WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Retrait d'une demande de gestion électronique de documents - Qu'est-ce que c'est ? Et comment cela fonctionne-t-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de rassembler, d'organiser, de numériser et de classer tous les contenus papiers d'une entreprise.

Retrait des applications : Adieu aux anciennes applications

Le retrait d'applications (parfois aussi appelé "déclassement d'applications" ou "extinction d'applications") est un processus qui consiste à fermer des applications obsolètes, des "dinosaures", tout en migrant les données qu'elles contiennent vers des archives normalisées où ces informations seront toujours accessibles.

Le terme "applications", dans ce cas, inclut également les plateformes, les systèmes, les configurations matérielles, les langages de programmation, etc. Quant au contenu, il s'agit de presque tous les types d'informations, mais le plus souvent de données, d'images, de vidéos ou de documents (tels que des contrats).

Le problème de l'entreprise : une entreprise conserve une application ancienne et vieillissante, mais n'y accède que rarement pour fournir des données à partir de sa base de données. Mais le coût de la maintenance permanente - maintenir en vie les applications patrimoniales - est élevé car elles ne sont plus prises en charge par l'auteur/vendeur via le support et la maintenance habituels. De plus, l'ancien système nécessite un savoir-faire spécifique et coûteux et souvent un matériel spécifique.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Outre le coût, cela représente également un risque pour l'entreprise : Que faire si le système tombe en panne ?

"Un bon retrait d'application se traduit par des informations stockées de manière à pouvoir être facilement recherchées et réutilisées pour une autre application."

Quand faut-il opter pour le retrait des applications ?

Le déclassement d'une application se pose typiquement dans ces situations :

• Lorsque vous envisagez de migrer les données de l'entreprise vers le cloud,
• Lorsque votre ou vos applications actuelles atteignent la fin naturelle de leur cycle de vie,
• Lorsque vous êtes sur le point de passer à une application plus moderne, pour offrir une solution actualisée, et
• Lorsque vous devez stocker, organiser et gérer la sensibilité conformément aux règles de conformité des données.

Dans le dernier cas, le problème est que les anciens systèmes - ceux que vous utilisez probablement actuellement - n'ont pas été conçus pour respecter les règles de conformité. Ils ne suppriment jamais aucune information, mais ils n'ont pas non plus été conçus pour démontrer clairement que vous respectez les périodes de conservation.

Lisez notre blog pour vérifier si vous pouvez vous imaginer dans l'un des 4 conseils pour savoir quand utiliser le retrait des applications.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

POURQUOI LES ANCIENNES APPLICATIONS ET LES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION FANTÔMES DOIVENT-ELLES DISPARAÎTRE ?

Retrait d'une application - avantages et responsabilités

Le déclassement d'une application obsolète permet d'accélérer les processus et de dépenser plus utilement le budget dans l'ensemble de l'entreprise. Mais qui doit poser la question ?

Voyons les principaux avantages pour savoir quels départements sont les plus concernés :

1. Réduction des coûts - La suppression des anciennes applications permet de réaliser d'importantes économies sur les coûts du système.

2. Meilleure accessibilité de l'information - Sortir l'information de l'ancienne application ; partage de l'information externe ; partage de l'information interne.

3. Réduction des risques opérationnels

4. Amélioration de la conformité

5. Préparation à la migration vers le cloud

Comme vous le voyez, le retrait des applications permet de réaliser des économies sur les finances de l'entreprise, de simplifier les choses pour le département informatique et est crucial pour le maintien de la conformité aux normes et réglementations. C'est donc principalement le directeur financier, le responsable informatique et le responsable de la conformité qui doivent être intéressés et impliqués en premier lieu.

"Les anciens systèmes n'ont pas été construits pour démontrer que vous respectez les périodes de conservation des données."

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre la possibilité de faciliter les processus de gestion des documents pour l’utilisateur.

Comment commencer et procéder ?

Le processus de retrait des applications nécessite une solide préparation - ce qui constitue un défi, car les anciens systèmes complexes ne montrent souvent pas tout à première vue.

Vous devez notamment prendre en compte

1) la capacité à organiser l'extraction des données

2) la vitesse d'exportation des données et de recherche,

3) le niveau de simplicité lors de l'ajout de nouvelles recherches, et

4) la facilité d'utilisation de l'archive.

Avec système vous travaillerez non seulement avec des experts du processus de migration des données, mais vous bénéficierez également d'une formation et d'un accueil gratuits.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Suivi de projet : Qu'est-ce que c'est et pourquoi c'est important ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Dans ce post, nous allons couvrir : 

• ce qu'est le suivi de projet, et pourquoi il est important
• Comment suivre les projets facilement et efficacement
• Les conseils et les meilleures pratiques en matière de suivi de projet que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui. 

Commençons. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de marquer les réalisations faites sur un projet et d'identifier les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets ainsi que les risques à prévoir.

Qu'est-ce que le suivi de projet ? 

Dans le processus de gestion de projet, le suivi de projet (également appelé "suivi et contrôle de projet") est la quatrième étape, après le lancement, la planification et le début de l'exécution. Une fois l'exécution du projet commencée, le suivi du projet commence également. Mais, qu'est-ce que le suivi de projet exactement ? 

Le suivi d'un projet consiste à surveiller les paramètres, l'avancement et les tâches associées au projet afin de s'assurer que tout est terminé dans les délais, dans le respect du budget et conformément aux exigences et aux normes du projet. Le suivi de projet comprend également la reconnaissance et l'identification des obstacles ou des problèmes qui peuvent survenir au cours de l'exécution du projet, et la prise de mesures pour rectifier ces problèmes. 

Pourquoi le suivi du projet est-il important ?

