste qui gère l'ensemble des documents utilisés par une entreprise. Un SGED fait passer la stratégie de gestion des documents au niveau supérieur, en convertissant les fichiers papier en un format électronique et en centralisant le flux de documents d'une organisation.

Au minimum, une GED doit améliorer les flux de travail grâce à certaines fonctions d'automatisation et à la possibilité de numériser facilement les documents papier.  Grâce à ces capacités, une organisation peut obtenir un flux d'informations unique et cohérent qui améliore tout, de la collaboration et la communication à la conformité réglementaire.


Les entreprises de toutes les industries et de tous les secteurs, tels que les soins de santé, l'administration publique et la finance, comptent sur une solution solide qui pourrait leur permettre d'avoir une meilleure organisation, de gagner en temps et en argent. 
L'outil GED permet de localiser, stocker et gérer les documents.

Parmi ces documents, citons :

  • - les factures des comptes fournisseurs
  • - les documents relatifs à la paie et aux impôts des employés
  • - les bons de commande
  • - les reçus de marchandises
  • - Accords et contrats

- Correspondance à trois voies

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de localiser, stocker et gérer les documents. 

Les atouts d'un système de gestion électronique de documents

Investir dans un système de gestion électronique des documents présente de nombreux avantages, quel que soit le secteur d'activité. En voici quelques-uns :

Vous aide à rester organisé

Un système de gestion électronique de documents crée des espaces numériques clairs et ordonnés pour les documents qui couvrent toute la gamme des opérations, depuis les formulaires quotidiens, comme le dernier lot de factures à payer, jusqu'aux documents moins utilisés, mais néanmoins essentiels, comme les contrats annuels avec les fournisseurs.

Cette organisation se répercute également sur d'autres processus, comme la gestion des audits. L'utilisation d'un système d'archivage et gestion de documents électroniques crée une architecture d'archivage qui facilite les audits en donnant à votre équipe un accès instantané aux audits précédents et à d'autres documents nécessaires qu'elle aurait autrement passé des jours ou plus à chercher.

Facilite une meilleure collaboration

Les départements de votre entreprise n'existent pas en vase clos : vous avez besoin d'une collaboration solide au sein des départements et entre eux. Si les employés doivent pouvoir accéder à des informations fiscales personnelles importantes, par exemple, votre service des ressources humaines doit pouvoir partager ces fichiers sans problème.

Un système  d'archivage et de gestion électronique des documents permet à chacun de trouver et de partager rapidement les documents. Cette organisation accrue permet une meilleure communication et une meilleure collaboration.

Maintien de la sécurité des documents essentiels

Avec un système  d'archivage et de gestion de documents obsolète, vous risquez de ne pas vous conformer aux exigences de sécurité réglementaires de votre secteur. Par exemple, les organisations opérant dans le secteur de la santé doivent se conformer à la réglementation HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour protéger les informations confidentielles des patients. Et les entreprises qui s'adressent à des clients doivent rester conformes au GDPR (General Data Protection Regulation).

À ce titre, il est important de s'assurer que votre système peut traiter et stocker correctement tout document sensible et confidentiel lié aux clients, aux employés, aux parties prenantes et même à votre propriété intellectuelle. Cela signifie que vous devez être en mesure de déterminer qui peut accéder à certains fichiers et les partager. Un système d'archivage et de gestion électronique des documents vous donne ce contrôle, en permettant un suivi complet de chaque document, y compris de ceux qui le consultent ou le révisent.

Gain de temps

L'organisation et la collaboration accrues qu'offre un SGED ne facilitent pas seulement le travail des employés et de la direction, elles font gagner beaucoup de temps à tous.

Avec tous vos fichiers sous forme numérique, personne n'a besoin de quitter son ordinateur pour chercher et trouver les fichiers dont il a besoin. 

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique des documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est facile à utiliser et est doté d'une fonction de recherche performante.

Économies d'argent

Après avoir passé en revue la liste des avantages présentés jusqu'ici, vous remarquerez peut-être qu'ils ont tous quelque chose en commun : ils conduisent tous à des économies financières.

L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents vous permet non seulement d'économiser de l'argent dans vos opérations quotidiennes, mais aussi de libérer des ressources au fil du temps et de vous aider à gagner de nouveaux clients et des investisseurs impressionnés par votre efficacité.

Enfin, vous n'avez plus à vous soucier des documents égarés, comme les factures des fournisseurs ou les paiements des clients, qui sont directement liés à vos opérations financières. Ces documents étant stockés en toute sécurité et facilement accessibles, vous pouvez vous assurer que les fonds entrants sont toujours à jour et que les paiements sortants sont effectués à temps, voire en avance, ce qui vous permet d'éviter les frais de retard et de bénéficier de remises pour paiement anticipé de la part des fournisseurs.

