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Concept de la vérification des ressources humaines

Le mot "audit" vient du verbe latin audire, qui signifie "écouter". Écouter implique une tentative de connaître l'état des affaires telles qu'elles existent et telles qu'elles sont censées exister ou promises. L'audit, en tant que processus formel, est ancré dans cette caractéristique d'écoute. Par conséquent, il s'agit d'un outil de diagnostic permettant de mesurer non seulement l'état actuel des choses, mais aussi les écarts entre l'état actuel et l'état souhaité dans le domaine qui fait l'objet de l'audit.

L'audit est un exercice de routine dans le domaine des finances, notamment parce qu'il s'agit d'une obligation légale. Cependant, dans le cas des ressources humaines, il n'existe aucune obligation légale d'adopter l'audit. Certaines entreprises préfèrent néanmoins procéder à des audits des ressources humaines. Comme tout audit, l'audit des ressources humaines est également un processus formel systématique, qui vise à examiner les stratégies, les politiques, les procédures, la documentation, la structure, les systèmes et les méthodes de gestion des ressources humaines de l'organisation. Il évalue systématiquement et scientifiquement les forces, les limites et les besoins de développement des ressources humaines existantes dans l'optique plus large d'améliorer les performances de l'organisation. 

L'audit des ressources humaines est basé sur le principe que les processus de ressources humaines sont dynamiques et doivent être continuellement réorientés et revitalisés pour rester adaptés aux besoins en constante évolution. L'audit des ressources humaines n'est pas une pratique de routine visant à résoudre des problèmes. Au lieu de résoudre directement les problèmes, les audits des RH, comme les audits financiers, aident à comprendre les causes possibles des problèmes actuels et futurs. Les conclusions de ces audits aident à la prise de décision dans l'organisation et sont généralement des documents internes qui ne doivent pas nécessairement être partagés avec le public. 

En outre, contrairement aux audits financiers qui sont routiniers, réglementés et standardisés, les audits des ressources humaines ne sont pas routiniers et peuvent être conçus pour répondre aux besoins uniques de l'organisation à un moment donné. Il s'agit en fait d'études de nature inhabituelle. La manière dont l'audit est mené peut varier, allant d'enquêtes autogérées à des interventions de consultants extérieurs.

L'audit RH est comme un bilan de santé annuel, il joue un rôle essentiel en instillant un sentiment de confiance dans la direction et les fonctions RH d'une organisation.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de logiciels informatiques en Afrique, permet également de mettre en lumière les meilleures pratiques existantes et de les optimiser davantage.

Définition :

L'audit des ressources humaines est la vérification systématique de l'analyse et de la conception des emplois, du recrutement et de la sélection, de l'orientation et du placement, de la formation et du développement, de l'évaluation des performances et des emplois, de la rémunération des employés et des cadres, de la motivation et du moral, de la gestion participative, de la communication, du bien-être et de la sécurité sociale, de la sécurité et de la santé, des relations industrielles, du syndicalisme, des conflits et de leur résolution. L'audit RH est très utile pour atteindre les objectifs de l'organisation et constitue également un outil essentiel pour évaluer l'efficacité des fonctions RH d'une organisation.

L'audit RH ne se limite pas au processus d'embauche, mais s'étend à des domaines tels que la fidélisation des employés, la budgétisation, la formation, la rémunération des employés, les relations entre la direction et les employés et pratiquement tous les processus ou pratiques de l'entreprise qui affectent son personnel.

Un audit périodique des ressources humaines permet de qualifier leur efficacité au sein d'une organisation. Les audits des ressources humaines peuvent atteindre une variété d'objectifs, comme assurer la conformité légale, aider à maintenir ou à améliorer un avantage concurrentiel, établir des pratiques efficaces en matière de documentation et de technologie, et identifier les forces et les faiblesses de la formation, des communications et d'autres pratiques d'emploi.

De nombreuses entreprises procèdent à un audit des ressources humaines chaque année, tout comme elles vérifient leurs informations financières. Il leur permet de rendre compte de leurs effectifs et de l'efficacité avec laquelle l'organisation en tant qu'entité traite son personnel, du recrutement au licenciement. L'audit des ressources humaines peut être comparé à une personne qui va chez le médecin pour un contrôle général afin de rester en bonne santé. Ce processus permet à une entreprise d'avoir une idée générale de sa situation afin de mieux corriger les problèmes potentiels et de planifier l'avenir.