Pour dire les choses simplement, le succès d'un projet repose sur un suivi complet et dynamique du projet. Un suivi attentif du projet permet aux chefs de projet de recueillir des données précieuses sur l'évolution du projet et de les utiliser pour prendre des décisions intelligentes. 

Parmi les autres avantages de la phase de suivi du projet, citons les suivants 

• S'assurer que les tâches sont exécutées conformément aux exigences du projet (contrôle de la qualité). 
• Permettre au chef de projet de s'assurer que les délais importants sont respectés. 
• Fournir une perspective approfondie de la charge de travail et de la capacité des employés. 
• permettre de modifier le projet ou d'y remédier en cas de problème
• Offrir un suivi et un respect clairs du budget 
• encourager la responsabilisation des membres de l'équipe et des parties prenantes.

Maintenant que vous savez ce qu'est le suivi de projet et pourquoi il est bénéfique, il est temps d'avoir une vue d'ensemble du processus de suivi de projet. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'avoir les statistiques sur les finances allouées aux projets.

Comment assurer le suivi des projets

Afin de mettre en œuvre le processus de suivi et de contrôle des projets de manière efficace et efficiente, un certain nombre d'éléments communément acceptés sont impliqués.

Confirmation de la base de référence du projet

Avant de commencer à effectuer un suivi actif, le gestionnaire de projet doit comprendre la portée, le budget et le calendrier du projet. Cela permet d'établir un point de référence pour la réussite du projet tout au long de sa réalisation. 

Suivi et contrôle du travail

Il s'agit de tenir les parties prenantes informées et d'évaluer régulièrement l'état d'avancement du projet et la qualité des produits livrables, et de les mesurer par rapport aux objectifs et paramètres de base. 

Intégration du contrôle des changements

Comme vous le savez maintenant, même les projets les mieux organisés peuvent nécessiter des changements de temps à autre. Vous devez tenir compte des considérations relatives aux ressources (budget, calendrier, etc.) tout au long du processus de suivi. Assurez-vous de créer et d'enregistrer une documentation continue et tout suivi nécessaire concernant les changements de projet. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Vérification de la portée

Afin de garder une trace et de s'assurer que les parties prenantes et votre équipe sont sur la même longueur d'onde, il est important de sécuriser la documentation relative à chaque phase de réalisation du projet. Cela montre que le projet est accepté à chaque étape de son exécution. 

Contrôle du calendrier et des coûts 

C'est ici que les calendriers et les coûts sont suivis de près. Lorsque vous pensez au suivi d'un projet, c'est probablement ce à quoi vous pensez en premier. Les échéances sont contrôlées et suivies si nécessaire, et les budgets sont constamment surveillés. 

Le contrôle de la qualité 

Un projet peut être réalisé dans les délais et le budget impartis, mais s'il ne correspond pas aux attentes des parties prenantes ou si la qualité du travail est médiocre, il n'a guère de valeur pour quiconque. Le contrôle de la qualité est une partie essentielle du processus de suivi du projet. C'est là que les résultats et les livrables spécifiques du projet sont examinés par rapport aux normes de qualité établies. Si des problèmes sont constatés, des modifications sont demandées et apportées. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de suivre l'état d'avancement des projets, leurs statuts ainsi que leurs réalisations.

Rapport de performance 

Il s'agit d'une sorte de bulletin de notes pour le projet. Le rapport de performance consiste à collecter et à partager toutes les données relatives à la performance du projet par rapport aux objectifs et aux normes de base. 

Conseils et meilleures pratiques pour le suivi des projets

Après avoir compris ce que comprend généralement le processus de suivi et de contrôle d'un projet, vous voudrez savoir comment mettre en œuvre au mieux vos nouvelles connaissances. Voici quelques conseils et meilleures pratiques pour le processus de suivi de projet. 

Utilisez les bons outils

Bien que le processus de suivi puisse sembler accablant, le bon outil peut certainement vous aider. Que vous souhaitiez utiliser un outil qui vous permette de visualiser et de combiner des calendriers et un diagramme de Gantt en un seul endroit, ou un outil qui offre plusieurs tableaux de bord personnalisables pour suivre les processus, il existe de nombreuses options pour le suivi de vos projets avec un outil dynamique. 

Si vous savez que vous voudrez utiliser plus d'un outil, proposez une solution simplifiée. Lorsque les projets font appel à plusieurs outils, il peut être difficile de suivre les performances et de s'assurer que tout se déroule comme prévu. Grâce à des dizaines d'intégrations profondes avec les principaux outils de gestion du travail du marché, vous êtes assuré de pouvoir suivre les projets, quel que soit l'outil dans lequel ils se trouvent. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Suivre efficacement les indicateurs clés de performance ( ICP )

Le suivi d'un projet sans savoir ce que l'on surveille peut être une tâche inutile. Pour garantir le succès d'un projet, vous devez suivre certains indicateurs clés de performance ou ICP. Ceux-ci agissent comme des jalons au cours du projet et permettent de s'assurer que tout est sur la bonne voie. 

Les ICP reconnus comprennent les objectifs de votre projet (c'est-à-dire un projet qui respecte les délais et le budget), la qualité des produits livrables (si les normes de qualité sont respectées), le suivi des efforts et des coûts (ressources et budget) et la performance du projet (changements dans le projet et nombre et importance des problèmes survenus). 

Encourager une communication efficace

Essayer de déterminer l'état d'avancement d'un projet sans disposer de méthodes de communication appropriées est un véritable défi. Tous les membres de votre équipe et les parties prenantes doivent comprendre les procédures, les objectifs et les attentes avant le début du projet - et savoir comment vous les communiquer. 

Que ce soit en marquant l'achèvement d'une tâche ou en participant à des contrôles hebdomadaires, il est toujours bon d'avoir un plan de communication en place tout au long de vos projets.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Effectuez une rétrospective 

Non seulement une rétrospective du projet permet aux membres de votre équipe d'exprimer leurs doléances, mais elle vous fournit des informations précieuses que vous pouvez utiliser pour affiner les projets futurs. Une fois le projet terminé, prenez le temps de prévoir une heure ou deux pour le passer en revue. 

