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Si vous ouvrez l'œil au cours de votre journée, vous verrez beaucoup de papier circuler. La plupart de ces documents ont été créés sous forme numérique. Les gens peuvent imprimer des copies par commodité, mais le fichier électronique original se trouve quelque part sur un ordinateur. Il en va de même pour les documents. Il y a beaucoup de documents physiques, mais la plupart de ces documents ont une origine numérique.
Votre organisation devrait gérer le plus grand nombre possible de ses documents par voie électronique. S'il est vrai que la numérisation de tous vos anciens documents représente une charge de travail trop importante, vous devez gérer les documents plus récents sous forme de documents électroniques dans un système de gestion électronique des documents. Comme nous le verrons dans un instant, cette approche vous permet d'effectuer des tâches améliorées et réduit la charge de travail de vos gestionnaires de documents.
Qu'est-ce que la gestion des documents électroniques ?
La gestion des documents électroniques est la gestion des fichiers et documents électroniques en tant que documents. La principale différence entre la gestion des documents électroniques et la gestion traditionnelle des documents physiques est l'objectif. La gestion des documents électroniques saisit les documents dans le cadre d'un processus opérationnel numérique. Vous préservez les documents numériques originaux, et non les copies papier qui s'empilent dans des boîtes dans des magasins ou des entrepôts. Cela vous permet de créer des gains d'efficacité en améliorant l'automatisation de vos activités commerciales, en fournissant un audit précis et en appliquant vos calendriers d'archivage de manière fiable.
Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion des risques d'entreprise ?
La gestion des risques d'entreprise est un élément clé de toute stratégie de transformation numérique et de tout effort de gouvernance de l'information. De nombreuses organisations ont une peur profonde des efforts de gestion des risques d'entreprise, car ils ont l'habitude d'ajouter des risques et des frais généraux aux projets. Mais la réalité est que lorsque vous considérez la gestion des risques d'entreprise comme faisant partie de vos efforts de gestion de l'information, vous pouvez réaliser des gains importants pour votre entreprise. En gérant les documents par voie électronique, vous pouvez capturer automatiquement les métadonnées des documents, que votre gestionnaire de documents électroniques peut utiliser pour identifier les documents, les classer par catégorie et faciliter leur récupération. En outre, vos gestionnaires de documents peuvent exercer un contrôle plus strict sur les fichiers, et l'élimination des copies en double devient une simple tâche de maintenance.
La gestion des documents numériques permet de s'assurer que les informations sont saisies, que les anciennes versions sont supprimées et que les gens peuvent trouver les bonnes informations lorsqu'ils en ont besoin. Elle vous aide à comprendre les décisions passées et à répondre aux demandes de communication électronique, car vous pouvez trouver rapidement toutes les preuves pertinentes. Vous pouvez également prouver que tout document demandé qui a atteint la fin de son calendrier de conservation des documents a réellement disparu.
En outre, la gestion des documents électroniques vous aide à atteindre et à prouver rapidement votre conformité avec les politiques internes et les exigences externes, afin que votre organisation puisse se consacrer à sa mission.
Quelles sont les principales fonctionnalités d'un système moderne de gestion des documents électroniques ?
Les systèmes de gestion des documents électroniques existent depuis la fin des années 1990. Pendant des années, ils se sont intégrés aux principaux systèmes de gestion des documents. Avec l'augmentation du nombre de documents électroniques, les plans de classement, l'élimination automatisée des documents et l'intégration avec les logiciels d'archivage sont devenus des fonctionnalités standard des solutions de gestion des documents.
Cependant, les systèmes qui se contentent de copier les pratiques de gestion des documents du monde physique au monde numérique ne profitent pas des nombreux avantages liés au travail avec des informations électroniques. Par conséquent, les systèmes de gestion des documents électroniques modernes comprennent que vos fichiers numériques ne seront pas créés ou ne résideront pas au même endroit ; ils doivent être capables de gérer et d'ingérer automatiquement des documents provenant de sources multiples (p. ex. SharePoint, magasins de fichiers et courriel). Ces documents doivent ensuite être facilement accessibles aux personnes, quel que soit leur contexte professionnel.
Les systèmes de gestion des risques d'entreprise doivent également être en mesure de gérer les documents en place. Les documents ne sont pas des instantanés périmés que l'on prend puis que l'on archive. Les enregistrements fournissent des informations qui peuvent piloter les processus opérationnels dans toute l'organisation.
