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Notre guide simple présente les composantes clés et les étapes importantes du développement d'un plan de suivi et d'évaluation (S&E). Notre intention est de vous aider à planifier votre S&E de manière plus stratégique, afin que votre projet puisse atteindre les résultats escomptés. Découvrez comment et quand transformer votre vision du suivi et de l'évaluation en mise en œuvre, quand concevoir un cadre de suivi et d'évaluation, comment collecter des données utiles, comment diffuser et utiliser les résultats, et plus encore.
En quoi consiste un plan de suivi et d'évaluation (S&E) ?
Un plan de suivi et d'évaluation est un guide qui explique les buts et objectifs d'une stratégie de suivi et d'évaluation et ses éléments clés. En d'autres termes, un plan de suivi et d'évaluation est comme une feuille de route qui décrit comment vous allez suivre et évaluer votre programme, ainsi que la manière dont vous comptez utiliser les résultats de l'évaluation pour améliorer le projet et prendre des décisions. Un plan de S&E permet de définir, de mettre en œuvre, de suivre et d'améliorer une stratégie de suivi et d'évaluation dans le cadre d'un projet particulier ou d'un groupe de projets ; il comprend toutes les étapes, les éléments et les activités qui doivent se dérouler depuis la phase de planification du projet jusqu'à ce que celui-ci atteigne son objectif et crée l'impact escompté.
Voyons ce que ces "étapes", "éléments" et "activités" impliquent :
- Une proposition de calendrier pour le S&E
- Des questions pertinentes de S&E à poser à différentes étapes du cycle de vie du projet.
- Différentes méthodologies
- Une stratégie de réalisation efficace
- des résultats escomptés
- Définir qui mettra en œuvre les différentes composantes du plan de suivi et d'évaluation.
- Outils de suivi et d'évaluation appropriés pour la collecte des données.
- Déterminer où les données seront stockées et comment elles seront analysées.
- Définir comment les résultats du suivi et de l'évaluation seront communiqués aux donateurs, aux parties prenantes et aux membres du personnel interne afin d'assurer l'amélioration du projet, la transparence et la prise de mesures fondées sur les données.
- Autres ressources et capacités requises
Une chose à garder à l'esprit - les spécificités du plan de suivi et d'évaluation de chaque projet diffèrent d'un projet à l'autre, mais ils doivent tous suivre la même architecture et comprendre les mêmes points clés.
Quand faut-il concevoir un plan de suivi et d'évaluation ?
Le plan de suivi et d'évaluation doit être créé dès le début de la planification des interventions du projet. La planification des interventions du projet et la conception d'une stratégie de suivi et d'évaluation doivent aller de pair. Planifier le S&E aussi tôt permet de s'assurer qu'un système solide est en place pour surveiller chaque petite intervention et activité du projet et évaluer leur succès. Elle aide également les gestionnaires de projet et les autres membres du personnel associés au projet à se faire une idée claire des objectifs clés et à s'assurer que le projet est sur la bonne voie.
Il est important d'impliquer les gestionnaires de projet, les évaluateurs, les donateurs et les autres parties prenantes dans la conception du plan de suivi et d'évaluation, car l'implication des parties prenantes dans la phase initiale garantit l'applicabilité et la durabilité des activités de suivi et d'évaluation. L'idée est d'identifier les opportunités et les obstacles en équipe lors de la phase de planification, en mettant l'accent sur la résolution des problèmes et l'optimisation de l'impact.
Guide étape par étape pour la conception d'un plan de S&E
L'élaboration d'un plan de suivi et d'évaluation est un processus dynamique et à multiples facettes, car il s'agit de fusionner et de connecter différents éléments de suivi et d'évaluation en un seul système holistique pour mesurer la performance des interventions et l'impact d'un projet. Il est recommandé de concevoir le plan de travail de S&E de manière à ce qu'il soit flexible et que des ajustements puissent être faits à tout moment dans le contexte du plan de travail pour prendre en compte les problèmes qui peuvent survenir pendant le processus de suivi et d'évaluation.
Avant de commencer, il est essentiel de comprendre le raisonnement qui sous-tend l'élaboration du plan de S&E, les éléments clés qui seront inclus et les étapes nécessaires à son élaboration. Ci-dessous, nous avons tenté de décomposer ces éléments en différentes étapes pour plus de clarté.
Étape 1 : Identifier le problème central et la nécessité d'un projet
Avant de conceptualiser un projet, il est essentiel de comprendre le problème sous-jacent dans la communauté d'intérêt et d'explorer ce qui le cause, quelles interventions pourraient résoudre ce problème et combien de temps l'intervention devrait-elle durer pour être efficace. Le projet sera donc conçu en fonction de la nécessité d'une certaine intervention supposée.