Vous réfléchirez alors aux problèmes qui se sont posés, aux délais qui n'ont pas été respectés et à tout autre élément digne d'intérêt qui est apparu lors du suivi du projet. 

Assurez le bon déroulement de vos projets

Aucun projet ne peut se dérouler efficacement sans l'aide d'un suivi attentif. Le suivi des délais, des objectifs, de la qualité du travail et du budget sont autant de responsabilités essentielles pour tout chef de projet. Et, avec les bons outils et quelques bonnes pratiques, vous pouvez être sûr que votre projet sera accueilli par des parties prenantes satisfaites - et des membres d'équipe heureux. 

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Qu'est-ce qu'un département des ressources humaines (RH) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce qu'un service RH ?

L'une des fonctions d'un département RH est de recruter et d'orienter les employés. Il gère également de manière stratégique la culture et l'environnement de travail d'une entreprise.

La gestion des ressources humaines (GRH) considère les employés comme l'actif le plus précieux de l'entreprise. Par conséquent, elle met en place et supervise diverses actions visant à développer le capital humain et les talents d'une entreprise. Un département des RH s'occupe de la motivation et du bien-être des employés, de la rémunération, des avantages sociaux, du recrutement, du développement organisationnel, de la sécurité, des relations avec les employés et de la formation. Les RH jouent un rôle stratégique dans la gestion de l'entreprise et la mise en œuvre de la culture du lieu de travail. Si elle est efficace, elle peut contribuer de manière significative au succès global de l'entreprise.

Un département des ressources humaines gère plus que des tâches administratives. Il met en œuvre l'utilisation stratégique des employés et le développement de programmes qui auront un impact positif sur l'entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Définitions et exemples de départements des ressources humaines

La structure interne des RH peut être définie par des unités ou des départements correspondant à ses principales fonctions :

• Administration
• Recrutement et dotation en personnel
• Santé et sécurité
• Formation et développement
• Rémunération et avantages sociaux
• Relations de travail et du personnel
• Actions disciplinaires
• Accueil des nouveaux embauchés
• Politiques de l'entreprise
• Diversité et inclusion

Administration 

Le rôle de l'administration des RH est vaste car il s'agit de développer et de gérer la main-d'œuvre. Les administrateurs s'occupent de la rémunération, de la formation du personnel, de la conformité aux politiques de l'entreprise et bien plus encore. Chaque spécialité requiert un ensemble différent de compétences pour remplir les fonctions nécessaires.

Recrutement et dotation en personnel 

Les départements des ressources humaines gèrent le recrutement et la dotation en personnel. Ils s'assurent que l'entreprise a suffisamment d'employés pour faire fonctionner l'entreprise, et ils développent et mettent en œuvre des procédures de recrutement pour s'assurer qu'ils embauchent les bonnes personnes. Le personnel des RH crée souvent des descriptions de poste, publie des offres d'emploi et mène des entretiens et des vérifications des antécédents. Leur objectif est de trouver des personnes qui ont les compétences nécessaires pour accomplir le travail et qui contribuent également à la culture de l'entreprise.

Cette fonction est cruciale car le recrutement des bons membres de l'équipe contribue à une meilleure efficacité opérationnelle et à une diminution du taux de rotation. Le service de recrutement et de dotation en personnel gère l'intégration, accueille les nouveaux employés et leur fournit tous les outils ou informations nécessaires.

Santé et sécurité

Les RH considèrent la santé et la sécurité des employés comme une priorité. Ce département recherche et développe des procédures de santé et de sécurité en conformité avec les lois et les règlements. Le département peut proposer des formations sur la santé et la sécurité aux employés ou recommander des vêtements et des équipements appropriés.

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Formation et développement

L'unité de formation des RH élabore un programme de formation continue pour les employés de l'entreprise afin de s'assurer que leur formation et leurs compétences sont à jour. Qu'il s'agisse de proposer un cours sur les nouvelles technologies ou de faciliter la formation au leadership pour les superviseurs, le service de formation et de développement permet à tous les employés d'avoir accès à du matériel. Il coordonne avec l'unité de rémunération et d'avantages sociaux le remboursement des frais de formation externe que les employés paient parfois. Les responsables de la formation et du développement des RH organisent également l'orientation des nouveaux embauchés en présentant les nouveaux employés à leurs collègues et en offrant un mentorat.

Rémunération et avantages sociaux

Cette unité gère la paie, l'administration des charges sociales et l'administration des avantages sociaux. Un bon programme de rémunération et d'avantages sociaux peut faire la différence lorsqu'une entreprise essaie d'embaucher le bon candidat. Ils organisent les salaires, les assurances, les vacances et autres avantages pour les employés. Le personnel des ressources humaines vise à répondre aux besoins des employés tout en maintenant l'équité et la cohérence dans l'organisation. Dans cet objectif, le service de la rémunération et des avantages sociaux explore, propose et gère de nouvelles options d'avantages sociaux pour les employés.

Relations avec les travailleurs et les employés

Les employés peuvent s'adresser au service du travail et des relations avec les employés lorsqu'ils ont des préoccupations, et le service RH prendra les mesures nécessaires. Par exemple, si un employé a des problèmes de communication avec la direction ou un conflit avec un autre employé, le département RH fera office de médiateur et trouvera des solutions.

Actions disciplinaires

En cas d'inconduite d'un employé, les RH doivent prendre certaines mesures pour corriger ou réprimander le comportement ou la performance indésirable. Les solutions peuvent inclure un avertissement verbal ou écrit, une mise à l'épreuve, une suspension ou un licenciement. Chaque cas est jugé au cas par cas, et la gravité de l'infraction dicte la réponse administrative.