Un système de gestion des risques d'entreprise moderne présente deux autres caractéristiques importantes : l'auto-classification et la fédération des enregistrements. Toutes deux aident les personnes à se concentrer davantage sur leur travail et moins sur la gestion des documents qui les entoure.
- L'auto-classification est essentielle pour la précision et l'exhaustivité. Même les personnes les mieux intentionnées sont faillibles et commettent des erreurs lorsqu'elles déclarent des documents. D'autres personnes se contenteront d'omettre cette tâche ; le plus gros mensonge jamais dit à un gestionnaire de documents est : "Je déclarerai ces documents après le déjeuner". Rendre la déclaration des documents automatique libère vos employés de cette charge et garantit que les documents sont déclarés et gérés correctement.
- La gestion fédérée des documents vous permet de gérer les documents là où ils se trouvent. Historiquement, les gestionnaires de documents électroniques ingéraient tous les fichiers électroniques et les plaçaient dans un dépôt central. Cela posait des problèmes lorsque les personnes devaient trouver, accéder et utiliser le contenu après qu'il ait été déclaré comme document. La technologie permet à un gestionnaire d'archives électroniques d'accéder à d'autres systèmes, d'identifier les documents et de les placer sous une gestion et des calendriers de conservation appropriés, sans avoir d'impact négatif sur les processus opérationnels.
Comment choisir un système de gestion des risques d'entreprise ?
Pour choisir le bon système de gestion des risques pour votre organisation, vous devez prendre en compte deux facteurs principaux : votre niveau actuel d'exposition au risque et la maturité de vos systèmes de gestion de l'information. Ces facteurs sont étroitement liés, mais ils orienteront votre processus de décision sous deux angles distincts.
Lorsque vous considérez le risque, examinez la manière dont les documents sont actuellement gérés. Sont-ils déjà stockés dans un système de gestion ? Même s'il ne s'agit pas d'un véritable système de gestion de l'information, le fait que vos informations électroniques soient déjà dans une application de gestion de l'information est un bon début. Si quelque chose se produisait, vous pourriez probablement trouver ce dont vous avez besoin. En revanche, si vos documents se trouvent sur les lecteurs du réseau personnel des gens et sont partagés par courrier électronique, il s'agit d'une situation à haut risque.
Cela nous amène à la maturité de votre infrastructure actuelle de gestion de l'information. De nombreuses organisations utilisent un mélange de systèmes pour stocker leurs informations. C'est normal, car les différents groupes de l'organisation travaillent avec l'information de différentes manières et ont besoin de systèmes qui correspondent à leur façon de travailler. Les organisations plus matures en sont conscientes et veillent à ce que les systèmes utilisés soient connus et s'intègrent dans une architecture plus large. Les organisations dont les infrastructures de gestion de l'information sont moins matures ne savent même pas ce qui existe au-delà du courrier électronique et des outils de gestion financière.
En examinant ces deux facteurs, vous pouvez déterminer si votre organisation a besoin d'un système qui puisse également servir de dépôt pour certains de vos documents. D'un autre côté, vous pourriez avoir besoin d'un système de gestion des risques d'entreprise qui agisse simplement comme un gestionnaire de politiques, en appliquant des contrôles aux documents là où ils se trouvent actuellement. Savoir où vous êtes et où vous allez fera une grande différence dans le choix du bon système de gestion des ressources documentaires.
Conclusion
La vraie question n'est pas de savoir si votre organisation a besoin d'un gestionnaire des risques d'entreprise, mais plutôt de savoir de quel type de système vous avez besoin et quel travail vous devez accomplir pour améliorer vos processus numériques. Les systèmes de gestion des risques d'entreprise sont plus efficaces lorsqu'ils sont intégrés à vos processus d'entreprise, de sorte que la définition et la numérisation de vos processus constituent toujours une bonne première étape.
N'oubliez pas que la mise en œuvre d'un système de gestion des risques d'entreprise ne se limite pas à la résolution d'un problème d'archivage. C'est l'étape finale de la gestion de votre monde numérique et de la maîtrise de vos processus numériques. La capture des documents permet à votre organisation de regarder en arrière et de déterminer comment mieux faire les choses. Ce n'est qu'en appréhendant pleinement la taille et l'étendue de vos informations électroniques que vous pourrez réellement préparer votre organisation au monde numérique de la prochaine décennie.
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