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La gestion des documents est rarement une sinécure - vous avez souvent l'impression d'être un petit navire au milieu d'une mer de lois. Au moment où vous pensez pagayer dans la bonne direction, une vague de législation vous fait vaciller.
Pourtant, la conformité en matière de gestion des documents ne doit pas nécessairement être aussi difficile. Les organisations se compliquent la tâche en traitant la gestion des documents comme une réflexion après coup, au lieu d'en faire une partie intégrante de leurs opérations quotidiennes. Dans cet article, nous abordons neuf principes fondamentaux des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques.
Premièrement, la non-conformité n'est PAS une option !
Dans un climat de renforcement des réglementations, les organisations courent un risque de plus en plus élevé de non-conformité. Et, malheureusement, la non-conformité peut avoir des conséquences assez lourdes. Outre l'inévitable effet négatif sur les relations publiques et le risque potentiel de perdre la confiance des clients, les entreprises peuvent être confrontées à d'importantes mesures punitives.
En faisant des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques le fil conducteur de vos activités, vous contribuerez à atténuer le risque de non-conformité. Voici neuf principes qui vous aideront à rester conforme sans compromettre l'efficacité opérationnelle.
1) Donner la priorité à la sécurité et à la confidentialité
L'une de vos principales priorités doit être de veiller à ce que des mesures strictes de sécurité et de confidentialité des données soient en place. Si la sécurité est relâchée, vos données peuvent être exposées à une violation. Une fuite de données peut avoir d'énormes répercussions financières et créer une multitude de problèmes de relations publiques. Il est prudent pour les entreprises de sauvegarder leurs dossiers et de traiter les données et informations des clients avec la sécurité qu'elles méritent.
Sans les bonnes mesures de sécurité en place, les cybercriminels peuvent non seulement accéder à vos dossiers, mais aussi installer des logiciels malveillants sur vos systèmes qui pourraient capturer les informations personnelles de votre clientèle. La réponse aux alertes de sécurité doit être considérée comme une partie intégrante des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques.
Votre système de gestion des documents et des enregistrements électroniques doit être doté de solides fonctions de sécurité intégrées pour garantir la sécurité des informations, notamment le cryptage des données en transit par une connexion SSL puissante.
L'accessibilité est un autre élément clé de la sécurité et de la confidentialité des données, qui peut être décomposé en deux parties : des niveaux d'accès appropriés pour les utilisateurs au sein d'une organisation et la possibilité de découvrir/utiliser les informations pour soutenir les activités commerciales. Les organisations doivent veiller à ce que les informations sensibles, privées ou classifiées ne soient accessibles qu'à des personnes spécifiques disposant des autorisations appropriées.
Rendre l'information facile à trouver et à utiliser n'a pas seulement un impact significatif sur l'efficacité de l'organisation, c'est aussi l'un des principes de continuité numérique introduits par les Archives nationales d'Australie pour garantir que l'information numérique est découvrable, accessible et utilisable.
Des processus et des mesures de protection doivent également être mis en place pour empêcher toute destruction ou suppression non autorisée des documents physiques et numériques enregistrés, ainsi que des métadonnées qui leur sont associées. L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents et des dossiers facilitera l'enregistrement, le suivi et la surveillance des dossiers.
2) Enregistrer, suivre et surveiller les documents organisationnels
La mauvaise gestion des documents et l'absence d'un système de gestion électronique des documents et des enregistrements efficace sont des facteurs clés de la mauvaise tenue des dossiers et peuvent facilement empêcher une organisation de se conformer aux exigences législatives. La disparition ou l'absence de documents peut empêcher une agence de répondre à une demande de liberté d'information ou entraîner des mesures punitives en vertu des lois et normes.
Un système de gestion électronique de la propriété intellectuelle complet est un élément fondamental de la capacité d'une organisation à enregistrer, suivre et surveiller sa propriété intellectuelle.
