Système de gestion des documents : Brève introduction présenté par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.
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Le système de gestion de documents est un logiciel utilisé pour stocker, suivre, éditer et distribuer des documents et des données dans un format numérique. L'objectif principal du développement de la gestion documentaire est d'organiser le stockage et l'utilisation des documents électroniques (en particulier, la recherche à la fois par attributs et par contenu). La GED doit suivre automatiquement les modifications et les déplacements des documents, et contrôler toutes les versions et la subversion.
Avec l'omniprésence de la numérisation des entreprises, la question de savoir comment créer un système de gestion des documents s'est progressivement posée. Elle a été posée principalement par des personnes qui travaillent dans des secteurs non technologiques et qui ne sont pas impliqués dans le développement de logiciels.
Dans cet article, nous allons nous plonger dans le développement de la gestion de documents et couvrir tout, des avantages et des défis aux étapes pratiques de la création de votre propre GED.
Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion documentaire personnalisé ?
L'idée fausse qui prévaut est que les logiciels de gestion documentaire ne profitent qu'aux grandes entreprises qui travaillent quotidiennement sur des centaines de documents. Et s'il est vrai que la GED facilite infiniment les choses pour les sociétés et les grandes entreprises, c'est tout aussi vrai pour les PME.
Compte tenu des circonstances actuelles et de l'insécurité générale concernant la localisation du lieu de travail, plus de 77 % des entreprises, quelle que soit leur taille, souhaiteraient pouvoir accéder à distance à tous les documents en utilisant la GED depuis leur domicile.
Alors, quels sont les avantages des documents électroniques qui poussent les hommes d'affaires à investir dans le développement de solutions de gestion documentaire ?
La GED offre des possibilités ultimes de collaboration entre équipes
Construire un système de gestion documentaire, c'est permettre à vos employés de collaborer sur un document où qu'ils soient et quand ils le souhaitent. Selon les chiffres de 2014, environ 92 % des travailleurs du savoir aux États-Unis et au Royaume-Uni travaillent ensemble sur des documents par courrier électronique, ce qui entraîne une perte de productivité et de temps pour la recherche, la vérification de la version du document, voire la fusion manuelle des modifications. Cette méthode de travail en équipe est non seulement inefficace mais aussi dangereuse car les e-mails peuvent être piratés.
Avec la GED, la collaboration en équipe n'a jamais été aussi facile. Le logiciel sert de lieu de stockage centralisé pour toutes les données nécessaires, ainsi que d'outil d'édition de documents similaire à Google Docs, permettant à plusieurs personnes de travailler sur la même version d'un document et de suivre les modifications.
La GED permet d'économiser beaucoup d'argent
Investir dans un système de gestion de documents aujourd'hui, c'est bien plus qu'un simple souci de productivité.
En moyenne, le classement et le stockage d'un document coûtent 20 dollars, et il faut ajouter 120 dollars pour retrouver ou remplacer un élément s'il a été perdu.
La GED améliore l'efficacité
Les gens ne mentaient pas quand ils disaient que le temps c'est de l'argent. Aujourd'hui, pour être compétitif sur le marché, vous devez réagir aussi vite que possible et la mise en place d'un système de gestion documentaire peut vous y aider. Tout d'abord, comme les documents sont stockés dans une base de données numérique centralisée, un SGD permet de gagner du temps pour les rechercher et les modifier.
Ensuite, en utilisant ce type de logiciel, vous pouvez réduire les erreurs jusqu'à 30 %, tout cela grâce à la gestion des versions et au suivi des modifications apportées aux documents. En fin de compte, si vous avez une montagne de documents papier, si vous voulez optimiser les processus opérationnels dans l'entreprise et si vous cherchez un outil pour augmenter l'efficacité des employés, les systèmes de gestion des documents sont la solution.
Comment choisir la bonne solution de GED ?
De nos jours, les systèmes de gestion documentaire varient en termes de portée et de taille, offrent diverses fonctionnalités et présentent des avantages et des pièges spécifiques, ce qui complique le choix de la bonne solution pour votre entreprise. Vous devez comprendre qu'une GED bien développée est l'épine dorsale d'une entreprise, car elle est utilisée quotidiennement par tous les employés. Vous devez donc prendre votre temps et effectuer des recherches approfondies.
