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La fonction principale d'un chef de projet est de mener à bien un projet dans le respect du budget, du temps et de la portée estimés. Si le temps et la portée peuvent avoir une importance égale dans le cycle de vie d'un projet, tout dépend de la disponibilité et de la bonne gouvernance des finances, ce qui nécessite une analyse financière bien menée par le chef de projet.

Lorsque les gestionnaires de projet effectuent une analyse financière, ils le font pour déterminer si un projet sera une entreprise rentable et s'il justifie un investissement financier. L'analyse financière ne doit pas seulement être effectuée lors de la planification d'un projet, mais à chaque étape du projet. Il est du ressort du gestionnaire de projet d'être à jour avec les finances du projet sur la base des estimations initiales, et de garder un œil sur celles-ci pendant toute la durée du projet.

Avant de lancer un nouveau projet, il est essentiel de procéder à une analyse financière adéquate pour déterminer si le projet sera financièrement viable ou non. Pour ce faire, il y a plusieurs façons de procéder.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Commencez par une analyse coûts-avantages

L'analyse coûts-avantages (ACA) en gestion de projet est l'évaluation des coûts par rapport aux avantages du projet proposé. Elle offre également une base de référence sur laquelle comparer les projets et évaluer ceux dont les avantages sont supérieurs aux coûts, afin de savoir lesquels poursuivre.

En dressant la liste de toutes les dépenses prévues pour le projet et des avantages attendus, le gestionnaire de projet peut calculer ce qui suit :

• Le retour sur investissement ( RSI ). Il s'agit de comparer la valeur du bénéfice qui peut être obtenu d'un projet par rapport au coût de l'investissement, sous forme de pourcentage. Plus le pourcentage est élevé, meilleur est le retour sur investissement.
• Analyse du délai de récupération. Il s'agit de la manière la plus simple d'examiner une ou plusieurs idées de projet, car elle calcule le temps nécessaire pour récupérer le capital du projet. Elle se calcule comme suit : Le coût du projet divisé par le flux de trésorerie annuel est égal à la période de récupération.
• Taux de rendement comptable (TRC). Le TCR fournit une estimation rapide des bénéfices nets du projet sur l'ensemble de sa durée de vie, et permet de comparer plusieurs projets différents. Il peut être calculé comme suit : La RAR est égale aux entrées de trésorerie annuelles moins l'investissement initial d'amortissement.
• Valeur actuelle nette (VAN). La VAN représente la différence entre la valeur actuelle des liquidités et la valeur qu'elles auront à l'avenir, ou la somme de la valeur actuelle des flux de trésorerie (positifs et négatifs) pour chaque année associée à l'investissement, qui est ensuite actualisée afin d'être exprimée en valeur monétaire actuelle. En gestion de projet, elle est utilisée pour calculer si le bénéfice attendu d'un projet est supérieur aux coûts d'investissement actuels. La valeur actualisée nette est déterminée de la manière suivante :
• Taux de rendement interne (IRR). La méthode IRR d'analyse financière tient compte de la valeur temporelle de l'argent, ce qui permet au gestionnaire de projet de trouver le taux d'intérêt qui correspond au rendement financier attendu du projet. Une fois ce taux connu, il peut être comparé aux taux qui pourraient être obtenus en investissant ailleurs afin de déterminer si le projet est financièrement viable.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de faire fonctionner ensemble la conception et l’exécution du projet.

Créer une estimation du projet

Une fois que le projet a été jugé viable grâce au processus d'analyse coûts-avantages, une estimation doit être faite au début du projet et peut être réalisée en utilisant les modèles d'estimation suivants :

• Le temps et les matériaux. Ce type d'estimation est utile lorsqu'il est difficile d'estimer la portée complète du projet et que l'accent est mis sur le temps passé et les matériaux utilisés.
• Estimation à prix fixe. Il s'agit d'un prix fixe total pour le projet, indépendamment de la quantité d'effort appliquée au projet.
• Analyse des réserves. Il s'agit d'un budget mis de côté pour les dépassements ou les risques imprévus.
• Coût de la qualité. Il s'agit de la somme d'argent nécessaire pour s'assurer que le projet est bien fait, en vérifiant les bogues ou les erreurs pendant le projet et en les corrigeant, en plus des coûts en temps et en matériel.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Suivre l'évolution du projet