Embarquement des nouveaux employés

L'intégration est le processus de présentation et de socialisation d'un employé nouvellement embauché et peut être divisée en deux catégories. L'intégration formelle consiste à accompagner le salarié dans les processus d'orientation et de formation. L'intégration informelle consiste à l'aider à s'adapter à l'environnement et aux attentes et exigences de son poste. L'intégration des nouvelles recrues peut inclure l'attribution de badges, d'équipements et de mentors.

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Politiques de l'entreprise

Les politiques RH visent à garantir que tous les employés sont respectés et que des avantages adéquats sont disponibles. Le personnel RH met à jour et modifie les politiques de l'entreprise et les manuels des employés si nécessaire, et s'assure que les employés sont informés de toutes les politiques de l'entreprise.

Diversité et inclusion

Les départements RH s'efforcent de contribuer à la création et à l'autonomisation d'une culture d'entreprise diversifiée et inclusive en surveillant les données et les tendances en matière de diversité (tant dans la main-d'œuvre actuelle que dans les pratiques d'embauche) et en développant des initiatives de programmes de diversité qui encouragent les travailleurs à respecter et à accepter les différences sur le lieu de travail.

Deux approches des services du personnel

Bien que similaires, il existe certaines différences entre un service du personnel et un service des ressources humaines.

Le service du personnel

Un service du personnel est une fonction administrative d'une organisation qui embauche du personnel et gère les relations avec le personnel à un niveau inférieur.

Voici comment il aborde les différents domaines de l'emploi :  

• L'embauche : Ils cochent des cases et comparent des CV.
• Orientation des nouveaux employés : Il remplit les documents, distribue le manuel et montre le lieu de travail.
• Rémunération et avantages : Le service du personnel crée des règles strictes en matière d'échelons de rémunération, maintient la cohérence des salaires et limite les augmentations de salaire.

La gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines permet à une entreprise de disposer du capital humain nécessaire et des personnes ayant les compétences requises pour être productive et atteindre son objectif.

Voici comment elle aborde les différents domaines de l'emploi :  

• L'embauche : Doit être effectué par des spécialistes pour garantir des embauches de qualité qui s'intégreront à la culture de l'entreprise et auront les compétences requises.
• Orientation des nouveaux employés : Il s'agit notamment de remplir des documents et de préparer les nouveaux employés à la réussite en leur présentant leurs collègues et en les aidant à se sentir les bienvenus. 
• Rémunération et avantages sociaux : L'équité et la cohérence sont cruciales, et l'organisation doit répondre aux besoins de ses employés. Si certains membres du personnel ont des compétences spécialisées et ont besoin de plus d'avantages pour rester impliqués dans leur poste, les RH les leur fournissent. Il est dans l'intérêt de l'entreprise d'avoir des employés satisfaits qui travaillent pour elle.

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RH internes ou RH externalisées

En tant que département responsable du recrutement et de la formation des employés, les RH jouent un rôle stratégique en aidant les entreprises à naviguer dans un environnement en constante évolution. Disposer d'un département interne ou décider d'externaliser cette fonctionnalité dépend de nombreux facteurs, dont la taille de l'organisation.

Les entreprises qui choisissent d'externaliser leur département RH économisent de l'argent et du temps car elles renoncent à verser des salaires annuels pour payer une équipe plus restreinte quelques fois par an pour les services dont elles ont besoin à ce moment-là. Elles n'ont pas besoin d'acheter et de mettre en œuvre un système SIRH, ce qui peut représenter un défi. Cependant, l'externalisation est moins personnelle, car il peut être difficile pour le personnel RH externalisé de sentir qu'il fait partie de l'équipe, et les employés peuvent avoir du mal à accepter que quelqu'un d'extérieur leur dise ce qu'ils doivent faire.

Bien que le maintien d'un service RH interne puisse représenter un investissement important, il donne aux tâches RH un caractère plus personnel, ce qui peut être bénéfique. Un service interne peut plus facilement contribuer à la croissance de l'entreprise et aider les entreprises à rester en conformité avec les lois locales, nationales et fédérales.

En fin de compte, le choix d'avoir un département RH interne ou externalisé est une décision qui revient aux cadres supérieurs. 

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Questions fréquemment posées sur le département des ressources humaines

Voici quelques réponses à des questions courantes sur les ressources humaines : 

Quels sont les processus liés aux ressources humaines ?

Les processus courants en matière de ressources humaines comprennent :

• La planification des ressources humaines 
• La rémunération des employés et l'administration des avantages sociaux
• la gestion des performances
• les relations avec les employés.

Quelles sont les compétences essentielles des ressources humaines ?

Les compétences fondamentales des RH comprennent :

• La communication : Les départements des ressources humaines facilitent la communication entre les employés et les superviseurs. Ils gèrent également la résolution des conflits.
• La compréhension des affaires : Les équipes RH doivent avoir une certaine compréhension des affaires pour comprendre comment les politiques RH contribuent aux objectifs de l'organisation et pour construire des stratégies pour soutenir ces objectifs.
• L'éthique : Pour être efficaces, les RH doivent instaurer la confiance au sein de l'organisation.
• Connaissance des ressources humaines : L'équipe des ressources humaines doit connaître l'importance et les stratégies des ressources humaines. Elle doit également s'engager dans un apprentissage continu pour rester à jour.

Combien d'employés nécessitent un service RH ?

Bien qu'il n'existe aucune obligation légale de disposer d'un service RH, certains choisissent de considérer le nombre d'employés d'une entreprise comme un indicateur. Lorsque le nombre d'employés à temps plein atteint 40 à 50 personnes, il est temps d'envisager d'employer un professionnel des RH dévoué et expérimenté. 

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Quels sont les postes au sein d'un service RH ?

