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Il ne fait aucun doute qu'il s'agit d'une situation délicate. Si un employé n'est pas performant, il peut être difficile d'aborder le sujet sans se sentir offensé.Pourtant, c'est une conversation qu'il faut avoir, surtout si le manque de productivité commence à affecter les autres.
Il est important de trouver un équilibre entre donner un coup de pouce à un employé dans la bonne direction et soutenir son développement et son bonheur sur le lieu de travail. La tâche est d'autant plus délicate lorsque l'employé ne reconnaît pas lui-même le problème.
Dans cette situation, la meilleure approche consiste à mettre en œuvre un plan intelligent d'amélioration des performances qui encourage l'employé qui a du mal à réussir. Voyons donc à quel moment il convient de mettre en œuvre un plan d'amélioration des performances d'un employé, et à quoi il doit ressembler.
Qu'est-ce qu'un plan d'amélioration des performances ?
Eh bien, c'est assez explicite, mais en clair, un plan d'amélioration des performances (PAP), ou parfois connu sous le nom d'examen des performances, est généralement un document formel qui décrit les problèmes de performance existants, tout en définissant des objectifs pour s'attaquer aux problèmes de productivité.
Vous pouvez comparer un plan d'amélioration des performances à vos anciens bulletins scolaires. Si vous vous rappelez bien, ceux-ci décrivaient vos performances, vos succès, vos défis et les objectifs que vous deviez atteindre. Cette présentation est exactement celle que vous pouvez attendre d'un Plan d'action pour la productivité.
Les critères de "réussite" d'un plan d'amélioration des performances peuvent aller de l'achèvement d'une formation supplémentaire à des contrôles plus réguliers avec un responsable, en fonction de la situation et des objectifs de l'entreprise et de l'employé.
Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.
Pourquoi certains employés ont-ils besoin d'un plan d'amélioration des performances ?
Les plans d'amélioration des performances sont conçus pour les employés qui présentent une certaine forme de déficit. Cela ne signifie pas nécessairement qu'ils ne travaillent pas assez dur. Bien au contraire. Il se peut qu'un employé ait reçu une initiation ou une formation insuffisante, ou que votre modèle d'entreprise ait changé. C'est pourquoi il est essentiel d'identifier la cause profonde de tout problème de performance, avant de mettre en place un plan d'amélioration de la performance.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez juger important qu'un employé participe à un plan d'amélioration des performances, mais le point commun est que, du point de vue de la direction, vous souhaitez voir un changement dans ses performances.
Conseils pour la création d'un plan d'amélioration des performances performant
Si l'attitude ou le rendement au travail d'un employé vous laisse dans l'impasse et que vous ne constatez aucune amélioration ou tentative d'amélioration, il est temps de commencer à élaborer un plan d'amélioration du rendement.
Pour vous assurer que vos plans d'amélioration des performances sont efficaces et qu'ils préparent vos employés à la réussite, il y a quelques éléments à garder à l'esprit.
- Comment préparer un employé à un plan d'amélioration du rendement et l'inciter à agir ?
- Quelles informations un plan d'amélioration du rendement doit-il contenir ?
- Que se passe-t-il après l'utilisation d'un plan d'action ?
Voici quelques moyens de vous assurer que vos plans d'action pour le personnel vous aideront à atteindre vos objectifs.
1. Ouvrez d'abord le dialogue avec l'employé
Votre première action doit être de vous asseoir avec l'employé et de lui expliquer la situation. Le ton que vous adoptez ici dépend entièrement de la divergence, mais en général, vous voulez présenter un plan d'action comme un outil utile pour la croissance personnelle. Une attitude positive tout au long du processus est utile aux deux parties. Vous voulez aborder les plans d'amélioration des performances comme une chance de faire progresser la carrière de votre employé, et non comme une punition qui pourrait y mettre fin.
