La numérisation de documents présente t-elle des avantages pour votre entreprise? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Si votre entreprise est comme la plupart des autres, vous avez des sections de votre bureau consacrées au stockage des documents. Il peut s'agir de dizaines de classeurs, du sous-sol, d'une salle d'archives entière ou de piles de dessins dans de longs tiroirs. Peut-être même tout cela à la fois. Mais il existe une solution qui peut vous être très utile : la numérisation des documents.
En numérisant vos documents pour en faire des fichiers numériques, vous débloquez de sérieux avantages pour votre organisation. Lisez ce qui suit pour découvrir les avantages de base et les avantages étendus.
Avantages de base de la numérisation de documents
1. Réduire les coûts, augmenter la productivité et améliorer l'accès aux informations clés
Ce sont les trois raisons les plus courantes pour lesquelles les gens envisagent de numériser leurs documents. La décision est généralement motivée par une perte de temps dans le classeur ou par l'égarement accidentel de documents.
Une enquête a révélé qu'il faut en moyenne 37 minutes pour retrouver la copie papier d'un document dans un classeur. Ces 37 minutes pourraient être consacrées à aider un client, à réaliser une vente ou à améliorer l'entreprise, mais elles sont plutôt utilisées pour retrouver un seul document.
Le fait de numériser et de localiser vos fichiers dans un système de gestion centralisée des documents vous permet de le faire en moins de 25 secondes.
Non seulement vous pouvez accéder plus rapidement aux informations clés, mais vous n'avez pas non plus à dépenser de l'argent pour stocker les documents (sur site ou hors site), vous n'avez pas besoin d'acheter régulièrement des boîtes ou des classeurs, et vous n'aurez pas à payer les coûts associés à l'impression et à l'envoi des documents.
2. Audits, découvertes et conformité plus rapides
Les organisations et les services qui font l'objet d'audits, de demandes de communication de documents et d'enquêtes au titre de la loi sur la liberté d'information ont tout à gagner à numériser leurs documents. Si vous traitez ces demandes, vous savez qu'elles sont souvent très médiatisées et extrêmement sensibles au facteur temps.
Alors comment réduire le temps de recherche des informations ? Des fichiers numériques permettant la recherche de texte. Une stratégie de numérisation devrait être un élément clé du plan d'évaluation des risques de votre organisme. Les dossiers numériques sont faciles à stocker et à rechercher. Ils peuvent vous aider à répondre rapidement aux demandes et à éviter les amendes et la publicité négative.
3. Meilleure conservation des données
Même si les livres rares et les documents anciens sont très utiles pour la recherche, il ne faut pas non plus trop les manipuler.
En numérisant ces objets historiques, ainsi que tout document important mais fragilisé par l'âge, vous préserverez ces informations sous forme numérique. Quel que soit le type de recherche que vous, un employé, un client ou un consommateur effectue, vous n'aurez pas à vous inquiéter de la manipulation de matériaux délicats.
Les fichiers numériques permettent également de conserver vos informations en toute sécurité dans le cas (heureusement improbable) d'un incendie, d'une inondation ou d'une autre catastrophe naturelle.
4. Reprise après sinistre
En parlant de catastrophes naturelles, les dossiers papier sont vulnérables à plusieurs menaces. Les données des systèmes informatiques sont sauvegardées, mais il n'existe aucune sauvegarde pour les documents papier. En raison de l'absence de sauvegarde, la plupart des petites entreprises touchées par une catastrophe naturelle ne s'en remettent jamais. La numérisation de vos fichiers devrait faire partie de votre plan de continuité des activités.
Vous conservez vos dossiers inactifs dans des entrepôts de stockage ? Même les bâtiments de stockage sécurisés dotés de systèmes d'extinction des incendies présentent un risque de détérioration des documents.
En numérisant vos fichiers et en les stockant dans un système de gestion de documents basé sur le cloud (ou en ayant une sauvegarde sur un serveur hors site), vous pouvez rebondir après une catastrophe avec un minimum de perturbations pour vos clients. Les documents électroniques vous permettent de transmettre rapidement tous les fichiers requis à votre compagnie d'assurance ou au gouvernement.
C'est une bonne option même si vous n'êtes pas confronté à une véritable catastrophe. Vous devriez avoir une sauvegarde numérique de vos documents financiers importants, de vos licences, de vos permis, de vos informations fiscales et de tout ce qui est essentiel à la gestion de votre entreprise. Les fichiers numériques signifient que vos informations sont en sécurité, même en cas d'inondation ou d'incendie mineur.
5. Plus d'espace dans votre bureau
C'est un peu évident, mais si vous n'avez pas de boîtes et de classeurs partout dans votre bureau, vous pouvez récupérer et réutiliser cet espace. Avec vos documents papier numérisés et stockés sur un serveur ou dans le nuage, vous constaterez probablement que vous avez plus de place dans votre bureau que vous ne le pensiez. Cela signifie peut-être que si vous manquiez de place à votre bureau, vous n'avez pas besoin de déménager après tout.
Si vous souhaitez déménager dans un nouveau bureau, pourquoi emporter tout ce papier avec vous ? Plus de 30 % des travaux de numérisation que nous recevons sont liés à un déménagement ou à une délocalisation, car le stockage de documents papier dans des locaux de premier ordre coûte cher. (Et si vous déménagez, n'oubliez pas de vous procurer notre liste de contrôle gratuite pour le déménagement de bureaux).
