mars 2022

Suivre et évaluer les progrès de votre projet et programme, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Pour que votre groupe fonctionne efficacement, il est important de disposer de moyens permettant de vérifier vos progrès (suivi) et de faire le point régulièrement (évaluation). 

Le suivi et l'évaluation sont essentiels pour faire le point sur les progrès réalisés et pour aider à "apprendre en cours de route".  Le suivi et l'évaluation peuvent aider les groupes à identifier les problèmes, à mesurer le succès et à tirer des leçons de leurs erreurs.  Cette notion est étroitement liée au principe d'"apprentissage" des projets de conservation communautaires réussis.

Vous pouvez utiliser cette feuille de travail pour vous guider pas à pas dans la planification de votre évaluation.  Répondez aux questions, remplissez la fiche de travail au fur et à mesure et reportez-vous à ces sections pour trouver des idées.

Suivi

Le suivi est la collecte et l'analyse systématiques d'informations qui permettront de mesurer les progrès réalisés sur un aspect de votre projet.  Les contrôles continus des progrès au fil du temps peuvent inclure le contrôle de la qualité de l'eau dans un bassin versant ou des dépenses monétaires par rapport au budget du projet.   Le suivi n'est pas une évaluation en tant que telle, mais il constitue généralement une partie essentielle de votre processus d'évaluation et doit donc être inclus dans la phase de planification de votre projet. 

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, implique la collecte de données, le suivi des indicateurs clés d'un programme et l'évaluation de la réalisation de ses objectifs.

Avant d'entreprendre un suivi, il est important de réfléchir aux points suivants

  • Pourquoi vous voulez faire un suivi
  • Ce que vous allez suivre
  • Les caractéristiques clés d'un suivi efficace

Pourquoi voulez-vous faire un suivi ?

Tenir des registres et suivre les activités aide les gens à voir les progrès accomplis et leur donne un sentiment de réussite.  Les archives peuvent être utiles, voire essentielles, pour promouvoir le groupe ou demander un financement.

Le suivi a également une importance pour le domaine plus large de la conservation.  La surveillance des écosystèmes n'est pas une science entièrement développée, de sorte que tout travail entrepris par votre groupe a le potentiel de contribuer à l'amélioration des mesures de la santé des écosystèmes.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, aide les organisations à planifier, suivre et améliorer les projets et programmes.

Ce que vous allez surveiller

La liste de questions suivante vous aidera à décider de vos objectifs de surveillance :

  • Quelles informations nous aideront à prendre des décisions éclairées ? Qu'est-ce qui nous permettra de savoir si notre projet/groupe est sur la bonne voie ?
  • Quelle est l'échelle appropriée pour le suivi, par exemple le bassin versant, le district, la limite de la réserve, la forêt entière ou l'écosystème entier ?
  • Quels sont nos délais de suivi (jours, mois ou années) ?
  • Avons-nous besoin de la contribution d'autres groupes ou agences ?

Caractéristiques d'un suivi efficace

Le suivi peut être considéré comme efficace lorsque :

  • Des techniques scientifiquement valides sont utilisées.
  • Les aspects pertinents pour votre projet sont mesurés.
  • Il est effectué de manière régulière et cohérente.
  • Des registres précis sont conservés.
  • Il est utilisé dans le cadre de votre évaluation pour soutenir ou ajuster les objectifs et les actions du projet. 

Évaluation

L'évaluation donne l'occasion de réfléchir et de tirer des enseignements de ce que vous avez fait, d'évaluer les résultats et l'efficacité d'un projet et de réfléchir à de nouvelles façons de faire.  En d'autres termes, elle éclaire vos actions futures. 

L'évaluation devrait idéalement être prise en compte dans la planification initiale du projet (voir Définir votre orientation).  Lorsque vous définissez votre vision, vos objectifs et vos actions, vous devez envisager comment et quand vous vérifierez vos progrès par rapport à ceux-ci.   Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire

  • Affiner votre projet au fur et à mesure, de sorte que l'évaluation fasse partie de vos activités régulières.
  • Évaluer le projet à des étapes convenues, par exemple sur une base annuelle ou après des activités majeures.
  • Réalisez un exercice initial de référence auquel vous comparerez les progrès réalisés à la fin du projet.

Pour garantir l'efficacité de votre évaluation, il est important de prendre en compte les points suivants :

  • Votre objectif - qu'évaluer ?
  • Votre approche - comment évaluer

Une fois les données d'évaluation recueillies et analysées, n'oubliez pas de vérifier vos conclusions par rapport à vos buts et objectifs.  Assurez-vous de mettre vos résultats en pratique - prenez-les en compte et utilisez-les pour influencer votre façon de travailler !

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'identifier les lacunes, les points forts, les meilleures pratiques et les enseignements qui peuvent aider les organisations à améliorer la mise en œuvre des projets et programmes à l'avenir.

Votre objectif - ce qu'il faut évaluer

Lorsque vous concevez votre évaluation, assurez-vous que votre objectif est clair.  Il est utile de déterminer les questions auxquelles vous souhaitez obtenir une réponse - assurez-vous que tout ce que vous demandez ou étudiez pendant l'évaluation se rapporte à ces questions. 

Dans un premier temps, décidez de ce qu'il est important d'évaluer.  Il peut s'agir simplement de déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, afin d'améliorer les choses.  Il peut s'agir d'une question plus spécifique, telle que la mesure dans laquelle votre projet atteint les résultats fixés (dans la plupart des cas, il s'agira de résultats en matière de conservation), la mesure dans laquelle vous êtes bien organisé ou si vous avez répondu aux attentes des sponsors.

Votre approche - comment évaluer

Il existe de nombreuses façons d'évaluer votre projet, en fonction de votre objectif.  Cependant, il est important de s'assurer que le processus d'évaluation fait appel à des méthodes valides et solides de collecte et d'analyse des informations.  Cela ne signifie pas que vous devez faire de grands efforts, mais que vous devez être clair sur les méthodes utilisées. 

Un petit projet, par exemple, peut être évalué au moyen d'un atelier bien structuré lors d'une réunion en soirée à laquelle participent tous les partenaires du projet.  En comparaison, un projet pluriannuel important et coûteux peut justifier l'emploi d'un spécialiste ou du moins son aide pour la conception de l'évaluation.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

9 meilleures pratiques de gestion des documents électroniques, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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La gestion des documents est rarement une sinécure - vous avez souvent l'impression d'être un petit navire au milieu d'une mer de lois. Au moment où vous pensez pagayer dans la bonne direction, une vague de législation vous fait vaciller.

Pourtant, la conformité en matière de gestion des documents ne doit pas nécessairement être aussi difficile. Les organisations se compliquent la tâche en traitant la gestion des documents comme une réflexion après coup, au lieu d'en faire une partie intégrante de leurs opérations quotidiennes. Dans cet article, nous abordons neuf principes fondamentaux des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques.

Premièrement, la non-conformité n'est PAS une option !

