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Emplois en gestion des documents : En quoi consistent-ils ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Emplois en gestion des documents : En quoi consistent-ils ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Dans chaque bureau, il y aura une personne, ou peut-être des personnes, qui seront responsables de la tenue et de la gestion des dossiers. Ce rôle ne se limite pas à l'organisation des dossiers d'un bureau. En fait, la gestion des informations et des dossiers englobe bien plus que cela. Un gestionnaire de dossiers sera également responsable des éléments suivants :

  • Le stockage des dossiers
  • La destruction et le recyclage des documents
  • l'accessibilité des documents
  • La sécurité des documents
  • L'indexation des documents

Le travail d'un gestionnaire de documents consiste à remplir chacune de ces tâches de manière régulière afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Un gestionnaire de documents doit être vigilant à tout moment lorsqu'il effectue ces tâches, car s'il ne le fait pas, tout le système de gestion des documents risque de s'effondrer. Non seulement le gestionnaire de dossiers doit comprendre son propre rôle, mais il doit également s'assurer que les autres employés comprennent parfaitement le système de gestion des dossiers.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, facilite la localisation des informations documentaires.

Surveiller les coûts

Le gestionnaire de documents doit s'acquitter de toutes ces tâches en tenant compte des considérations financières. Il doit essayer de créer un système de gestion des documents plus efficace mais aussi plus rentable. Par exemple, dans de nombreux bureaux, les administrateurs choisissent de numériser leurs dossiers afin d'économiser sur le stockage des documents physiques. Un gestionnaire de documents peut choisir d'envoyer les fichiers hors site afin de réduire les coûts associés au stockage des documents sur place.

Il existe de nombreuses méthodes novatrices qu'un gestionnaire de documents peut employer pour réduire les coûts, et c'est à lui de trouver les solutions de réduction des coûts qui conviennent le mieux aux besoins de son entreprise.

Externalisation des services

Un gestionnaire de documents doit également décider si une aide extérieure est nécessaire pour que son système de gestion des documents fonctionne efficacement. Être responsable des archives d'une entreprise peut être une tâche écrasante et le gestionnaire de documents peut donc envisager de faire appel à une société de gestion de documents pour obtenir de l'aide. Il se peut qu'un gestionnaire de documents estime que seules certaines parties de son programme de gestion des documents électroniques ont besoin d'une aide supplémentaire. Par exemple, de nombreuses entreprises font appel à un prestataire de gestion de documents hors site pour les aider à détruire, stocker ou numériser leurs documents, mais pas nécessairement tous en même temps.

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Initiatives écologiques

La manière dont une entreprise choisit de gérer ses documents doit refléter son éthique et ses priorités. De nombreuses entreprises donnent désormais la priorité à la mise en œuvre de pratiques respectueuses de l'environnement sur leur lieu de travail. Un gestionnaire de documents travaillant dans un bureau écologique devra donc créer un programme de gestion de documents qui promeut les valeurs écologiques. Être vert n'est pas seulement bon pour la planète, les gouvernements offrent maintenant des réductions d'impôts aux entreprises qui sont prêtes à aller plus loin dans l'écologie.

Élimination des données

L'une des tâches les plus importantes qu'un gestionnaire de documents devra effectuer est l'élimination des documents. Les documents doivent être éliminés en fonction de leurs délais de conservation. Un gestionnaire de dossiers doit donc connaître les restrictions légales qui déterminent la durée de conservation des documents. Il doit également s'assurer que tous les employés respectent ces restrictions, ce qui n'est pas une tâche facile dans un environnement de bureau très actif.

L'organisation nécessaire à la création d'un système efficace d'élimination des documents peut être lourde, d'autant plus qu'un employé de bureau moyen peut utiliser jusqu'à 50 feuilles de papier en une seule journée. Chaque document, qu'il contienne ou non des informations confidentielles, doit être éliminé en toute sécurité. Il n'est donc pas surprenant que les gestionnaires de documents choisissent souvent de faire appel aux services d'une entreprise d'élimination de documents hors site.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet la prévention de la perte de données.

Conclusion

Un gestionnaire de documents doit avant tout connaître parfaitement les archives de données d'une entreprise. Il doit connaître les processus d'information d'une entreprise mieux que n'importe quel autre employé. Il doit avoir suffisamment d'expertise pour conseiller et diriger ses collègues, tout en étant capable de négocier avec les fournisseurs de services de gestion de documents et les clients tiers. Les emplois dans le domaine de la gestion des documents jouent un rôle essentiel dans les grandes entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Les atouts des SIG (systèmes de gestion électronique de documents), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Découvrez cinq façons dont un système de gestion électronique des documents peut profiter à votre organisation, ainsi que certains inconvénients potentiels.

Les organisations qui se sont appuyées sur des documents et des dossiers papier au fil des ans ont constaté qu'elles conservaient des dizaines de milliers de documents d'importance variable, et qu'elles utilisaient pour cela un espace de bureau précieux. Un système de gestion électronique des documents peut vous aider à réduire la quantité de papier que vous utilisez et à économiser des milliers de dollars par an.

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Pourquoi un système de gestion des documents est important

Les entreprises créent de nombreux documents et utilisent beaucoup de papier - jusqu'à 10 000 feuilles (20 ramettes) par employé et par an. Si l'on ajoute à cela le coût du toner ou de l'encre (27 000 dollars le gallon), on arrive à 800 dollars par employé et par an. Une entreprise de 100 employés peut dépenser plus de 80 000 $ uniquement en papier et en impression.

Le stockage de tout ce papier dans un classeur à quatre tiroirs occupe environ 9 pieds carrés, ce qui peut également coûter 1 500 $ par classeur et par an.  Et vous avez sans doute plusieurs classeurs que vous avez accumulés au fil des ans, tous remplis de documents du passé dont vous n'avez peut-être même pas besoin.

Les employés peuvent passer jusqu'à 30 % de leur temps à chercher des informations, ce qui nuit à leur productivité et à leur efficacité. Il suffit de regarder votre masse salariale pour estimer ce que coûte 30% du temps improductif d'une personne.