Un système efficace de gestion de la propriété intellectuelle comporte de nombreuses caractéristiques importantes. Les fonctionnalités clés que votre système de gestion de la propriété intellectuelle doit fournir sont les suivantes ;
- Capture automatique des enregistrements, et application de la classification et des métadonnées en arrière-plan. La capacité à localiser le bon contenu lorsqu'on en a besoin dépend souvent des métadonnées ; il est donc important de capturer des métadonnées de qualité.
- La capacité de gérer le contenu à travers les référentiels. Les organisations trouvent souvent des informations sauvegardées dans des lecteurs réseau, sur les disques durs des ordinateurs, dans des applications et dans des référentiels en nuage tels que SharePoint ou OneDrive.
- La capacité de gérer les enregistrements physiques, numériques et hybrides, y compris les conversations par courriel et les enregistrements sur les médias sociaux.
- La mise à disposition d'une piste d'audit défendable. Lorsqu'un enregistrement est supprimé, votre système de gestion électronique des ressources documentaires doit préserver les métadonnées de l'enregistrement supprimé afin que les informations sur les actions historiques effectuées sur l'enregistrement et par quels utilisateurs puissent être retracées. Ceci est essentiel lorsqu'il s'agit d'identifier si les directives commerciales et légales ont été respectées et de retracer toute activité non autorisée.
Le contenu organisationnel doit être traité conformément à la stratégie de gestion des documents de votre entreprise. Cela garantira qu'un système approprié est en place pour enregistrer, suivre et surveiller le contenu, et atténuer le risque de perte de contenu, et ce d'une manière qui ne se fait pas au détriment des processus de travail des utilisateurs finaux.
3) Créer et mettre en œuvre une stratégie de gestion des documents
Une stratégie de gestion des documents claire et applicable doit être au cœur de l'architecture, des processus et des procédures de votre entreprise en matière de documents et d'informations. Elle doit être basée sur une recherche approfondie des politiques et normes appropriées et faire l'objet d'un audit régulier.
Les organisations doivent créer et documenter de manière exhaustive leurs processus et procédures de gestion des documents et de l'information, et s'assurer que tout le personnel a accès à cette documentation. Les entreprises doivent identifier clairement les responsabilités des personnes qui traitent les documents et comprendre comment cette stratégie s'inscrit dans le plan stratégique de l'entreprise.
Pour s'assurer que votre stratégie de gestion des documents est conforme à la législation en vigueur, des révisions régulières sont impératives.
4) Révision et audit annuels
La conformité n'est jamais une activité ponctuelle, surtout lorsqu'il s'agit de gestion des documents et de l'information. Votre politique de gestion des documents doit prévoir un examen et une évaluation annuels de la conformité interne et externe par rapport aux lois et normes appropriées. Les normes à l'aune desquelles vous mesurez l'efficacité de la gestion des documents doivent être fondées sur les normes nationales, régionales et internationales.
Un audit approfondi doit porter un regard impartial sur vos politiques et processus de gestion des documents. L'exécution correspond-elle au langage de la politique et à la législation qui la sous-tend ? Quelles sont les lacunes ? Où pourraient-ils être améliorés ? Pourraient-ils être plus efficaces en termes de temps tout en respectant les exigences législatives ? Déraillent-ils ? Si oui, comment pouvez-vous en atténuer les causes ?
5) Détruire les documents à la fin de leur cycle de vie
Tout comme les enregistrements numériques, vos documents physiques peuvent être vulnérables aux violations de données. Si les réglementations légales imposent de conserver certains documents indéfiniment, la plupart d'entre eux doivent être détruits après une période donnée.
Naviguer dans la complexité des exigences en matière d'élimination et de conservation des documents est une tâche difficile pour la plupart des entreprises. C'est pourquoi il est important que les organisations fassent preuve de diligence raisonnable pour déterminer ces exigences ou qu'elles fassent appel aux services d'un spécialiste de la gestion des documents et de l'information pour le faire en leur nom. Cela permettra de s'assurer que les politiques organisationnelles sont précises et conformes.