Dans un climat de renforcement des réglementations, les organisations courent un risque de plus en plus élevé de non-conformité. Et, malheureusement, la non-conformité peut avoir des conséquences assez lourdes. Outre l'inévitable effet négatif sur les relations publiques et le risque potentiel de perdre la confiance des clients, les entreprises peuvent être confrontées à d'importantes mesures punitives.

En faisant des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques le fil conducteur de vos activités, vous contribuerez à atténuer le risque de non-conformité. Voici neuf principes qui vous aideront à rester conforme sans compromettre l'efficacité opérationnelle.

Logiciel de GED développé par WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est numéro 1 en matière d'archivage et de gestion électronique de documents.

1) Donner la priorité à la sécurité et à la confidentialité

L'une de vos principales priorités doit être de veiller à ce que des mesures strictes de sécurité et de confidentialité des données soient en place. Si la sécurité est relâchée, vos données peuvent être exposées à une violation. Une fuite de données peut avoir d'énormes répercussions financières et créer une multitude de problèmes de relations publiques. Il est prudent pour les entreprises de sauvegarder leurs dossiers et de traiter les données et informations des clients avec la sécurité qu'elles méritent.

Sans les bonnes mesures de sécurité en place, les cybercriminels peuvent non seulement accéder à vos dossiers, mais aussi installer des logiciels malveillants sur vos systèmes qui pourraient capturer les informations personnelles de votre clientèle. La réponse aux alertes de sécurité doit être considérée comme une partie intégrante des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques

Votre système de gestion des documents et des enregistrements électroniques doit être doté de solides fonctions de sécurité intégrées pour garantir la sécurité des informations, notamment le cryptage des données en transit par une connexion SSL puissante.

L'accessibilité est un autre élément clé de la sécurité et de la confidentialité des données, qui peut être décomposé en deux parties : des niveaux d'accès appropriés pour les utilisateurs au sein d'une organisation et la possibilité de découvrir/utiliser les informations pour soutenir les activités commerciales. Les organisations doivent veiller à ce que les informations sensibles, privées ou classifiées ne soient accessibles qu'à des personnes spécifiques disposant des autorisations appropriées.

Rendre l'information facile à trouver et à utiliser n'a pas seulement un impact significatif sur l'efficacité de l'organisation, c'est aussi l'un des principes de continuité numérique introduits par les Archives nationales d'Australie pour garantir que l'information numérique est découvrable, accessible et utilisable.

Des processus et des mesures de protection doivent également être mis en place pour empêcher toute destruction ou suppression non autorisée des documents physiques et numériques enregistrés, ainsi que des métadonnées qui leur sont associées. L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents et des dossiers facilitera l'enregistrement, le suivi et la surveillance des dossiers.

2) Enregistrer, suivre et surveiller les documents organisationnels

La mauvaise gestion des documents et l'absence d'un système de gestion électronique des documents et des enregistrements efficace sont des facteurs clés de la mauvaise tenue des dossiers et peuvent facilement empêcher une organisation de se conformer aux exigences législatives. La disparition ou l'absence de documents peut empêcher une agence de répondre à une demande de liberté d'information ou entraîner des mesures punitives en vertu des lois et normes.

Un système de gestion électronique de la propriété intellectuelle complet est un élément fondamental de la capacité d'une organisation à enregistrer, suivre et surveiller sa propriété intellectuelle.

Un système efficace de gestion de la propriété intellectuelle comporte de nombreuses caractéristiques importantes. Les fonctionnalités clés que votre système de gestion de la propriété intellectuelle doit fournir sont les suivantes ;

  • Capture automatique des enregistrements, et application de la classification et des métadonnées en arrière-plan. La capacité à localiser le bon contenu lorsqu'on en a besoin dépend souvent des métadonnées ; il est donc important de capturer des métadonnées de qualité.
  • La capacité de gérer le contenu à travers les référentiels. Les organisations trouvent souvent des informations sauvegardées dans des lecteurs réseau, sur les disques durs des ordinateurs, dans des applications et dans des référentiels en nuage tels que SharePoint ou OneDrive.
  • La capacité de gérer les enregistrements physiques, numériques et hybrides, y compris les conversations par courriel et les enregistrements sur les médias sociaux.
  • La mise à disposition d'une piste d'audit défendable. Lorsqu'un enregistrement est supprimé, votre système de gestion électronique des ressources documentaires doit préserver les métadonnées de l'enregistrement supprimé afin que les informations sur les actions historiques effectuées sur l'enregistrement et par quels utilisateurs puissent être retracées. Ceci est essentiel lorsqu'il s'agit d'identifier si les directives commerciales et légales ont été respectées et de retracer toute activité non autorisée.

Le contenu organisationnel doit être traité conformément à la stratégie de gestion des documents de votre entreprise. Cela garantira qu'un système approprié est en place pour enregistrer, suivre et surveiller le contenu, et atténuer le risque de perte de contenu, et ce d'une manière qui ne se fait pas au détriment des processus de travail des utilisateurs finaux.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux membres de l'équipe de collaborer où qu'ils se trouvent. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur des documents et coordonner leurs activités d'édition et de révision.

3) Créer et mettre en œuvre une stratégie de gestion des documents

Une stratégie de gestion des documents claire et applicable doit être au cœur de l'architecture, des processus et des procédures de votre entreprise en matière de documents et d'informations. Elle doit être basée sur une recherche approfondie des politiques et normes appropriées et faire l'objet d'un audit régulier.

Les organisations doivent créer et documenter de manière exhaustive leurs processus et procédures de gestion des documents et de l'information, et s'assurer que tout le personnel a accès à cette documentation. Les entreprises doivent identifier clairement les responsabilités des personnes qui traitent les documents et comprendre comment cette stratégie s'inscrit dans le plan stratégique de l'entreprise.

Pour s'assurer que votre stratégie de gestion des documents est conforme à la législation en vigueur, des révisions régulières sont impératives.

4) Révision et audit annuels

La conformité n'est jamais une activité ponctuelle, surtout lorsqu'il s'agit de gestion des documents et de l'information. Votre politique de gestion des documents doit prévoir un examen et une évaluation annuels de la conformité interne et externe par rapport aux lois et normes appropriées. Les normes à l'aune desquelles vous mesurez l'efficacité de la gestion des documents doivent être fondées sur les normes nationales, régionales et internationales.

Un audit approfondi doit porter un regard impartial sur vos politiques et processus de gestion des documents. L'exécution correspond-elle au langage de la politique et à la législation qui la sous-tend ? Quelles sont les lacunes ? Où pourraient-ils être améliorés ? Pourraient-ils être plus efficaces en termes de temps tout en respectant les exigences législatives ? Déraillent-ils ? Si oui, comment pouvez-vous en atténuer les causes ?

5) Détruire les documents à la fin de leur cycle de vie

Tout comme les enregistrements numériques, vos documents physiques peuvent être vulnérables aux violations de données. Si les réglementations légales imposent de conserver certains documents indéfiniment, la plupart d'entre eux doivent être détruits après une période donnée.