Il existe de nombreuses façons stratégiques d'identifier le problème central et ses causes, mais l'une des façons courantes pour les organisations de les définir consiste à effectuer une "analyse de l'arbre à problèmes". Il s'agit d'une activité de groupe qui implique la participation des membres de l'équipe de projet, des parties prenantes et des bénéficiaires qui peuvent apporter des connaissances techniques et locales pertinentes.
La première étape consiste à définir le problème principal sur lequel tous les membres de l'équipe s'accordent et à le visualiser sur un tableau de papier ou un tableau blanc comme le tronc d'un arbre. Ensuite, à travers de nombreuses discussions et dialogues, l'équipe identifie les causes du problème et les visualise comme les racines de l'arbre. Enfin, l'équipe réfléchit aux conséquences potentielles du problème et les présente comme les branches de l'arbre. Chaque équipe est libre d'ajouter des branches pour les solutions, les préoccupations et les décisions.
Cette pratique est efficace car elle permet de brosser un tableau réaliste d'un problème dans ses dimensions économiques, politiques et socioculturelles, tout en créant un sens commun de l'objectif, de l'action et de la compréhension parmi les parties concernées.
Étape 2 : Planification du projet
Une fois que nous avons bien saisi le problème sous-jacent et que nous en avons cartographié les causes et les conséquences, nous pouvons commencer à planifier notre projet.
Identifier les buts, les objectifs et les apports/activités du projet
Avant de commencer le travail de base du plan de S&E, il est essentiel de comprendre où nous devons aller et comment nous allons y arriver. Cela est possible en identifiant des buts et des objectifs clairs et concis, ainsi que des activités pertinentes.
- Buts : Les impacts finaux sur la vie des bénéficiaires ou sur l'environnement que le projet entend obtenir.
- Objectifs : changement à plus long terme de l'environnement ou du comportement des bénéficiaires du projet qui est nécessaire pour atteindre le but général
- Activités/Input : interventions directes et processus du projet
Identifier les acteurs clés
Cette étape consiste à identifier les principales parties prenantes internes et externes qui seront impliquées dans le projet ou qui en bénéficieront. Les principales parties prenantes sont l'équipe du projet, les donateurs, les parties prenantes de la communauté au sens large (groupes communautaires, réseaux, résidents, etc.), les organisations partenaires, les décideurs politiques locaux et nationaux, les autres organismes gouvernementaux/ministères et les bénéficiaires du projet.
Identifier les questions de suivi et d'évaluation
Au cours de cette étape, les responsables de programme ou les spécialistes du S&E, avec la contribution de toutes les parties prenantes et des donateurs, identifient les questions de S&E les plus importantes que le projet va étudier. Les questions de suivi et d'évaluation, une fois répondues, permettront aux responsables de déterminer leur capacité et leurs processus internes en termes de vision, de leadership, de budget, de gestion, de durabilité, etc. Les questions de suivi et d'évaluation permettent également aux gestionnaires d'évaluer la pertinence, l'efficacité, l'impact et les contributions des interventions à différentes étapes du cycle de vie du projet.
En identifiant ces questions dès le début du processus, les gestionnaires de projet ou les spécialistes du suivi et de l'évaluation sont prêts à concevoir les outils, les instruments et les méthodologies nécessaires pour recueillir les informations requises. Les questions de suivi et d'évaluation peuvent nécessiter des révisions de temps en temps, en fonction de l'état d'avancement du projet.
Rôles et responsabilités
Il s'agit d'une autre étape importante à inclure lors de la planification d'un projet, car la définition des rôles des membres du personnel du projet et des parties prenantes dès le début permettra de clarifier qui sera chargé de quelles activités, y compris les communications, la gestion du projet, la conception et la mise en œuvre du projet, la collecte de données, l'analyse des données, l'établissement de rapports, etc. et d'éviter des confusions inutiles plus tard au cours de la mise en œuvre du projet.
Estimation des coûts des activités de suivi et d'évaluation
Il est essentiel d'allouer un budget provisoire et de fournir une explication des ressources nécessaires dans la phase de planification. Cela comprend - l'argent et le personnel, le développement des capacités, l'infrastructure, etc. Les experts en suivi et évaluation suggèrent d'allouer environ 5 à 10 % du coût total du projet à la programmation du suivi et de l'évaluation.
Comprendre le contexte général
Il est essentiel de connaître les structures administratives et politiques de la communauté dans laquelle se situe votre projet, de même que les rôles et les effets des politiques en vigueur qui sont susceptibles d'affecter la mise en œuvre du projet. De même, il est également recommandé de commencer à réfléchir aux risques potentiels et aux circonstances inattendues qui pourraient survenir lors de la mise en œuvre du projet, par exemple une éventuelle réticence des acteurs clés à coopérer, etc.