6) Veillez à ce que l'architecture de vos dossiers et de vos informations soit efficace et précise.
La meilleure façon d'envisager l'architecture de l'information est de la considérer comme un plan de votre "entrepôt" d'informations et comme un élément essentiel de votre stratégie de gouvernance. Une bonne infrastructure garantit que le contenu de votre organisation est sécurisé, qu'il peut être trouvé/recherché et qu'il est éliminé à la fin de son cycle de vie. Lorsque vous concevez votre architecture d'information, tenez compte des éléments suivants ;
- Système de classification des activités ou taxonomie - L'une des façons les plus simples pour les organisations de gérer l'information est de regrouper les contenus connexes, puis d'étiqueter et d'affecter chacun de ces groupes à un arrangement principal. Il s'agit d'une forme de taxonomie qui facilite la recherche et la localisation du contenu. Par exemple, avec un système de classification, vous pouvez plus facilement accorder des autorisations afin que des utilisateurs spécifiques aient accès à certaines informations sur la base du regroupement défini dans la classification.
- Plans de conservation et d'élimination ou conception du cycle de vie de l'information
- Un plan de conservation et d'élimination est nécessaire pour garantir que les organisations respectent leurs obligations légales et conformes aux lois nationales et fédérales. En disposant d'un processus qui détermine combien de temps les documents doivent être conservés avant d'être détruits, ainsi que des méthodes d'identification des documents devant être détruits, les entreprises peuvent non seulement réduire leur exposition aux risques de conformité, mais aussi réduire considérablement le temps et les ressources consacrés à la récupération des documents.
- Systèmes de métadonnées - La plupart des entreprises pensent que l'organisation de leurs dossiers dans un lecteur réseau est suffisante. Cependant, une gestion de l'information vraiment efficace exige que vos documents internes comportent des métadonnées. L'inclusion de métadonnées élimine le temps passé à déterminer manuellement dans quel dossier placer un fichier, car un système de gestion des documents peut lire les métadonnées d'un document et le classer en conséquence. La recherche de documents s'en trouve facilitée, car il n'est plus nécessaire de cliquer manuellement dans une myriade de dossiers différents pour localiser le fichier recherché.
Une bonne architecture de l'information permettra de capturer et de classer les documents sans avoir d'incidence sur le lieu et le mode de travail de votre équipe.
7) Capturer les documents sans perturber le mode de travail des utilisateurs finaux
Si votre système de gestion des documents nécessite l'intervention des utilisateurs finaux (c'est-à-dire de vos employés), vous aurez presque toujours des problèmes d'engagement qui peuvent entraver le flux de travail, la productivité et vos efforts de conservation des documents. Un système de gestion des documents moderne et efficace, fera son travail en arrière-plan, en étant invisible pour les utilisateurs finaux, et aura la capacité de gérer les documents sur place sur une variété de plates-formes (c'est-à-dire les courriels, les médias sociaux, le stockage en nuage, les lecteurs de réseau, les ordinateurs de bureau, etc.
Un système de gestion des documents efficace capturera également automatiquement les métadonnées, ce qui signifie que les utilisateurs finaux n'auront pas à saisir manuellement toutes les métadonnées dans un formulaire contextuel lors du téléchargement et de l'ajout de documents.
8) Numériser les documents physiques
Bien que la numérisation des documents physiques puisse être considérée comme une entreprise longue et coûteuse, le résultat final l'emportera largement sur les coûts et les efforts intermédiaires. Les organisations bénéficieront d'une meilleure efficacité opérationnelle et d'une plus grande facilité d'accès à l'information (il est beaucoup plus rapide et facile de trouver un document numérique que de localiser un dossier dans une pièce remplie de boîtes), d'économies importantes sur les coûts de stockage physique, d'une réduction du risque de perte de documents en cas d'incendie, d'inondation ou d'autres catastrophes, et d'une meilleure intégration avec les systèmes d'information actuels de l'entreprise.