Naviguer dans la complexité des exigences en matière d'élimination et de conservation des documents est une tâche difficile pour la plupart des entreprises. C'est pourquoi il est important que les organisations fassent preuve de diligence raisonnable pour déterminer ces exigences ou qu'elles fassent appel aux services d'un spécialiste de la gestion des documents et de l'information pour le faire en leur nom. Cela permettra de s'assurer que les politiques organisationnelles sont précises et conformes.

6) Veillez à ce que l'architecture de vos dossiers et de vos informations soit efficace et précise.

La meilleure façon d'envisager l'architecture de l'information est de la considérer comme un plan de votre "entrepôt" d'informations et comme un élément essentiel de votre stratégie de gouvernance. Une bonne infrastructure garantit que le contenu de votre organisation est sécurisé, qu'il peut être trouvé/recherché et qu'il est éliminé à la fin de son cycle de vie. Lorsque vous concevez votre architecture d'information, tenez compte des éléments suivants ;

  • Système de classification des activités ou taxonomie - L'une des façons les plus simples pour les organisations de gérer l'information est de regrouper les contenus connexes, puis d'étiqueter et d'affecter chacun de ces groupes à un arrangement principal. Il s'agit d'une forme de taxonomie qui facilite la recherche et la localisation du contenu. Par exemple, avec un système de classification, vous pouvez plus facilement accorder des autorisations afin que des utilisateurs spécifiques aient accès à certaines informations sur la base du regroupement défini dans la classification.
  • Plans de conservation et d'élimination ou conception du cycle de vie de l'information 
  • Un plan de conservation et d'élimination est nécessaire pour garantir que les organisations respectent leurs obligations légales et conformes aux lois nationales et fédérales. En disposant d'un processus qui détermine combien de temps les documents doivent être conservés avant d'être détruits, ainsi que des méthodes d'identification des documents devant être détruits, les entreprises peuvent non seulement réduire leur exposition aux risques de conformité, mais aussi réduire considérablement le temps et les ressources consacrés à la récupération des documents.
  • Systèmes de métadonnées - La plupart des entreprises pensent que l'organisation de leurs dossiers dans un lecteur réseau est suffisante. Cependant, une gestion de l'information vraiment efficace exige que vos documents internes comportent des métadonnées. L'inclusion de métadonnées élimine le temps passé à déterminer manuellement dans quel dossier placer un fichier, car un système de gestion des documents peut lire les métadonnées d'un document et le classer en conséquence. La recherche de documents s'en trouve facilitée, car il n'est plus nécessaire de cliquer manuellement dans une myriade de dossiers différents pour localiser le fichier recherché.

Une bonne architecture de l'information permettra de capturer et de classer les documents sans avoir d'incidence sur le lieu et le mode de travail de votre équipe.

7) Capturer les documents sans perturber le mode de travail des utilisateurs finaux

Si votre système de gestion des documents nécessite l'intervention des utilisateurs finaux (c'est-à-dire de vos employés), vous aurez presque toujours des problèmes d'engagement qui peuvent entraver le flux de travail, la productivité et vos efforts de conservation des documents. Un système de gestion des documents moderne et efficace, fera son travail en arrière-plan, en étant invisible pour les utilisateurs finaux, et aura la capacité de gérer les documents sur place sur une variété de plates-formes (c'est-à-dire les courriels, les médias sociaux, le stockage en nuage, les lecteurs de réseau, les ordinateurs de bureau, etc.

Un système de gestion des documents efficace capturera également automatiquement les métadonnées, ce qui signifie que les utilisateurs finaux n'auront pas à saisir manuellement toutes les métadonnées dans un formulaire contextuel lors du téléchargement et de l'ajout de documents.

Logiciel d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de modéliser vos flux de travail en respectant les informations documentées. 

8) Numériser les documents physiques

Bien que la numérisation des documents physiques puisse être considérée comme une entreprise longue et coûteuse, le résultat final l'emportera largement sur les coûts et les efforts intermédiaires. Les organisations bénéficieront d'une meilleure efficacité opérationnelle et d'une plus grande facilité d'accès à l'information (il est beaucoup plus rapide et facile de trouver un document numérique que de localiser un dossier dans une pièce remplie de boîtes), d'économies importantes sur les coûts de stockage physique, d'une réduction du risque de perte de documents en cas d'incendie, d'inondation ou d'autres catastrophes, et d'une meilleure intégration avec les systèmes d'information actuels de l'entreprise.

Dans le cadre de leur politique de numérisation, les entreprises doivent réfléchir :

  • Quel système de gestion des documents vous utiliserez pour capturer les documents numérisés, quel accès sera fourni à ces documents, et quelles métadonnées respectives devraient être capturées.
  • L'état de la composition physique des documents, qui aura une incidence sur la sécurité, la manipulation physique et l'équipement de numérisation requis, en particulier si les documents ne sont pas des documents.
  • si les documents physiques peuvent être légalement détruits et comment cela sera traité
  • Quel type de numérisation est approprié : une photocopie/image numérique ou une reconnaissance optique de caractères (ROC) qui rend le document avec un texte lisible par une machine.
  • Au cours du processus de numérisation, des versions du document numérisé seront créées à des fins de traitement. Comment ces différentes versions seront-elles gérées ?
  • Comment la précision et les contrôles de qualité seront-ils maintenus tout au long du processus ?

La question de savoir s'il faut numériser en interne ou externaliser, tout en considérant les défis qui peuvent être rencontrés dans chaque scénario.

9) Développer et maintenir un registre des actifs informationnels

Afin de comprendre vos informations et la meilleure façon de les gérer et de les protéger, il est essentiel de comprendre d'abord ce que signifie le terme "actif informationnel". Un actif informationnel est un ensemble d'informations, défini et géré comme une unité unique afin qu'il puisse être compris, partagé, protégé et utilisé efficacement. Les actifs informationnels ont une valeur, un risque, un contenu et un cycle de vie définis et gérables.

Un registre des actifs informationnels est un inventaire formel des actifs informationnels, qui aide les organisations à mieux gérer les informations et les enregistrements qu'elles possèdent et à atténuer les risques associés.

Il peut s'agir d'un outil utile pour l'analyse des risques et la planification de la sécurité de l'information, pour identifier les systèmes critiques pour la reprise après sinistre et la continuité des activités, pour informer les plans de préservation numérique et pour identifier les priorités stratégiques de gestion des documents et de l'information.

Les organisations qui développent et mettent en œuvre un registre des informations doivent prendre en compte les points suivants ;

  • Comment votre organisation va mener un examen des informations pour déterminer ce qui est ou n'est pas un actif informationnel, la valeur et le cycle de vie de chaque actif, et quelles sont les exigences réglementaires applicables
  • Comment regrouper, numéroter et nommer les informations tout en tenant compte des besoins de l'entreprise.
  • s'il existe des possibilités d'élimination, d'économies et/ou de gains d'efficacité.
  • Créer des stratégies d'atténuation pour les risques identifiés
  • Élaboration d'un plan d'action pour la gestion de ce changement, avec des plans d'urgence.
  • Définir qui sera responsable (gardien) des actifs informationnels et du registre lui-même.
  • la fréquence à laquelle le registre doit être révisé pour garantir son exactitude et sa pertinence, et qui procédera à cette révision.