Il est utile d'orienter la conversation sur ses comportements de manière à ce qu'un plan de performance semble être la solution naturelle. Engagez la conversation en présentant les faits et en permettant à l'employé de formuler ses propres conclusions. Prenons l'exemple suivant :
on dirait que vous n'avez pas rempli vos objectifs de vente de nouveau cette semaine. Que pensez-vous faire ? Nous avons déjà eu une discussion à ce sujet et cela n'a pas beaucoup changé. A votre avis, comment devrions-nous gérer cette situation à l'avenir ?
En tournant la conversation pour demander l'avis de l'employé, vous transformez une question disciplinaire en un projet d'amélioration personnelle. Cela aidera l'employé à considérer son plan d'amélioration comme un outil qui l'aide à atteindre ses objectifs personnels, plutôt que ceux fixés par son supérieur.
2. Trouvez les causes profondes des problèmes
Les plans d'amélioration des performances ne sont efficaces que s'ils sont élaborés en tenant compte de ce que l'employé doit améliorer. Il peut s'agir de connaissances ou de formation, mais aussi de motivation ou de soutien de la part de son équipe.
Un manque de productivité n'est pas toujours dû à la paresse : il se peut très bien qu'un employé ne sache pas comment utiliser efficacement certains logiciels ou outils, et que certaines sources de distraction sur le poste de travail le détournent de son travail. En tant qu'entreprise, une partie de la reconnaissance des employés consiste à réaliser que différents aspects influencent la productivité et la qualité du travail d'un employé, parfois sans rapport avec l'employé lui-même.
Il est important d'inclure ces causes profondes dans le plan pour voir si la solution proposée résout réellement les problèmes ou si elle ne fait qu'ajouter une charge de travail supplémentaire au travail existant de l'employé.
3. Fixez des objectifs réalisables
Il ne sert à rien de lancer un plan de performance si vous créez des objectifs impossibles à atteindre. C'est une façon injuste de forcer les gens à partir. Le but est de tirer les gens vers le haut, pas de les mettre à la porte. Si vous utilisez un plan d'amélioration des performances pour les bonnes raisons, vous voulez que l'employé réussisse, alors fixez des objectifs qui le reflètent.
Tout d'abord, déterminez le "but" ultime du plan. À quoi ressemblera la réussite de ce membre de l'équipe ? Il ne doit pas nécessairement s'agir d'un objectif chiffré, il peut s'agir simplement de respecter tous les délais ou de s'assurer qu'il passe un certain nombre d'appels par semaine.
Une fois que vous avez déterminé le résultat, réfléchissez à la meilleure façon d'y parvenir. Idéalement, vous voulez fixer des objectifs progressifs qui augmentent lentement les performances de l'employé. Progressez en jours, ou en semaines, vers un objectif "étoile du nord". Expliquez clairement ce que vous attendez d'eux pendant cette période, car un manque de clarté ne fera que provoquer du stress et entravera probablement leur croissance.
Le calendrier est également important ici. Gardez à l'esprit qu'il doit y avoir une date de début et de fin clairement définie, sinon vous ne ferez que placer un employé au purgatoire professionnel.
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4. Fournir des conseils et un renforcement positif
Il ne fait aucun doute qu'à certains moments, l'employé peut avoir des difficultés ou se sentir un peu perdu, il est donc important de garder la voie de la communication ouverte tout au long du processus. En fait, l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les employés prennent du retard dans leurs performances est un manque de compréhension ou de confiance dans ce qu'ils sont censés faire.
Tout au long de la période fixée pour le plan d'action, assurez-vous que votre employé sait ce qu'on attend de lui et qu'il se sent à l'aise avec les tâches qui lui ont été confiées. Cela vous permettra au moins de vous assurer que l'employé est suffisamment compétent pour faire son travail. En étant présent pour l'aider et en l'encourageant, vous garderez l'employé sur la bonne voie et lui montrerez que vous le soutenez.
Encore une fois, il ne sert à rien de concevoir un plan structuré sans fournir d'informations sur la manière de le réaliser. Vous devez considérer le plan d'action comme une chance pour l'entreprise et l'employé de se développer ensemble. Le maintien d'une attitude positive tout au long du processus aidera l'ensemble de l'organisation à reconnaître la valeur d'un plan d'amélioration des performances de l'employé.