Dans le cadre de leur politique de numérisation, les entreprises doivent réfléchir :
- Quel système de gestion des documents vous utiliserez pour capturer les documents numérisés, quel accès sera fourni à ces documents, et quelles métadonnées respectives devraient être capturées.
- L'état de la composition physique des documents, qui aura une incidence sur la sécurité, la manipulation physique et l'équipement de numérisation requis, en particulier si les documents ne sont pas des documents.
- si les documents physiques peuvent être légalement détruits et comment cela sera traité
- Quel type de numérisation est approprié : une photocopie/image numérique ou une reconnaissance optique de caractères (ROC) qui rend le document avec un texte lisible par une machine.
- Au cours du processus de numérisation, des versions du document numérisé seront créées à des fins de traitement. Comment ces différentes versions seront-elles gérées ?
- Comment la précision et les contrôles de qualité seront-ils maintenus tout au long du processus ?
La question de savoir s'il faut numériser en interne ou externaliser, tout en considérant les défis qui peuvent être rencontrés dans chaque scénario.
9) Développer et maintenir un registre des actifs informationnels
Afin de comprendre vos informations et la meilleure façon de les gérer et de les protéger, il est essentiel de comprendre d'abord ce que signifie le terme "actif informationnel". Un actif informationnel est un ensemble d'informations, défini et géré comme une unité unique afin qu'il puisse être compris, partagé, protégé et utilisé efficacement. Les actifs informationnels ont une valeur, un risque, un contenu et un cycle de vie définis et gérables.
Un registre des actifs informationnels est un inventaire formel des actifs informationnels, qui aide les organisations à mieux gérer les informations et les enregistrements qu'elles possèdent et à atténuer les risques associés.
Il peut s'agir d'un outil utile pour l'analyse des risques et la planification de la sécurité de l'information, pour identifier les systèmes critiques pour la reprise après sinistre et la continuité des activités, pour informer les plans de préservation numérique et pour identifier les priorités stratégiques de gestion des documents et de l'information.
Les organisations qui développent et mettent en œuvre un registre des informations doivent prendre en compte les points suivants ;
- Comment votre organisation va mener un examen des informations pour déterminer ce qui est ou n'est pas un actif informationnel, la valeur et le cycle de vie de chaque actif, et quelles sont les exigences réglementaires applicables
- Comment regrouper, numéroter et nommer les informations tout en tenant compte des besoins de l'entreprise.
- s'il existe des possibilités d'élimination, d'économies et/ou de gains d'efficacité.
- Créer des stratégies d'atténuation pour les risques identifiés
- Élaboration d'un plan d'action pour la gestion de ce changement, avec des plans d'urgence.
- Définir qui sera responsable (gardien) des actifs informationnels et du registre lui-même.
- la fréquence à laquelle le registre doit être révisé pour garantir son exactitude et sa pertinence, et qui procédera à cette révision.
Mieux vous comprendrez vos informations, mieux vous serez équipé pour protéger ces actifs. L'examen des questions ci-dessus vous aidera à concevoir et à mettre en œuvre un registre stratégique des informations dans le cadre de votre stratégie plus large de gestion des documents et des informations.
En résumé
La définition des meilleures pratiques de gestion des enregistrements électroniques et la mise en œuvre d'une stratégie efficace de gestion des enregistrements et de l'information sont impératives pour les organisations qui souhaitent rester conformes et éviter les pénalités potentielles liées au non-respect de leurs obligations en matière d'archivage.
Naviguer dans la complexité de la législation sur la tenue de documents peut être un défi écrasant. C'est pourquoi la plupart des organisations font appel à l'expertise d'un spécialiste de la gestion des documents.
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