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Toute organisation qui s'est appuyée sur des armoires à dossiers et des techniques de stockage traditionnelles découvre à quel point ces processus dépassés deviennent obsolètes. Dans un monde qui devient chaque jour plus numérique, il est extrêmement important de rechercher des solutions de gestion de documents de qualité. Découvrez les nombreux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de documents numériques et comment votre entreprise peut facilement mettre en place un système de gestion de documents

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Les bases des services de gestion de documents

La gestion de documents désigne le processus par lequel les entreprises organisent, stockent et suivent une série de documents. Il peut être difficile d'identifier rapidement des informations spécifiques et d'en assurer le suivi au milieu d'une masse considérable de documents si vous ne disposez pas d'un bon système d'organisation. La gestion des documents est la clé de l'organisation et du succès d'une entreprise, et elle s'est développée pour inclure non seulement le classement des copies papier des informations, mais aussi leur stockage et leur organisation sous forme électronique. 

Les logiciels de gestion de documents, qui font partie des systèmes de gestion de contenu ( SGC ), permettent aux utilisateurs de télécharger, de suivre et d'archiver des documents numériques en toute sécurité. Des fonctions de flux de travail sont incluses dans de nombreux systèmes de gestion de documents pour gérer le cycle de vie de certains documents, tels que les comptes fournisseurs ou les contrats juridiques. Vous bénéficiez également de solutions de reprise après sinistre qui protègent les informations sensibles. 

Le meilleur outil de gestion de documents permettra d'augmenter la productivité de votre entreprise et d'améliorer son efficacité globale. Vous pouvez tirer parti des solutions de gestion de documents numériques pour vous aider dans ces domaines :

  • Ressources humaines - Les employés des ressources humaines peuvent saisir et suivre rapidement les informations sur les talents potentiels en utilisant un service de numérisation de documents. Ceci aide à garantir que toutes les informations sur les employés sont gardées en sécurité.
  • Comptes créditeurs - Les clients peuvent traiter les factures et recevoir l'autorisation des bons niveaux de gestion sans avoir à suivre de longues traces écrites, grâce à la numérisation des dossiers des comptes créditeurs.
  • Traitement des prêts et des hypothèques - L'information pertinente est traitée rapidement et est facilement disponible grâce à la numérisation des documents. L'expérience du client est améliorée en raison de la réduction du temps de traitement.
  • Gestion des contrats - Les entreprises clientes peuvent rester au courant de ces informations à tout moment grâce à la gestion informatisée des contrats. Une fois les contrats numérisés, ils sont disponibles en quelques secondes, ce qui facilite la modification, l'approbation et la transmission des informations essentielles.
  • Stockage des dossiers d'entreprise - Pour préserver la confidentialité et les informations privées, ces papiers sont toujours conservés dans un endroit sécurisé. Pour les documents périmés ou devenus inutiles, nous proposons également des services de déchiquetage et de destruction.
  • Comptabilité - Les documents, qu'il s'agisse de dossiers clients ou de déclarations fiscales, sont préparés, classés, filtrés et numérisés de manière à être conservés en toute sécurité et accessibles en cas de besoin. 
  • Traitement des polices d'assurance et des demandes d'indemnisation - Ce type d'informations doit être facilement accessible, ce qui peut être réalisé avec l'aide d'un service de numérisation de documents. La sûreté et la sécurité d'un système de stockage numérique sont la voie idéale à suivre car les informations relatives aux assurances sont généralement conservées pendant de longues périodes.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Les logiciels de gestion de documents améliorent la fonctionnalité et la productivité 

Le temps, c'est de l'argent et le gain de temps est un avantage évident des systèmes de gestion de documents, qui se traduit par une plus grande productivité. Le moral du personnel et la satisfaction des clients peuvent tous deux bénéficier d'une récupération plus rapide et plus efficace des documents. Les logiciels de gestion de documents peuvent également être adaptés à l'évolution des besoins de toute entreprise.

Les employés peuvent se détendre en sachant qu'ils ne perdront plus de temps à effectuer des tâches fastidieuses après avoir mis en œuvre une solution numérique pour résoudre la complexité de la gestion des documents d'entreprise. Passer en revue des tas de données, classer des documents papier et générer des copies de sauvegarde physiques sont autant de tâches qui deviennent obsolètes dans le monde numérique.

Les systèmes de gestion de documents numériques sont efficaces et écologiques

Vous remarquerez rapidement que l'utilisation de documents numériques est beaucoup plus efficace que le stockage, l'édition et le partage de documents papier. Les documents sont instantanément accessibles pour inspection, modification et approbation après avoir été numérisés. Les documents peuvent facilement être envoyés aux destinataires concernés car ils ont été convertis au format numérique. Les employés peuvent également apporter les ajustements nécessaires si des notes ou des commentaires sont requis, ce qui est très simple à faire numériquement.

Les organisations qui souhaitent passer au zéro papier en numérisant des documents papier recherchent souvent un programme autonome d'imagerie documentaire pour les aider à télécharger ces données rapidement et sans avoir à les numériser manuellement. Le logiciel d'imagerie est parfois inclus dans une suite intégrée de gestion de documents plus large qui comprend des outils supplémentaires pour le suivi, le stockage et la récupération des informations numériques

 Vous pouvez utiliser un système d'imagerie documentaire qui permet de retrouver rapidement des documents, d'améliorer les sauvegardes et la conformité aux réglementations, de réduire les coûts et d'améliorer la collaboration. Vous pouvez profiter de la solution de numérisation à la demande, qui vous permet de numériser et de récupérer rapidement des fichiers pour une efficacité maximale. Les services de stockage de documents électroniques sont également le meilleur choix pour accéder rapidement aux fichiers, quel que soit le lieu ou le moment.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Les logiciels de gestion de documents sont sécurisés

Les entreprises seront rassurées de savoir que leurs données sont sécurisées lorsqu'elles choisissent un système de gestion électronique de documents. Des solutions de stockage de documents numériques correctement configurées assureront la sécurité de vos informations. De plus, comme degré de sécurité supplémentaire, ces fichiers sont sauvegardés. Les entreprises peuvent identifier rapidement les documents lors d'un audit afin d'accélérer le processus et de garantir l'exactitude.

À un moment donné, une entreprise peut se heurter à des problèmes juridiques. Votre entreprise peut gérer les difficultés juridiques avec confiance et facilité si vous vous y préparez à l'avance. Les employés peuvent retrouver rapidement des documents et vérifier leur exactitude grâce à une base de données électronique facilement accessible utilisée pour stocker les informations. Les entreprises ont plus de chances de résoudre les problèmes juridiques si elles reçoivent ces informations claires d'un logiciel de gestion de documents.

Si la sécurité des documents de conformité est une priorité pour votre entreprise, le logiciel de gestion de documents est la solution. Les logiciels de gestion de documents et d'archivage de données permettent de conserver vos informations en toute sécurité pour un stockage à long terme. 

Des solutions de gestion de documents à portée de main

Les logiciels de gestion de documents permettent à votre entreprise de gagner du temps et de l'argent, notamment en ce qui concerne les normes de sécurité et de conformité. Vous pouvez être tranquille en sachant que vos documents sont sécurisés et que votre entreprise fonctionne efficacement. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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