Mémos, rapports, comptes rendus de réunions, ordres du jour, formulaires, communiqués, notes : Tout cela est classé parce que vous en aurez "peut-être" besoin plus tard. Et les documents dont vous aurez effectivement besoin plus tard (quelqu'un a-t-il déjà eu besoin de l'ordre du jour d'une réunion de comité tenue il y a sept ans ?) peuvent souvent se perdre ou être mal classés, ce qui implique de passer beaucoup de temps à les chercher avant de les recréer à partir de notes et d'informations antérieures.

Lorsque vous réalisez ce que coûte le simple fait de mettre les informations sur papier et de les rendre disponibles, vous comprenez pourquoi la dématérialisation avec un système de gestion électronique des documents est plus logique en termes d'économies et d'efficacité.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

Cinq avantages des systèmes de gestion électronique de documents

Un système de gestion électronique de documents permet un stockage centralisé. Tous les fichiers sont conservés en un seul endroit, et non dispersés dans les différents services ou même dans les bâtiments. Tout est accessible à l'ensemble du personnel autorisé, quel que soit le lieu. Cela signifie que vous pouvez accorder un accès - rédactionnel ou en lecture seule - à n'importe qui dans le monde entier. Les organisations à but non lucratif et les entreprises qui ont des collaborateurs dans différentes parties du pays ou du monde peuvent donner accès à tous les documents nécessaires.

Cet accès en ligne peut également conduire à un partage de fichiers et à une collaboration plus poussés. Les parties prenantes des différents services peuvent travailler ensemble sur des projets et des documents, en se transmettant les mises à jour jusqu'à ce qu'une version finale soit publiée. Ensuite, plutôt que d'imprimer un nombre suffisant de copies pour tout le monde et de les distribuer par courrier interne, vous pouvez simplement partager le document par courrier électronique, mesurer les rapports de lecture et suivre les signatures d'accusé de réception.

Il est également beaucoup plus facile de normaliser les conventions de dénomination des fichiers et des dossiers. Dans une grande organisation, les conventions d'appellation des fichiers et des dossiers évoluent, même involontairement, car les différents services et les personnes utilisent ce qu'ils pensent être la bonne façon de nommer tous leurs documents et de les classer. Mais dans un environnement en ligne, les erreurs sont faciles à repérer, à corriger et à recycler.

Il est également possible de suivre les documents dans leur création, leur édition et leur évolution. Si vous avez déjà utilisé le suivi des modifications dans un document Word, vous savez à quel point il est pratique de pouvoir visualiser les modifications et les mises à jour d'un document, puis de les comparer aux versions précédentes. Les solutions de gestion de documents comme Google Drive permettent même à plusieurs collaborateurs d'apporter des modifications à un document sans créer de versions distinctes pour chaque collaborateur.

La recherche de documents est facile, car vous pouvez rechercher des noms de fichiers, des mots-clés ou même des dates de création. Même si un document est mal classé ou mal nommé, une seule recherche peut prendre quelques secondes au lieu de plusieurs minutes, voire quelques heures. Une fois trouvé, un document peut être envoyé en pièce jointe d'un courriel ou partagé avec les personnes concernées.

Mieux encore, un système de gestion électronique des documents réduit les coûts. S'appuyer sur un système de gestion du papier peut coûter bien plus de 10 000 $ par an pour une organisation de 10 personnes et même 100 000 $ pour une organisation de 100 personnes. Et ce chiffre augmentera au fur et à mesure que l'organisation se développera, car il sera nécessaire de stocker de plus en plus de vieux documents.

Un système de gestion de documents basé sur le cloud ne coûte qu'une infime partie de ce montant. Pas de papier, pas de toner, pas de stockage physique - vous pouvez stocker des milliers de documents pour quelques dollars par an, et ils sont tous faciles à trouver.

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Inconvénients d'un système de gestion électronique des documents

Bien entendu, tous les systèmes de gestion électronique de documents ne sont pas conçus de la même manière. Par exemple, si vous avez besoin d'un manuel de politiques et de procédures en ligne et que vous souhaitez y associer vos exigences d'accréditation, ce n'est pas toujours possible. Vous pouvez bien sûr créer et publier un manuel de base des politiques et procédures, et vous pouvez considérer votre serveur en nuage comme un classeur en ligne. Mais vous ne disposerez pas de certaines des fonctionnalités avancées d'une solution de manuel de politiques et de procédures.

Par exemple, vous ne serez pas en mesure de faire correspondre votre manuel de politiques à vos exigences en matière d'accréditation et de formation. Une bonne solution de manuel de politiques et procédures vous permet de créer une connexion vivante entre ces trois domaines, simplifiant ainsi votre processus d'accréditation. La solution de gestion des politiques vous permet d'établir ce lien. Ainsi, lorsque les politiques d'accréditation sont mises à jour, les changements se reflètent dans votre manuel de politiques et vos exigences de formation. Lorsque les employés terminent leur formation, cela se reflète dans le statut d'achèvement de votre accréditation, et ainsi de suite.

Certains systèmes de gestion de documents basés sur le cloud ne peuvent pas créer de groupes de partage personnalisés ou vous permettre de définir facilement les rôles et niveaux d'accès des utilisateurs. Par exemple, dans Google Drive, vous ne pouvez définir que des niveaux de modification et de lecture seule. Il n'existe pas de rôles de contributeur ou d'administrateur.

Enfin, si vous devez respecter des exigences spécifiques de l'État ou du gouvernement fédéral dans le cadre de votre accréditation, vous ne pouvez pas facilement intégrer ces mises à jour dans votre système général de gestion des documents

Allez au-delà de la gestion des documents

Quiconque a déjà fouillé dans un dossier après l'autre, dans un classeur après l'autre, comprend la nécessité d'un système de gestion électronique des documents. Quiconque a déjà examiné tous ses coûts de papier et d'impression a rêvé d'un moyen de réduire ce budget. Quiconque a déjà voulu relier ses politiques et ses accréditations pour réduire le temps d'accréditation a cherché une solution de gestion électronique des politiques.

Si vous avez une petite organisation qui n'a besoin de garder la trace que d'une collection de documents, alors un système de stockage de documents basé sur le cloud pourrait être parfait pour vous.

