Qu'est-ce que le système de gestion électronique des documents, à quoi sert-il ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique vous clarifie.

Qu'est-ce que le système de gestion électronique des documents, à quoi sert-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Qu'est-ce que le système de gestion électronique des documents, à quoi sert-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Combien d'employés avez-vous dans votre entreprise, combien de fichiers chacun de vos employés crée-t-il par jour, où est-il stocké, qu'est-ce que le système de gestion des documents, pourquoi est-il nécessaire ?

Les documents d'entreprise, comme dans notre vie quotidienne, soutiennent tout le travail effectué. Les documents sont des ressources de savoir-faire d'entreprise produites par les institutions/entreprises dans le cadre de leurs activités. Ils sont utilisés de façon répétée dans des activités similaires.

  • Ils sont des sources d'information pour l'entreprise.
  • Ils apportent un soutien juridique et assurent la conformité avec les processus juridiques.
  • Elle prend en charge différentes normes.
  • Il est le garant de la responsabilité.

Les systèmes de gestion de documents font partie des besoins indispensables de nombreuses entreprises de toutes tailles. En particulier dans les entreprises qui effectuent des opérations de grande envergure et à l'échelle mondiale, conserver les documents sur un ordinateur local et les partager par courrier électronique peut être malsain, provoquer des erreurs et des failles de sécurité. Les systèmes de gestion électronique de documents sont des solutions d'entreprise qui ont vu le jour précisément pour résoudre ces problèmes et ces risques.

Selon une étude, 80 à 95 % des données actuelles des entreprises sont conservées sur papier et sur des ordinateurs locaux. Toujours selon une autre étude, 25 % en moyenne des documents sont conservés au mauvais endroit dans le système et les employés passent 60 % de leur temps à chercher ces documents. Les recherches révèlent que cette méthode de travail incorrecte représente un coût négatif de 15 % des revenus de l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de de contrôler qui peut consulter, ou modifier, ou supprimer un document.

Système de gestion de documents ?

Bien que les systèmes de gestion de documents soient connus comme des outils permettant de conserver des données dans le nuage, ils sont bien plus que cela.

Si nous le décrivons de manière basique, les logiciels de gestion de documents sont des outils commerciaux qui couvrent l'ensemble de l'entreprise, vous permettant d'organiser numériquement tous les fichiers, documents et pièces liés à tous vos processus commerciaux. Étiquetage, catalogage, classement, approbation, workflow, signature, transmission, révision, etc. C'est votre outil le plus important pour la numérisation de tous ces travaux que vous effectuez sur papier. Les systèmes de gestion de documents sont des logiciels d'entreprise qui sont répartis dans toute l'entreprise et interagissent avec presque tout le personnel de votre entreprise.

En quoi consistent les avantages des systèmes de gestion de documents ?

1. L'importance de la mémoire d'entreprise

Les systèmes de gestion de documents sont des ressources uniques pour la mémoire d'entreprise et le savoir-faire que les entreprises ont accumulé au fil des ans. Il permet de perfectionner les travaux grâce à l'expérience qu'il procure. Il évite les pertes de données dues au personnel, aux processus ou à différentes raisons. Elle évite aux entreprises d'être dépendantes des personnes.

La mémoire d'entreprise est un trésor très précieux, surtout pour les grandes entreprises gérées par plusieurs points. Si seulement le savoir-faire peut être parfaitement transféré aux nouvelles générations jeunes et dynamiques, un succès continu peut être atteint. Le fait que les nouvelles générations bénéficient des expériences passées et de l'accumulation les aide à faire moins d'erreurs dans leur travail et leur permet d'utiliser le temps de la manière la plus économique lors de la prise de décisions.

2. Toutes les parties prenantes, tous les projets, toutes les sociétés du groupe

La gestion électronique des documents offre un environnement commun de données (CDE) basé sur le web où les utilisateurs peuvent collaborer de manière fluide et sécurisée. Toute la correspondance et le trafic de documents doivent être gérés par le système, cette plateforme doit être accessible même dans des lieux différents avec une connexion Internet limitée.

La plateforme de collaboration doit prendre en charge tout type de fichier, des fichiers de dessin aux modèles 3D BIM nad .ifc, pour une utilisation active et en temps réel par tous les employés. Ce n'est que de cette manière que toutes les parties prenantes et tous les projets pourront travailler ensemble.