Mieux vous comprendrez vos informations, mieux vous serez équipé pour protéger ces actifs. L'examen des questions ci-dessus vous aidera à concevoir et à mettre en œuvre un registre stratégique des informations dans le cadre de votre stratégie plus large de gestion des documents et des informations.

En résumé

La définition des meilleures pratiques de gestion des enregistrements électroniques et la mise en œuvre d'une stratégie efficace de gestion des enregistrements et de l'information sont impératives pour les organisations qui souhaitent rester conformes et éviter les pénalités potentielles liées au non-respect de leurs obligations en matière d'archivage.

Naviguer dans la complexité de la législation sur la tenue de documents peut être un défi écrasant. C'est pourquoi la plupart des organisations font appel à l'expertise d'un spécialiste de la gestion des documents.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Il ne fait aucun doute qu'il s'agit d'une situation délicate. Si un employé n'est pas performant, il peut être difficile d'aborder le sujet sans se sentir offensé.

Pourtant, c'est une conversation qu'il faut avoir, surtout si le manque de productivité commence à affecter les autres.

Il est important de trouver un équilibre entre donner un coup de pouce à un employé dans la bonne direction et soutenir son développement et son bonheur sur le lieu de travail. La tâche est d'autant plus délicate lorsque l'employé ne reconnaît pas lui-même le problème.

Dans cette situation, la meilleure approche consiste à mettre en œuvre un plan intelligent d'amélioration des performances qui encourage l'employé qui a du mal à réussir. Voyons donc à quel moment il convient de mettre en œuvre un plan d'amélioration des performances d'un employé, et à quoi il doit ressembler.

Qu'est-ce qu'un plan d'amélioration des performances ?

Eh bien, c'est assez explicite, mais en clair, un plan d'amélioration des performances (PAP), ou parfois connu sous le nom d'examen des performances, est généralement un document formel qui décrit les problèmes de performance existants, tout en définissant des objectifs pour s'attaquer aux problèmes de productivité.

Vous pouvez comparer un plan d'amélioration des performances à vos anciens bulletins scolaires. Si vous vous rappelez bien, ceux-ci décrivaient vos performances, vos succès, vos défis et les objectifs que vous deviez atteindre. Cette présentation est exactement celle que vous pouvez attendre d'un Plan d'action pour la productivité.

Les critères de "réussite" d'un plan d'amélioration des performances peuvent aller de l'achèvement d'une formation supplémentaire à des contrôles plus réguliers avec un responsable, en fonction de la situation et des objectifs de l'entreprise et de l'employé. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Pourquoi certains employés ont-ils besoin d'un plan d'amélioration des performances ?

Les plans d'amélioration des performances sont conçus pour les employés qui présentent une certaine forme de déficit. Cela ne signifie pas nécessairement qu'ils ne travaillent pas assez dur. Bien au contraire. Il se peut qu'un employé ait reçu une initiation ou une formation insuffisante, ou que votre modèle d'entreprise ait changé. C'est pourquoi il est essentiel d'identifier la cause profonde de tout problème de performance, avant de mettre en place un plan d'amélioration de la performance.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez juger important qu'un employé participe à un plan d'amélioration des performances, mais le point commun est que, du point de vue de la direction, vous souhaitez voir un changement dans ses performances.

Conseils pour la création d'un plan d'amélioration des performances performant

Si l'attitude ou le rendement au travail d'un employé vous laisse dans l'impasse et que vous ne constatez aucune amélioration ou tentative d'amélioration, il est temps de commencer à élaborer un plan d'amélioration du rendement.

Pour vous assurer que vos plans d'amélioration des performances sont efficaces et qu'ils préparent vos employés à la réussite, il y a quelques éléments à garder à l'esprit. 

  • Comment préparer un employé à un plan d'amélioration du rendement et l'inciter à agir ? 
  • Quelles informations un plan d'amélioration du rendement doit-il contenir ?
  • Que se passe-t-il après l'utilisation d'un plan d'action ?

 Voici quelques moyens de vous assurer que vos plans d'action pour le personnel vous aideront à atteindre vos objectifs.

1. Ouvrez d'abord le dialogue avec l'employé

Votre première action doit être de vous asseoir avec l'employé et de lui expliquer la situation. Le ton que vous adoptez ici dépend entièrement de la divergence, mais en général, vous voulez présenter un plan d'action comme un outil utile pour la croissance personnelle. Une attitude positive tout au long du processus est utile aux deux parties. Vous voulez aborder les plans d'amélioration des performances comme une chance de faire progresser la carrière de votre employé, et non comme une punition qui pourrait y mettre fin.

Il est utile d'orienter la conversation sur ses comportements de manière à ce qu'un plan de performance semble être la solution naturelle. Engagez la conversation en présentant les faits et en permettant à l'employé de formuler ses propres conclusions. Prenons l'exemple suivant : 

on dirait que vous n'avez pas rempli vos objectifs de vente de nouveau cette semaine.  Que pensez-vous faire ? Nous avons déjà eu une discussion à ce sujet et cela n'a pas beaucoup changé. A votre avis, comment devrions-nous gérer cette situation à l'avenir ?

En tournant la conversation pour demander l'avis de l'employé, vous transformez une question disciplinaire en un projet d'amélioration personnelle. Cela aidera l'employé à considérer son plan d'amélioration comme un outil qui l'aide à atteindre ses objectifs personnels, plutôt que ceux fixés par son supérieur.

2. Trouvez les causes profondes des problèmes

Les plans d'amélioration des performances ne sont efficaces que s'ils sont élaborés en tenant compte de ce que l'employé doit améliorer. Il peut s'agir de connaissances ou de formation, mais aussi de motivation ou de soutien de la part de son équipe.

Un manque de productivité n'est pas toujours dû à la paresse : il se peut très bien qu'un employé ne sache pas comment utiliser efficacement certains logiciels ou outils, et que certaines sources de distraction sur le poste de travail le détournent de son travail. En tant qu'entreprise, une partie de la reconnaissance des employés consiste à réaliser que différents aspects influencent la productivité et la qualité du travail d'un employé, parfois sans rapport avec l'employé lui-même.

Il est important d'inclure ces causes profondes dans le plan pour voir si la solution proposée résout réellement les problèmes ou si elle ne fait qu'ajouter une charge de travail supplémentaire au travail existant de l'employé.

3. Fixez des objectifs réalisables

Il ne sert à rien de lancer un plan de performance si vous créez des objectifs impossibles à atteindre. C'est une façon injuste de forcer les gens à partir. Le but est de tirer les gens vers le haut, pas de les mettre à la porte. Si vous utilisez un plan d'amélioration des performances pour les bonnes raisons, vous voulez que l'employé réussisse, alors fixez des objectifs qui le reflètent.

Tout d'abord, déterminez le "but" ultime du plan. À quoi ressemblera la réussite de ce membre de l'équipe ? Il ne doit pas nécessairement s'agir d'un objectif chiffré, il peut s'agir simplement de respecter tous les délais ou de s'assurer qu'il passe un certain nombre d'appels par semaine.

