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Les directeurs financiers et les directeurs des systèmes d'information qui cherchent des moyens de réduire les coûts et d'optimiser la productivité savent déjà qu'une bonne gestion des documents s'amortit en quelques mois. La gestion de documents numériques (parfois appelée "gestion de contenu d'entreprise") réduit les heures de travail et donc les coûts en automatisant les flux de travail et en éliminant les tâches manuelles fastidieuses.
Dans le cadre d'une étude sur le retour sur investissement des investissements dans la gestion documentaire, un rendement de 8,55 dollars a été constaté pour chaque dollar dépensé par les petites et moyennes entreprises (PME). Ce rapport révèle les principaux avantages et les meilleures pratiques permettant aux PME de commencer à économiser chaque dollar et à regagner le temps des employés. Cinq façons d'économiser sur les coûts opérationnels.
1. Coûts de stockage
En abandonnant les processus papier au profit de la gestion numérique des documents, vous n'avez plus besoin de payer pour stocker et conserver des copies papier de vos documents professionnels sur site ou hors site.
2. Coûts de copie et d'impression
La gestion des documents numériques élimine la nécessité d'imprimer et de classer les documents papier. Et dans l'environnement de travail à distance d'aujourd'hui, les fichiers numériques peuvent être partagés en toute sécurité et instantanément - c'est ce dont nous avons tous besoin, pas des copies imprimées.
Avec un système de gestion des documents, tout, de la correspondance et des e-mails aux factures et aux contrats, est stocké au format numérique. Une copie à jour de ces documents électroniques est archivée dans le référentiel centralisé du système, où elle est disponible pour tous les utilisateurs autorisés. Le contrôle des versions garantit que chacun travaille sur un document unique et à jour. Le résultat ? Vos employés gagnent du temps et votre entreprise économise de l'argent sur les impressions, les fournitures et les équipements.
3. Temps du personnel
Les employés passent moins de temps à stocker, retrouver et partager des documents. Les tâches qui prenaient des minutes ou des heures avec un système manuel, sur papier, prennent quelques secondes avec un système de gestion de documents numériques. Par exemple, c'est un énorme avantage pour les services des ressources humaines. Ils peuvent rationaliser le recrutement, automatiser toutes les tâches d'accueil, sécuriser les dossiers des employés dans un référentiel crypté pour satisfaire aux exigences en matière de confidentialité et de réglementation, et contrôler les délais d'évaluation des performances. Le personnel RH peut également éliminer la saisie de données redondantes en utilisant des formulaires Web pour saisir les données des employés.
4. Coûts des processus métier
Les flux de travail automatisés rationalisent les processus opérationnels dans les services de comptabilité, de vente, de service à la clientèle, de RH et autres. L'utilisation d'un système optimisé de gestion des flux de travail permet d'accélérer le recouvrement des paiements, de réduire les coûts d'achat, d'accroître la satisfaction des clients et de fidéliser les employés.
5. Les frais de sécurité et de récupération après sinistre
La sauvegarde de vos documents est un jeu d'enfant lorsque vous utilisez des solutions basées sur le cloud. Les systèmes de gestion de documents protègent les informations critiques pour l'entreprise grâce au cryptage des documents et des communications, à la séparation des données clients et des données système et au stockage sécurisé des données. Plusieurs instances de redondance des données garantissent la restauration des données même si le système actif devient indisponible. Même les utilisateurs mobiles ont un accès sécurisé aux données nécessaires. En outre, grâce à de solides fonctionnalités de journalisation et d'analyse, les organisations disposent d'un registre indiquant qui a accédé, modifié ou supprimé un document et à quel moment.
Considérez ces cinq façons dont la gestion des documents numériques réduit les coûts. Il existe une grande opportunité d'améliorer le résultat net et de mettre en œuvre des processus efficaces pour garantir que votre entreprise est agile et réactive face à l'évolution de l'environnement commercial.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).