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La fonction la plus essentielle d'un chef de projet est de veiller à ce que son équipe respecte les tâches et les délais. Mais avec autant de pièces et de personnes en mouvement, il peut être difficile de visualiser l'avancement du projet en temps réel. Les tableaux de bord de gestion de projet (GP) sont un outil utile pour suivre l'avancement et les performances d'un projet ou d'une campagne spécifique. Ils fournissent aux gestionnaires (et à leur équipe) des indications fondées sur des données qui leur permettent de rester sur la bonne voie, de résoudre les problèmes et d'atteindre les objectifs du projet.
Le tableau de bord de votre projet
Si l'idée de créer un tableau de bord vous semble intimidante, considérez cet article comme un modèle pour créer un tableau de bord de gestion de projet. Nous aborderons l'utilité et les avantages des tableaux de bord de gestion de projet, nous nous pencherons sur les indicateurs à inclure et nous montrerons comment les concevoir efficacement.
Qui utilise les tableaux de bord pour la gestion de projet ?
Il y a trois groupes principaux qui bénéficient de l'utilisation des tableaux de bord de gestion de projet :
1. Les chefs de projet : Ils montrent la santé et la progression du projet dans un affichage facile à lire.
2. Les membres de l'équipe : Fournit une vue d'ensemble du projet en direct et facilement accessible.
3. Les parties prenantes : Donne une vue d'ensemble de l'état d'avancement du projet, y compris les réalisations importantes.
Il est important de savoir qui est votre public avant de créer le tableau de bord. Vous pouvez en concevoir un qui s'adresse aux trois groupes, mais selon la complexité du projet, il peut être plus judicieux d'avoir deux (ou même trois) tableaux de bord différents pour le même projet. Tout dépend du niveau de compréhension que vous souhaitez offrir à chaque groupe.
Comment les chefs de projet utilisent les tableaux de bord
Les tableaux de bord peuvent grandement aider les chefs de projet dans leur rôle, notamment dans le cadre de ces responsabilités clés :
- La planification du projet : Planifier le projet : définir les phases du projet et établir des lignes de base pour la portée, le temps et le budget. Les tableaux peuvent vous aider à visualiser facilement l'ordre et la cadence des étapes du projet.
- Gestion des ressources : Suivez la progression et la charge de travail de chaque employé pour vous aider à identifier et à affecter la bonne personne aux bonnes tâches selon sa propre disponibilité et ses compétences.
- Suivi des projets : Regroupez les données et exécutez des rapports en temps réel pour rendre compte de l'état du projet aux parties prenantes.
- Budgétisation : Suivez le coût du projet pour vous assurer que vous respectez le budget.
Avantages d'un tableau de bord de projet
Les tableaux de bord facilitent la gestion des projets et la rendent plus efficace. Ils permettent aux gestionnaires d'exploiter la puissance de leurs données sans avoir à détourner leur attention du projet lui-même. Voici quatre avantages uniques de l'utilisation d'un tableau de bord de gestion de projet :
- Rationalisez vos données. Les tableaux de bord servent de référentiel unique pour vos données. Certains projets complexes et à grande échelle nécessitent des données provenant de sources multiples, ce qui peut être source de maux de tête lorsqu'elles ne sont pas combinées. Les tableaux de bord peuvent intégrer des informations provenant de sources de données telles que des feuilles de calcul Excel, des CRM, des serveurs SQL, Google Analytics, Google Sheets, etc. Ainsi, vous pouvez suivre des informations qui nécessiteraient normalement de rebondir entre plusieurs plateformes dans une seule vue. Au final, cela vous fera gagner du temps et évitera les inévitables erreurs de saisie manuelle des données.
- Mettez les membres de votre équipe au courant (sans les harceler). Les tableaux de bord améliorent la collaboration, la communication et le travail d'équipe. Lorsque toutes les personnes travaillant sur le projet ont accès aux mêmes données, vous pouvez compter sur le fait que tout le monde a une bonne compréhension de ce qui se passe. La transparence à ce niveau peut également contribuer à prévenir les sentiments de microgestion, car les responsables peuvent vérifier les détails qu'ils souhaitent sans demander aux membres de l'équipe de se prononcer sur les moindres détails. Cela peut contribuer à établir la confiance et la responsabilité, ce qui permet de garantir le bon déroulement du projet.