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Comment faire un déchiquetage d'archives et de gestion de documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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S'il y a une chose sur laquelle de nombreuses entreprises ne se concentrent pas, c'est bien leur processus de déchiquetage de documents. Beaucoup de grandes entreprises préfèrent s'occuper du déchiquetage et de l'élimination de leurs documents, mais d'autres déchiquettent leurs documents sensibles et ne les éliminent pas correctement. Une entreprise a besoin d'un service confidentiel et sécurisé pour déchiqueter et détruire ses documents. Il y a aussi le fait que parfois, selon les documents, vous devez les déchiqueter et les éliminer correctement selon la loi.

Les entreprises qui ne se débarrassent pas des documents et informations sensibles de la bonne manière s'exposent à des litiges et exposent leurs clients. Les équipes administratives de tout le pays passent d'innombrables heures à passer des documents dans des déchiqueteuses. Bien que ce soit un excellent moyen de se débarrasser d'informations précieuses, il n'est pas infaillible, à moins que vous ne fassiez appel à un service professionnel pour le faire. Les poubelles et bennes à ordures des entreprises finissent toujours par être remplies de documents confidentiels et de toutes sortes de données privées qui devraient être éradiquées.

Les conséquences d'une élimination incorrecte de ces informations peuvent être dévastatrices pour les entreprises, car le non-respect de la loi sur la protection des données peut entraîner des amendes pouvant atteindre des centaines de milliers de livres. Si des informations sensibles de vos clients finissent dans une poubelle où le public a accès à des informations confidentielles, les conséquences suivantes peuvent se produire :

  • Une action en justice
  • Perte de clients et de consommateurs
  • Atteinte à la réputation publique
  • Perte de confiance dans l'entreprise

Chaque entreprise a sa propre façon de se débarrasser de ses documents. Certains bureaux qui utilisent beaucoup de papier ont des équipes spécialisées dans l'élimination des documents, tandis que d'autres - les entreprises qui préfèrent l'efficacité - font appel à une source extérieure pour collecter et déchiqueter leurs documents avant de les éliminer en toute sécurité. Le monde évolue peut-être vers une plate-forme plus numérique, mais les documents qui sont numérisés dans les systèmes de gestion de documents doivent toujours être accompagnés des documents originaux avant d'être traités. Il est essentiel que votre entreprise connaisse les possibilités qui s'offrent à elle en matière de destruction de documents et qu'elle dispose d'un processus permanent.

Si votre entreprise ne dispose pas d'un processus interne et sécurisé pour le déchiquetage et l'élimination des documents, il est peut-être temps de faire appel à des entreprises extérieures. De nombreuses sociétés travaillent en votre nom pour s'assurer que vos articles sont détruits, en fournissant un certificat de destruction à la fin du processus. Il est difficile de comprendre que, même si vous pensez que votre processus de déchiquetage actuel est le meilleur, il arrive que vos documents soient plus volumineux et plus lisibles que vous ne le pensez - alors qu'ils sont censés être confidentiels. Le problème, c'est que la plupart des grandes entreprises se contentent de déchiqueter, mais ne procèdent pas au déchiquetage croisé. Le déchiquetage croisé signifie que les détails des documents ne peuvent pas être lus.

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L'importance du déchiquetage

Les entreprises qui ne se conforment pas aux normes minimales en matière de déchiquetage et de destruction des documents confidentiels sont celles qui ne sont pas conformes et sont passibles d'amendes. Le service de déchiquetage effectue un déchiquetage croisé de niveau 3 de vos documents, ce qui permet de réduire chaque morceau de papier à moins de 6 mm de large et 50 mm de long, ce qui a pour but de briser toute ligne de caractères et vous offre les plus hauts niveaux de protection lors du déchiquetage de vos papiers. 

Il existe de nombreuses raisons de détruire vos documents, qu'il s'agisse des informations de vos clients ou de celles de votre entreprise. Garder les documents dont vous n'avez pas besoin peut constituer une menace et exposer votre entreprise. Les apporter dans un grand centre de déchiquetage est une chose, mais faire appel à un service spécialisé est une bien meilleure idée. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des meilleures raisons pour lesquelles le déchiquetage doit être une priorité absolue pour votre entreprise.

C'est la loi

Les déchets confidentiels, qu'il s'agisse d'adresses, de détails sur les salaires, de dossiers médicaux ou de médicaments, doivent être éliminés correctement.

Une protection pour vous

Saviez-vous que les voleurs d'identité sont de plus en plus fréquents ? Les criminels s'abaissent à fouiller dans les ordures pour obtenir des informations personnelles sur les gens afin de pouvoir demander un crédit sous leur nom.

C'est un gain de temps

Déchirer et découper manuellement des documents prend du temps, et votre personnel administratif a mieux à faire. En faisant appel à un service qui collecte et déchiquette vos dossiers en toute confidentialité, vous épargnez des heures de travail à votre personnel.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Vous conservez votre crédibilité écologique

La plupart des entreprises s'efforcent d'être respectueuses de l'environnement et le fait de mettre en avant vos références écologiques donne une bonne image de votre entreprise. Le recyclage du papier est l'un des meilleurs moyens de montrer à vos clients et à vos concurrents que vous vous souciez de l'environnement et que vous devez être soutenu. Le déchiquetage rend le recyclage beaucoup plus facile à gérer, car le papier peut être mis en sac et apporté à un point de recyclage avant d'être transformé en autre chose.

Les informations de l'entreprise sont sécurisées

Une entreprise qui a de la valeur documente tout, des notes de réunion aux informations sur le personnel. Si ces documents tombent entre de mauvaises mains, le résultat peut être préjudiciable. Le déchiquetage de documents permet à une entreprise d'avoir l'assurance qu'aucun criminel ne fouille dans les poubelles extérieures !

Moins de risques d'espionnage d'entreprise

Si votre entreprise consacre du temps à la recherche d'un nouveau service ou produit, les concurrents vont en avoir vent. Si un concurrent met la main sur ces informations, vos idées confidentielles et vos plans de croissance pourraient être mis en péril. Cela peut alors entraîner une perte financière pour votre entreprise.

Vous devez conserver la confiance de vos clients et de vos consommateurs, et pour cela, vous devez vous assurer que vous traitez leurs informations de manière aussi confidentielle que les vôtres. Vous pouvez faire appel à une grande entreprise pour le déchiquetage de vos documents.

