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La création de rapports de gestion de projet est une seconde nature pour les chefs de projet.
Êtes-vous déjà passé par le bureau de votre chef de projet ? Vous l'avez certainement trouvé presque toujours en train de se battre avec la génération de rapports.
Et si vous en parlez à l'un d'entre eux, vous l'entendrez se débattre avec le nombre de révisions, le traitement des données, la fréquence et les changements de format pour les mêmes ensembles de données demandés encore et encore par les différentes parties prenantes.
La situation s'est améliorée dans une certaine mesure, mais pas au niveau auquel s'attendraient les parties prenantes.
Principalement parce que
- nous sommes encore pris dans un excès d'" administration ".
- nous n'utilisons pas pleinement les outils de collaboration et de gestion de projet
- nous nous en tenons aux formats de rapport conventionnels
- nous ne nous concentrons pas sur "ce qui est réellement nécessaire" par rapport à "ce que je peux avoir dans un rapport".
"Les rapports ad hoc de gestion de projet ont été une partie acceptable du cadre de référence du chef de projet. Cela ne devrait pas être le cas. Point final !"
Le besoin est plutôt d'identifier le bon ensemble de rapports qui bénéficierait au projet & répondrait aux attentes de toutes les parties prenantes impliquées.
Planifiez votre projet en toute simplicité !
Centralisez vos projets, tâches et ressources en un seul endroit.
Vous éviterez ainsi les distractions, les demandes de dernière minute et les efforts qui détournent l'attention des éléments les plus importants de la liste des tâches.
Alors, quels rapports de gestion de projet doit-on choisir pour une représentation significative des facteurs critiques de succès d'un projet ?
Les rapports qui me viennent à l'esprit sont les suivants
- Tableaux de bord exécutifs
- Vue d'ensemble du projet
- Progression des tâches
- Rapport sur la planification du temps et des ressources
- Rapport sur les bogues et les problèmes
Tableaux de bord exécutifs
Les commanditaires du projet et l'entreprise sont les parties prenantes les plus importantes de toutes. Leurs besoins en matière de rapports doivent être satisfaits de la manière la plus efficace possible. La vérité est dite :
Premièrement, ce sont eux qui ont les mains sur la prise.
Deuxièmement, il est dans le meilleur intérêt du projet de les garder engagés et de prévenir leur anxiété.
En même temps, il est important de comprendre "eux" et ce qu'ils recherchent dans les rapports de gestion de projet. Ou alors, la fin de votre réunion d'étape pourrait être quelque chose comme ceci :
Soyez ouvert, invitez les idées et engagez-les à définir les sections du rapport qu'ils aimeraient se voir présenter.
Certains préféreront peut-être uniquement des graphiques, d'autres uniquement des chiffres ou du texte, ou une combinaison des trois. Sur la base de ces idées, définissez un tableau de bord exécutif qui donne une vision holistique de l'ensemble du projet aussi précise que possible.
Idéalement, un tableau de bord exécutif doit couvrir l'ensemble du portefeuille avec des paramètres sur
- Santé du projet - statut rouge, orange et vert des projets en termes de temps et de coût.
- Chronologie de l'avancement du ou des projets - montrant le pourcentage d'avancement du projet par rapport au calendrier général.
- Chronologie de l'avancement du/des jalon(s) - indiquant l'avancement du/des jalon(s) des projets choisis
- Rapport de rentabilité du projet - indiquant clairement la rentabilité par rapport au budget et aux coûts approuvés.
Note : Toutes ces sections doivent permettre une analyse approfondie si les dirigeants le souhaitent.
Les éléments mentionnés ci-dessus ne sont que les éléments clés que les cadres préfèrent habituellement pour avoir une idée de la marée.
"Vous pouvez toujours ajouter des éléments supplémentaires relatifs aux tâches, au temps et aux ressources s'ils le demandent. Sinon, il est préférable de les séparer pour obtenir l'attention souhaitée."
Aperçu du projet
Le rapport de vue d'ensemble du projet est généralement destiné aux réunions de révision détaillée avec votre gestionnaire de programme et votre PMO.
Les aperçus de projet fournissent les détails les plus fins du projet pour effectuer une évaluation approfondie de ses différentes parties mobiles.
- Progression des tâches par statut et par nombre pour comprendre la véritable progression.
- Liste des tâches en retard pour identifier les goulots d'étranglement et les retards.