Une fois que vous avez déterminé le résultat, réfléchissez à la meilleure façon d'y parvenir. Idéalement, vous voulez fixer des objectifs progressifs qui augmentent lentement les performances de l'employé. Progressez en jours, ou en semaines, vers un objectif "étoile du nord". Expliquez clairement ce que vous attendez d'eux pendant cette période, car un manque de clarté ne fera que provoquer du stress et entravera probablement leur croissance.

Le calendrier est également important ici. Gardez à l'esprit qu'il doit y avoir une date de début et de fin clairement définie, sinon vous ne ferez que placer un employé au purgatoire professionnel.

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4. Fournir des conseils et un renforcement positif

Il ne fait aucun doute qu'à certains moments, l'employé peut avoir des difficultés ou se sentir un peu perdu, il est donc important de garder la voie de la communication ouverte tout au long du processus. En fait, l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les employés prennent du retard dans leurs performances est un manque de compréhension ou de confiance dans ce qu'ils sont censés faire.

Tout au long de la période fixée pour le plan d'action, assurez-vous que votre employé sait ce qu'on attend de lui et qu'il se sent à l'aise avec les tâches qui lui ont été confiées. Cela vous permettra au moins de vous assurer que l'employé est suffisamment compétent pour faire son travail. En étant présent pour l'aider et en l'encourageant, vous garderez l'employé sur la bonne voie et lui montrerez que vous le soutenez.

Encore une fois, il ne sert à rien de concevoir un plan structuré sans fournir d'informations sur la manière de le réaliser. Vous devez considérer le plan d'action comme une chance pour l'entreprise et l'employé de se développer ensemble. Le maintien d'une attitude positive tout au long du processus aidera l'ensemble de l'organisation à reconnaître la valeur d'un plan d'amélioration des performances de l'employé.

5. Fournissez les ressources, la formation et le temps nécessaires

Si vous attendez de vos employés qu'ils développent leurs compétences, il est normal que vous leur donniez les ressources et le temps nécessaires pour le faire. Lors de la mise en place d'un plan d'amélioration des performances des employés, veillez à ce que vos employés aient accès aux éléments dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs, sans avoir à les chercher eux-mêmes pendant leur temps libre.

Ces éléments peuvent prendre la forme d'une formation complémentaire, mais également de plus de temps pour acquérir une compétence nouvelle. Gardez à l'esprit que si vous attendez d'eux qu'ils s'améliorent avec le temps et les ressources dont ils disposent (et avec lesquels ils ont déjà du mal), il y a de fortes chances qu'ils soient encore plus frustrés et qu'ils se dirigent vers l'échec.

6. Contrôlez régulièrement

Un plan d'action efficace ne se limite pas à être remis une seule fois, avec une date de fin et un objectif en tête - et sur papier. Vous voudrez y revenir de temps en temps pour voir si l'employé s'améliore de la bonne manière et au bon rythme. Le but d'un plan d'action est d'aider les employés à atteindre certains objectifs, mais la manière dont ils y parviennent est tout aussi importante. Le fait qu'ils soient épuisés ou qu'ils aient des lacunes dans différents domaines après avoir "terminé" un plan d'action ne vous mènera nulle part.

Par conséquent, dans le plan, prévoyez des moments et des dates pour les contrôles et le feedback complet des employés. Précisez ce que vous attendez de ces contrôles avec le manager qui est au courant du cas et qui s'engage à soutenir l'employé tout au long du processus. Cela fournira une structure et une orientation réelles et aidera votre employé à rester sur la bonne voie.

7. Révisez votre plan de performance de manière appropriée

Une fois le plan de performance achevé (ou non), vous devez organiser une réunion de révision, au cours de laquelle le manager et l'employé s'assoient pour discuter de ses succès et de ses échecs. Il ne s'agit pas seulement d'une conversation sur les performances de l'individu, mais aussi sur l'efficacité du plan lui-même. A-t-il fonctionné comme vous l'aviez prévu ? Si non, pourquoi ? Que pourriez-vous faire la prochaine fois pour améliorer votre protocole du plan d'action pour les personnes handicapées ?

C'est une occasion pour vous de vous développer autant que l'employé, alors traitez-la comme telle et prenez un moment pour réfléchir.

En ce qui concerne l'employé, vous devriez examiner ses performances de manière globale : s'est-il amélioré jusqu'à atteindre un niveau qui vous satisfait ? Être trop critique à l'égard de certains aspects, tout en ignorant certaines des plus grandes réussites, est une façon futile d'évaluer un employé. Les êtres humains fonctionnent selon un rythme de pics et de creux, alors essayez de juger leur amélioration de manière cumulative.

Après avoir discuté du résultat avec son supérieur, l'étape suivante consiste à s'asseoir avec l'employé et à discuter de la situation avec lui. Soyez indiscret et posez des questions au cours de cette session : comment le plan d'amélioration des performances s'est-il déroulé ? A-t-il été utile ? Quelles devraient être les prochaines étapes ? Après cela, vous devez communiquer comment l'examen s'est déroulé du point de vue de la direction. S'ils n'ont pas atteint les normes fixées, il est temps de commencer à discuter des options telles que la formation complémentaire, voire la réaffectation.

8. Récompensez le succès

Un dernier conseil : le succès doit être célébré. Encouragez les améliorations et ne vous attardez pas sur les problèmes qui ont conduit à un examen des performances. Si un employé a atteint ses objectifs, le plan d'action est terminé et il est temps de regarder vers l'avenir. Souvent, après un examen, les employés ont l'impression d'être en seconde période de probation et peuvent en venir à considérer le travail comme un environnement hostile. Un peu de réconfort pour leur dire que c'est le début d'un nouveau chapitre ne sera jamais de trop.

Quand un plan d'amélioration des performances est-il approprié ?

La principale fonction d'un examen des performances est de fournir une approche structurée de l'amélioration, pour les employés qui n'atteignent pas leur plein potentiel. Si un plan d'amélioration des performances n'est pas strictement une punition, il ne doit pas être mis en œuvre à la légère.

Par exemple, avant d'envisager de placer quelqu'un dans un plan d'amélioration des performances, posez-vous la question suivante : dans quelle mesure est-ce la faute de l'employé ? S'agit-il d'une défaillance de sa part, ou de facteurs extrinsèques ? Le supérieur hiérarchique a-t-il fourni des preuves suffisantes de l'existence d'un problème ou a-t-il inventé des normes impossibles à respecter ? C'est une question importante à poser, car si la faute est ailleurs, elle doit être traitée par la direction.

Par exemple, disons que vous avez un employé qui a un problème de gestion du temps. Pour justifier son inscription à un plan d'amélioration des performances, il faut que cet écart soit récurrent et qu'il ait un impact sur son travail.

En outre, il n'est pas conseillé d'imposer un plan d'amélioration des performances à un employé. Il doit être le résultat d'une conversation continue. Si vous avez essayé de changer l'attitude d'un employé par la persuasion et que le problème persiste, il est temps d'envisager un plan de performance.