Il existe de nombreux postes au sein du département RH, mais il y a cinq fonctions principales :

1. Le personnel chargé du recrutement s'occupe d'identifier et de recruter les talents.

2. Les représentants des RH chargés du développement intègrent les nouveaux employés et fournissent des ressources de formation.

3. L'unité de rémunération fixe les niveaux de salaire et d'avantages sociaux en fonction du marché.

4. Les directeurs de la sécurité et de la santé veillent à ce que les exigences gouvernementales en matière de santé et de sécurité soient respectées. 

5. Les relations avec les employés et le travail défendent les droits des employés et servent de médiateur en cas de désaccord.

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Que fait un directeur des ressources humaines ?

Embauche

La partie la plus visible de la journée d'un directeur des ressources humaines est l'embauche de nouveaux employés. Le responsable des ressources humaines est chargé de recruter de nouveaux candidats, de les interviewer et de les sélectionner. La culture d'une entreprise joue un rôle important dans le processus d'embauche, car les responsables des ressources humaines veulent s'assurer que les nouveaux employés peuvent travailler avec le personnel actuel et contribuer à son amélioration.

• Recrutement - Le responsable des ressources humaines travaille avec de nombreux sites d'emploi et recruteurs afin d'identifier de nouveaux candidats pour les postes ouverts dans l'organisation. Il est chargé de rédiger les descriptions de poste et de travailler avec le responsable du recrutement pour identifier les caractéristiques et les traits que le nouveau candidat doit posséder.
• Entretiens - Le responsable des ressources humaines mène généralement le premier entretien avec un nouveau candidat. Il présente l'organisation, explique le poste et l'organisation, et détermine si le candidat doit avancer dans le processus de recrutement. Lorsqu'un candidat est sélectionné, le responsable des ressources humaines transmet son curriculum vitae à un responsable du recrutement pour qu'il examine les nouveaux candidats.
• Sélection des candidats - Le responsable des ressources humaines est l'une des personnes de l'organisation qui a son mot à dire sur la sélection d'un candidat.

Une fois qu'un employé est embauché, le responsable des ressources humaines organise une série de réunions avec le nouvel employé pour l'informer de ses droits en tant qu'employé de l'organisation. Il aidera également le nouvel employé à s'orienter dans l'organisation, à remplir les documents nécessaires et à finaliser les contrats et la rémunération des employés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux individus impliqués à travailler plus dur et à résoudre les éventuelles problématiques qui se posent à eux.

Personnes

Le directeur des ressources humaines est non seulement responsable du processus d'embauche des employés, mais il doit également gérer le développement de carrière des employés, s'assurer que les lois sur l'emploi sont respectées et, à l'occasion, il doit licencier des employés.

• Droit du travail - Le responsable des ressources humaines doit respecter les lois fédérales et nationales en matière d'égalité des chances, de salaire minimum, de directives relatives à la protection de l'environnement et de harcèlement sexuel.

Les employés ont le droit d'être à l'abri de la discrimination et du harcèlement, le droit à un lieu de travail sûr, le droit de ne pas subir de représailles pour avoir déposé une réclamation ou une plainte contre un employeur, et de recevoir un salaire équitable pour le travail effectué. La loi sur les normes de travail équitables réglemente la durée des journées de travail et les pauses que l'on doit accorder à un employé.

• Développement de carrière - Les responsables des ressources humaines doivent utiliser leurs compétences en matière de leadership pour diriger un personnel afin qu'il accomplisse ses tâches et s'acquitte de ses responsabilités. En outre, ils offrent des conseils et un cheminement de carrière aux employés qui souhaitent progresser dans l'organisation. De nombreuses organisations organisent des séminaires pour les employés, sur le thème du développement de carrière, afin qu'ils puissent affiner leurs compétences et mieux contribuer à l'organisation.

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Gestion

Une grande partie de la journée d'un responsable des ressources humaines est consacrée à la communication d'entreprise, à la fois verbalement et à l'aide de logiciels informatiques, notamment Microsoft Windows et Office.

• Microsoft Windows et Office - Apprendre à utiliser des programmes informatiques tels que Microsoft Windows et Office est important pour un responsable des ressources humaines. Une grande partie des rapports et de la correspondance de la journée d'un responsable des ressources humaines implique l'utilisation de Microsoft Office.
• Communications d'affaires - Le gestionnaire des ressources humaines doit savoir partager l'information entre les employés. Il doit avoir une bonne connaissance de la communication orale et écrite pour interagir avec les employés et accomplir les tâches d'un gestionnaire des ressources humaines.

Performance

Au cours de la phase de développement de la carrière d'un directeur des ressources humaines, il doit mettre en œuvre des évaluations de la performance des employés avec le directeur d'un département. Le responsable des ressources humaines doit également arbitrer les conflits au sein de l'organisation en respectant toutes les lois et réglementations relatives à l'emploi.

• Examens des performances des employés - Coordonner les effectifs d'une organisation afin d'utiliser au mieux les talents des employés en offrant un retour sur les performances. Il existe quatre types d'évaluations des performances des employés :
• Échelle de notation numérique - la plus utilisée en raison de sa simplicité (c'est-à-dire de 1 à 5). Le responsable des ressources humaines notera les employés en fonction de leur travail d'équipe, de leur fiabilité et de leur souci du détail, entre autres compétences.
• Examen du rendement fondé sur les objectifs - Le gestionnaire des ressources humaines travaille avec le gestionnaire de l'employé pour fixer des objectifs à atteindre par l'employé. L'employé s'efforcera d'atteindre l'objectif dans les délais fixés.
• Évaluation à 360 degrés - Le responsable des ressources humaines recueille des informations auprès de plusieurs points de contact, notamment les responsables et les collègues, afin d'évaluer le rendement d'un employé.
• Incidents critiques - Ce type d'évaluation permet au responsable des ressources humaines d'examiner les événements critiques au cours desquels l'employé a fait quelque chose de bien ou doit travailler sur une compétence pour réussir à l'avenir.
• Médiation des différends - Les responsables des ressources humaines doivent gérer les problèmes de personnel en jouant le rôle de médiateur dans les différends et en dirigeant les procédures disciplinaires. Le gestionnaire des ressources humaines utilise ses compétences en matière de prise de décision pour évaluer les forces et les faiblesses des différentes options et décide de la meilleure ligne de conduite pendant la médiation.

