Gestion des documents ou gestion des dossiers : Quelle est la différence ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique vous clarifie.

Gestion des documents ou gestion des dossiers : Quelle est la différence ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Lorsque des cours sont dispensés, des questions sont souvent posées sur les différences et les similitudes entre la gestion des documents et la gestion des dossiers. Y a-t-il une différence ? Est-ce vraiment important ? Laquelle est la meilleure ? Les réponses sont, respectivement, oui, oui et cela dépend. Examinons chacune d'elles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

La gestion des documents

La gestion des documents est utilisée pour suivre et gérer les documents en cours de traitement. Plus précisément, elle est utilisée pour gérer l'ensemble du processus de création de documents, du début à la fin. Elle formalise le processus de création de documents afin de garantir la transparence et la responsabilité à chaque étape du processus. Il sert également à rendre le processus plus efficace en automatisant des tâches clés telles que les étapes d'assemblage, d'approbation et d'assurance qualité.

Pour les documents de toute importance ou complexité, ce processus comprendra les étapes suivantes :

1. Création : Le document est créé à partir d'un modèle vierge. Cela aboutit à la création de la version initiale.

2. Rédaction : Le contenu du document est créé par un ou plusieurs contributeurs. Selon la nature du document, le contenu peut inclure du texte dactylographié, du formatage, des images, des hyperliens et tout autre élément.

Si le processus fait appel à plusieurs contributeurs, il faut trouver un moyen de les laisser travailler sur le document sans écraser par inadvertance le travail des autres. Les différents systèmes gèrent ce problème de différentes manières :

  • Extraction et archivage : Le système de gestion des documents permet à un seul utilisateur d'extraire le document, ce qui permet aux autres utilisateurs de le lire mais de ne pas y apporter de modifications. Une fois que l'utilisateur a terminé ses modifications, le document est archivé et est disponible pour un autre utilisateur. Chaque fois que le document est archivé avec des modifications, une nouvelle version est créée afin que toutes les personnes concernées puissent voir ce qui a changé entre chaque version. Si une modification non souhaitée est apportée, le document peut être ramené à une version antérieure.
  • Co-rédaction : Le système de gestion des documents permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document, mais effectue un verrouillage interne au sein du document à un certain niveau granulaire. Dans SharePoint, par exemple, un document Word est verrouillé au niveau du paragraphe. Cette approche n'est pas aussi largement soutenue.

3. Révision : Cette étape consiste généralement à demander à une personne autre que le créateur de contenu de vérifier le contenu général du document, ainsi que des éléments tels que la grammaire, l'orthographe, le flux du document, l'exactitude des tableaux et des images, etc. Le système de gestion documentaire peut fournir des règles de gestion permettant d'attribuer une révision à une personne ou à un rôle particulier et de s'assurer que la révision est terminée avant que le document ne puisse avancer dans le processus.

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4. Révision : Une fois la révision terminée, le projet est renvoyé au créateur pour qu'il y apporte les modifications nécessaires. Cette étape est essentiellement similaire à l'étape de rédaction ci-dessus, y compris la création de nouvelles versions.

5. Assemblage : Cette étape n'est pas nécessaire pour tous les documents, mais elle l'est pour de nombreux documents plus complexes. Prenons l'exemple d'un contrat dont les termes et conditions diffèrent selon le lieu où le travail doit être effectué. Le système de gestion des documents peut s'assurer que des conditions générales sont incluses dans le document et qu'il s'agit des conditions correctes sur la base de règles commerciales.

6. Approbation : Certains documents feront l'objet d'un processus d'approbation formel, qui se terminera peut-être par une signature quelconque. Les contrats en sont un excellent exemple. D'autres seront moins formels - le document est approuvé une fois qu'il est publié et prêt à être utilisé.

7. Stockage : Une fois le document terminé, il est bon de le stocker dans une sorte de dépôt pour permettre aux utilisateurs autorisés de le trouver et d'y accéder, ainsi qu'aux informations qu'il contient.

En bref, la gestion des documents est utilisée pour créer des objets d'information et pour assurer la transparence et la responsabilité de la façon dont un objet d'information particulier a été créé.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

Gestion des documents

Certains documents doivent être gérés de manière plus formelle car ils servent de preuve d'une transaction ou d'une décision qui impose une obligation à l'organisation. Nous appelons ces objets d'information des enregistrements et les stockons de manière à préserver leur valeur probante. Un enregistrement particulier peut être composé de plusieurs éléments - par exemple, une demande d'assurance qui comprend le formulaire de demande, des déclarations de témoins ou d'autorités, des photographies, etc.

Les documents sont complets. Une fois qu'un objet d'information a été déclaré comme étant un document, aucune autre modification n'est attendue ou, en fait, autorisée. Si des modifications sont nécessaires, par exemple l'ajout d'une pièce à conviction à un contrat, le résultat est un nouveau document à part entière.

Voici les principales fonctionnalités associées aux processus et systèmes d'archivage :

Déclaration et enregistrement : Le document est placé dans un référentiel et un identifiant unique lui est attribué afin qu'il puisse être géré de manière cohérente tout au long de son cycle de vie.

Contrôles d'accès : Les utilisateurs autorisés pourront accéder au document, le récupérer et le lire, mais ne pourront pas le modifier. Dans certaines circonstances, il peut y avoir une raison d'autoriser des modifications des métadonnées associées à un document.

Règles de conservation : Les différents types de documents ont des exigences différentes quant à la durée de leur conservation, en fonction de leur valeur juridique, fiscale, administrative ou historique. Le système de gestion des documents engage des règles de conservation en fonction du contenu des documents.

Élimination : À la fin du cycle de vie des documents, les documents qui n'ont plus de valeur pour l'entreprise et qui ne sont pas concernés par un audit juridique ou un autre type d'affaire seront soit détruits, soit transférés à une autorité juridique de contrôle telle que les archives nationales ou d'État ou une bibliothèque d'entreprise.

Pistes d'audit : Il s'agit de la documentation finale sur la manière dont un document a été géré, de sa déclaration à son élimination. Dans de nombreuses organisations, les pistes d'audit sont elles-mêmes des documents qui doivent être gérés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de de contrôler qui peut consulter, ou modifier, ou supprimer un document.

Conclusion

Les processus et systèmes de gestion des documents et des dossiers apportent tous deux de la valeur à l'organisation. La gestion des documents permet de garantir la responsabilité du processus de création des documents ; la gestion des documents permet de garantir la responsabilité de la gestion des documents nécessaires à la conduite des activités de l'entreprise. La plupart des systèmes de gestion de contenu d'entreprise offrent aujourd'hui des fonctionnalités efficaces pour la gestion des documents et des enregistrements.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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