Comment faire un déchiquetage d'archives et de gestion de documents ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique vous édifie.

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S'il y a une chose sur laquelle de nombreuses entreprises ne se concentrent pas, c'est bien leur processus de déchiquetage de documents. Beaucoup de grandes entreprises préfèrent s'occuper du déchiquetage et de l'élimination de leurs documents, mais d'autres déchiquettent leurs documents sensibles et ne les éliminent pas correctement. Une entreprise a besoin d'un service confidentiel et sécurisé pour déchiqueter et détruire ses documents. Il y a aussi le fait que parfois, selon les documents, vous devez les déchiqueter et les éliminer correctement selon la loi.

Les entreprises qui ne se débarrassent pas des documents et informations sensibles de la bonne manière s'exposent à des litiges et exposent leurs clients. Les équipes administratives de tout le pays passent d'innombrables heures à passer des documents dans des déchiqueteuses. Bien que ce soit un excellent moyen de se débarrasser d'informations précieuses, il n'est pas infaillible, à moins que vous ne fassiez appel à un service professionnel pour le faire. Les poubelles et bennes à ordures des entreprises finissent toujours par être remplies de documents confidentiels et de toutes sortes de données privées qui devraient être éradiquées.

Les conséquences d'une élimination incorrecte de ces informations peuvent être dévastatrices pour les entreprises, car le non-respect de la loi sur la protection des données peut entraîner des amendes pouvant atteindre des centaines de milliers de livres. Si des informations sensibles de vos clients finissent dans une poubelle où le public a accès à des informations confidentielles, les conséquences suivantes peuvent se produire :

  • Une action en justice
  • Perte de clients et de consommateurs
  • Atteinte à la réputation publique
  • Perte de confiance dans l'entreprise

Chaque entreprise a sa propre façon de se débarrasser de ses documents. Certains bureaux qui utilisent beaucoup de papier ont des équipes spécialisées dans l'élimination des documents, tandis que d'autres - les entreprises qui préfèrent l'efficacité - font appel à une source extérieure pour collecter et déchiqueter leurs documents avant de les éliminer en toute sécurité. Le monde évolue peut-être vers une plate-forme plus numérique, mais les documents qui sont numérisés dans les systèmes de gestion de documents doivent toujours être accompagnés des documents originaux avant d'être traités. Il est essentiel que votre entreprise connaisse les possibilités qui s'offrent à elle en matière de destruction de documents et qu'elle dispose d'un processus permanent.

Si votre entreprise ne dispose pas d'un processus interne et sécurisé pour le déchiquetage et l'élimination des documents, il est peut-être temps de faire appel à des entreprises extérieures. De nombreuses sociétés travaillent en votre nom pour s'assurer que vos articles sont détruits, en fournissant un certificat de destruction à la fin du processus. Il est difficile de comprendre que, même si vous pensez que votre processus de déchiquetage actuel est le meilleur, il arrive que vos documents soient plus volumineux et plus lisibles que vous ne le pensez - alors qu'ils sont censés être confidentiels. Le problème, c'est que la plupart des grandes entreprises se contentent de déchiqueter, mais ne procèdent pas au déchiquetage croisé. Le déchiquetage croisé signifie que les détails des documents ne peuvent pas être lus.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

L'importance du déchiquetage

Les entreprises qui ne se conforment pas aux normes minimales en matière de déchiquetage et de destruction des documents confidentiels sont celles qui ne sont pas conformes et sont passibles d'amendes. Le service de déchiquetage effectue un déchiquetage croisé de niveau 3 de vos documents, ce qui permet de réduire chaque morceau de papier à moins de 6 mm de large et 50 mm de long, ce qui a pour but de briser toute ligne de caractères et vous offre les plus hauts niveaux de protection lors du déchiquetage de vos papiers. 

Il existe de nombreuses raisons de détruire vos documents, qu'il s'agisse des informations de vos clients ou de celles de votre entreprise. Garder les documents dont vous n'avez pas besoin peut constituer une menace et exposer votre entreprise. Les apporter dans un grand centre de déchiquetage est une chose, mais faire appel à un service spécialisé est une bien meilleure idée. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des meilleures raisons pour lesquelles le déchiquetage doit être une priorité absolue pour votre entreprise.

C'est la loi

Les déchets confidentiels, qu'il s'agisse d'adresses, de détails sur les salaires, de dossiers médicaux ou de médicaments, doivent être éliminés correctement.

Une protection pour vous

Saviez-vous que les voleurs d'identité sont de plus en plus fréquents ? Les criminels s'abaissent à fouiller dans les ordures pour obtenir des informations personnelles sur les gens afin de pouvoir demander un crédit sous leur nom.

C'est un gain de temps

Déchirer et découper manuellement des documents prend du temps, et votre personnel administratif a mieux à faire. En faisant appel à un service qui collecte et déchiquette vos dossiers en toute confidentialité, vous épargnez des heures de travail à votre personnel.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Vous conservez votre crédibilité écologique

La plupart des entreprises s'efforcent d'être respectueuses de l'environnement et le fait de mettre en avant vos références écologiques donne une bonne image de votre entreprise. Le recyclage du papier est l'un des meilleurs moyens de montrer à vos clients et à vos concurrents que vous vous souciez de l'environnement et que vous devez être soutenu. Le déchiquetage rend le recyclage beaucoup plus facile à gérer, car le papier peut être mis en sac et apporté à un point de recyclage avant d'être transformé en autre chose.

Les informations de l'entreprise sont sécurisées

Une entreprise qui a de la valeur documente tout, des notes de réunion aux informations sur le personnel. Si ces documents tombent entre de mauvaises mains, le résultat peut être préjudiciable. Le déchiquetage de documents permet à une entreprise d'avoir l'assurance qu'aucun criminel ne fouille dans les poubelles extérieures !

Moins de risques d'espionnage d'entreprise

Si votre entreprise consacre du temps à la recherche d'un nouveau service ou produit, les concurrents vont en avoir vent. Si un concurrent met la main sur ces informations, vos idées confidentielles et vos plans de croissance pourraient être mis en péril. Cela peut alors entraîner une perte financière pour votre entreprise.

Vous devez conserver la confiance de vos clients et de vos consommateurs, et pour cela, vous devez vous assurer que vous traitez leurs informations de manière aussi confidentielle que les vôtres. Vous pouvez faire appel à une grande entreprise pour le déchiquetage de vos documents.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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