5. Fournissez les ressources, la formation et le temps nécessaires
Si vous attendez de vos employés qu'ils développent leurs compétences, il est normal que vous leur donniez les ressources et le temps nécessaires pour le faire. Lors de la mise en place d'un plan d'amélioration des performances des employés, veillez à ce que vos employés aient accès aux éléments dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs, sans avoir à les chercher eux-mêmes pendant leur temps libre.
Ces éléments peuvent prendre la forme d'une formation complémentaire, mais également de plus de temps pour acquérir une compétence nouvelle. Gardez à l'esprit que si vous attendez d'eux qu'ils s'améliorent avec le temps et les ressources dont ils disposent (et avec lesquels ils ont déjà du mal), il y a de fortes chances qu'ils soient encore plus frustrés et qu'ils se dirigent vers l'échec.
6. Contrôlez régulièrement
Un plan d'action efficace ne se limite pas à être remis une seule fois, avec une date de fin et un objectif en tête - et sur papier. Vous voudrez y revenir de temps en temps pour voir si l'employé s'améliore de la bonne manière et au bon rythme. Le but d'un plan d'action est d'aider les employés à atteindre certains objectifs, mais la manière dont ils y parviennent est tout aussi importante. Le fait qu'ils soient épuisés ou qu'ils aient des lacunes dans différents domaines après avoir "terminé" un plan d'action ne vous mènera nulle part.
Par conséquent, dans le plan, prévoyez des moments et des dates pour les contrôles et le feedback complet des employés. Précisez ce que vous attendez de ces contrôles avec le manager qui est au courant du cas et qui s'engage à soutenir l'employé tout au long du processus. Cela fournira une structure et une orientation réelles et aidera votre employé à rester sur la bonne voie.
7. Révisez votre plan de performance de manière appropriée
Une fois le plan de performance achevé (ou non), vous devez organiser une réunion de révision, au cours de laquelle le manager et l'employé s'assoient pour discuter de ses succès et de ses échecs. Il ne s'agit pas seulement d'une conversation sur les performances de l'individu, mais aussi sur l'efficacité du plan lui-même. A-t-il fonctionné comme vous l'aviez prévu ? Si non, pourquoi ? Que pourriez-vous faire la prochaine fois pour améliorer votre protocole du plan d'action pour les personnes handicapées ?
C'est une occasion pour vous de vous développer autant que l'employé, alors traitez-la comme telle et prenez un moment pour réfléchir.
En ce qui concerne l'employé, vous devriez examiner ses performances de manière globale : s'est-il amélioré jusqu'à atteindre un niveau qui vous satisfait ? Être trop critique à l'égard de certains aspects, tout en ignorant certaines des plus grandes réussites, est une façon futile d'évaluer un employé. Les êtres humains fonctionnent selon un rythme de pics et de creux, alors essayez de juger leur amélioration de manière cumulative.
Après avoir discuté du résultat avec son supérieur, l'étape suivante consiste à s'asseoir avec l'employé et à discuter de la situation avec lui. Soyez indiscret et posez des questions au cours de cette session : comment le plan d'amélioration des performances s'est-il déroulé ? A-t-il été utile ? Quelles devraient être les prochaines étapes ? Après cela, vous devez communiquer comment l'examen s'est déroulé du point de vue de la direction. S'ils n'ont pas atteint les normes fixées, il est temps de commencer à discuter des options telles que la formation complémentaire, voire la réaffectation.
8. Récompensez le succès
Un dernier conseil : le succès doit être célébré. Encouragez les améliorations et ne vous attardez pas sur les problèmes qui ont conduit à un examen des performances. Si un employé a atteint ses objectifs, le plan d'action est terminé et il est temps de regarder vers l'avenir. Souvent, après un examen, les employés ont l'impression d'être en seconde période de probation et peuvent en venir à considérer le travail comme un environnement hostile. Un peu de réconfort pour leur dire que c'est le début d'un nouveau chapitre ne sera jamais de trop.
Quand un plan d'amélioration des performances est-il approprié ?