Nous vous suggérons d'utiliser ces critères comme lignes directrices de fond :
1. Le type de GED
Lorsque vous envisagez de mettre en place un système de gestion documentaire, vous devez d'abord déterminer le type de GED lui-même : sera-t-il basé sur un serveur, sur le cloud, sur le Web ou sur un système de base de données ? Ce choix dépend entièrement de vos besoins et de vos capacités. Par exemple, si vous avez besoin d'une solution personnalisable qui peut être utilisée sans Internet, le SGD basé sur un serveur est votre choix.
La mise en place d'un système de gestion documentaire basé sur le Web peut convenir à une personne dont le flux de travail est peu important et qui ne possède pas de données sensibles. Si l'évolutivité et la collaboration en temps réel sont importantes pour vous, un SGD basé sur le cloud est peut-être la meilleure option.
2. Restrictions budgétaires
Un autre aspect important à prendre en compte est le prix. Cela correspond légèrement au paragraphe précédent, puisque le prix dépend directement de l'architecture de déploiement, mais ici nous vous conseillons vivement d'aligner le type de GED et vos capacités financières.
En général, les systèmes basés sur le cloud coûtent moins cher, simplement en raison des différents plans d'abonnement qu'ils proposent (par mois, par utilisateur, par unité de stockage, etc.), mais si vous voulez plus de contrôle et que le budget n'est pas un problème, vous pouvez vous tourner vers les systèmes basés sur serveur ou sur base de données.
3. Facilité d'utilisation et manipulation
Passer du papier à la GED n'est pas le transfert le plus facile à court terme, même le passage d'une GED à une autre peut nécessiter un certain temps d'adaptation. La mise en place du système, la migration, la reconversion des employés - ce n'est que la partie émergée de l'iceberg.
Nous pensons que le temps et les ressources sont les actifs les plus précieux de l'entreprise, c'est pourquoi la mise en œuvre d'un GED facile à utiliser avec le soutien d'un fournisseur est essentielle. Une solution intuitive sans faille garantira que les employés l'utiliseront réellement et le feront correctement, alors prenez-en soin dès les premières étapes du développement de la GED.
Défis que vous pouvez rencontrer lors de la mise en œuvre d'un système de gestion documentaire
Le développement d'un système de gestion documentaire n'est pas une tâche facile et présente de nombreux défis, en particulier dans les entreprises qui n'ont jamais travaillé avec une GED auparavant. En connaissant ces difficultés, vous pourrez facilement comprendre comment créer votre propre système de gestion documentaire, adapté aux besoins particuliers de votre entreprise et en même temps aussi efficace que possible, même si vous êtes novice dans ce domaine.
1. Assurer la sécurité des données
Par sécurité des données, nous entendons l'inaccessibilité des documents à un tiers, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale. Les entreprises traitant quotidiennement des documents privés, la question du vol de données est extrêmement sérieuse et constitue une véritable menace pour l'intégrité de l'entreprise. Le coût moyen d'une violation de données pour les entreprises du monde entier étant de 3,86 millions de dollars, sans parler des dommages non financiers, il est essentiel de fournir un système infaillible de gestion des documents.
Pour éviter ce problème dès les premières étapes, choisissez le prestataire de services le plus fiable et le plus réputé, qui a déjà travaillé avec la GED. Plus encore, si la sécurité est une priorité absolue pour vous, vous pouvez construire un logiciel de gestion de documents basé sur un serveur. De cette façon, vous pouvez minimiser les risques et assurer la sécurité des données dans l'entreprise.
2. Garantir l'authentification des documents
Avec tous les documents transférés sous forme électronique, se pose la question de la confirmation de leur authenticité. Même lorsque l'on travaille au sein d'une même organisation et que l'on dispose d'une liaison standard (login-mot de passe) pour entrer et travailler dans un système centralisé de gestion des documents, il est nécessaire de disposer d'un deuxième niveau d'identification des documents.
La solution idéale à ce problème est la mise en œuvre d'une signature électronique (numérique) dans le cadre de la GED.
L'astuce consiste soit à trouver une solution de GED prête à l'emploi qui dispose déjà d'une signature électronique, soit, si vous souhaitez créer votre propre système de gestion de documents, à trouver des entrepreneurs qui ont l'expérience de cette fonctionnalité.