Une fois qu'une image claire des buts et objectifs généraux du projet est définie, que les acteurs clés sont identifiés et que le contexte est bien compris, il convient de procéder au choix d'une approche adéquate et à l'ébauche de la conception détaillée du plan de réalisation.
Étape 3 : Définir un cadre de suivi et d'évaluation
Au moment où nous atteignons cette étape, nous devrions avoir suffisamment de connaissances de base pour concevoir un cadre. Un cadre de travail permet de mieux comprendre les buts et les objectifs du projet et de déterminer les relations entre les différents facteurs clés de la réalisation. Un cadre articule également les éléments externes et internes qui pourraient affecter le succès du projet.
Il est important de garder à l'esprit qu'il n'y a pas de taille unique en matière de cadre. Différents types de projets utilisent différents types de cadres, la meilleure façon de déterminer votre type idéal est de comprendre la portée de votre projet et de choisir celui qui correspond le mieux à votre objectif. Ces trois types de cadres de suivi et d'évaluation sont largement utilisés dans les secteurs du développement et de l'humanitaire :
- Théorie du changement - Une théorie du changement montre une image plus large (qui pourrait parfois devenir complexe) de tous les processus sous-jacents et des voies possibles menant à des changements de comportement à long terme aux niveaux institutionnel, individuel ou communautaire, tout en visualisant toutes les preuves et hypothèses possibles qui sont liées à ces changements.
- Cadre logique/Modèle logique - Contrairement à la théorie du changement, un cadre logique ou un modèle logique va droit au but et se concentre uniquement sur une voie spécifique qu'un projet traite et crée une structure claire et ordonnée pour celle-ci. Cela facilite le suivi de la mise en œuvre du projet par les gestionnaires et les parties prenantes.
- Cadre de résultats - Un cadre de résultats met l'accent sur les résultats afin de clarifier les principaux objectifs du projet. En d'autres termes, il décrit comment chacun des résultats/réalisations et effets intermédiaires est lié et facilite la réalisation de chaque objectif, et comment les objectifs sont liés les uns aux autres et au but ultime.
Ces trois cadres peuvent présenter quelques différences dans la pratique, mais ils ont aussi des éléments communs, comme la nécessité d'identifier et d'impliquer les principales parties prenantes, de définir clairement les buts, les objectifs, les activités et les résultats, le même objectif général de décrire comment le projet aboutira à des résultats et la nécessité d'un suivi et d'une évaluation continus.
Étape 4 : Identifier les indicateurs pertinents
Une fois que les buts et objectifs du programme sont définis et que les grandes lignes d'un cadre de suivi et d'évaluation sont en place, il est temps de définir des indicateurs pour suivre les progrès vers la réalisation de ces objectifs. Un bon mélange d'indicateurs de processus, de résultats et d'impact est toujours recommandé.
Les indicateurs de processus permettent de suivre l'évolution du projet. Ces indicateurs nous aident à savoir clairement si les activités sont mises en œuvre comme prévu. D'autre part, les indicateurs de résultats permettent de déterminer dans quelle mesure les activités du programme ont permis d'atteindre les objectifs du projet. Contrairement aux indicateurs de processus, ces indicateurs se concentrent davantage sur ce que le projet essaie d'atteindre plutôt que sur la manière dont il est atteint. Les indicateurs d'impact mesurent les objectifs ou les impacts à long terme d'un projet.
Étape 5 : Identifier les outils et les méthodologies de collecte de données
Après avoir créé les indicateurs de suivi, il est temps d'identifier et de collecter les données pertinentes pour démontrer les résultats réels des interventions du projet par rapport à nos indicateurs. Les experts en suivi et évaluation recommandent d'impliquer l'équipe du projet et les parties prenantes dans la discussion afin de rendre le processus plus participatif. Avant de collecter les données, il est bon de discuter de ces questions en équipe :
- Les activités de collecte de données seront-elles qualitatives, quantitatives ou un mélange des deux ?
- Quelles sont les données de base qui existent déjà ?
- Quels sont les méthodes et les outils les plus pertinents pour collecter de nouvelles données ?
- Comment les données collectées seront-elles enregistrées ?
- Qui sera responsable de la collecte et de l'analyse des données ?
La règle d'or à suivre ici est de collecter correctement moins de données utiles que de collecter mal beaucoup de données. Il est important que les gestionnaires de projet prennent en considération le temps du personnel et les coûts des ressources de la collecte des données pour voir ce qui est raisonnable.