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Un plan d'amélioration des performances est-il un pas vers le licenciement ?

Les employés croient à tort qu'une fois inscrits à un plan d'amélioration des performances, ils sont sur la pente glissante du licenciement. Bien que le non-respect d'un plan d'amélioration des performances puisse entraîner un licenciement, le but de ce plan n'est pas de mettre les employés à la porte. Cela devrait toujours être votre dernier recours. Il est donc important d'expliquer cela à tout employé soumis à un plan d'amélioration des performances, car il est probable qu'il craigne le pire.

Questions fréquemment posées sur les plans d'amélioration des performances

Comment rédiger un bon plan d'amélioration des performances ?

Un bon plan d'amélioration des performances a pour but d'aider vos employés, et non de les punir. Tout commence par l'identification des causes profondes des problèmes. Un plan d'amélioration des performances efficace est établi ensemble, avec l'employé et le manager autour d'une table, et est adapté à chaque employé. Ce qui est utile dans une situation donnée peut ne pas fonctionner pour quelqu'un d'autre. Lorsque vous rédigez un plan d'action, gardez à l'esprit qu'il peut aider votre employé et l'organisation dans son ensemble.

Assurez-vous que votre plan d'action est réaliste. Pouvez-vous fournir les ressources dont l'employé a besoin pour que les améliorations soient apportées ? En outre, veillez à ce qu'il soit pertinent : il doit se concentrer sur des problèmes spécifiques que votre employé rencontre dans son travail. Il sera ainsi plus facile à aborder. Pour cela, il peut également être utile d'utiliser des exemples pour montrer ce que l'on attend de l'employé et quels sont les comportements qui doivent appartenir au passé.

Que doit contenir un plan d'amélioration des performances des employés ?

  • Un bon plan reconnaît toujours le point de départ et la direction à prendre. Quels sont les domaines à améliorer ? Quelle est la cause des problèmes existants ?
  • Quelle est la norme attendue ? Atteindre cet objectif à la fin de l'amélioration peut sembler une tâche décourageante. Fixez donc des objectifs plus petits entre les deux. Ceux-ci donneront également plus de structure aux étapes que vous fixerez à votre employé.
  • Les étapes que vous voulez que votre employé suive, avec un calendrier qui comprend des contrôles avec le responsable désigné. 
  • Les ressources et le soutien qui seront fournis par l'entreprise.

Quels sont les avantages des plans d'amélioration du rendement ?

Lorsqu'un responsable identifie un problème lié aux performances d'un employé, il peut être difficile de trouver une manière structurée de l'aborder, sans parler de le résoudre. Une conversation soulignant les problèmes et les résultats attendus ne suffit souvent pas et laisse les employés dans l'incertitude quant aux mesures à prendre.

Un plan d'amélioration des performances fournit aux responsables et aux employés un document facile à suivre pour atteindre les normes attendues, mais il permet également de gérer plus facilement les conséquences du non-respect de ces normes.

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Il est facile de se laisser prendre au piège d'un projet donné. Un sponsor exécutif, en réponse à une situation commerciale ou concurrentielle donnée, indique à l'équipe d'ingénieurs qu'une fonctionnalité ou une plateforme particulière est une exigence et qu'elle doit être mise en place le plus rapidement possible. Presque du jour au lendemain, un plan de projet est créé, une architecture est définie, des ressources sont engagées et une méthodologie est formulée pour soutenir la nouvelle plate-forme.

Mais, comme pour de nombreux autres projets dans le passé, une question se pose : ce projet apporte-t-il vraiment de la valeur à l'entreprise ? Remplit-il vraiment le ou les objectifs qu'il était censé atteindre ?

Et si la réponse est oui, la question suivante se pose : comment le savoir ?

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Concevoir les bons processus pour atteindre les bons objectifs

En tant qu'architecte d'entreprise, chef d'équipe ou directeur informatique, vous devez vous assurer que les projets que votre équipe élabore et met en œuvre sont conçus et gérés de manière responsable. Cela implique de définir des points de données ou des indicateurs qui vous aideront à déterminer si le système que vous avez construit fonctionne vraiment comme il le devrait et s'il apporte de la valeur à l'entreprise dans son ensemble.

Pour la plupart des personnes impliquées dans l'architecture d'entreprise et la conception de systèmes, le concept d'indicateurs clés de performance (ICP) est assez basique et nous les intégrons dans les systèmes depuis longtemps. Mais la réalité est que, quel que soit le degré de sophistication, l'entreprise exige toujours de nouvelles fonctionnalités, les délais de développement se resserrent et les systèmes deviennent très complexes, au point que la définition et la gestion des bons indicateurs de performance clés deviennent beaucoup plus difficiles que nous le souhaiterions.

Mais la gestion des indicateurs clés de performance, en particulier en temps réel, est essentielle à la réussite de toute entreprise, car elle donne un aperçu du fonctionnement de l'entreprise, au moment où ces opérations ont lieu.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet, grâce à ses indicateurs de performance, d'expliquer les caractéristiques intangibles, les propriétés, les concepts abstraits et les processus qualitatifs d'un projet.

Les données sont importantes - les décisions sont meilleures

La collecte et l'analyse des indicateurs de performance clés sont précieuses, sans aucun doute - ce billet n'aura servi à rien s'il ne l'a pas souligné. Mais les données n'ont pas beaucoup de valeur si elles ne conduisent pas à des conclusions qui débouchent sur des actions. Et c'est là la véritable valeur de la mise en œuvre de la gestion des indicateurs de performance clés : les bons systèmes de gestion des indicateurs de performance clés ne se contentent pas de capturer des données, mais évaluent ces données par rapport à un ensemble de critères composés d'objectifs commerciaux et de performance, et fournissent des recommandations quant aux plans d'action possibles.

Chaque processus doit avoir un objectif. C'est une évidence. Et une fois que vous avez automatisé ce processus, vous devriez être en mesure de faire correspondre vos indicateurs clés de performance à ces objectifs de processus, et de suivre vos progrès dans la réalisation de ces objectifs. Et sur la base de ces mesures, vous devriez être en mesure de générer des recommandations prédictives sur les prochaines actions à entreprendre. C'est là que la valeur de ces données se fait vraiment sentir.

Les données, c'est bien, les décisions, c'est mieux - et l'intelligence, c'est peut-être mieux que tout.

La collecte de données à partir des processus existants est précieuse et la génération d'indicateurs clés de performance à partir de ces données historiques l'est tout autant. Mais aucune entreprise n'existe dans le vide, et chaque marché est un paysage en constante évolution qui peut conduire votre entreprise dans des directions différentes et inattendues. C'est pourquoi tout outil de gestion opérationnelle doit être capable de collecter et de fournir des renseignements à partir de flux de données internes et externes, et d'intégrer ces renseignements non seulement dans le processus de prise de décision de l'entreprise, mais aussi dans les indicateurs clés de performance et les rapports d'exploitation en cours. Si vous ne pouvez pas ajuster vos indicateurs clés de performance à mesure que de nouvelles données sont recueillies, vous n'avez pas la possibilité d'adapter vos opérations aux nouvelles réalités commerciales.