3. Support et mises à jour constants
La continuité du logiciel est l'un des plus grands problèmes pour les entreprises non techniques lorsqu'elles veulent développer un système de gestion de documents. La création d'un SGD est un défi en soi, mais cela ne s'arrête pas là, et vous devez apporter des améliorations continues.
En général, les prestataires de services offrent une assistance clientèle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, mais vous devez vérifier cela avant de pencher en faveur d'un développeur particulier.
Comment construire votre propre système de gestion de documents en 7 étapes
Première étape. Évaluer le flux de travail actuel dans l'entreprise
L'objectif principal de cette étape de la mise en œuvre de la GED est de déterminer quels sont les modèles de travail avec les documents qui sont typiques de l'entreprise, quels sont les documents qui prédominent dans le flux de travail, quelles sont les lacunes et les insuffisances de la communication entre les employés qui doivent être éliminées.
Si vous voulez réussir, vous devez savoir comment créer un système de gestion de documents en ligne qui réponde directement aux besoins de votre entreprise et résolve les points sensibles de vos opérations commerciales.
Étape 2. Dеfinir les exigences
Avant de passer directement au développement d'un système de gestion de documents, vous devez dresser une liste des besoins pour le logiciel lui-même. Cela nécessite l'analyse des fonctions générales que vous souhaitez que votre SGD exécute, des réglementations générales du secteur, des résultats générés par les transactions de données.
Tout SGD doit prendre en charge le stockage, la sécurité, la récupération, la période de conservation et la destruction des documents. Sur la base de votre analyse approfondie du flux de travail actuel, déterminez les objectifs pour chacun de ces points. Quelles sont les fonctions et caractéristiques minimales que vous voulez que votre SGD ait et quelles sont les fonctions optimales ?
Si cela vous semble trop difficile ou si vous souhaitez obtenir l'avis d'un tiers, vous pouvez essayer de programmer une phase de découverte avec un entrepreneur. Une phase de découverte est une phase initiale de développement visant à clarifier les buts, les objectifs et les risques éventuels du projet.
Étape 3. Trouver la solution/le fournisseur
Choisir le bon fournisseur de logiciel est probablement l'étape la plus importante de cette liste, car elle déterminera la qualité et l'efficacité de votre GED. Si toutes les solutions de GED offrent à peu près la même gamme de fonctionnalités, certaines sont plus performantes que d'autres pour offrir certains services. Votre travail consiste à les comparer les unes aux autres et à décider quelles sont les fonctionnalités qui conviennent le mieux à votre entreprise.
Avoir un fournisseur de services fiable est la garantie de meilleures opportunités et d'un avenir globalement plus radieux. Ceux qui ont opté pour un logiciel serveur personnalisé doivent généralement être plus attentifs à la recherche du partenaire, que ceux qui ont décidé de s'en tenir à un système tout fait.
Étape 4. Établissez un calendrier et respectez-le.
Le développement d'un système de gestion de documents prend énormément de temps. Il faut d'abord trouver un entrepreneur, puis transférer tous les documents papier dans le système, ce qui implique généralement de les scanner jusqu'à ce que mort s'ensuive. C'est aussi gratifiant que fastidieux, c'est pourquoi il est indispensable d'établir un calendrier et de respecter les délais.
Cinquième étape. Élaborez une stratégie cohérente
Vous vous souvenez des faiblesses et des points sensibles identifiés à l'étape 1 ? Il est temps de découvrir comment s'en débarrasser en utilisant votre nouveau SGD.
Lorsque vous créez un système de gestion des documents, il ne s'agit pas seulement d'aspects techniques, mais aussi de faire un effort et de donner la priorité à des politiques, des pratiques et des normes efficaces, ce qui revient à élaborer une stratégie cohérente.
Étape 6. Organisez vos documents actuels
L'une des principales fonctions d'une GED est l'organisation des documents. Il est donc normal qu'à un moment donné, vous deviez organiser et désencombrer vos documents actuels, maintenant que vous disposez d'un cadre de base pour votre plan de gestion.
Afin d'organiser le stockage numérique, les entreprises utilisent généralement des balises - des mots succincts et courts qui expliquent ce que contient un document. Il peut s'agir d'un type de document, du nom du client ou du partenaire, du statut (actif/expiré), ou de toute autre description. L'objectif est de créer une base de données dans laquelle il est facile de trouver un document à l'aide de balises et de métadonnées.