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Économie

Le directeur des ressources humaines joue un rôle direct dans l'économie de l'entreprise et participe à la gestion des avantages sociaux, de la paie et des déclarations de frais professionnels des employés.

• Avantages sociaux des employés - Le directeur des ressources humaines est responsable de la gestion des avantages sociaux des employés, de l'assurance maladie à l'assurance dentaire et les prestations de retraite, les options d'achat d'actions, les garderies, les congés de maladie, les vacances et autres avantages associés au poste occupé dans l'organisation.
• Comptabilité et paie - Dans les petites entreprises, où il n'y a pas de service comptable, le directeur des ressources humaines peut être responsable de la paie. Le responsable des ressources humaines gère les cartes de pointage, assure l'interface avec une société de paie et distribue les chèques aux employés. Il est également responsable de la gestion des frais professionnels des employés pour le remboursement des dépenses de l'entreprise.

Le poste de directeur des ressources humaines peut être une carrière enrichissante, car vous façonnez l'avenir de nombreux employés. Le gestionnaire des ressources humaines aide à embaucher, à développer et à évaluer la performance de ces employés dans le contexte de leur contribution à l'organisation.

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Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Quel que soit le stade où vous en êtes dans votre recherche du système qui vous convient, il est très courant de se poser des questions. Dans cet article, nous nous efforçons de répondre à nombre de ces questions :

• Qu'est-ce que la gestion documentaire ?
• Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
• Pourquoi les entreprises choisissent-elles des systèmes de gestion électronique de documents ?
• Quels sont les types de systèmes de gestion de documents ?
• Quelles sont les fonctionnalités à rechercher ?
• Comment les entreprises utilisent-elles les systèmes de gestion de documents ?
• Comment choisir le bon système de gestion de documents pour votre entreprise ?
• Quelles questions poser lors de l'évaluation des plates-formes ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

Qu'est-ce que la gestion de documents ?

La gestion documentaire désigne la manière dont vous classez, stockez, récupérez, gérez, partagez et sécurisez vos documents professionnels. Dans le domaine des technologies d'entreprise, le terme "gestion de documents" est souvent utilisé comme synonyme de "système de gestion de documents". Cependant, cela ne tient pas compte du fait que si vous êtes en activité, vous disposez déjà d'une forme de système de gestion de documents.

Par exemple, stocker des documents Word et des feuilles de calcul Excel sur votre PC, c'est gérer des documents. L'utilisation de classeurs pour stocker des documents papier est une autre forme de gestion de documents.

Cela étant, la définition de la gestion des documents est la suivante : comment stocker tous vos documents, qu'ils soient numériques ou papier ?

Autrefois, la gestion des documents papier impliquait des classeurs, des dossiers, des agrafes et des trombones. Aujourd'hui, il s'agit probablement de ces documents et de fichiers numériques tels que Word, Excel, PDF, images et un assortiment d'autres que vous utilisez quotidiennement.

Bien sûr, le défi avec les fichiers numériques est de les organiser et, lorsque vous en avez beaucoup, de les rendre faciles à retrouver. Un système de gestion des documents peut alors s'avérer utile.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

En général, un système de gestion de documents fait référence au stockage électronique sécurisé de vos documents, de sorte que tous les documents - numériques et papier numérisé - peuvent être classés, indexés, archivés, récupérés, annotés et partagés grâce à des droits d'accès cryptés et à un système de rapports pour garantir la conformité.

De nombreux systèmes comprennent également une fonctionnalité de flux de travail automatisé. Vous pouvez préconfigurer des flux de travail ou les créer de manière ad hoc selon les besoins pour accélérer le processus d'approbation d'un document numérique. De cette manière, les documents se déplacent à peu près de la même manière qu'ils le faisaient sur papier. Seulement, cette fois, ils ne se déplacent pas réellement, ce qui les rend plus sûrs et plus faciles à trouver.

Lors de vos recherches sur la gestion des documents, vous rencontrerez probablement le terme de gestion de contenu d'entreprise (GCE). Une gestion de contenu d'entreprise (GCE) offre un plus grand nombre de fonctionnalités et d'intégrations. Par exemple, vous pouvez la relier à votre logiciel de gestion de la relation client ( GRC ). La gestion du cycle de vie des documents - qui vous permet de gérer la durée de conservation d'un document - est une autre caractéristique commune à ces systèmes de gestion documentaire d'entreprise plus robustes.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Pourquoi les entreprises choisissent les systèmes de gestion de documents

Un système de gestion de documents offre de nombreux avantages aux entreprises.

• Simplifie le travail à distance. Le papier ne peut pas passer d'un bureau à domicile à un autre à la vitesse à laquelle vous en avez besoin. Les fichiers stockés localement sur les PC doivent être trouvés, envoyés par e-mail ou téléchargés pour être partagés. Ce mode de travail réduit la productivité de chacun. Ceux qui partagent le fichier doivent interrompre ce qu'ils sont en train de faire tandis que ceux qui ont besoin du fichier doivent attendre.

Les systèmes de gestion de documents éliminent ce problème. Le fichier réside dans un dépôt unique et sécurisé auquel chacun peut accéder de n'importe où, ce qui signifie qu'il n'y a plus d'attente et moins d'interruptions.

