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Les organisations qui gèrent efficacement leurs informations bénéficieront d'une multitude d'avantages en matière de gestion de l'information qui les aideront à tirer le meilleur parti de leur actif le plus important.
Parmi les principaux avantages de la gestion de l'information, citons l'amélioration de la productivité et de l'efficacité, l'accès plus rapide à l'information, l'amélioration du soutien aux besoins de l'entreprise, l'amélioration de la conformité, l'amélioration de la gestion des risques et la prise de décisions éclairées.
Face à l'augmentation du volume d'informations, la plupart des organisations éprouvent des difficultés à gérer efficacement leurs informations. Cependant, avec l'aide des meilleures pratiques, des outils et des bonnes stratégies, les entreprises peuvent récolter les avantages de la gestion de l'information.
Les 13 principaux avantages de la gestion de l'information
Les avantages de la gestion de l'information sont la principale raison pour laquelle les entreprises investissent dans les technologies de l'information.
Nous avons identifié les 13 principaux avantages de la gestion de l'information :
1- Amélioration de la productivité et de l'efficacité
Le premier avantage de la gestion de l'information est qu'elle augmente votre productivité et votre efficacité. Votre capacité à gérer l'information augmentera considérablement votre charge de travail en vous rendant plus efficace avec votre temps.
2- Un accès plus rapide à l'information
L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est qu'elle vous permet d'accéder plus facilement aux informations importantes. Si vous êtes un gestionnaire de l'information, votre travail sera beaucoup plus facile si vous avez une meilleure idée de la façon de tirer le meilleur parti de vos ressources en information et d'améliorer la qualité, l'exactitude et la rapidité de la gestion de l'information de votre entreprise.
3- Développer une politique d'information efficace
Le troisième avantage de la gestion de l'information est la possibilité de créer une politique d'information efficace. Sans une politique d'information bien définie, une entreprise ne peut pas prévoir les résultats de ses pratiques d'information ni les appliquer efficacement dans le monde réel.
La clé est de communiquer à tous les employés une image claire de la politique d'information et des directives de l'organisation.
4- Soutenir les besoins de l'entreprise
Une bonne gestion de l'information aidera les entreprises à suivre les changements et à améliorer leurs performances. Elles l'utilisent pour planifier, organiser et suivre l'information.
L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est de fournir les informations nécessaires pour soutenir les processus commerciaux, la prise de décision et les opérations.
5- Amélioration de la performance
Les organisations sont en mesure d'analyser rapidement l'information en ajustant les détails des tâches et des processus afin d'améliorer les résultats de l'entreprise. Cette analyse leur permet également de savoir comment leurs produits ou services correspondent aux exigences du marché ou aux besoins de l'entreprise.
6- Une sécurité robuste
Les entreprises doivent traiter, stocker et gérer les données de manière sûre et sécurisée. Diverses mesures de sécurité sont utilisées comme le cryptage, les systèmes de contrôle d'accès, les pare-feu et autres.
7- Conformité améliorée
La gestion de l'information aide les entreprises à suivre les données qu'elles génèrent ou fournissent à d'autres personnes ou organisations afin d'assurer le respect des réglementations légales ou des codes de conduite. En outre, les informations peuvent être utilisées pour identifier la source des données et les personnes à qui il faut s'adresser pour y avoir accès.
8- Amélioration de la gestion des risques
L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est d'accroître la sécurité et de réduire les risques. La sécurité de l'information protège les données confidentielles contre les menaces physiques et électroniques, mais surtout, elle empêche les accès non autorisés au réseau de l'entreprise.
Les entreprises doivent suivre un ensemble de règles et de procédures qui garantissent la sûreté, la sécurité et la confidentialité de leurs processus commerciaux. La gestion de l'information est utilisée pour suivre ces règles par des organisations telles que les banques, les institutions financières ou les fournisseurs de services Internet.
9- Optimisation de la prestation de services
Les entreprises doivent fournir aux clients les services requis afin de répondre à leurs besoins et à leurs attentes. La gestion de l'information est l'un des éléments utilisés pour fournir ces services.
10- L'intelligence économique
Les entreprises jouent un rôle essentiel dans la gestion de grandes quantités de données. La gestion de l'information aide les entreprises, lors de la collecte de données provenant de toutes les parties de l'organisation, en leur fournissant un moyen commun de stocker et d'accéder à ces données.
11- Continuité des activités
La gestion de l'information est utilisée lorsqu'une organisation possède une grande quantité d'informations dans son système. Bien que de nombreuses entreprises disposent de plans de reprise d'urgence, elles perdent quand même des informations qui peuvent être cruciales pour le succès de l'ensemble de l'opération.
12- Reprise après sinistre
Si un système ou un de ses composants venait à tomber en panne, il serait difficile de se remettre en ligne et de terminer la tâche spécifique qui a été interrompue. La gestion de l'information est utilisée pour s'assurer que ces informations peuvent être récupérées en cas de défaillance. Le système doit également être capable de continuer à fonctionner si le composant spécifique est tombé en panne.
13- L'analyse des données
Les organisations qui utilisent l'analyse des données peuvent rapidement identifier des tendances et des idées, qui peuvent ensuite être utilisées pour éclairer la prise de décision. Par exemple, si un certain type d'entreprise a tendance à la fraude ou au vol, il peut être plus efficace de se concentrer sur ces problèmes là où le volume de données est plus élevé que pour d'autres types d'entreprises.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).