- Heures facturables des ressources
- Représentation individuelle du nombre de tâches, du nombre de tâches en retard par utilisateur et des heures facturables/non facturables des membres de l'équipe de projet.
- Section de notes pour les chefs de projet afin de mettre en évidence les points ouverts, les problèmes, les risques et les autorisations d'activités.
En conséquence, vous êtes en mesure de maintenir la rigueur et la vigilance nécessaires pour garder l'exécution du projet sur la bonne voie.
État d'avancement des tâches
En fin de compte, tout se résume à une gestion efficace des tâches. Nous le savons tous.
La plupart des gens se concentrent généralement sur le nombre de tâches et leur clôture plutôt que sur leur achèvement réel. Et c'est souvent une mesure trompeuse.
Il est indispensable de suivre l'évolution du statut des tâches. Il est tout aussi important de comprendre le mélange de types de tâches dans lequel l'équipe est engagée et l'effort qu'elle consacre à ces tâches.
Les tâches par type de tâche et le journal du temps par type de tâche répondraient à deux questions clés :
- Quels projets impliquent le plus de types de tâches spécifiques ?
- Quels types de tâches absorbent le maximum d'efforts de votre équipe ?
Et les avantages seraient les suivants
- Une meilleure estimation pour les projets futurs
- Identifier pourquoi il y a une surdose de types de tâches spécifiques
- Éliminer les failles dans les processus conduisant à des goulots d'étranglement.
- Corriger les lacunes de compétences, le cas échéant, en améliorant et en renouvelant les compétences en fonction des exigences du projet.
- Améliorer l'allocation des ressources, en affectant la bonne équipe au bon projet et au bon type de tâche.
- Augmentez la rentabilité en réduisant les activités non facturables par projet.
Rapports de gestion du temps et des ressources
Les activités de suivi du temps et de gestion des ressources représentent plus de 40 % du temps d'un chef de projet.
Et à juste titre, car c'est là que se trouve l'argent. S'il n'est pas bien géré, malgré les meilleurs efforts de l'équipe et les résultats de qualité, votre projet sera dans le rouge.
Les ressources représentent une dépense majeure pour le projet et doivent être suivies de près pour garantir la rentabilité du projet.
Avoir un aperçu détaillé de vos ressources vous permet de mieux contrôler le projet et de changer de vitesse si nécessaire.
De plus, dans l'ensemble, vous avez tendance à améliorer l'utilisation et la productivité globales de l'organisation, ce qui se traduit par des bénéfices plus importants lors de la gestion de projets futurs.
Rapports sur les bogues et les problèmes
Garder le nombre de défauts et de problèmes au minimum est dans le meilleur intérêt du projet.
Mais il est encore mieux d'avoir un contrôle plus serré sur eux.
Des produits livrables de qualité sont essentiels à la satisfaction du client. En revanche, il est souhaitable de réduire au minimum les problèmes liés au projet afin d'éviter les reprises, les efforts consacrés à des activités non facturables, les risques de retard du projet et les pénalités le cas échéant.
Le déploiement d'une approche rationalisée du suivi des bogues et de la résolution des problèmes vous aide à
- réduire les distractions
- Améliorer la collaboration entre les équipes
- Prévenir la frustration des clients et de l'équipe
- Améliorer les résultats du projet
- Protéger la rentabilité du projet
Conclusion
Des capacités de reporting étendues font partie intégrante d'une pratique solide de la gestion de projet. Elles permettent d'élargir la portée des initiatives stratégiques et tactiques de l'organisation.
La capacité de surveiller, d'évaluer et d'improviser en temps réel est en effet utile pour la gestion de grands projets complexes impliquant des équipes interfonctionnelles.
En outre, il y a une plus grande transparence et une meilleure intégration du dernier kilomètre des résultats souhaités.
En tant qu'organisation, l'examen en temps opportun des rapports de gestion de projet aide à
- gérer des programmes efficaces de manière ordonnée
- permettre une collaboration transparente entre les équipes
- obtenir un retour d'information transparent
- obtenir l'aide opportune de la direction
- éviter toute forme de partialité ou de préjugé
- analyser en temps réel
Dans l'ensemble, la rigueur du reporting de bout en bout permet de se concentrer sur un objectif commun, de le réaliser et d'aligner l'ensemble du personnel.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).