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Que vous soyez un adepte des chiffres ou non, en tant que chef de projet, la gestion d'un budget est généralement un élément clé de vos responsabilités professionnelles. La création et la gestion d'un budget de projet peuvent être une tâche intimidante, mais elles peuvent être faciles si vous utilisez le bon logiciel de budgétisation de projet.
Les projets peuvent comporter plusieurs types de coûts différents qui doivent tous faire l'objet d'un suivi afin de s'assurer que le budget est respecté.
Toutes ces pièces mobiles et ces coûts fluctuants peuvent être mieux suivis grâce à un logiciel de gestion de projet en ligne.
Les outils dont vous avez besoin simplifient la budgétisation des projets et la gestion des coûts, en vous permettant de définir une base de référence, de suivre les taux de main-d'œuvre et d'ajouter de nouveaux coûts au niveau des tâches. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez simplement mettre à jour et ajouter des éléments au fur et à mesure qu'ils se présentent tout au long du projet.
Le système de gestion des coûts est un logiciel basé sur le cloud qui vous permet de planifier et de suivre les coûts d'un projet en temps réel. Vous disposez des outils nécessaires pour établir un budget précis et définir une base de référence pour surveiller les coûts du projet et les taux de ressources grâce au tableau de bord en temps réel. Obtenez plus de contrôle, de données et de visibilité pour votre projet et votre budget.
Avant d'apprendre à utiliser un logiciel de budgétisation de projet, définissons le budget d'un projet.
Qu'est-ce qu'un budget de projet ?
Le budget d'un projet est la façon dont les gestionnaires de projet estiment le coût de réalisation d'un projet. Cela inclut chaque phase du projet et chacune des nombreuses tâches qui composent ces phases du projet. L'exactitude des prévisions budgétaires est essentielle pour assurer le succès du projet et faire en sorte qu'il soit approuvé et financé au moment voulu.
Un autre aspect du budget du projet est le suivi des coûts au fur et à mesure que vous exécutez vos tâches. Sans un aperçu clair de vos dépenses, il est facile de perdre le contrôle des coûts. Il s'agit d'un processus compliqué, mais qui est amélioré par l'utilisation d'un logiciel de budgétisation de projet.
Cependant, l'outil doit présenter des données en temps réel afin de suivre les coûts au fur et à mesure qu'ils se produisent et de donner aux gestionnaires de projet le temps de faire les ajustements nécessaires pour respecter le budget. Prenons un moment pour examiner l'importance de l'utilisation d'un logiciel de budgétisation de projet.
L'importance de l'utilisation d'un logiciel de budgétisation de projet
Le logiciel de budgétisation de projet est un outil essentiel pour créer un budget précis et suivre les coûts tout au long du cycle de vie du projet. Il vous permet de planifier les budgets et de les contrôler en suivant les dépenses. Par conséquent, ils aident les chefs de projet tout au long du processus de budgétisation.
En outre, l'utilisation d'un logiciel de budgétisation de projet permet aux parties prenantes, aux cadres et aux gestionnaires d'avoir accès au budget et à la manière dont il est dépensé au cours du projet. Vous pouvez budgétiser votre projet à l'aide de feuilles de calcul, mais il s'agit de documents encombrants et statiques, difficiles à mettre à jour.
La plupart des logiciels de budgétisation de projet sont en ligne et se mettent à jour au fur et à mesure que votre équipe actualise son statut. Les gestionnaires disposent ainsi de données en temps réel qui leur permettent de prendre des décisions plus avisées dans le cadre de la gestion du budget du projet. Lorsque vous établissez et gérez le budget d'un projet, vous vivez et mourrez en fonction de l'exactitude de vos chiffres. Le logiciel de gestion du budget d'un projet vous permet de savoir ce que vous dépensez pour mener à bien votre projet sans dépasser le budget.
Comment créer un budget de projet en 3 étapes
La clé de la création d'un budget de projet est de faire en sorte que tous les postes soient faciles à suivre. Si vous pouvez appliquer un processus simple aux dépenses d'un projet, vous pourrez suivre les dépenses de ce dernier de manière précise et opportune.
Suivez ces étapes simples pour établir un budget de projet qui vous mènera au succès.
1. Identifier les dépenses
La première étape de la création d'un budget consiste à identifier les dépenses. Vous devez dresser la liste de tous les éléments nécessaires à la réalisation d'un projet. Cela comprend les salaires de la main-d'œuvre, l'équipement, les matériaux et plus encore.
Pour commencer, vous devez examiner minutieusement votre plan de projet et identifier les dépenses par vous-même. Ensuite, les membres de votre équipe pourront peut-être vous aider à reconnaître certaines dépenses que vous n'avez pas identifiées immédiatement, alors assurez-vous de leur demander d'examiner votre liste de dépenses lors de la création d'un budget. Il est impératif de répertorier absolument toutes les dépenses. Plus vous en identifiez, moins vous serez surpris par des dépenses imprévues plus tard dans le projet.
2. Estimez tous les coûts
Estimez maintenant chaque élément de votre liste. Si votre liste est présentée en format , vous pouvez ajouter votre estimation au poste immédiatement. Il existe un certain nombre de stratégies que vous pouvez utiliser pour faire vos estimations. Les techniques d'estimation les plus courantes sont les suivantes :
- L'estimation ascendante : Commencez par les composants de chaque tâche, puis additionnez-les.