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Les 7 raisons de repenser l'architecture globale de la gestion documentaire ! WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
 Les 7 raisons de repenser l'architecture globale de la gestion documentaire ! WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Découvrez pourquoi vous devez repenser l'architecture de votre système d'information dans le cadre d'un projet de gestion documentaire

Les entreprises ont largement intégré les logiciels de gestion électronique de documents (GED). Les avantages sont bien connus : accessibilité, collaboration, sécurité.... Dans les grandes organisations, il semble cependant que les solutions se multiplient car chaque service se soucie de ses propres objectifs, préférences et spécificités.

A long terme, ces choix peuvent non seulement imposer des limites en termes d'évolution, mais aussi créer des risques sur la cohérence et l'intégrité des données. En effet, il ne faut pas perdre de vue que la gestion documentaire est un sujet qui concerne tous les départements d'une organisation, et qui a un impact non seulement sur la communication interne mais aussi externe.

Repenser l'architecture globale de votre système d'information sous l'angle de la gestion documentaire vous permet d'évoluer réellement vers des processus dématérialisés. Elle offre également une fluidité dans les échanges entre les processus et augmente leur cohérence. Enfin, c'est l'occasion d'aller au-delà du stockage et du classement des documents, en réévaluant le rôle de chaque logiciel et en ajoutant de nouvelles fonctionnalités.

Focus sur 7 bonnes raisons de repenser la gestion documentaire dans une architecture unifiée pour en multiplier les bénéfices.

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Être prêt pour le cloud

La question de l'architecture reste un sujet sensible pour de nombreuses organisations. Placer tous les documents de l'entreprise dans le cloud suscite encore des interrogations. Pourtant, le passage au cloud permet, dans de nombreux cas, de sécuriser les données. Il offre une structure rigoureuse, un meilleur contrôle de l'emplacement des documents et un cadre strict pour les opérations telles que les transferts ou les flux d'approbation. La génération de documents "as a service" présente également des avantages en termes de fiabilité et d'accessibilité.

Aujourd'hui, les entreprises se retrouvent souvent dans des contextes hybrides où les plateformes de cloud coexistent avec des solutions hors cloud. Il en va de même pour les documents et contenus avec la complexité et les risques que cela engendre. Disposer d'une architecture centrale capable d'évoluer vers un fonctionnement en mode cloud est donc aujourd'hui indispensable.

Centraliser la génération de documents

Un projet conçu de manière globale permet également de mettre en place une gestion uniforme de la génération de documents. Dans les grandes entreprises, il n'est pas rare de voir plus de 10 moyens différents, actifs, de générer des fichiers PDF. Outre les coûts de licence qui s'additionnent, chaque changement dans les styles graphiques ou dans les données de l'entreprise génère un projet de mise à jour de grande envergure.

Si les informations telles que les logos, les adresses sont gérées en un seul endroit, elles peuvent être utilisées pour générer des documents pour tous les départements. Factures, contrats, devis, brochures bénéficient d'une source d'information unique. Tout changement dans le style maison de l'entreprise devient facile et rapide à déployer.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Lancer des actions de marketing

L'utilisation d'un composant centralisé de génération de documents permet d'utiliser des espaces libres qui peuvent, tout en respectant la charte de l'entreprise, être utilisés par exemple par le marketing pour mettre en avant des produits ou services annexes, ou des actualités de l'entreprise sur des documents tels que les factures ou les bons de livraison.

Sans toucher aux processus, sans impacter l'entreprise, cela offre la possibilité d'utiliser les espaces vides sur les documents pour pousser du contenu pertinent pour les clients. Cette technique, largement utilisée par les télécoms, est très efficace et rentable.

Réduire les coûts

La propension de chaque département à s'équiper de ses propres outils génère bien sûr des coûts importants.

Outre les frais de licence, la mise en place d'une architecture globale de gestion documentaire permet de réduire considérablement les coûts de maintenance. En effet, l'entreprise a l'opportunité d'optimiser la gestion des ressources de support informatique ainsi que de l'équipe de développement. Tous se concentrent sur l'optimisation d'un seul système.

Réduire les risques

De nombreuses entreprises ont déjà été confrontées à une situation critique d'un point de vue commercial ou juridique en raison d'un manque d'efficacité des processus documentaires. Perte de documents, erreurs de version, problèmes de conformité, sont autant de problèmes qu'une architecture unifiée pourrait facilement éviter. L'objectif est également d'améliorer le contrôle d'accès et d'effectuer un audit régulier.

Elle permet aussi de se prémunir contre le départ d'un collaborateur ayant toutes les compétences sur une solution, pour les seuls besoins de son service. Vous aurez l'opportunité de créer une équipe de taille raisonnable au sein du service informatique et ainsi avoir du renfort.

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Intégrer la signature électronique

Parmi les outils complémentaires à la GED, la signature électronique est l'un des outils essentiels pour mener une organisation vers la dématérialisation.

La mise en place d'un workflow numérisé et automatisé, notamment pour la signature des contrats, vous rend plus rapide et plus sûr. En moins d'une heure, un document peut être signé par plusieurs directeurs et renvoyé à un client. Chaque participant reçoit un exemplaire signé à la fin du processus. Le document n'est pas modifiable, ne passe pas plusieurs fois par scan et copies... La signature électronique offre la garantie qu'aucune modification n'a été apportée aux termes du document.

L'archivage numérique

Une architecture globale assure un accès durable à l'information et augmente la valeur de l'information. Elle permet d'envisager, dans le cadre d'un projet d'entreprise, de classer et d'indexer les documents, ce qui permet d'accélérer et de faciliter la recherche, et de réduire les risques de perte ou de détérioration.

Pour cela, la condition essentielle de réussite est une classification des documents qui répond à des règles strictes, valables pour tous les employés. Celles-ci seront définies grâce à une analyse approfondie des flux documentaires de chaque service.

Parmi les autres avantages tangibles de la mise en place de règles d'archivage communes, citons la gestion de la durée de validité des documents par des dates d'expiration.

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En conclusion

Sauver un projet d'architecture globale, c'est prendre le risque de ne pas pouvoir évoluer dans un environnement toujours plus complexe, diversifié et concurrentiel. La transformation numérique est partout, et l'environnement documentaire a considérablement évolué ces dernières années.