• Augmente la productivité. Que vos collaborateurs travaillent au bureau, à domicile ou en déplacement, chacun peut accéder aux fichiers dont il a besoin, quand il en a besoin. Mais la productivité ne se limite pas à la réalisation d'un travail plus important. Les représentants commerciaux peuvent obtenir les réponses dont ils ont besoin lorsqu'ils sont face à un client, ce qui accélère le processus de vente. L'automatisation des flux de travail peut accélérer des processus tels que la comptabilité fournisseurs, ce qui accélère le paiement.
• Améliore la sécurité sur le lieu de travail. Les documents numériques éliminent le besoin de déplacer le papier physique, créant ainsi un partage de documents sans contact. Ils facilitent également la mise en place d'un lieu de travail hybride avec un mélange d'employés à distance et sur place.

Réduction de l'utilisation du papier. Vous continuerez probablement à recevoir des documents papier et vous devrez peut-être en imprimer quelques-uns aussi, mais la majeure partie des impressions de bureau diminuera car un seul document numérique peut servir à toute l'entreprise. Lorsque tout le monde y a accès, il est beaucoup moins nécessaire de créer des copies. Et les nouveaux documents peuvent être imprimés directement dans le système, pour une utilisation et un accès immédiats par tous ceux qui en ont besoin.

• Introduit un meilleur contrôle des coûts et une meilleure budgétisation. Moins de papier signifie que vous utiliserez moins de papier, mais les économies ne s'arrêtent pas là. Les documents numériques signifient moins de classeurs et de coûts associés au classement et au stockage du papier. Vous disposerez de plus d'espace de bureau, ce qui peut s'avérer très utile pour la gestion de la distance entre les employés. Vous pouvez bénéficier d'une réduction des coûts d'envoi de documents papier. Et en tant qu'application, les coûts d'utilisation peuvent être mieux mesurés, suivis et contrôlés.
• Améliore l'agilité de l'entreprise. Les documents électroniques se déplacent à la vitesse de l'internet. Ils ne sont pas non plus limités par les contraintes physiques du papier ou d'un bureau, ce qui signifie que les entreprises peuvent répondre plus rapidement aux besoins des clients, poursuivre leurs activités si le bureau est fermé pour une raison quelconque, accélérer l'exécution des tâches liées aux documents et s'adapter rapidement aux changements dans l'environnement commercial, puisque tout le monde a accès aux informations et aux données nécessaires.
• Assure la continuité des activités. Les documents vitaux sont disponibles pour vous et votre équipe, où que vous soyez. Les mises en œuvre du cloud public ou du cloud privé (dans votre propre cloud) vous permettent de sortir de votre bureau, de vous installer dans un autre lieu et de continuer à travailler.
• Reprise après sinistre. Les documents stockés numériquement peuvent être rapidement restaurés à partir d'une sauvegarde. Si vous utilisez un déploiement en nuage avec ses systèmes redondants, le temps de récupération et la restauration du point de récupération peuvent être immédiats, en fonction de votre mise en œuvre.
• Gouvernance de l'information. Des fonctionnalités telles que le contrôle des versions permettent aux entreprises de suivre les modifications, l'âge des documents et leur cycle de vie. (Le contrôle des versions prend également en charge la reprise après sinistre et la continuité des activités.) Le fait de disposer des documents dans un emplacement centralisé permet également d'éviter l'existence de plusieurs versions dans différentes zones, ce qui consomme de l'espace supplémentaire sur le serveur/le disque dur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de savoir qui a consulté, modifié, enregistré ou détruit les documents.

Quel système de gestion documentaire choisir ?

Nous avons évoqué dans la section ci-dessus les systèmes de gestion de documents en nuage. Bien qu'ils soient populaires, ils ne sont pas la seule façon de mettre en œuvre la gestion de documents. Il existe deux types d'implémentation : le cloud et le système sur site.

Systèmes de gestion de documents dans le nuage. Ces systèmes vivent et résident dans le nuage, tout comme un grand nombre d'applications que vous utilisez dans votre vie professionnelle et personnelle. Ils sont considérés comme des applications en nuage publiques, ce qui signifie seulement qu'ils sont accessibles via l'internet, mais pas que vos informations sont accessibles au public. Tout ce dont vous et vos employés avez besoin pour accéder au système est une connexion Internet.

Parmi les avantages de ce système, citons

• Aucun besoin de matériel sur site.
• Aucun besoin d'assistance informatique.
• Pas de frais de maintenance ou d'assistance - seulement un abonnement.
• Accès sécurisé partout où il y a une connexion Internet.
• Installation et configuration rapides.
• Toutes les données sont sauvegardées dans un centre de données sécurisé.
• Les redondances du système du centre de données garantissent un accès constant.
• Idéal pour les bureaux et les environnements de travail à distance.

Gestion de documents sur site. Ce type de mise en œuvre signifie que vous achetez le logiciel et l'installez sur votre réseau, que ce soit sur un serveur physique dans votre bureau ou dans votre propre environnement de cloud privé.

Pourquoi choisit-on la gestion de documents sur site ?

• La politique de sécurité des données exige de posséder et d'héberger tous les logiciels au sein du réseau de l'entreprise.
• Le personnel et l'infrastructure informatiques sont déjà en place, pour l'application, la sauvegarde et la connectivité, comme le VPN pour les utilisateurs distants.
• Préférence de l'entreprise.

Caractéristiques à attendre d'un système de gestion de documents

Comme vous pouvez vous y attendre, les différentes plates-formes présentent des caractéristiques différentes. Il existe toutefois des fonctionnalités minimales que vous devez vous attendre à trouver dans chaque plateforme de gestion de documents.

