Une solution à l'échelle de l'entreprise pour stocker, rechercher et accéder rapidement à tout type de document électronique présentée par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.

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Qu'est-ce que la gestion des documents électroniques ?

Un système de gestion des documents électroniques vous permet de stocker, de gérer et de suivre les documents électroniques et les images dans toute votre organisation et facilite le flux d'informations vers tous les utilisateurs. Le système intègre la capture de documents et de contenus par l'indexation de documents électroniques, la numérisation et l'importation de documents par les utilisateurs. Les documents créés au sein de l'entreprise peuvent être stockés ainsi que les documents provenant de l'extérieur de l'organisation, et les utilisateurs peuvent accéder aux documents de manière sécurisée dans toute l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, simplifie le processus de stockage des données, et le stockage hors site des données permet à votre entreprise de gagner un temps précieux.

Avantages de la gestion électronique des documents

Les documents sont l'une des exigences les plus importantes pour toute entreprise. Tous les utilisateurs d'une organisation traitent quotidiennement de multiples documents. Les avantages de la gestion électronique des documents sont les suivants

  • le stockage centralisé des documents
  • Organisation et gestion des documents
  • Sécurité et contrôle d'accès
  • Audit de l'accès aux documents
  • Possibilité d'accéder aux documents à partir de plusieurs endroits
  • Indexation automatisée des documents électroniques
  • Importation de codes-barres et d'OCR de documents scannés
  • Permettre aux utilisateurs de rechercher facilement tous les documents requis
  • Lier les documents connexes entre les départements
  • Permettre des solutions de sauvegarde et de reprise après sinistre pour les documents essentiels à l'entreprise.
  • Des politiques de conservation peuvent être mises en place pour garantir que l'organisation dispose de tous les documents requis.
  • Permettre la création de rapports sur les documents et les données
  • Réduire la dépendance à l'égard des documents papier
  • Gagner du temps dans le classement et la récupération des documents

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité.

Composants du système de gestion de documents

De nos jours, de nombreux documents sont créés et partagés sous forme de documents électroniques. La numérisation est l'un des composants d'un système de gestion électronique de documents; ce composant permet aux utilisateurs de transformer des documents papier en documents électroniques.

Un deuxième composant est la fonction d'importation. Elle permet aux utilisateurs d'importer des documents numériques directement dans le système de gestion de documents en utilisant la fonction glisser-déposer ou une interface de navigateur de fichiers.

Le troisième composant est le processus d'importation automatisé qui permet aux documents créés au sein de votre entreprise d'être acheminés et stockés automatiquement à l'aide des données figurant sur les documents. Une boîte aux lettres électronique peut être configurée pour permettre aux utilisateurs d'envoyer des courriels pour stocker des documents dans le système en utilisant des balises dans la ligne d'objet ou des données sur les documents dans le courriel. Le système peut également accéder à des emplacements réseau ou Internet pour importer des documents d'autres systèmes ou de sources extérieures et agir comme une imprimante réseau pour capturer les documents qui sont imprimés à partir d'autres systèmes.

En facilitant l'accès aux informations sur l'ensemble de votre site, vous faites gagner du temps à vos utilisateurs, vous offrez un meilleur service à la clientèle et vous économisez de l'argent lorsque les utilisateurs peuvent trouver facilement les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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