Le chef de projet doit identifier les écarts de coûts par rapport au budget et gérer ces écarts en comparant régulièrement les sommes dépensées avec le montant budgété et en en rendant compte aux principales parties prenantes. Il est important d'établir une compréhension de la manière dont ces progrès seront mesurés et rapportés.

1. Analyse de la valeur acquise ( AV). Méthode largement utilisée par les chefs de projet, la valeur acquise permet de comparer périodiquement les coûts budgétisés aux coûts réels pendant le projet. Elle associe les activités programmées du projet à des estimations de coûts détaillées pour chaque activité, et prévoit l'achèvement partiel d'une activité, lorsque certains des coûts associés ont été payés et d'autres pas.

2. Le calendrier budgétaire. Les coûts sont liés aux étapes du projet, chaque activité ayant une date de début et de fin. Il est donc possible de déterminer combien d'argent sera dépensé à une date donnée au cours du projet. Cela permet de déposer le capital du projet à des intervalles stratégiques tout au long du projet, afin que les fonds soient disponibles et gérés en fonction du calendrier des activités.

3. Variance du calendrier ( VC ). Le chef de projet doit savoir si le projet respecte le budget par rapport au calendrier. La différence entre le calendrier prévu et l'avancement réel est la variation du calendrier. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

L'analyse post-projet

Une fois le projet terminé, il convient de procéder à une analyse financière post-projet afin de déterminer sa rentabilité. La marge bénéficiaire mesure le bénéfice d'un projet par rapport à ses recettes, et comporte trois paramètres principaux de marge bénéficiaire :

1. La marge bénéficiaire brute. Il s'agit du revenu total moins les coûts du projet, comme le temps et les matériaux.

2. La marge bénéficiaire d'exploitation. Elle mesure les recettes moins les coûts du projet avec les dépenses d'exploitation.

3. La marge bénéficiaire nette. Il s'agit des recettes moins toutes les dépenses, y compris les intérêts et les impôts.

Lorsque l'on compare les pertes ou les profits réels du projet avec l'estimation initiale effectuée au début du projet, des écarts peuvent apparaître. Une analyse des écarts consiste à étudier la différence entre ce qui s'est réellement passé et ce qui était prévu, et à étudier les raisons de ces écarts.

Si le projet a été considéré comme un échec financier avec une marge bénéficiaire négative, il est facile pour les gestionnaires de projet de tomber dans l'un ou l'autre de ces sophismes :

1. Le "sophisme des coûts irrécupérables". Il s'agit du cas où les gestionnaires de projet ou les parties prenantes pensent que, si l'on investit davantage dans un projet qui a échoué, celui-ci se rétablira. Or, cela conduit généralement à des résultats financièrement catastrophiques.

2. Le "sophisme de l'engagement". Il s'agit du cas où des personnes sont tellement attachées à un projet qu'elles ne veulent pas admettre leur défaite, au point de porter atteinte à leurs finances, à leur réputation et à leur entreprise.

Les chefs de projet qui réussissent savent quand il faut admettre qu'un projet est une perte financière, et tirer les leçons des échecs et des erreurs. De nombreux chefs de projet procèdent à un examen des "enseignements tirés" à la fin de chaque projet pour cette même raison. Les connaissances et l'expérience acquises lors des projets précédents s'avéreront très précieuses pour la réussite des projets à venir.

Savoir faire une analyse financière avant, pendant et après un projet est une compétence clé dont les chefs de projet de tous les secteurs d'activité ont besoin s'ils veulent prendre des décisions judicieuses concernant la viabilité du projet et s'assurer que le projet est réalisé dans les délais, dans les limites du champ d'application et du budget.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).