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La gestion des archives est une partie importante du système d'information de toute organisation. Les organisations doivent prendre soin de leurs archives afin d'assurer leur viabilité à long terme. Cela contribuera à améliorer la réputation et la position de l'organisation sur le marché, tout en garantissant qu'elle pourra continuer à fournir des services pendant longtemps.

La gestion des archives est le processus de gestion, d'organisation et de conservation des documents historiques. Elle fait référence à la création, au stockage et à l'accès aux documents et autres matériels pour une utilisation et une conservation à long terme.

En raison de sa profondeur et de sa complexité, l'archivage nécessite un certain nombre d'étapes, qui consistent notamment à assurer la protection des données, à préserver les documents afin qu'ils soient disponibles pour une utilisation future, à leur permettre d'être facilement accessibles en de multiples endroits et à fournir des outils pour gérer la collecte et l'accès. Pour bien comprendre ce processus, il faut d'abord comprendre pourquoi nous archivons en premier lieu.

Les archives sont des collections d'informations et la gestion des documents est le processus qui consiste à garder ces informations en ordre. La principale différence entre les archives et la gestion des documents est que les archives sont collectées dans un certain but, tandis que la gestion des documents est utilisée pour garder la trace de toutes les informations.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

7 Meilleures pratiques en matière de gestion des archives

La gestion des archives est un défi de taille pour de nombreuses entreprises. Cette section aborde les meilleures pratiques en matière d'archivage et la manière de conserver efficacement vos archives.

Les meilleures pratiques en matière de gestion des archives sont les suivantes :

1- Adopter un système d'archivage bien structuré.

La première des meilleures pratiques de gestion des archives est de s'assurer que vous avez mis en place un bon système d'archivage, solide et bien structuré. Un bon système d'archivage aura une bonne base de données stockées dans celui-ci, et il devrait ressembler à un serveur de fichiers. Vous pouvez créer le vôtre à défaut d'en avoir un.

Assurez-vous d'avoir la bonne quantité de stockage pour ce système. Connaissez les limites de chaque disque et ce qui est nécessaire pour chaque application. Cela vous aidera à concevoir votre système correctement, la capacité des disques étant utilisée à bon escient.

2- Minimisez la quantité de données

La deuxième meilleure pratique de gestion des archives consiste à minimiser la quantité de données que vous stockez dans votre serveur ou à la réduire au maximum. Pour ce faire, vous devez éviter de stocker des copies contenant des informations en double et supprimer les données redondantes avant de le faire.

Une seule copie de la même information est souvent plus efficace que le stockage d'un certain nombre de copies et leur duplication. La raison en est que les copies multiples (comme celles d'un système de fichiers) doivent généralement être lues sur le disque, et si le temps de lecture est plus long, vous pouvez alors utiliser les techniques basées sur la mémoire discutées ci-dessous pour analyser tous les fichiers et supprimer leurs données en double.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Leader du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet aux entreprises d'automatiser leurs opérations de back-office telles que les achats, les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et d'autres fonctions à forte intensité de papier.

3- Disposer d'une solution de partage de fichiers

La troisième meilleure pratique de gestion des archives consiste à disposer d'une solution de partage de fichiers entre vos utilisateurs. Cette solution doit être utilisée lorsque vous avez trop d'utilisateurs qui accèdent à vos propres fichiers, car l'utilisation de la bande passante pour chaque utilisateur sera augmentée.

4- Créez un système de gouvernance

L'un des meilleurs conseils en matière de gestion des archives consiste à créer un système de gouvernance dans lequel les personnes de votre organisation ont accès aux ressources archivistiques, et sont averties si un élément important doit être archivé ou si certains éléments doivent être remplacés ou dissipés.

Les archivistes doivent savoir quand et pourquoi l'organisation actuelle a établi des archives de conservation, ou comment les règles d'archivage ont été modifiées pour répondre aux besoins spécifiques d'une institution. Il convient de noter que toutes les organisations n'ont pas de responsables nommés, qui doivent être dotés d'une autorité conformément aux documents de gouvernance de l'organisation.

5- Sécuriser les archives

Vous devez vous assurer que toutes les informations et les données que vous souhaitez archiver le sont de manière à ce qu'elles puissent être récupérées par le personnel autorisé de votre organisation et que vos données sont à la fois sûres et fiables. Vous devez toujours savoir combien de temps il faudra pour que les données archivées soient accessibles, avec les risques associés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

6- Vérification périodique des serveurs

Pour une gestion efficace de l'archivage, il est important de s'assurer que vous vérifiez régulièrement vos serveurs d'archives afin de garantir que les employés puissent continuer à travailler correctement sans aucune interruption des données. Il est également nécessaire de maintenir votre système à jour et de le faire fonctionner correctement, ainsi que d'être en mesure de le mettre à niveau si nécessaire.

7- Une connaissance approfondie de la conservation numérique

La meilleure façon d'apprendre les techniques d'archivage est de consulter des livres, de suivre des cours et de lire et partager les expériences d'autres personnes. Si vous ne savez pas ce que vous faites et ne le faites pas déjà, faites-vous une idée en étudiant comment les autres archivent leurs documents.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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