À propos, saviez-vous que plus de 1 000 000 d'images numérisées peuvent être stockées sur une clé USB de 32 Go ? Une clé USB prend certainement moins de place que toutes ces boîtes de dossiers.
Imaginez à quel point votre bureau sera impressionnant et épuré, sans armoires de classement encombrantes ni boîtes partout !
6. Une sécurité accrue
Vous stockez peut-être vos dossiers sous clé, mais sont-ils vraiment aussi sûrs qu'ils pourraient l'être ? Les classeurs et les salles d'archives peuvent être laissés ouverts et rien n'empêche vraiment quelqu'un de jeter un coup d'œil.
L'avantage des documents numériques est qu'ils peuvent être protégés par un mot de passe, cryptés et stockés en toute sécurité sur le cloud. Les systèmes fournissent un accès sécurisé en fonction du réseau, des informations d'identification de l'utilisateur et du type de document. Toute l'activité du système fait également l'objet d'un suivi. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'accès non autorisé aux dossiers juridiques, aux documents des employés et/ou aux informations sur les clients.
Comment suivre l'utilisation d'un système sur papier ? Vous ne le pouvez pas !
Un autre avantage d'un bon système en nuage est que les données sont sauvegardées régulièrement et surveillées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela signifie que vous ne perdrez rien de précieux et que les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent accéder à ces données à tout moment.
Maintenant que nous avons couvert les avantages de base, passons aux avantages étendus.
Avantages étendus de la numérisation de documents
1. Favoriser la transparence et l'ouverture
Les processus papier peuvent ralentir les affaires et ennuyer les employés. Après tout, y a-t-il quelque chose de pire que de travailler sur une facture ou une demande pour découvrir que quelqu'un d'autre a commencé à travailler dessus il y a une demi-heure ? Ou d'apprendre que vous travaillez sur un document qui date de plusieurs révisions ?
Lorsque chacun peut accéder aux informations dont il a besoin, sans craindre qu'elles soient périmées ou erronées, cela améliore le moral et la productivité. Les documents numériques sont également essentiels pour les équipes distantes ou distribuées, afin que chacun travaille à partir d'une seule collection d'informations.
Et la transparence ne s'arrête pas aux employés - elle est également bénéfique pour vos clients ! Les enregistrements peuvent être utilisés pour améliorer l'expérience client tout en permettant aux employés de fournir des niveaux de service plus élevés. Les documents numérisés sont également très simples à publier en ligne lorsque le partage d'informations est utile et approprié.
Refuser agressivement l'accès aux documents a l'effet inverse. Les employés de valeur, ainsi que les partenaires et les clients, peuvent se sentir déconnectés et moins appréciés.
2. Une meilleure conservation des documents et une meilleure gestion des dossiers
Lorsqu'il s'agit de gérer votre entreprise, vos priorités ne comprennent généralement pas la connaissance du calendrier de conservation de chaque document utilisé par votre entreprise. Par conséquent, une pratique courante dans la plupart des entreprises avec lesquelles nous avons travaillé consiste à mettre les vieux documents dans des boîtes et à les envoyer hors site lorsqu'ils manquent d'espace.
Bien sûr, cela fonctionne techniquement, mais ce n'est pas une bonne stratégie à long terme. La seule partie qui bénéficie de cette situation est la société de stockage de documents. En toute honnêteté, de nombreux documents qui devraient être jetés sont conservés inutilement pendant de nombreuses années. Cela signifie que vos frais pour les sociétés d'entreposage de boîtes ne font qu'augmenter.
Une fois que vous avez numérisé vos documents, les fichiers doivent être classés par type de fichier et par date. C'est tout ce dont vous avez besoin pour créer une certaine organisation, une identification et la capacité de vous conformer à l'obligation de ne pas conserver les dossiers plus longtemps que nécessaire.
Conseil de pro : Nous vous suggérons également de créer une politique de conservation des documents. Si vous avez un calendrier et un système de gestion des documents, vous pouvez définir des règles pour que le système vous rappelle quand supprimer certains documents.
3. Réduisez votre empreinte carbone
La numérisation de documents n'est pas seulement bénéfique pour votre entreprise, mais aussi pour le développement durable et l'environnement. En réduisant votre dépendance au papier, vous diminuez l'empreinte carbone de votre entreprise et vous préservez le papier, les arbres et l'environnement.
Saviez-vous qu'un employé de bureau moyen manipule plus de 10 000 feuilles de papier par an ? En numérisant vos documents, vous pouvez les envoyer par courriel ou y accéder en ligne, ce qui signifie que vous n'avez plus besoin de copier, d'imprimer et/ou d'envoyer des demandes par la poste.
Vous devriez également chercher comment éliminer complètement le papier de votre bureau. Pour commencer, vous pouvez investir dans des scanners pour tronquer le papier au fur et à mesure de son arrivée. Vous pouvez également convertir les formulaires papier en formulaires électroniques. Cela ne permet pas seulement d'éliminer le papier, mais aussi de sécuriser vos informations !
Voilà : neuf avantages que votre entreprise tirera de la numérisation de ses documents. L'idée de ne plus avoir de boîtes ou de classeurs remplis de papier et de bénéficier de tous ces avantages doit être séduisante, non ?
La meilleure chose à faire est de contacter une société de numérisation de documents et de voir si elle peut numériser un échantillon gratuitement. Une bonne société mettra également votre échantillon sur un système de démonstration pour que vous puissiez l'essayer et comprendre réellement les avantages de la numérisation.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).