Lorsqu'il s'agit de santé physique, il vaut mieux prévenir les problèmes que d'attendre qu'un problème survienne et d'essayer de le soigner. Il en va de même pour l'audit des ressources humaines. Il est beaucoup plus facile de prévenir les problèmes que d'essayer de les régler après coup. Une bonne planification et un bon audit des ressources humaines peuvent contribuer à prévenir ces problèmes et à épargner aux entreprises de l'argent et des difficultés.

La comptabilité des ressources humaines permet à l'entreprise de déterminer l'investissement qu'elle a fait dans ses employés et le retour qu'elle peut attendre de cet investissement.

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Qu'est-ce que l'audit des ressources humaines ?

Le Comité de la comptabilité des ressources humaines de l'American Accounting Association (1973) a défini la comptabilité des ressources humaines comme suit

"le système d'identification et de mesure des données relatives aux ressources humaines et la diffusion de ces informations aux personnes intéressées".

La comptabilité des ressources humaines implique donc non seulement la mesure de tous les coûts et investissements associés au recrutement, au placement, à la formation et au développement des employés, mais aussi la quantification de la valeur économique des personnes dans une organisation.

Qui doit effectuer la vérification ?

L'équipe chargée de la vérification devrait représenter un échantillon représentatif du personnel de l'organisation, y compris le personnel d'exécution, les cadres intermédiaires et supérieurs et les responsables des fonctions liées aux RH.

Nécessité et objectif de l'audit des ressources humaines

Les audits les plus courants sont les audits comptables établis et réguliers effectués conformément à des réglementations statutaires spécifiques. Cependant, dans le cas des audits des ressources humaines, il n'y a pas d'obligation légale, mais les directions éclairées ont volontairement accepté son utilité en fonction des circonstances. Les circonstances suivantes peuvent être citées à titre d'exemple :

  • une préoccupation ressentie par la direction générale,
  • les contraintes des forces externes qui nécessitent un audit situationnel,
  • évolution de l'entreprise fortement influencée par des décisions commerciales internationales affectant la gestion des ressources humaines, et
  • une volonté de la part des professionnels de la gestion des ressources humaines de faire progresser les pratiques et les systèmes.

Il est nécessaire de se pencher sur ces questions et sur d'autres.

  • L'organisation prévoit-elle régulièrement l'offre et la demande d'employés dans différentes catégories ?
  • Existe-t-il des analyses de postes pour tous les postes de l'organisation ?
  • Toutes les sources potentielles de recrutement sont-elles identifiées et évaluées ?
  • Des critères de sélection mesurables sont-ils élaborés et utilisés pour pourvoir les postes ?
  • Existe-t-il des programmes de formation et de développement efficaces ?
  • Existe-t-il un système d'évaluation des performances qui permet d'évaluer les performances passées et potentielles ?
  • Le programme de rémunération est-il conçu pour motiver les employés ?
  • L'usine est-elle syndiquée ?
  • Existe-t-il une procédure de règlement des griefs ?
  • La qualité de vie au travail est-elle élevée dans l'organisation ?
  • La pratique de la GRH contribue-t-elle à l'efficacité de l'organisation ?
  • La direction sous-estime-t-elle la capacité de la GRH à contribuer à l'efficacité de l'organisation ?

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Approches de l'audit des ressources humaines

1. Les approches suivantes sont adoptées aux fins de l'évaluation : Approche comparative

2. Approche par l'autorité extérieure

3. Approche statistique

4. L'approche de la conformité

5. Approche de la gestion par objectifs

Approche comparative

Dans cette approche, les auditeurs identifient la société concurrente comme modèle. Les résultats de leur organisation sont comparés à ceux de cette société/industrie.

Approche par une autorité extérieure

Dans cette approche, les auditeurs utilisent les normes établies par un consultant externe comme référence pour comparer leurs propres résultats.

Approche statistique

Dans cette approche, les mesures statistiques de la performance sont développées en tenant compte des informations existantes de l'entreprise.

Approche de conformité

Dans cette approche, les auditeurs examinent les actions passées pour déterminer si ces activités sont conformes aux exigences légales et aux politiques et procédures du secteur.

Approche de la gestion par objectifs

Cette approche crée des objectifs spécifiques, par rapport auxquels les performances peuvent être mesurées, afin de parvenir à une décision finale sur les performances réelles de l'organisation par rapport aux objectifs fixés.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
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