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Gestion des documents
Conçu pour répondre aux besoins de collaboration et d'archivage de contenu
- Sécurité
Vos documents et vos données sont protégés en toute sécurité
- Collaboration en matière de contenu
Collaboration améliorée au sein des équipes distribuées et mises à jour en temps réel
- Conservation des documents
Gérez facilement le cycle de vie des documents et recevez des notifications lorsque les documents sont prêts à être éliminés.
- Conformité et exactitude
Respectez la politique de conformité du gouvernement
Un système de gestion électronique de documents rentable et respectueux de l'environnement
Les organisations qui dépendent du stockage des documents et qui ont besoin d'une présentation structurée des données ont tout intérêt à investir dans un système de gestion électronique de documents. Il permet de gagner du temps, de réduire la charge supplémentaire et d'améliorer l'efficacité. En outre, il est également rentable.
Le système intelligent de gestion électronique des documents vous permet d'enregistrer, de suivre et de stocker un document électronique sous forme de PDF, de documents Word, d'images numériques et bien plus encore.
Pour les longs processus de documentation, vous économisez sur les coûts d'impression, les espaces d'armoire et les porte-documents encombrants en numérisant l'ensemble du processus. Il permet d'économiser du papier et d'éviter le gaspillage d'encre et de papier. Ainsi, ce système est aussi écologique.
Accédez rapidement à votre contenu
Il existe une barre de recherche qui vous permet d'accéder rapidement à votre contenu sans perdre de temps. Vous pouvez accéder à vos documents par le biais de mots-clés, de noms d'utilisateur, d'informations sur l'identité et d'autres recherches personnalisées qui peuvent vous aider à accéder à votre contenu aussi rapidement que possible.
Vous ne devez pas perdre votre temps à faire défiler les documents. Il vous suffit d'utiliser la fonction de recherche pour trouver les documents que vous souhaitez. Elle filtre les résultats en fonction des mots-clés que vous saisissez pour vous donner les meilleurs résultats possibles pour vos recherches.
Un système de gestion électronique de documents qui facilite la collaboration et le partage de contenu
Le système de gestion documentaire permet aux employés et aux responsables de collaborer sur le contenu en temps réel. Il leur permet également d'interagir avec les membres par le biais d'un réseau sécurisé afin de faciliter les solutions immédiates et de résoudre les problèmes urgents.
Grâce à aux systèmes de gestion de documents pour les entreprises, les employés peuvent accéder, rassembler, partager et gérer les connaissances cruciales de l'entreprise et les informations d'inventaire afin de réduire les délais de mise sur le marché d'une entreprise.
Protection des données et confidentialité
Grâce aux systèmes de gestion électronique de documents, vous pouvez intégrer tous vos documents et fichiers provenant d'endroits dispersés dans une seule unité de dépôt. Vous pouvez intégrer des documents provenant de plusieurs plateformes et sources dans une solution unifiée avec des cryptages supérieurs.
Avec un système de gestion électronique de documents, vous pouvez facilement restreindre l'accès aux documents et aux informations en gérant les autorisations d'accès. C'est vous seul qui décidez qui peut accéder et gérer les documents que vous avez stockés.
Indexation intelligente
Nous comprenons combien il est fastidieux de trier et de scanner manuellement l'index des documents. C'est un processus long mais important pour diriger, gérer et rassembler les documents facilement. Par conséquent, avec ce SGED, vous pouvez utiliser le contenu des documents, comme les mots et les modèles de mots, pour identifier et classer les documents.
Par exemple, catégorisez les factures, les devis et les lettres en utilisant le contenu de votre document dans des fichiers individuels. Cela réduit la numérisation et l'indexation manuelles des documents et vous permet de vous concentrer sur d'autres aspects essentiels de l'organisation.
Accès via n'importe quelle plateforme
Vous pouvez désormais accéder aux documents via n'importe quel environnement natif des applications Microsoft Office compatibles avec les tablettes, les ordinateurs de bureau, les services iOS et Android. Vous pouvez désormais accéder immédiatement à tous vos documents et fichiers via une seule plateforme et tous les appareils disponibles.
Vous n'avez pas à vous soucier des délais, de l'accessibilité et de la sécurité de vos documents. Vos documents sont non seulement sûrs, mais aussi instantanément accessibles à tout moment et en tout lieu.
Collaboration sans faille entre les équipes
Vous travaillez avec plusieurs équipes en même temps ? Améliorez la collaboration entre vos équipes grâce à un système de gestion électronique de documents sûr et intelligent. Ce système de gestion documentaire améliore la collaboration entre les équipes distribuées en temps réel avec des mises à jour en direct.
Le système de gestion de documents assure une collaboration transparente entre les membres de l'équipe et rationalise le travail des équipes travaillant sur un projet.
Conservation des documents
Nous comprenons l'importance de la gestion du cycle de vie de tout document. Nous comprenons également combien il peut être frustrant et chronophage de gérer un trop grand nombre de documents à la fois. Le système de gestion des documents a été conçu pour faciliter cette tâche.
Désormais, vous recevez une notification immédiate lorsque les documents sont prêts à être traités. Cela élimine la paperasserie inutile et la gestion désordonnée des documents en créant des cycles de vie consécutifs des documents.
Renforcer la conformité réglementaire
Le système de gestion électronique de documents (GED) intuitive rationalise l'accès aux informations et améliore l'efficacité en se conformant aux obligations légales et aux règles de sécurité. Il garantit une gestion efficace des données et une conversion précise des données pour une meilleure productivité.
Le logiciel gestion électronique de documents utilise des modèles et automatise le processus de création de documents pour une conservation efficace du contenu. Il élimine le risque de perdre des documents sensibles au facteur temps et régule le flux de travail du bureau.
Sécurité
La GED est conçue pour traiter et stocker vos documents en toute sécurité. Vos documents sont stockés dans un portail électronique sécurisé qui empêche tout élément suspect et malveillant d'y accéder.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).