Quelle est la bonne façon de déterminer la source de données de suivi la plus pertinente ? Cela dépend largement de ce que chaque indicateur tente de mesurer. Le programme aura probablement besoin de plusieurs sources de données pour répondre à toutes les questions de suivi et d'évaluation. Les sources de données peuvent être les participants eux-mêmes, la littérature, les statistiques nationales, l'ensemble de la communauté, les foyers individuels ou toute personne ou tout ce qui peut aider à générer les données pertinentes. Une fois que les sources appropriées ont été sélectionnées, l'étape suivante consiste à décider des outils et méthodes appropriés pour collecter les données à partir de la source de données. Voici quelques types courants de méthodes de collecte de données :
- Enquêtes
- les questionnaires
- Groupes de discussion
- études de cas
- les entretiens
- Ateliers de travail
- Analyse du contenu des documents, etc.
Outre les méthodes traditionnelles papier et crayon, il existe sur le marché de nombreux outils de collecte de données numériques qui aident les collecteurs de données à recueillir des données plus rapidement et plus efficacement. Ces outils en ligne ou hors ligne permettent également d'éviter les erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la collecte et de la saisie des données.
Une fois que le processus de collecte des données est déterminé, il est également nécessaire de décider de la fréquence à laquelle les données seront collectées. Cela dépendra des besoins du projet, des exigences des donateurs, des ressources disponibles et du calendrier de l'intervention. La plupart des données seront recueillies en permanence par le programme, tandis que d'autres le seront à certains intervalles. En général, les données collectées sont enregistrées régulièrement, en fonction de l'échéancier convenu.
Étape 6 : Révision du plan de travail de suivi et d'évaluation (les praticiens du suivi et de l'évaluation recommandent de procéder à cette révision de façon périodique).
Maintenant que nous avons élaboré nos indicateurs et notre plan de collecte de données, il est temps de revoir notre plan de suivi et d'évaluation pour voir nos progrès vers les buts et objectifs du projet et le réviser en fonction des besoins actuels du projet - quel est le statut du projet ? Quel est le statut du projet ? Est-ce que les activités sont bien exécutées ? Produisent-elles les résultats escomptés ou dans quelle mesure nos interventions répondent-elles aux besoins de la communauté ? Qu'est-ce qui doit être amélioré, ajouté ou modifié à ce stade ? etc.
À ce stade, il est également bon de revoir l'allocation de fonds pour l'évaluation et de voir si notre plan s'inscrit bien dans le cadre du budget et des ressources disponibles. Les rôles et responsabilités pour chaque composante du plan de travail doivent également être clairement expliqués. Devrons-nous confier un segment particulier de l'évaluation à une partie externe ?
L'examen de notre plan de travail de suivi et d'évaluation permet également aux nouveaux membres de l'équipe, s'il y en a, de se familiariser avec le projet et d'avoir une idée de ce que sont leurs responsabilités et de la façon dont les autres rôles et responsabilités sont répartis au sein du groupe.
Étape 7 : Rapports
Une fois les données recueillies et analysées, elles doivent être communiquées aux membres concernés aussi régulièrement que possible afin de discuter et d'interpréter les résultats. L'objectif des rapports doit toujours être de fournir aux membres du personnel et aux parties prenantes des informations claires sur les résultats les plus récents concernant l'avancement, le succès et l'échec du projet, et de les aider à prendre des décisions fondées sur les données pour modifier les composantes du projet et élaborer des plans de travail futurs si nécessaire. En outre, les données doivent être communiquées de manière à accroître les connaissances et à apporter des contributions au domaine concerné pour que les projets et pratiques futurs soient plus efficaces. Si les résultats et les données du projet ne sont pas disséminés de manière adéquate, cela peut conduire à une duplication des efforts de suivi et d'évaluation.
Ainsi, le plan de travail de suivi et d'évaluation doit inclure une stratégie efficace de diffusion interne des données au sein de l'équipe du projet, ainsi qu'une diffusion plus large parmi les parties prenantes, les donateurs et les publics externes. Le plan doit également préciser le format qui sera utilisé pour partager les résultats - réunions formelles avec les donateurs et les parties prenantes, rapports écrits, présentations orales, matériel de programme ou sessions de feedback de la communauté et des parties prenantes.
Outre les techniques de rapport traditionnelles, de nombreuses organisations optent également pour des outils et des logiciels de S&E numériques. Ces outils sont généralement dotés de fonctions de tableau de bord et de portefeuille qui permettent aux utilisateurs de visualiser les données sous forme de graphiques, de tableaux, de rapports et d'images pour un reporting en temps réel. Ces outils facilitent grandement l'établissement de rapports et aident les organisations à fournir des informations plus claires sur leurs progrès et à garantir la transparence et la responsabilité à tous les niveaux.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).