- Jugement d'expert : Demandez à des experts de votre équipe de calculer le coût d'une tâche.
- Estimation par analogie : Utilisez l'expérience passée pour déterminer combien les tâches du projet coûteront cette fois-ci.
Additionnez toutes les estimations. Vous obtenez ainsi le budget total prévu pour le projet, qui couvre le coût de chaque tâche. Notre modèle d'estimation peut vous aider à le faire.
3. Ajoutez les extras
Les extras ? Quels extras ? Eh bien, le coût de chaque tâche individuelle ne sera pas suffisant, malheureusement. Vous pourriez encore vouloir ajouter :
- Les réserves de la direction : Il s'agit d'un pot d'argent à utiliser à la discrétion de la direction.
- Imprévus : Les coûts de contingence sont utiles pour couvrir les coûts imprévus dus à une mauvaise estimation. Il est courant d'ajouter une provision de 10 % au cas où les estimations s'avéreraient inexactes.
- Budget de réponse aux risques : Si votre entreprise est mature dans la gestion des risques liés au projet, vous pourrez peut-être incorporer le budget de réponse aux risques séparément de votre budget principal. Le budget de réponse au risque comprend le financement de la mise en œuvre de toute action d'atténuation du risque.
Comment gérer le budget d'un projet
Maintenant que vous avez établi le budget du projet et identifié les dépenses, vous pouvez saisir ces informations, si ce n'est déjà fait.
Le logiciel offre différents moyens d'ajouter les dépenses d'un projet. Tout d'abord, vous pouvez aller dans l'onglet des dépenses et ajouter des dépenses fixes qui n'ont pas de taux horaire ou de fluctuations. Par exemple, vous pouvez entrer le coût du matériel nécessaire à votre projet. Vous pouvez choisir de l'ajouter en tant que coût planifié dans un premier temps, puis d'ajouter une autre dépense en tant que "coût réel". Cela vous aidera à suivre les coûts prévus par rapport aux coûts réels dans votre tableau de bord au fur et à mesure du déroulement du projet.
Il y a d'autre façon d'entrer des dépenses dans le projet via aux outils de gestion des ressources. Attribuez à vos ressources ou à votre main-d'œuvre des taux horaires, puis assignez-leur des tâches, et au fur et à mesure qu'ils travaillent, leur coût de main-d'œuvre sera automatiquement ajouté au projet.
Vous pouvez également ajouter des dépenses au niveau des tâches. Imaginons qu'une tâche inattendue survienne et qu'elle ne figurait pas dans votre plan initial. Ce n'est pas grave, car vous pouvez utiliser votre fonds de prévoyance pour la couvrir. Il suffit d'ajouter un montant à votre nouvelle tâche dans votre plan de projet, et ce nouveau coût sera reflété dans votre tableau de bord et vos rapports.
Contrôlez les dépenses sur l'ensemble du projet
Une fois que vous avez identifié et enregistré les dépenses, vous devez surveiller les dépenses réelles par rapport aux estimations. Cela signifie que vous devez constamment mettre à jour vos dépenses de projet avec les montants que vous avez réellement dépensés pour les tâches.
Puisque vous avez saisi toutes les dépenses prévues dans le système, vous pouvez utiliser les tableaux de bord en temps réel pour suivre les coûts réels par rapport aux coûts prévus. Les tableaux de bord de projets offrent une fenêtre claire sur les coûts permanents du projet et comportent des graphiques à barres colorés et faciles à lire pour une analyse rapide de la situation de votre budget. Cette vue instantanée peut s'avérer vitale pour gérer le budget d'un projet, surtout s'il est serré.
Rapport sur les dépenses jusqu'au niveau de la tâche
Sans les bons outils, l'établissement de rapports sur les projets peut s'avérer fastidieux. Et au moment où vous produisez enfin le rapport, les chiffres ont changé et votre rapport est déjà obsolète. Le logiciel permet de créer instantanément des rapports détaillés que vous pouvez partager avec les personnes concernées de l'organisation dans le format qu'elles préfèrent.
Il y a un certain nombre de rapports que vous pouvez faire, mais le rapport de dépenses sera le plus crucial pour la gestion de votre budget. Avec un rapport de dépenses, vous pouvez obtenir une analyse approfondie du budget total, des dépenses réelles et des dépenses prévues, jusqu'au niveau de la tâche.
Révisez vos estimations initiales
Enfin, vous voudrez revenir à ces rapports et vous assurer qu'ils sont conformes au calendrier de votre projet. S'ils ne correspondent pas à votre calendrier, vous devez revoir vos dépenses et vérifier que vous avez tout inclus et rien oublié.
Ce qui nous amène à notre dernière étape : la révision. Vous devrez peut-être revoir les estimations que vous avez faites précédemment. Ne vous obstinez pas à les conserver si le projet vous impose autre chose. En révisant en temps réel, vous vous assurez que le budget n'est pas seulement des chiffres sur une feuille de calcul, mais une prévision précise des dépenses pour le projet.
Si l'on considère que vous pouvez suivre votre budget à l'aide de tableaux de bord en temps réel, saisir des dépenses récurrentes comme les coûts de main-d'œuvre et établir des rapports sur chaque aspect du projet, il est clair que le logiciel a ce qu'il vous faut pour créer et gérer les dépenses d'un projet.
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