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Et une fois la décision prise - l'action 

Le succès en affaires n'est rien sans des décisions intelligentes menant à des actions concrètes. C'est pour cette raison que tout outil de gestion des opérations commerciales doit non seulement fournir des données et des renseignements, mais aussi offrir une capacité intégrée de suivi de ces actions. Des éléments tels que les objectifs de processus prennent de la valeur lorsque vous les associez à des activités, et ces activités prennent à leur tour de la valeur lorsque leur progression et leur achèvement sont suivis. La mise en place de ressources, la coopération, la prise en charge des cas et les statistiques constituent autant d'éléments qui doivent faire partie de votre démarche opérationnelle.

La valeur réelle de la gestion des indicateurs clés de performance en temps réel

Nous faisons évidemment preuve de partialité - après tout, les logiciels offrent un service de gestion des indicateurs clés de performance en temps réel - mais la vérité est que, même s'il est nécessaire de définir les exigences et la conception d'un système, sans les bonnes données générées par ce système, qui à leur tour soutiennent les bonnes décisions et actions, le système a une valeur limitée. Si vous ne pouvez pas voir les processus que vous suivez dans votre entreprise, faire correspondre ces processus aux indicateurs clés de performance en temps réel et suivre vos activités opérationnelles pour atteindre vos objectifs opérationnels, vous avez un problème.

Mais si vous pouvez voir comment un objectif commercial ou opérationnel conduit à un processus, comment ce processus est mesuré par l'utilisation d'indicateurs clés de performance, et suivre la réalisation de ces objectifs, vous pouvez jeter les bases non seulement d'opérations réussies, mais aussi d'initiatives de croissance stratégique. Rien que cela constitue une excellente raison de faire de la gestion des indicateurs clés de performance en temps réel votre prochain projet stratégique.

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Alors que les départements RH continuent d'évoluer pour répondre aux exigences d'un environnement au rythme rapide et axé sur le numérique, les employeurs sont confrontés à un ensemble de défis nouveaux et distincts avec chaque nouvelle année. L'année 2022 promet de ne pas être différente, car les organisations s'efforcent d'identifier, de développer et de retenir les talents de manière plus efficace et efficiente, en réalisant des avantages concurrentiels et en améliorant la culture en cours de route.

Il est important de voir ce que les entreprises et leurs plus grands atouts, leurs collaborateurs, accompliront en 2022 et, comme toujours, souhaite aider à préparer les organisations aux défis qui pourraient se présenter.

Comme vous le remarquerez, aucun d'entre eux n'est insurmontable, mais ils nécessitent une attention, des efforts et des ressources suffisants de la part des entreprises pour éviter tout obstacle à la réalisation des objectifs et de la vision.

 Soyez préparé et prévoyant, en gardant un œil organisationnel sur aujourd'hui et l'autre sur demain pour armer votre entreprise, vos employés et vos parties prenantes contre ces défis afin que 2022 soit une année satisfaisante et productive.

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1. Mobiliser la main-d'œuvre

Il suffit de dire qu'à mesure que les entreprises deviennent plus centrées sur les personnes et placent leur personnel au centre de presque toutes les stratégies et décisions, l'engagement des employés ne fera que gagner en importance en 2022 et au-delà. Comme la plupart des stratégies, cependant, l'engagement des employés ne se fait pas du jour au lendemain, mais nécessite un effort persistant et calculé pour s'enraciner et prospérer. Alors que les entreprises fournissent la technologie qui alimente un tel mouvement, les employeurs doivent construire l'initiative elle-même sur un terrain fertile, avec l'adhésion de tous les responsables, départements et membres de l'équipe, pour qu'elle atteigne son potentiel.

Par conséquent, la direction doit être astucieuse dans les politiques et les procédures qu'elle adopte pour favoriser l'éclosion d'un engagement authentique et durable. En 2022, les entreprises auront tout intérêt à fournir aux managers une formation suffisante pour les aider à favoriser l'engagement dans leurs rangs, y compris pour les travailleurs sans bureau. Il y a cependant beaucoup de travail à faire, car seulement 15 % des employés se sentent actuellement engagés envers leur employeur. Les employés engagés affichant une productivité 202 % supérieure à celle des employés non engagés, les entreprises devraient revoir leurs stratégies d'engagement pour s'assurer qu'elles couvrent toutes les bases nécessaires pour que leurs employés soient aussi engagés que possible dans leur travail, leurs collègues et leur entreprise.

2. Attirer les talents dans l'entreprise

Un marché de l'emploi tendu fera plus que probablement de l'acquisition de talents un défi pour les organisations en 2022. Les employeurs doivent donc faire preuve d'intelligence et d'efficacité dans leurs stratégies de recrutement, en centrant idéalement leurs efforts sur une marque de recrutement forte qui adhère à la vision, aux objectifs et à l'éthique de l'entreprise, en utilisant tous les outils disponibles pour un impact maximal.

À l'instar des campagnes de marketing qu'elles coordonnent et mettent en œuvre si méticuleusement pour atteindre les consommateurs ciblés, une marque de recrutement doit exploiter la technologie au maximum, en élaborant et en diffusant le message de recrutement sur les canaux les plus efficaces. Toujours à l'instar du marketing grand public, les entreprises devraient également modeler leurs messages de recrutement en fonction des affinités professionnelles personnalisées qui parlent à chaque candidat.

La méthode traditionnelle qui consiste à ratisser le plus large possible pour capter le plus grand nombre de demandeurs d'emploi a depuis longtemps cédé la place à une approche personnelle et affinée qui permet d'identifier et d'attirer des talents innovants et motivés qui propulsent une organisation vers l'avenir. La technologie continuera à jouer un rôle central dans cette dynamique de recrutement essentielle à l'avenir, en rationalisant l'ensemble du processus pour offrir aux employeurs des gains d'efficacité qui maximisent l'impact tout en économisant des ressources qu'ils peuvent consacrer à d'autres domaines clés des opérations.

3. Gérer les relations

La satisfaction au travail et la productivité dépendent d'un lieu de travail équitable avec des lignes de communication ouvertes et des relations solides entre la direction et le personnel. Cette communication essentielle est trop vitale pour le bien-être d'une organisation pour que l'employeur se contente de deviner ce que ses employés apprécient et attendent vraiment. Pour favoriser des relations saines et productives, les employeurs continueront à considérer le retour d'information comme une composante essentielle d'un lieu de travail et d'une culture solides en 2022, qui alignent la vision et les valeurs pour le bien de toutes les personnes concernées.

Grâce à une stratégie de feedback efficace, les entreprises peuvent s'appuyer sur des données authentiques, précises et opportunes sur les personnes pour guider les décisions qui ont un impact direct sur la main-d'œuvre et, ainsi, gérer de manière proactive les relations entre les employés et leurs collègues, les équipes et la direction. Rien ne corrode la culture d'une entreprise aussi rapidement et aussi profondément que la détérioration des relations, mais, avec un protocole de feedback efficace, les employeurs peuvent identifier les problèmes avant qu'ils ne deviennent systémiques.