La principale fonction d'un examen des performances est de fournir une approche structurée de l'amélioration, pour les employés qui n'atteignent pas leur plein potentiel. Si un plan d'amélioration des performances n'est pas strictement une punition, il ne doit pas être mis en œuvre à la légère.
Par exemple, avant d'envisager de placer quelqu'un dans un plan d'amélioration des performances, posez-vous la question suivante : dans quelle mesure est-ce la faute de l'employé ? S'agit-il d'une défaillance de sa part, ou de facteurs extrinsèques ? Le supérieur hiérarchique a-t-il fourni des preuves suffisantes de l'existence d'un problème ou a-t-il inventé des normes impossibles à respecter ? C'est une question importante à poser, car si la faute est ailleurs, elle doit être traitée par la direction.
Par exemple, disons que vous avez un employé qui a un problème de gestion du temps. Pour justifier son inscription à un plan d'amélioration des performances, il faut que cet écart soit récurrent et qu'il ait un impact sur son travail.
En outre, il n'est pas conseillé d'imposer un plan d'amélioration des performances à un employé. Il doit être le résultat d'une conversation continue. Si vous avez essayé de changer l'attitude d'un employé par la persuasion et que le problème persiste, il est temps d'envisager un plan de performance.
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Un plan d'amélioration des performances est-il un pas vers le licenciement ?
Les employés croient à tort qu'une fois inscrits à un plan d'amélioration des performances, ils sont sur la pente glissante du licenciement. Bien que le non-respect d'un plan d'amélioration des performances puisse entraîner un licenciement, le but de ce plan n'est pas de mettre les employés à la porte. Cela devrait toujours être votre dernier recours. Il est donc important d'expliquer cela à tout employé soumis à un plan d'amélioration des performances, car il est probable qu'il craigne le pire.
Questions fréquemment posées sur les plans d'amélioration des performances
Comment rédiger un bon plan d'amélioration des performances ?
Un bon plan d'amélioration des performances a pour but d'aider vos employés, et non de les punir. Tout commence par l'identification des causes profondes des problèmes. Un plan d'amélioration des performances efficace est établi ensemble, avec l'employé et le manager autour d'une table, et est adapté à chaque employé. Ce qui est utile dans une situation donnée peut ne pas fonctionner pour quelqu'un d'autre. Lorsque vous rédigez un plan d'action, gardez à l'esprit qu'il peut aider votre employé et l'organisation dans son ensemble.
Assurez-vous que votre plan d'action est réaliste. Pouvez-vous fournir les ressources dont l'employé a besoin pour que les améliorations soient apportées ? En outre, veillez à ce qu'il soit pertinent : il doit se concentrer sur des problèmes spécifiques que votre employé rencontre dans son travail. Il sera ainsi plus facile à aborder. Pour cela, il peut également être utile d'utiliser des exemples pour montrer ce que l'on attend de l'employé et quels sont les comportements qui doivent appartenir au passé.
Que doit contenir un plan d'amélioration des performances des employés ?
- Un bon plan reconnaît toujours le point de départ et la direction à prendre. Quels sont les domaines à améliorer ? Quelle est la cause des problèmes existants ?
- Quelle est la norme attendue ? Atteindre cet objectif à la fin de l'amélioration peut sembler une tâche décourageante. Fixez donc des objectifs plus petits entre les deux. Ceux-ci donneront également plus de structure aux étapes que vous fixerez à votre employé.
- Les étapes que vous voulez que votre employé suive, avec un calendrier qui comprend des contrôles avec le responsable désigné.
- Les ressources et le soutien qui seront fournis par l'entreprise.
Quels sont les avantages des plans d'amélioration du rendement ?
Lorsqu'un responsable identifie un problème lié aux performances d'un employé, il peut être difficile de trouver une manière structurée de l'aborder, sans parler de le résoudre. Une conversation soulignant les problèmes et les résultats attendus ne suffit souvent pas et laisse les employés dans l'incertitude quant aux mesures à prendre.
Un plan d'amélioration des performances fournit aux responsables et aux employés un document facile à suivre pour atteindre les normes attendues, mais il permet également de gérer plus facilement les conséquences du non-respect de ces normes.
WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