Alors que les entreprises se concentrent avant tout sur la croissance de leur activité et les processus qui peuvent y contribuer, il semble qu'à terme, la réussite passe aussi par la mise en place d'une véritable stratégie métier de la gestion documentaire et de ses outils capables de servir l'ensemble des collaborateurs.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Toute organisation qui s'est appuyée sur des armoires à dossiers et des techniques de stockage traditionnelles découvre à quel point ces processus dépassés deviennent obsolètes. Dans un monde qui devient chaque jour plus numérique, il est extrêmement important de rechercher des solutions de gestion de documents de qualité. Découvrez les nombreux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de documents numériques et comment votre entreprise peut facilement mettre en place un système de gestion de documents

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Les bases des services de gestion de documents

La gestion de documents désigne le processus par lequel les entreprises organisent, stockent et suivent une série de documents. Il peut être difficile d'identifier rapidement des informations spécifiques et d'en assurer le suivi au milieu d'une masse considérable de documents si vous ne disposez pas d'un bon système d'organisation. La gestion des documents est la clé de l'organisation et du succès d'une entreprise, et elle s'est développée pour inclure non seulement le classement des copies papier des informations, mais aussi leur stockage et leur organisation sous forme électronique. 

Les logiciels de gestion de documents, qui font partie des systèmes de gestion de contenu ( SGC ), permettent aux utilisateurs de télécharger, de suivre et d'archiver des documents numériques en toute sécurité. Des fonctions de flux de travail sont incluses dans de nombreux systèmes de gestion de documents pour gérer le cycle de vie de certains documents, tels que les comptes fournisseurs ou les contrats juridiques. Vous bénéficiez également de solutions de reprise après sinistre qui protègent les informations sensibles. 

Le meilleur outil de gestion de documents permettra d'augmenter la productivité de votre entreprise et d'améliorer son efficacité globale. Vous pouvez tirer parti des solutions de gestion de documents numériques pour vous aider dans ces domaines :

  • Ressources humaines - Les employés des ressources humaines peuvent saisir et suivre rapidement les informations sur les talents potentiels en utilisant un service de numérisation de documents. Ceci aide à garantir que toutes les informations sur les employés sont gardées en sécurité.
  • Comptes créditeurs - Les clients peuvent traiter les factures et recevoir l'autorisation des bons niveaux de gestion sans avoir à suivre de longues traces écrites, grâce à la numérisation des dossiers des comptes créditeurs.
  • Traitement des prêts et des hypothèques - L'information pertinente est traitée rapidement et est facilement disponible grâce à la numérisation des documents. L'expérience du client est améliorée en raison de la réduction du temps de traitement.
  • Gestion des contrats - Les entreprises clientes peuvent rester au courant de ces informations à tout moment grâce à la gestion informatisée des contrats. Une fois les contrats numérisés, ils sont disponibles en quelques secondes, ce qui facilite la modification, l'approbation et la transmission des informations essentielles.
  • Stockage des dossiers d'entreprise - Pour préserver la confidentialité et les informations privées, ces papiers sont toujours conservés dans un endroit sécurisé. Pour les documents périmés ou devenus inutiles, nous proposons également des services de déchiquetage et de destruction.
  • Comptabilité - Les documents, qu'il s'agisse de dossiers clients ou de déclarations fiscales, sont préparés, classés, filtrés et numérisés de manière à être conservés en toute sécurité et accessibles en cas de besoin. 
  • Traitement des polices d'assurance et des demandes d'indemnisation - Ce type d'informations doit être facilement accessible, ce qui peut être réalisé avec l'aide d'un service de numérisation de documents. La sûreté et la sécurité d'un système de stockage numérique sont la voie idéale à suivre car les informations relatives aux assurances sont généralement conservées pendant de longues périodes.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Les logiciels de gestion de documents améliorent la fonctionnalité et la productivité 

Le temps, c'est de l'argent et le gain de temps est un avantage évident des systèmes de gestion de documents, qui se traduit par une plus grande productivité. Le moral du personnel et la satisfaction des clients peuvent tous deux bénéficier d'une récupération plus rapide et plus efficace des documents. Les logiciels de gestion de documents peuvent également être adaptés à l'évolution des besoins de toute entreprise.

Les employés peuvent se détendre en sachant qu'ils ne perdront plus de temps à effectuer des tâches fastidieuses après avoir mis en œuvre une solution numérique pour résoudre la complexité de la gestion des documents d'entreprise. Passer en revue des tas de données, classer des documents papier et générer des copies de sauvegarde physiques sont autant de tâches qui deviennent obsolètes dans le monde numérique.

Les systèmes de gestion de documents numériques sont efficaces et écologiques

Vous remarquerez rapidement que l'utilisation de documents numériques est beaucoup plus efficace que le stockage, l'édition et le partage de documents papier. Les documents sont instantanément accessibles pour inspection, modification et approbation après avoir été numérisés. Les documents peuvent facilement être envoyés aux destinataires concernés car ils ont été convertis au format numérique. Les employés peuvent également apporter les ajustements nécessaires si des notes ou des commentaires sont requis, ce qui est très simple à faire numériquement.

Les organisations qui souhaitent passer au zéro papier en numérisant des documents papier recherchent souvent un programme autonome d'imagerie documentaire pour les aider à télécharger ces données rapidement et sans avoir à les numériser manuellement. Le logiciel d'imagerie est parfois inclus dans une suite intégrée de gestion de documents plus large qui comprend des outils supplémentaires pour le suivi, le stockage et la récupération des informations numériques

 Vous pouvez utiliser un système d'imagerie documentaire qui permet de retrouver rapidement des documents, d'améliorer les sauvegardes et la conformité aux réglementations, de réduire les coûts et d'améliorer la collaboration. Vous pouvez profiter de la solution de numérisation à la demande, qui vous permet de numériser et de récupérer rapidement des fichiers pour une efficacité maximale. Les services de stockage de documents électroniques sont également le meilleur choix pour accéder rapidement aux fichiers, quel que soit le lieu ou le moment.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Les logiciels de gestion de documents sont sécurisés

Les entreprises seront rassurées de savoir que leurs données sont sécurisées lorsqu'elles choisissent un système de gestion électronique de documents. Des solutions de stockage de documents numériques correctement configurées assureront la sécurité de vos informations. De plus, comme degré de sécurité supplémentaire, ces fichiers sont sauvegardés. Les entreprises peuvent identifier rapidement les documents lors d'un audit afin d'accélérer le processus et de garantir l'exactitude.