• Sécurité et contrôle d'accès. Chaque système doit exiger une connexion de l'utilisateur et avoir plusieurs niveaux d'accès aux droits de l'utilisateur, c'est-à-dire, administrateur, gestionnaire, utilisateur, lecture seule.
• Méta-données. Parfois appelées indexation, elles permettent d'appliquer des données clés - que vous définissez - au document afin d'en simplifier la recherche. Ainsi, vous n'avez pas besoin de conserver plusieurs copies dans différents dossiers. Par exemple, vous pouvez rechercher un dossier client par numéro de contrat pour trouver les documents relatifs à ce contrat.
• Recherche et récupération. Plutôt que de cliquer dans un dossier, vous saisissez les données indexées dans les champs de recherche (comme indiqué ci-dessus) et vous obtenez instantanément une liste de tous les fichiers et documents associés.
• Annotations. Ajoutez des surlignages, expurgez des copies, appliquez des tampons, etc. aux documents, soit en tant que superposition, soit en les intégrant au fichier lui-même.
• Flux de travail. Vous pouvez créer des flux de travail pour les documents ou même créer des flux de travail ad hoc pour faire passer les documents par un processus standard, comme vous le feriez dans votre bureau. Ces flux de travail peuvent démarrer au moment de la prise de contact avec une capture de données intelligente ou dès qu'un document est déplacé dans un dossier. Il est probable que les capacités des flux de travail varient considérablement d'un système à l'autre.
• Partage de documents et collaboration. Envoyez un lien vers un document à un collègue ou consultez un document avec un membre de votre équipe dans un bureau à l'autre bout du monde.
• Capture et routage. Scannez des fichiers dans le système, glissez et déposez-les depuis votre PC ou votre courrier électronique, ou faites-les acheminer depuis des systèmes de capture tiers. Dans certains systèmes, vous pouvez même créer des formulaires dans le système qui deviennent des documents individuels et dynamiques que vous pouvez remplir.
• Intelligence économique. Cet élément fait référence à votre accès aux dossiers commerciaux essentiels, aux rapports de journal et à d'autres rapports qui vous permettent d'utiliser les données contenues dans vos documents et de recueillir des informations sur la façon dont vos documents sont utilisés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Comment les entreprises utilisent leurs systèmes de gestion de documents

Avec autant de fonctionnalités, la façon dont vous utilisez votre système dépendra de ce dont vous avez le plus besoin. Les utilisations typiques sont :

• Pour la gestion et le stockage des documents. Vous et vos employés l'utilisez comme un classeur électronique. Vous numérisez les documents papier dans le système et stockez les documents numériques. L'avantage par rapport aux processus traditionnels est que l'indexation vous permet d'extraire les documents que vous voulez plus rapidement, de n'importe où.
• Pour piloter les flux de travail et les processus d'approbation. Les documents RH tels que les demandes d'emploi peuvent être examinés, approuvés et transmis, tout en restant sécurisés. Les processus AP/AR peuvent être automatisés. Les options sont presque illimitées lorsque des flux de travail sont disponibles.
• Création de formulaires/documents. Si votre système offre cette fonctionnalité, vous pouvez remplir des formulaires qui, une fois soumis, entrent dans le système de gestion des documents comme un nouveau document et peuvent même déclencher un flux de travail.
• Travail à distance. Les systèmes de gestion électronique de documents mettent le papier à la disposition des employés, quel que soit l'endroit où ils travaillent.

Quel système choisir pour votre entreprise ?

Pour choisir le bon système de gestion de documents, il faut d'abord savoir ce qui motive votre besoin actuel.

• Avez-vous besoin d'un moyen d'organiser les fichiers et de contrôler l'accès des travailleurs à distance ?
• Cherchez-vous à abandonner les processus basés sur le papier ?
• De nouveaux flux de travail sont-ils nécessaires pour répondre à l'environnement de travail actuel ?

Vous devez identifier vos trois à cinq principaux besoins. Vous devez également déterminer le nombre de personnes qui l'utiliseront. Sera-t-il utilisé par tout le monde ou sera-t-il limité à un petit groupe ou à un service ?

Ensuite, demandez-vous si vous voulez un système en nuage ou sur place. Si vous optez pour un système sur site, vous devrez vous demander si vous disposez du budget nécessaire pour acheter du nouveau matériel (si nécessaire) et si vous avez le personnel pour gérer l'installation.

Ensuite, faites quelques recherches. Il s'agit de déterminer quels systèmes vous souhaitez investir du temps pour assister à une démonstration. Vous trouverez peut-être quelques webinaires en ligne qui montrent des utilisations spécifiques du système. Ils peuvent être un bon moyen d'acquérir une compréhension de base du fonctionnement du système. Pendant votre démonstration, assurez-vous de voir comment le système répondra à vos principaux besoins.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

Questions à poser lors de l'achat d'un système de gestion de documents

Même si un système de gestion de documents semble parfait, il y a plusieurs questions à poser, surtout si vous avez beaucoup de fichiers - papier ou numériques - à importer. Vous aurez probablement beaucoup d'autres questions spécifiques à votre entreprise, mais ces questions peuvent vous aider à démarrer.

• Comment faire pour que les fichiers papier soient numérisés dans le système et indexés ?
• Quel est le processus d'importation et d'indexation des documents numériques préexistants ?
• Pouvez-vous créer des processus de flux de travail ou des flux de travail ad hoc ?
• Ce système répond-il à mes exigences de conformité ?
• Combien de personnes peuvent utiliser le système ? Y a-t-il des limitations ?
• Comment se présentent la formation et l'assistance ?
• Quel est le programme de développement du produit ? (Vous voulez vous assurer qu'il restera à jour).
• Le produit offre-t-il des intégrations, par exemple avec d'autres applications ou même des multifonctions ?

La gestion des documents aujourd'hui

L'augmentation récente et spectaculaire du nombre de travailleurs à distance a fait de la gestion des documents un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. La gestion des documents doit être facile d'accès tout en restant sécurisée. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).