C'est également à ce stade que vous purgez les données redondantes et que vous vous débarrassez des vieux documents qui n'ont aucune utilité.
Étape 7. Mise à niveau et formation
Une fois la GED mise en place, il est temps d'apprendre aux employés à travailler avec elle. Si une entreprise se contente de migrer d'un SGD à un autre, il faudra moins de temps aux employés pour maîtriser la technologie, puisqu'ils ont déjà de l'expérience, mais les nouveaux venus dans le domaine de la gestion des documents numériques peuvent avoir du mal à s'y habituer.
Quelques conseils pour créer une architecture de système de gestion documentaire
Une capacité importante de tout système de gestion de documents est la possibilité de l'intégrer dans le logiciel existant de l'entreprise. Plus le système s'intègre facilement dans le logiciel, plus il sera facile à utiliser.
C'est là que l'architecture de la GED entre en jeu. L'architecture est essentiellement une représentation visuelle de l'application, avec tous les modèles et techniques utilisés pour la construire. La connaissance de l'architecture n'est pas pertinente pour les entreprises qui choisissent des solutions prêtes à l'emploi (qu'il s'agisse d'une GED en ligne ou dans le nuage), mais pour celles qui veulent créer un système de gestion documentaire personnalisé, il est important de savoir comment le système va se comporter avec un logiciel personnalisé.
Cette architecture vous permet de voir comment le stockage, la récupération et la modélisation du contenu, ainsi que le contrôle d'accès et la gestion des versions, sont effectués dans le programme.
Les principales caractéristiques qui doivent se refléter dans l'architecture sont la flexibilité, l'évolutivité, la possibilité de créer des sauvegardes et d'assurer un stockage sécurisé, et le support du moteur de workflow.
Dans les entreprises qui conçoivent des logiciels de gestion de documents, les questions liées à l'architecture sont traitées comme une étape de développement distincte et sont coordonnées avec les demandes des clients pour assurer une intégration transparente.
Conseils non techniques pour la mise en œuvre d'un SGD
Dans le difficile processus de transition vers un nouveau système d'organisation du contenu, les nuances technologiques ne sont pas les seules à être importantes. Lorsqu'il s'agit du développement d'un logiciel de gestion de documents, il faut être attentif à certains aspects dits "soft".
Par exemple, la volonté de l'équipe de passer à une toute nouvelle structure organisationnelle. Vos efforts pour numériser le processus d'entreprise risquent d'être vains si les employés continuent à utiliser des méthodes de communication dépassées, ce qui signifie qu'il faut accorder une attention particulière à la formation et au soutien des employés qui ont du mal à opérer le changement.
C'est aussi une excellente idée d'avoir quelqu'un qui contrôle le processus dès le début, le conducteur désigné si vous voulez. Il peut s'agir d'une personne ou de toute une équipe de représentants de tous les départements de votre entreprise (comptabilité, administration, ventes, etc.) qui supervisent le passage correct du papier aux données numériques.
Voici nos conseils généraux pour les entreprises non technologiques qui souhaitent savoir comment créer un système de gestion des documents :
- avoir une équipe désignée d'employés pour superviser la mise en œuvre du SGD ;
- mettre en place un système de récompense pour ceux qui utilisent activement toutes les nouvelles possibilités offertes par le SGD ;
- si vous avez des difficultés à choisir un prestataire ou à adapter un SGD dans son ensemble, faites appel à un consultant technique indépendant ;
Conclusion
Avez-vous besoin d'un bon système de gestion des documents bien structuré ? Il est certain que cela peut être bénéfique pour votre entreprise en augmentant la productivité, en économisant une tonne d'argent sur les coûts liés au papier et en améliorant le travail d'équipe, mais cela peut aussi être une tâche très fastidieuse et obscure à réaliser.
Les SGD varient en termes de types, de champs d'application, de fonctionnalités et de prix. Le choix du bon logiciel peut avoir une influence considérable sur les performances de votre entreprise, car il s'agit de l'épine dorsale de toutes les opérations de l'entreprise. Nous espérons que notre guide complet vous aidera à mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents performant, mais que faire si vous n'êtes toujours pas sûr du type de GED dont vous avez besoin ou si vous souhaitez éviter les risques éventuels liés au changement de mode de fonctionnement de votre entreprise ?
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