À un moment donné, une entreprise peut se heurter à des problèmes juridiques. Votre entreprise peut gérer les difficultés juridiques avec confiance et facilité si vous vous y préparez à l'avance. Les employés peuvent retrouver rapidement des documents et vérifier leur exactitude grâce à une base de données électronique facilement accessible utilisée pour stocker les informations. Les entreprises ont plus de chances de résoudre les problèmes juridiques si elles reçoivent ces informations claires d'un logiciel de gestion de documents.

Si la sécurité des documents de conformité est une priorité pour votre entreprise, le logiciel de gestion de documents est la solution. Les logiciels de gestion de documents et d'archivage de données permettent de conserver vos informations en toute sécurité pour un stockage à long terme. 

Des solutions de gestion de documents à portée de main

Les logiciels de gestion de documents permettent à votre entreprise de gagner du temps et de l'argent, notamment en ce qui concerne les normes de sécurité et de conformité. Vous pouvez être tranquille en sachant que vos documents sont sécurisés et que votre entreprise fonctionne efficacement. 

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Si votre entreprise est comme la plupart des autres, vous avez des sections de votre bureau consacrées au stockage des documents. Il peut s'agir de dizaines de classeurs, du sous-sol, d'une salle d'archives entière ou de piles de dessins dans de longs tiroirs. Peut-être même tout cela à la fois. Mais il existe une solution qui peut vous être très utile : la numérisation des documents.

En numérisant vos documents pour en faire des fichiers numériques, vous débloquez de sérieux avantages pour votre organisation. Lisez ce qui suit pour découvrir les avantages de base et les avantages étendus.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'optimiser le flux de travail de votre entreprise.

Avantages de base de la numérisation de documents

1. Réduire les coûts, augmenter la productivité et améliorer l'accès aux informations clés

Ce sont les trois raisons les plus courantes pour lesquelles les gens envisagent de numériser leurs documents. La décision est généralement motivée par une perte de temps dans le classeur ou par l'égarement accidentel de documents.

Une enquête a révélé qu'il faut en moyenne 37 minutes pour retrouver la copie papier d'un document dans un classeur. Ces 37 minutes pourraient être consacrées à aider un client, à réaliser une vente ou à améliorer l'entreprise, mais elles sont plutôt utilisées pour retrouver un seul document.

Le fait de numériser et de localiser vos fichiers dans un système de gestion centralisée des documents vous permet de le faire en moins de 25 secondes.

Non seulement vous pouvez accéder plus rapidement aux informations clés, mais vous n'avez pas non plus à dépenser de l'argent pour stocker les documents (sur site ou hors site), vous n'avez pas besoin d'acheter régulièrement des boîtes ou des classeurs, et vous n'aurez pas à payer les coûts associés à l'impression et à l'envoi des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de favoriser la croissance numérique.

2. Audits, découvertes et conformité plus rapides

Les organisations et les services qui font l'objet d'audits, de demandes de communication de documents et d'enquêtes au titre de la loi sur la liberté d'information ont tout à gagner à numériser leurs documents. Si vous traitez ces demandes, vous savez qu'elles sont souvent très médiatisées et extrêmement sensibles au facteur temps.

Alors comment réduire le temps de recherche des informations ? Des fichiers numériques permettant la recherche de texte. Une stratégie de numérisation devrait être un élément clé du plan d'évaluation des risques de votre organisme. Les dossiers numériques sont faciles à stocker et à rechercher. Ils peuvent vous aider à répondre rapidement aux demandes et à éviter les amendes et la publicité négative.

3. Meilleure conservation des données

Même si les livres rares et les documents anciens sont très utiles pour la recherche, il ne faut pas non plus trop les manipuler.

En numérisant ces objets historiques, ainsi que tout document important mais fragilisé par l'âge, vous préserverez ces informations sous forme numérique. Quel que soit le type de recherche que vous, un employé, un client ou un consommateur effectue, vous n'aurez pas à vous inquiéter de la manipulation de matériaux délicats.

Les fichiers numériques permettent également de conserver vos informations en toute sécurité dans le cas (heureusement improbable) d'un incendie, d'une inondation ou d'une autre catastrophe naturelle.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus. 

4. Reprise après sinistre

En parlant de catastrophes naturelles, les dossiers papier sont vulnérables à plusieurs menaces. Les données des systèmes informatiques sont sauvegardées, mais il n'existe aucune sauvegarde pour les documents papier. En raison de l'absence de sauvegarde, la plupart des petites entreprises touchées par une catastrophe naturelle ne s'en remettent jamais. La numérisation de vos fichiers devrait faire partie de votre plan de continuité des activités.

Vous conservez vos dossiers inactifs dans des entrepôts de stockage ? Même les bâtiments de stockage sécurisés dotés de systèmes d'extinction des incendies présentent un risque de détérioration des documents.

En numérisant vos fichiers et en les stockant dans un système de gestion de documents basé sur le cloud (ou en ayant une sauvegarde sur un serveur hors site), vous pouvez rebondir après une catastrophe avec un minimum de perturbations pour vos clients. Les documents électroniques vous permettent de transmettre rapidement tous les fichiers requis à votre compagnie d'assurance ou au gouvernement.

C'est une bonne option même si vous n'êtes pas confronté à une véritable catastrophe. Vous devriez avoir une sauvegarde numérique de vos documents financiers importants, de vos licences, de vos permis, de vos informations fiscales et de tout ce qui est essentiel à la gestion de votre entreprise. Les fichiers numériques signifient que vos informations sont en sécurité, même en cas d'inondation ou d'incendie mineur.

5. Plus d'espace dans votre bureau

C'est un peu évident, mais si vous n'avez pas de boîtes et de classeurs partout dans votre bureau, vous pouvez récupérer et réutiliser cet espace. Avec vos documents papier numérisés et stockés sur un serveur ou dans le nuage, vous constaterez probablement que vous avez plus de place dans votre bureau que vous ne le pensiez. Cela signifie peut-être que si vous manquiez de place à votre bureau, vous n'avez pas besoin de déménager après tout.