Quelles sont les caractéristiques d'un système d'archivage et de gestion électronique de documents ?

Maintenant que vous avez une bonne idée des avantages que vous pouvez tirer d'un investissement dans un système d'archivage et de gestion électronique des documents, vous vous interrogez peut-être sur les caractéristiques à rechercher pour obtenir ces avantages.

Nous vous présentons ici quelques-unes des caractéristiques qui donnent les meilleurs résultats.

Intégration transparente

L'intégration transparente à vos systèmes existants est une caractéristique essentielle de tout système d'archivage et de gestion électronique de documents. Elle contribue à supprimer la nécessité de procéder à des remplacements coûteux de plates-formes essentielles comme les progiciels de gestion intégrés (ERP), les systèmes de gestion de contenu (CMS), les systèmes de gestion des ressources humaines (HR) et les systèmes de gestion de la relation client (CRM).

Organisation et catégorisation faciles

L'organisation et la catégorisation faciles vous permettent de classer vos documents de la manière la plus logique possible pour vos flux de travail. En associant au fichier des détails tels que le nom du client, le type de fichier et le service, les employés peuvent le localiser rapidement.

Fonction de recherche puissante

Une fonction de recherche performante est l'une des caractéristiques les plus importantes d'un système d'archivage et de gestion électronique de documents

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un outil indispensable pour vous permettre d'obtenir les résultats les plus rapides et les plus précis lors de vos recherches de documents. 

Historique détaillé des modifications

Un avantage essentiel des systèmes d'archivage et de gestion électronique de documents est la possibilité de bénéficier des opportunités de partage et de collaboration entre les employés, les managers et les dirigeants. Pour permettre ce type d'efficacité et maintenir le contrôle des versions, il est important que chacun puisse voir qui a apporté des modifications et quand.

Des capacités de partage faciles

Le système d'archivage et de gestion électronique de documents doit également vous faire bénéficier de fonctions de partage faciles à utiliser, vous permettant de transférer des documents à ceux qui en ont besoin. Qu'un chef d'équipe ait besoin d'une feuille de calcul cruciale pour une réunion d'équipe ou qu'un employé ait besoin de la dernière feuille de temps, le processus doit être simple.

Fonctions de sécurité

Les fonctions de sécurité permettent de s'assurer que seules les personnes appropriées ont accès à certains documents. Un système d'archivage et de gestion électronique de documents de haute qualité doit vous donner la possibilité de définir des autorisations ou des autorisations à plusieurs niveaux pour garantir la sécurité des documents, en particulier lorsque les obligations réglementaires sont un facteur dans votre domaine.

Capacités d'automatisation du flux de travail

L'une des caractéristiques les plus importantes à rechercher dans un système d'archivage et de gestion électronique de documents est sans doute sa capacité à automatiser les processus. Dans des environnements de bureau collaboratifs, l'automatisation de traitements tels que l'acheminement de l'approbation des factures et le processus de traitement des documents permet de faire des gains de temps considérables et de réaliser des tâches plus efficaces.

Voici quelques processus automatisés à rechercher dans un système d'archivage et  de gestion électronique de documents :

  • Le traitement des factures pour assurer le paiement en temps voulu des fournisseurs, des organismes de service, des entrepreneurs, etc.
  • Approbations par paliers qui peuvent être automatiquement réacheminées vers un approbateur de secours si nécessaire.
  • Paiement électronique et génération de documents, tels que les documents de paie des employés et les documents fiscaux des employés.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

La Gestion des Ressources Humaines (GRH), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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La GRH est une gestion des employés qui met l'accent sur ces derniers en tant qu'actifs de l'entreprise. Dans ce contexte, les employés sont parfois appelés le capital humain. Comme pour les autres actifs de l'entreprise, l'objectif est de faire un usage efficace des employés, en réduisant les risques et en maximisant le retour sur investissement (ROI).
La gestion des ressources humaines (GRH) est l'ensemble des pratiques qui permet de recruter, d'embaucher, de déployer et de gérer les employés d'une organisation. La GRH est aussi souvent appelée seulement ressources humaines (RH). Le département RH d'une entreprise ou d'une organisation est généralement chargé de créer, de mettre en œuvre et de superviser les politiques régissant les travailleurs et les relations de l'organisation avec ses employés. Le terme "ressources humaines" a été utilisé pour la première fois au début des années 1900, puis plus largement dans les années 1960, pour décrire l'ensemble des personnes qui travaillent pour l'organisation.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un logiciel performant et sur mesure de Gestion des Ressources Humaines afin d'aider les entreprises à avoir un tableau de bord sur leurs ressources et mieux les gérer.

