Les atouts des SIG (systèmes de gestion électronique de documents) présentés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique

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Découvrez cinq façons dont un système de gestion électronique des documents peut profiter à votre organisation, ainsi que certains inconvénients potentiels.

Les organisations qui se sont appuyées sur des documents et des dossiers papier au fil des ans ont constaté qu'elles conservaient des dizaines de milliers de documents d'importance variable, et qu'elles utilisaient pour cela un espace de bureau précieux. Un système de gestion électronique des documents peut vous aider à réduire la quantité de papier que vous utilisez et à économiser des milliers de dollars par an.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations

Pourquoi un système de gestion des documents est important

Les entreprises créent de nombreux documents et utilisent beaucoup de papier - jusqu'à 10 000 feuilles (20 ramettes) par employé et par an. Si l'on ajoute à cela le coût du toner ou de l'encre (27 000 dollars le gallon), on arrive à 800 dollars par employé et par an. Une entreprise de 100 employés peut dépenser plus de 80 000 $ uniquement en papier et en impression.

Le stockage de tout ce papier dans un classeur à quatre tiroirs occupe environ 9 pieds carrés, ce qui peut également coûter 1 500 $ par classeur et par an.  Et vous avez sans doute plusieurs classeurs que vous avez accumulés au fil des ans, tous remplis de documents du passé dont vous n'avez peut-être même pas besoin.

Les employés peuvent passer jusqu'à 30 % de leur temps à chercher des informations, ce qui nuit à leur productivité et à leur efficacité. Il suffit de regarder votre masse salariale pour estimer ce que coûte 30% du temps improductif d'une personne.

Mémos, rapports, comptes rendus de réunions, ordres du jour, formulaires, communiqués, notes : Tout cela est classé parce que vous en aurez "peut-être" besoin plus tard. Et les documents dont vous aurez effectivement besoin plus tard (quelqu'un a-t-il déjà eu besoin de l'ordre du jour d'une réunion de comité tenue il y a sept ans ?) peuvent souvent se perdre ou être mal classés, ce qui implique de passer beaucoup de temps à les chercher avant de les recréer à partir de notes et d'informations antérieures.

Lorsque vous réalisez ce que coûte le simple fait de mettre les informations sur papier et de les rendre disponibles, vous comprenez pourquoi la dématérialisation avec un système de gestion électronique des documents est plus logique en termes d'économies et d'efficacité.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

Cinq avantages des systèmes de gestion électronique de documents

Un système de gestion électronique de documents permet un stockage centralisé. Tous les fichiers sont conservés en un seul endroit, et non dispersés dans les différents services ou même dans les bâtiments. Tout est accessible à l'ensemble du personnel autorisé, quel que soit le lieu. Cela signifie que vous pouvez accorder un accès - rédactionnel ou en lecture seule - à n'importe qui dans le monde entier. Les organisations à but non lucratif et les entreprises qui ont des collaborateurs dans différentes parties du pays ou du monde peuvent donner accès à tous les documents nécessaires.

Cet accès en ligne peut également conduire à un partage de fichiers et à une collaboration plus poussés. Les parties prenantes des différents services peuvent travailler ensemble sur des projets et des documents, en se transmettant les mises à jour jusqu'à ce qu'une version finale soit publiée. Ensuite, plutôt que d'imprimer un nombre suffisant de copies pour tout le monde et de les distribuer par courrier interne, vous pouvez simplement partager le document par courrier électronique, mesurer les rapports de lecture et suivre les signatures d'accusé de réception.

Il est également beaucoup plus facile de normaliser les conventions de dénomination des fichiers et des dossiers. Dans une grande organisation, les conventions d'appellation des fichiers et des dossiers évoluent, même involontairement, car les différents services et les personnes utilisent ce qu'ils pensent être la bonne façon de nommer tous leurs documents et de les classer. Mais dans un environnement en ligne, les erreurs sont faciles à repérer, à corriger et à recycler.