Si vous souhaitez déménager dans un nouveau bureau, pourquoi emporter tout ce papier avec vous ? Plus de 30 % des travaux de numérisation que nous recevons sont liés à un déménagement ou à une délocalisation, car le stockage de documents papier dans des locaux de premier ordre coûte cher. (Et si vous déménagez, n'oubliez pas de vous procurer notre liste de contrôle gratuite pour le déménagement de bureaux).

À propos, saviez-vous que plus de 1 000 000 d'images numérisées peuvent être stockées sur une clé USB de 32 Go ? Une clé USB prend certainement moins de place que toutes ces boîtes de dossiers.

Imaginez à quel point votre bureau sera impressionnant et épuré, sans armoires de classement encombrantes ni boîtes partout !

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

6. Une sécurité accrue

Vous stockez peut-être vos dossiers sous clé, mais sont-ils vraiment aussi sûrs qu'ils pourraient l'être ? Les classeurs et les salles d'archives peuvent être laissés ouverts et rien n'empêche vraiment quelqu'un de jeter un coup d'œil.

L'avantage des documents numériques est qu'ils peuvent être protégés par un mot de passe, cryptés et stockés en toute sécurité sur le cloud. Les systèmes fournissent un accès sécurisé en fonction du réseau, des informations d'identification de l'utilisateur et du type de document. Toute l'activité du système fait également l'objet d'un suivi. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'accès non autorisé aux dossiers juridiques, aux documents des employés et/ou aux informations sur les clients.

Comment suivre l'utilisation d'un système sur papier ? Vous ne le pouvez pas !

Un autre avantage d'un bon système en nuage est que les données sont sauvegardées régulièrement et surveillées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela signifie que vous ne perdrez rien de précieux et que les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent accéder à ces données à tout moment.

Maintenant que nous avons couvert les avantages de base, passons aux avantages étendus.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage une expérience utilisateur de grande qualité. 

Avantages étendus de la numérisation de documents

1. Favoriser la transparence et l'ouverture

Les processus papier peuvent ralentir les affaires et ennuyer les employés. Après tout, y a-t-il quelque chose de pire que de travailler sur une facture ou une demande pour découvrir que quelqu'un d'autre a commencé à travailler dessus il y a une demi-heure ? Ou d'apprendre que vous travaillez sur un document qui date de plusieurs révisions ?

Lorsque chacun peut accéder aux informations dont il a besoin, sans craindre qu'elles soient périmées ou erronées, cela améliore le moral et la productivité. Les documents numériques sont également essentiels pour les équipes distantes ou distribuées, afin que chacun travaille à partir d'une seule collection d'informations.

Et la transparence ne s'arrête pas aux employés - elle est également bénéfique pour vos clients ! Les enregistrements peuvent être utilisés pour améliorer l'expérience client tout en permettant aux employés de fournir des niveaux de service plus élevés. Les documents numérisés sont également très simples à publier en ligne lorsque le partage d'informations est utile et approprié.

Refuser agressivement l'accès aux documents a l'effet inverse. Les employés de valeur, ainsi que les partenaires et les clients, peuvent se sentir déconnectés et moins appréciés.

2. Une meilleure conservation des documents et une meilleure gestion des dossiers

Lorsqu'il s'agit de gérer votre entreprise, vos priorités ne comprennent généralement pas la connaissance du calendrier de conservation de chaque document utilisé par votre entreprise. Par conséquent, une pratique courante dans la plupart des entreprises avec lesquelles nous avons travaillé consiste à mettre les vieux documents dans des boîtes et à les envoyer hors site lorsqu'ils manquent d'espace.

Bien sûr, cela fonctionne techniquement, mais ce n'est pas une bonne stratégie à long terme. La seule partie qui bénéficie de cette situation est la société de stockage de documents. En toute honnêteté, de nombreux documents qui devraient être jetés sont conservés inutilement pendant de nombreuses années. Cela signifie que vos frais pour les sociétés d'entreposage de boîtes ne font qu'augmenter.

Une fois que vous avez numérisé vos documents, les fichiers doivent être classés par type de fichier et par date. C'est tout ce dont vous avez besoin pour créer une certaine organisation, une identification et la capacité de vous conformer à l'obligation de ne pas conserver les dossiers plus longtemps que nécessaire.

Conseil de pro : Nous vous suggérons également de créer une politique de conservation des documents. Si vous avez un calendrier et un système de gestion des documents, vous pouvez définir des règles pour que le système vous rappelle quand supprimer certains documents.

3. Réduisez votre empreinte carbone

La numérisation de documents n'est pas seulement bénéfique pour votre entreprise, mais aussi pour le développement durable et l'environnement. En réduisant votre dépendance au papier, vous diminuez l'empreinte carbone de votre entreprise et vous préservez le papier, les arbres et l'environnement.

Saviez-vous qu'un employé de bureau moyen manipule plus de 10 000 feuilles de papier par an ? En numérisant vos documents, vous pouvez les envoyer par courriel ou y accéder en ligne, ce qui signifie que vous n'avez plus besoin de copier, d'imprimer et/ou d'envoyer des demandes par la poste.

Vous devriez également chercher comment éliminer complètement le papier de votre bureau. Pour commencer, vous pouvez investir dans des scanners pour tronquer le papier au fur et à mesure de son arrivée. Vous pouvez également convertir les formulaires papier en formulaires électroniques. Cela ne permet pas seulement d'éliminer le papier, mais aussi de sécuriser vos informations !

Voilà : neuf avantages que votre entreprise tirera de la numérisation de ses documents. L'idée de ne plus avoir de boîtes ou de classeurs remplis de papier et de bénéficier de tous ces avantages doit être séduisante, non ?

La meilleure chose à faire est de contacter une société de numérisation de documents et de voir si elle peut numériser un échantillon gratuitement. Une bonne société mettra également votre échantillon sur un système de démonstration pour que vous puissiez l'essayer et comprendre réellement les avantages de la numérisation.

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Un plan de mise en œuvre de la gestion des documents est un document qui décrit comment les documents seront gérés, stockés et éliminés dans une organisation. Ces plans sont utilisés pour aider les organismes à comprendre ce qu'ils doivent faire afin de mettre en œuvre avec succès un programme de gestion des documents.