- Obtenez des mises à jour en temps réel. Avec un tableau de bord, vos données sont constamment mises à jour en temps réel. Vous pouvez même configurer des alertes pour vous signaler toute anomalie dans vos données ou tout élément nécessitant une action immédiate. Les tableaux de bord sont le meilleur moyen de repérer rapidement les problèmes pour remettre votre projet sur les rails. Cela permet également un meilleur contrôle du budget et une meilleure gestion du temps - les principales préoccupations de tout chef de projet.
Obtenez une vue d'ensemble de vos données. Les tableaux de bord sont généralement utilisés pour fournir un aperçu de haut niveau des mesures, mais vous pouvez incorporer des explorations pour fournir plus d'informations sur un tableau ou un graphique spécifique. Vous pouvez accéder aux données granulaires détaillées qui déterminent les chiffres les plus importants pour les parties prenantes. Dans le cas d'un tableau de bord de gestion de projet, vous pouvez utiliser une analyse descendante pour accéder aux détails d'une phase de projet, qu'il s'agisse du budget, des ressources nécessaires ou des membres de l'équipe associés.
Principales mesures de gestion de projet
Votre tableau de bord ne sera pas efficace s'il ne suit pas les bonnes métriques. Seules les données qui définissent la réussite du projet doivent être incluses. Bien que ces indicateurs varient en fonction de votre public et de vos objectifs, voici quelques exemples d'indicateurs clés de performance basés sur la façon dont les chefs de projet utilisent généralement les tableaux de bord :
- Utilisation des ressources
- Heures de travail prévues et réelles
- Budget prévu par rapport au budget réel
- Pourcentage de tâches achevées
- Tâches de projet en retard
- Problèmes/risques identifiés
- Progression du projet par rapport à la date limite
Considérations relatives à la conception du tableau de bord du projet
Après avoir déterminé les indicateurs à inclure dans votre tableau de bord, l'étape suivante consiste à planifier l'aspect que vous souhaitez donner à votre tableau de bord.
Types de graphiques
Les jauges et les graphiques à puces sont populaires dans les tableaux de bord de gestion de projet pour suivre la progression de votre équipe vers la réalisation d'un objectif. Ils peuvent également être utilisés pour montrer le temps et l'argent que vous dépensez, ainsi que les chiffres prévus. Il n'est cependant pas nécessaire de se limiter à ces types de graphiques spécifiques. Il existe de nombreuses options, et il peut être intéressant d'expérimenter quelques types de graphiques différents avant de s'engager.
Couleurs
Il est important de choisir judicieusement la palette de couleurs de votre tableau de bord. Bien qu'il soit facile de se laisser distraire par toutes les options, la partie la plus importante du tableau de bord est constituée par les données, alors assurez-vous que les gens puissent les lire ! Veillez à ce que les couleurs que vous utilisez mettent en valeur les indicateurs importants que vous souhaitez faire ressortir. Nous vous recommandons d'éviter les couleurs vives, comme le vert citron, le jaune fluo et le rose vif, car les couleurs naturelles sont un peu plus agréables à l'œil. En cas de doute, utilisez un outil gratuit de palette de couleurs et essayez de vous en tenir à cinq couleurs au maximum.
Mise en page
Privilégiez un design propre et épuré pour vos tableaux de bord afin que les utilisateurs puissent facilement identifier les modèles et les relations clés dans les données. La lisibilité est essentielle. L'espace blanc permet à l'œil de se reposer et d'enregistrer les informations des graphiques, alors assurez-vous que vos éléments graphiques ne sont pas trop regroupés. Vous voulez que les gens soient capables de parcourir rapidement le tableau de bord et de déchiffrer facilement les informations dont ils ont besoin, afin qu'ils puissent repartir avec des informations exploitables.
Si vous voulez que les membres de votre équipe utilisent réellement votre tableau de bord, ils doivent en retirer de la valeur. En d'autres termes, il doit fournir des informations pertinentes, offrir des perspectives exploitables et s'intégrer harmonieusement dans leur journée. Il n'y a pas de mal à présenter vos données par le biais d'un tableau de bord convivial et visuellement attrayant.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).