Le terme de gestion du capital humain (GCH), issu de la technologie moderne des RH, a été utilisé plus fréquemment que le terme de GRH. Le terme HCM a été largement adopté par les grandes et moyennes entreprises et autres organisations qui utilisent des logiciels pour gérer de nombreuses fonctions RH.

L'importance de la gestion des ressources humaines

Le rôle des pratiques de GRH est de gérer les personnes au sein d'un lieu de travail afin de réaliser la mission de l'organisation et de renforcer sa culture. Lorsqu'ils sont efficaces, les gestionnaires des RH peuvent aider à recruter de nouveaux professionnels qui possèdent les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise, ainsi que contribuer à la formation et au développement des employés actuels pour atteindre les objectifs.

La qualité d'une entreprise dépend de celle de ses employés, ce qui fait de la GRH un élément crucial pour maintenir ou améliorer la santé de l'entreprise. En outre, les gestionnaires RH peuvent surveiller l'état du marché du travail pour aider l'organisation à rester compétitive. Ils peuvent notamment s'assurer que la rémunération et les avantages sociaux sont équitables, que des événements sont prévus pour éviter que les employés ne s'épuisent et que les rôles sont adaptés en fonction du marché.

Comment fonctionne la GRH ?

La gestion des ressources humaines s'appuie sur des professionnels des RH, qui sont responsables de l'exécution quotidienne des fonctions liées aux RH. En général, les ressources humaines constituent un département entier au sein de chaque organisation.

Les départements RH des différentes organisations peuvent varier en taille, en structure et en nature de leurs postes individuels. Dans les petites organisations, il n'est pas rare d'avoir une poignée de généralistes RH, qui assument chacun un large éventail de fonctions RH. Les grandes organisations peuvent avoir des rôles plus spécialisés, avec des employés qui se consacrent à des fonctions telles que le recrutement, l'immigration et la gestion des visas, la gestion des talents, les avantages sociaux, la rémunération, etc. Bien que ces postes RH soient différenciés et spécialisés, les fonctions peuvent se chevaucher.

Amazon est un exemple de grande entreprise qui compte plusieurs types de postes RH spécialisés. Le site Web d'Amazon consacré aux carrières répertorie 15 titres de postes RH différents :

  • Assistant RH
  • Partenaire commercial RH
  • Responsable RH
  • Recruteur
  • Coordinateur de recrutement
  • Sourcer
  • Responsable du recrutement
  • Spécialiste de l'immigration
  • Spécialiste de la LoA et du logement
  • Spécialiste/responsable de la rémunération
  • Spécialiste/responsable des avantages sociaux
  • Spécialiste/responsable de la gestion des talents
  • Spécialiste/responsable de la formation et du développement
  • Gestionnaire de programme de projet de technologie/processus RH
  • Spécialiste/responsable de l'analyse des RH

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est personnalisable en fonction des réalités de chaque entreprise et peut gérer tous types d'agents dans l'organisation.

Objectifs de la gestion des ressources humaines

Les objectifs de la GRH peuvent être répartis en quatre grandes catégories :

1. Les objectifs sociétaux : Mesures mises en place qui répondent aux besoins ou défis éthiques et sociaux de l'entreprise et de ses employés. Cela inclut des questions juridiques telles que l'égalité des chances et l'égalité de rémunération pour un travail égal.

2. Objectifs organisationnels : Les mesures prises qui contribuent à assurer l'efficacité de l'organisation. Il s'agit notamment de fournir une formation, d'embaucher le bon nombre d'employés pour une tâche donnée ou de maintenir un taux élevé de rétention des employés.

3. Objectifs fonctionnels : Directives utilisées pour assurer le bon fonctionnement des RH au sein de l'organisation dans son ensemble. Il s'agit notamment de s'assurer que toutes les ressources des RH sont affectées à leur plein potentiel.

4. Les objectifs personnels : Les ressources utilisées pour soutenir les objectifs personnels de chaque employé. Il s'agit notamment d'offrir des possibilités de formation ou de développement de carrière et de maintenir la satisfaction des employés.