3. Politiques de sécurité de l'information

La sécurité de l'information est l'un des problèmes les plus critiques pour les entreprises. Le transfert incontrôlé d'informations critiques dans les mains de concurrents peut avoir des conséquences dangereuses pour les entreprises, allant jusqu'à la faillite. Afin de prévenir de tels risques, les entreprises ont besoin de systèmes fiables et sécurisés pour stocker leurs informations critiques avec un accès critique autorisé. Les systèmes de gestion de documents permettent aux entreprises de stocker toutes les informations conformément aux procédures telles que la sécurité de l'information dans les différentes réglementations internes et externes à l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

4. Trouver ce que vous cherchez

Que vous utilisiez un stockage physique ou des systèmes numériques, la chose la plus courante que font les utilisateurs à propos des documents est la recherche. Le critère de réussite le plus important pour un employé est de trouver facilement le fichier qu'il recherche. Les systèmes de gestion de documents contiennent un large éventail de moteurs pour les opérations de recherche. Grâce à ces moteurs de recherche, vous pouvez approfondir la recherche avec des outils de nom de fichier, d'étiquette, de métadonnées, de dossier, ainsi que des systèmes technologiques de reconnaissance optique de caractères (OCR) permettant de rechercher le contenu du fichier. Le logiciel de contrôle des documents contribue à augmenter la productivité des employés en réduisant la perte de temps dans les opérations de recherche grâce à ces fonctionnalités.

5. Comment prévenir la perte de données ?

La perte de données est l'un des problèmes les plus délicats pour les entreprises. La technologie d'aujourd'hui permet de stocker les documents critiques en les classant correctement avec les autorisations adéquates pour les retrouver facilement en cas de besoin. En suivant de près ces technologies de pointe, les entreprises peuvent bénéficier et utiliser des systèmes adaptés à leurs propres procédures et flux de travail. Il est nécessaire de s'assurer que les systèmes sont conçus pour prévenir toute perte de données en termes d'autorité et de rôles. En prévenant la perte de données dans votre entreprise grâce à un système et des autorisations appropriés, vous pouvez éviter que vos documents critiques / confidentiels ne tombent entre les mains de personnes non autorisées.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

6. Êtes-vous sûr que votre document / mise en page est le plus à jour ?

Dans la vie pratique, nous rencontrons toujours des fichiers physiques partout. Cependant, ces fichiers comportent des risques qui peuvent entraîner des pertes et des erreurs majeures, comme une fabrication défectueuse.

Les systèmes de gestion de documents offrent des solutions technologiques basées sur le code QR pour vérifier l'actualité/la validité des fichiers et des mises en page. Il est possible de vérifier si le fichier est la dernière version ou la version actuelle en lisant les codes QR sur le papier avec n'importe quel appareil mobile. De cette manière, il est possible d'éviter les mauvaises utilisations ou les mauvaises productions dans les projets.

7. Des fonctions adaptées à vos processus

Les systèmes de gestion de documents permettent d'échanger des documents en interne et en externe (avec des tiers), de traiter les flux de travail et les révisions connexes. Différentes parties prenantes peuvent rapidement soumettre leurs commentaires sur un fichier, de sorte que les cycles de révision/commentaires peuvent être gérés et suivis sans perte de temps. Grâce aux fonctions de journal actif, il est possible de suivre et de contrôler facilement quelles parties prenantes ont accès à quel dossier et à quelles fonctions.

8. Est-il possible de partager les résultats liés à la qualité et à la sécurité ?

Certains systèmes de gestion de documents, dont le champ d'application est très large, permettent de générer automatiquement des formulaires de reconnaissance de non-conformité, de fabrication erronée ou incorrecte, etc. avec des photos prises à partir de dispositifs mobiles. Ils fournissent également des moteurs de messagerie pour partager ces documents avec les clients ou les sous-traitants/fournisseurs. Le système peut créer des rapports avancés sur l'accès à ces données et le suivi de leur statut (ouvert / fermé).

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Libellés :
[blogger]

Author Name

Formulaire de contact

Nom

E-mail *

Message *

Fourni par Blogger.