Un plan de mise en œuvre de l'archivage fournit un cadre de référence sur la manière dont un organisme doit procéder pour créer et maintenir des documents efficaces, un contrôle des documents et d'autres systèmes connexes nécessaires à la gestion de ses actifs informationnels.

Un plan de mise en œuvre de la gestion des documents doit fournir : - le nom et la date de l'organisme ; - les objectifs ; - des informations générales sur l'organisme ; - les lois ou politiques qui affectent la gestion des documents ; - les politiques et procédures de gestion, de stockage et d'élimination des documents.

L'objectif d'un plan de mise en œuvre de la gestion des documents est d'aider un organisme à élaborer une stratégie de mise en œuvre de la gestion des documents. L'objectif principal de ce plan est de fournir des conseils et une orientation sur la meilleure façon de mettre en œuvre la gestion des documents au sein d'un organisme.

Pour les organismes présentant moins de risques et moins d'informations confidentielles, leurs plans peuvent alors prendre la forme de lignes directrices ou de listes de contrôle que les gens peuvent utiliser pour les aider à s'orienter en cas de besoin.

Ce qu'il faut inclure dans un plan de mise en œuvre du programme de gestion des documents

Le processus de mise en œuvre d'un programme de gestion des documents doit être bien pensé et planifié avant de commencer à le mettre en œuvre. Lorsque ce processus est réalisé correctement, la mise en œuvre ne devrait pas prendre plus de six mois ou un an au maximum pour une entreprise de taille moyenne.

La gestion des documents est un élément clé des efforts de conformité de toute organisation. Le processus de mise en œuvre consiste à créer un plan de mise en œuvre de la gestion des documents qui comprend la structure et les procédures de capture, de stockage, de récupération et d'élimination des documents.

Les étapes de la création d'un plan parfait de mise en œuvre de la gestion des documents sont les suivantes :

1- Développer la stratégie de gestion des documents

Il est important d'avoir une stratégie en place en matière de gestion des documents. En effet, sans plan, vous risquez de vous retrouver avec un système de classement désordonné qui rendra plus difficile la recherche de ce que vous cherchez.

La gestion des documents comprend généralement les responsabilités suivantes

  • créer une culture d'entreprise qui valorise la gestion des documents
  • concevoir un système de classement organisé
  • élaborer des politiques et des procédures pour soutenir le stockage et la récupération de l'information.

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2- Identifier les principales parties prenantes

Afin de mettre en œuvre un plan de gestion des documents parfait, vous devez identifier les principales parties prenantes au sein de votre organisation pour vous aider à créer un plan. Les principales parties prenantes de votre plan de gestion des documents peuvent être les suivantes :

Le responsable de la gestion des documents ou une personne ayant une supervision équivalente.

Le directeur des technologies de l'information ou son représentant, qui est le responsable des technologies de l'information de l'organisation.

Un représentant des RH qui est impliqué dans la gestion des ressources humaines et qui comprend l'impact de la gestion des documents sur la stratégie de l'organisation.

Un délégué à la protection des données ou son représentant qui comprend les exigences de conformité et la manière de les mettre en œuvre dans une organisation.

3- Créer un inventaire de tous vos documents actuels

L'inventaire que possède votre entreprise est l'actif le plus important de toute entreprise. Vous devez créer un inventaire de tous vos documents actuels pour pouvoir les identifier rapidement et précisément lorsque vous en avez besoin. Cela est particulièrement important dans un environnement en mutation où les informations changent à un rythme rapide.

Cela les aidera à créer une liste de priorités pour ce qui doit être conservé et ce qui doit être jeté ou détruit.

4- Créez un emplacement pour le stockage des documents

La chose la plus importante à retenir lors de la conception d'une nouvelle installation d'entreposage de documents est l'emplacement. Un endroit mal choisi peut mettre en danger les employés, les clients et l'entreprise elle-même. Il est important de tenir compte de facteurs tels que l'humidité, la température et la lumière disponible pendant le processus de conception.

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5- Créer une équipe de gestion des documents 

Une équipe de gestion des documents est un élément essentiel de tout plan de gestion des documents réussi. Ces personnes sont chargées de gérer et de conserver les informations contenues dans les archives de votre organisation, tout en élaborant des politiques, des procédures et des normes qui répondent aux besoins de votre organisation.

6- Définir les exigences légales

Le plan de mise en œuvre de la gestion des documents juridiques doit comprendre

  • Une liste de tous les types de documents juridiques qui doivent être créés ou conservés.
  • Le calendrier de conservation des documents et la fréquence à laquelle ils doivent être mis à jour et détruits.
  • La manière dont l'organisation va stocker les documents et l'endroit où ils sont stockés, y compris les personnes qui ont accès aux documents.
  • La fréquence à laquelle les employés doivent être informés de leurs responsabilités et de leurs droits en matière de conservation des documents.
  • La durée pendant laquelle les employés peuvent disposer des documents avant qu'ils ne soient détruits ou qu'ils conservent le droit de les détruire.
  • Une liste de tous les endroits où sont stockés les biens personnels des employés, y compris les personnes qui y ont accès.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

7- Mettez en place un système d'archivage pour les anciens documents

Les dossiers papier et les systèmes de stockage obsolètes peuvent être un cauchemar pour les entreprises. Afin de préserver la sécurité des données de vos clients, vous devez mettre en place un système d'archivage. Celui-ci vous permettra de suivre et de stocker les anciens documents afin qu'ils soient facilement accessibles en cas de besoin, tout en fournissant un enregistrement numérique de l'histoire de votre entreprise.

8- Élaborez un calendrier de conservation des documents

Le calendrier de conservation des documents est un document qui est créé pour indiquer quand les documents doivent être conservés, quels documents doivent être conservés et où ils doivent être stockés. Il prévoit également une date d'expiration pour les documents.

Il s'agit d'un document important pour assurer le suivi des informations. Il protège l'entreprise en garantissant que tous les documents sont conservés en un seul endroit et qu'ils sont conservés pendant une durée déterminée.

Ces documents facilitent la recherche d'informations car ils fournissent un cadre pour localiser et accéder aux dossiers nécessaires. Le calendrier peut également être utilisé pour déterminer la durée de conservation de certains dossiers.

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