Au sein de l'unité de chaque organisation, la Gestion des Ressources Humaines aide les entreprises à atteindre les objectifs suivants :

1. Aider l'organisation à atteindre ses objectifs en fournissant et en maintenant des employés productifs.

2. Utiliser efficacement les compétences et les capacités de chaque employé.

3. S'assurer que les employés ont ou reçoivent la formation appropriée. 

4. Créer et maintenir une expérience positive pour les employés, avec une satisfaction et une qualité de vie élevées, afin que les employés puissent donner le meilleur d'eux-mêmes dans leur travail.

5. Communiquer efficacement aux employés les politiques, procédures, règles et règlements pertinents de l'entreprise.

6. Maintenir des politiques et des comportements éthiques, légaux et socialement responsables sur le lieu de travail.

7. Gérer efficacement le changement des facteurs externes qui peuvent affecter les employés au sein de l'organisation.

Compétences et responsabilités d'un responsable RH

La GRH peut être divisée en sous-sections, généralement par phases de pré-embauche et d'emploi, avec un gestionnaire RH affecté à chacune d'elles. Les différents domaines de supervision de la GRH peuvent inclure les éléments suivants :

  • Le recrutement, l'accueil et la fidélisation des employés
  • Gestion des talents et des effectifs
  • Attribution des rôles et développement de carrière
  • La rémunération et les avantages sociaux
  • Conformité au droit du travail
  • Gestion des performances
  • Formation et développement
  • Planification de la succession
  • Engagement et reconnaissance des employés
  • Le développement de l'esprit d'équipe.
  • Les compétences qui peuvent apporter une valeur ajoutée aux responsables RH sont les suivantes :
  • Les relations avec les employés
  • Relations avec les candidats
  • Recherche de candidats et recrutement
  • Gestion des conflits interpersonnels
  • Accueil des nouveaux employés
  • Expérience des logiciels et systèmes d'information RH
  • Gestion des performances
  • Service à la clientèle
  • Gestion de projet

Logiciels de GRH

Presque tous les domaines de la GRH disposent de logiciels sophistiqués qui automatisent à des degrés divers de nombreux processus RH, ainsi que d'autres fonctions supplémentaires telles que l'analyse. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet le suivi et la gestion du recrutement de candidats, et à gérer les processus d'entretien, d'embauche et d'emploi.

Alors que certains systèmes logiciels de GRH étaient au départ installés dans des locaux, presque tous les domaines de la technologie des RH, en particulier les systèmes de GRH, évoluent vers des plateformes SaaS (software as a service) basées sur le cloud.

Possibilités de carrière en GRH et exigences

Pour entamer une carrière en gestion des ressources humaines, un baccalauréat est généralement requis. Certains collèges offrent des diplômes spécifiques en gestion des ressources humaines, qui peuvent constituer une voie d'accès à un poste de premier échelon en RH. Une autre façon de décrocher un emploi en RH est de suivre un cours de premier cycle dans un domaine connexe, comme l'administration des affaires. En outre, plusieurs années d'expérience dans des rôles à forte composante opérationnelle peuvent s'avérer précieuses lors de la transition de carrière vers des postes en RH. Pour ceux qui n'ont pas de diplôme de premier cycle pertinent ou d'expérience professionnelle transférable, il existe également des programmes de maîtrise spécifiques aux RH qui permettent d'acquérir les connaissances, les compétences et les qualifications nécessaires.

Histoire de la GRH moderne

La naissance de la gestion moderne des ressources humaines remonte au 18e siècle. La révolution industrielle britannique, qui a donné naissance à de nombreuses grandes usines, a entraîné une hausse sans précédent de la demande de main-d'œuvre.

La plupart de ces ouvriers travaillant de longues heures (souvent des journées de 16 heures), il est devenu de plus en plus évident que le bonheur des travailleurs avait une forte corrélation positive avec la productivité. Dans le but de maximiser le retour sur investissement, des programmes de satisfaction des travailleurs ont commencé à être mis en place. En outre, les conditions de travail en usine ont amené la sécurité et les droits des travailleurs au premier plan de l'attention juridique.

Les premiers départements RH au sein des organisations au 20e siècle étaient souvent connus sous le nom de départements de gestion du personnel. Les départements de gestion du personnel s'occupaient de la conformité légale et des questions liées aux employés, et mettaient également en œuvre des programmes de satisfaction et de sécurité sur le lieu de travail. Après la Seconde Guerre mondiale aux États-Unis, les départements de gestion du personnel se sont inspirés des programmes de formation de l'armée et ont commencé à mettre l'accent sur la formation des employés.

Les départements RH ont commencé à prendre le nom de "ressources humaines" dans les années 1970. Le principal facteur qui différencie les RH de la gestion du personnel est la possibilité technologique d'améliorer les communications et l'accès aux informations individuelles des employés.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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