Il est également possible de suivre les documents dans leur création, leur édition et leur évolution. Si vous avez déjà utilisé le suivi des modifications dans un document Word, vous savez à quel point il est pratique de pouvoir visualiser les modifications et les mises à jour d'un document, puis de les comparer aux versions précédentes. Les solutions de gestion de documents comme Google Drive permettent même à plusieurs collaborateurs d'apporter des modifications à un document sans créer de versions distinctes pour chaque collaborateur.

La recherche de documents est facile, car vous pouvez rechercher des noms de fichiers, des mots-clés ou même des dates de création. Même si un document est mal classé ou mal nommé, une seule recherche peut prendre quelques secondes au lieu de plusieurs minutes, voire quelques heures. Une fois trouvé, un document peut être envoyé en pièce jointe d'un courriel ou partagé avec les personnes concernées.

Mieux encore, un système de gestion électronique des documents réduit les coûts. S'appuyer sur un système de gestion du papier peut coûter bien plus de 10 000 $ par an pour une organisation de 10 personnes et même 100 000 $ pour une organisation de 100 personnes. Et ce chiffre augmentera au fur et à mesure que l'organisation se développera, car il sera nécessaire de stocker de plus en plus de vieux documents.

Un système de gestion de documents basé sur le cloud ne coûte qu'une infime partie de ce montant. Pas de papier, pas de toner, pas de stockage physique - vous pouvez stocker des milliers de documents pour quelques dollars par an, et ils sont tous faciles à trouver.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Inconvénients d'un système de gestion électronique des documents

Bien entendu, tous les systèmes de gestion électronique de documents ne sont pas conçus de la même manière. Par exemple, si vous avez besoin d'un manuel de politiques et de procédures en ligne et que vous souhaitez y associer vos exigences d'accréditation, ce n'est pas toujours possible. Vous pouvez bien sûr créer et publier un manuel de base des politiques et procédures, et vous pouvez considérer votre serveur en nuage comme un classeur en ligne. Mais vous ne disposerez pas de certaines des fonctionnalités avancées d'une solution de manuel de politiques et de procédures.

Par exemple, vous ne serez pas en mesure de faire correspondre votre manuel de politiques à vos exigences en matière d'accréditation et de formation. Une bonne solution de manuel de politiques et procédures vous permet de créer une connexion vivante entre ces trois domaines, simplifiant ainsi votre processus d'accréditation. La solution de gestion des politiques vous permet d'établir ce lien. Ainsi, lorsque les politiques d'accréditation sont mises à jour, les changements se reflètent dans votre manuel de politiques et vos exigences de formation. Lorsque les employés terminent leur formation, cela se reflète dans le statut d'achèvement de votre accréditation, et ainsi de suite.

Certains systèmes de gestion de documents basés sur le cloud ne peuvent pas créer de groupes de partage personnalisés ou vous permettre de définir facilement les rôles et niveaux d'accès des utilisateurs. Par exemple, dans Google Drive, vous ne pouvez définir que des niveaux de modification et de lecture seule. Il n'existe pas de rôles de contributeur ou d'administrateur.

Enfin, si vous devez respecter des exigences spécifiques de l'État ou du gouvernement fédéral dans le cadre de votre accréditation, vous ne pouvez pas facilement intégrer ces mises à jour dans votre système général de gestion des documents

Allez au-delà de la gestion des documents

Quiconque a déjà fouillé dans un dossier après l'autre, dans un classeur après l'autre, comprend la nécessité d'un système de gestion électronique des documents. Quiconque a déjà examiné tous ses coûts de papier et d'impression a rêvé d'un moyen de réduire ce budget. Quiconque a déjà voulu relier ses politiques et ses accréditations pour réduire le temps d'accréditation a cherché une solution de gestion électronique des politiques.

Si vous avez une petite organisation qui n'a besoin de garder la trace que d'une collection de documents, alors un système de stockage de documents basé sur le cloud pourrait être parfait pour vous.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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