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4. Stratégies de formation et de développement

Compte tenu de l'importance considérable des programmes de formation et de développement, l'un des principaux défis que devront relever les services des ressources humaines et les employeurs en 2022 sera d'accorder une importance et des ressources suffisantes à cette composante essentielle de la croissance et de la productivité. Traditionnellement, trop d'organisations ont considéré la formation et le développement comme un coût irrécupérable plutôt que comme un investissement dans la stabilité, l'innovation et l'avantage concurrentiel.

Cela ne veut pas dire, cependant, que ces programmes doivent être coûteux ou prendre beaucoup de temps pour être efficaces. Bien au contraire, une approche descendante qui tire parti de la portée et de la commodité de la technologie peut être à la fois rentable et utile pour offrir des programmes de formation qu'un employé peut facilement absorber tout en insérant les sessions dans son emploi du temps. La direction doit toutefois montrer l'exemple, en particulier à la lumière d'une main-d'œuvre qui dépend chaque jour davantage des talents du millénaire.

Par conséquent, alors que les milléniaux continuent de gravir les échelons de l'organisation, la planification du parcours professionnel dans le cadre d'une stratégie de formation et de développement peut clairement définir la trajectoire d'un employé au sein d'une entreprise. Lorsque cette trajectoire est bien tracée, elle élimine une grande partie de l'ambiguïté axée sur la carrière qui contribue à l'attrition et qui, au fil du temps, réduit la qualité de la gestion au sein d'une organisation.

5. Rétention des talents

Comme nous l'avons dit, un marché du travail hyperconcurrentiel restera un défi pour les organisations. Bien entendu, cette notion n'affecte pas seulement le recrutement mais aussi, et c'est tout aussi important, la rétention des talents actuels. La rémunération n'est pas suffisante pour que les talents restent satisfaits de leur poste et de leur entreprise.

En outre, de nombreuses entreprises ne peuvent tout simplement pas se permettre d'offrir à leurs employés une rémunération et des avantages sociaux supérieurs à ceux du marché pour tenter de réduire l'attrition. Heureusement, les entreprises disposent de solutions qui ne nécessitent pas d'hypothéquer leur bien-être financier actuel ou futur pour obtenir des résultats significatifs en matière de rétention des talents.

Par exemple, des études ont montré qu'une approche plus structurée et personnalisée de l'intégration des employés augmente de 58 % les chances que le nouvel employé reste au service de l'entreprise pendant au moins trois ans. Un accueil efficace immerge l'employé dans la culture de l'entreprise et constitue un point d'entrée puissant et efficace dans une expérience satisfaisante pour l'employé, qui réduit l'attrition et aide à retenir les talents toujours importants au sein de l'entreprise.

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6. La diversité sur le lieu de travail

Les organisations sont aux premières loges d'un changement culturel monumental, une pensée qui ne s'essoufflera pas de sitôt. Les attentes ont changé, elles ont évolué avec le temps, et les employeurs doivent être à l'avant-garde de ce changement, sous peine de se retrouver sur le bord du chemin et de devenir rapidement inefficaces et sans importance, en particulier aux yeux des milléniaux et de la génération Z qui définiront bientôt le lieu de travail moderne, si ce n'est déjà fait.

Une base d'employés plus diversifiée prend racine sur deux fronts distincts mais étroitement liés : la culture d'une organisation et ses pratiques d'embauche. Commencez par inclure agressivement des ateliers sur la diversité dans les programmes de formation et de développement, en discutant des répercussions des actions et des pensées d'exclusion, mais en vous concentrant sur les nombreux avantages que la diversité apporte à l'environnement de travail ainsi qu'à l'ensemble de l'organisation. De même, faites de la diversité un élément central des pratiques d'embauche à l'avenir, en veillant à ce que la main-d'œuvre évolue en même temps que les attentes et les données démographiques en constante mutation dans la société.

7. Accepter le changement inévitable

Comme un parallèle à la diversité, le changement est un terme plus large qui englobe de nombreuses facettes différentes des opérations. Et si le changement en tant que concept est omniprésent et toujours présent, l'année 2022 promet d'être particulièrement difficile pour les entreprises qui ont traditionnellement pris l'habitude de se retrancher dans une vision dépassée et bornée des affaires et de la gestion.

Entre la technologie, l'évolution démographique de la main-d'œuvre, la segmentation constante des groupes de consommateurs et d'innombrables autres dynamiques, les entreprises doivent faire preuve d'agilité sur le marché moderne, en étant toujours prêtes, désireuses et capables d'apporter les changements nécessaires. En d'autres termes, les organisations doivent continuellement adopter le changement comme faisant partie intégrante de leur fonctionnement à l'ère numérique. Si elles n'y parviennent pas, elles ne disparaîtront peut-être pas comme les dinosaures, mais elles auront certainement plus de mal à être compétitives dans un environnement surchargé.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, consiste à repérer les talents et les possibilités et à établir pour eux un plan de développement des compétences afin que chaque employé occupe le poste qui lui convient le mieux.

8. Santé et bien-être des employés

Se sentir en bonne santé a des répercussions sur presque toutes les facettes de la vie d'une personne, y compris sa carrière. Les employés en bonne santé sont 67% plus susceptibles de se sentir engagés au travail, ce qui, bien sûr, a des avantages pour l'ensemble de l'entreprise. Maximiser la santé collective d'une main-d'œuvre et réaliser les avantages qui en découlent sera à nouveau un défi crucial pour les employeurs en 2022, car les organisations recherchent toute source d'avantage concurrentiel. Les employés étant l'actif le plus précieux de toute entreprise, le fait de les garder en aussi bonne santé, satisfaits et productifs que possible coïncide directement avec l'innovation et la croissance.

Les employeurs peuvent aider leur propre cause en mettant l'accent sur un équilibre entre vie professionnelle et vie privée qui constitue une base saine pour les membres de l'équipe. Associées à des programmes de gestion du stress, d'exercice physique et de bien-être général parrainés par l'employeur, les entreprises aident leurs employés à être plus sains et plus heureux dans tous les domaines de leur vie, tout en récoltant les fruits d'une productivité, d'un engagement et d'une fidélisation accrus.

Du point de vue des économies, une base d'employés en meilleure santé réduit également l'absentéisme ainsi que les coûts de nombreux avantages sociaux. Un examen rapide des titres de presse d'un jour donné devrait suffire à convaincre la direction que le coût des prestations de soins de santé ne diminuera pas de sitôt, voire jamais. Par conséquent, la santé et le bien-être des employés seront un facteur essentiel en 2022, qui nécessitera une attention particulière de la part des RH et de la direction pour faire de la santé de la main-d'œuvre un atout plutôt qu'un handicap.

Chaque année comporte son lot de défis. L'année 2022, tout comme les années précédentes, présentera aux organisations des obstacles à franchir - certains en cours depuis 2021, d'autres nouveaux pour une entreprise - mais, espérons-le, aucun d'entre eux ne sera insurmontable. 

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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