Différence entre gestion de projets ou gestion de programmes ou encore gestion de portefeuilles en suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
On peut avoir l'impression de couper les cheveux en quatre en comparant la gestion de programme à la gestion de projet et à la gestion de portefeuille. Bien qu'elles fonctionnent en parallèle et soient interdépendantes, elles sont très différentes dans leur contribution à l'entreprise. Pour profiter pleinement de la valeur de ces pratiques, il est important de comprendre les caractéristiques et les distinctions de chacune.
Qu'est-ce que la gestion de programme ?
La définition de la gestion de programme varie selon la source ; toutefois, elle se définit comme "un groupe de projets connexes gérés de manière coordonnée afin d'obtenir des avantages que l'on ne pourrait obtenir en les gérant individuellement".
Les programmes peuvent être considérés de plusieurs façons. Tout d'abord, il s'agit d'un ensemble de projets qui visent à atteindre des objectifs d'entreprise identiques ou similaires. Ils constituent un ensemble de projets connexes qui doivent être réunis pour atteindre un objectif.
Les projets d'un programme peuvent être distincts, affectés à des équipes différentes et gérés par des chefs de projet distincts, mais ils visent tous à atteindre des résultats liés au même objectif stratégique. Par exemple, il peut y avoir plusieurs projets fonctionnant indépendamment, mais avec des interdépendances, tous alignés pour atteindre l'objectif unique du programme, à savoir réduire le taux de désabonnement.
Mais la gestion de programme est bien plus qu'un ensemble de projets similaires. L'objectif de la gestion de programme est de permettre une exécution stratégique en organisant les personnes et les équipes à travers les départements pour travailler ensemble dans un but commun.
Alors que la gestion de projet se préoccupe davantage des tâches et des délais spécifiques au projet, la gestion de programme est axée sur la planification stratégique, l'amélioration continue et la réalisation de la valeur. La gestion de programme garantit que les ensembles de projets sont mieux alignés sur les stratégies de l'entreprise et que les ressources sont optimisées dans l'ensemble de l'organisation, avec un minimum de conflits pouvant entraîner des retards ou des problèmes budgétaires.
Les feuilles de route constituent l'un des outils de gestion de programme les plus efficaces pour traduire la vision en plans stratégiques. Les feuilles de route offrent un moyen visuel de définir les échéances, les jalons et les versions du programme, tout en donnant aux gestionnaires la possibilité de justifier leurs décisions et de communiquer le plan à travers l'organisation.
Les programmes ont souvent des objectifs stratégiques de nature transformationnelle qui concernent plusieurs départements ou unités d'affaires. La gestion de programme est la traduction des objectifs stratégiques en résultats commerciaux mesurables, associée à l'intégration de nombreuses initiatives connexes nécessaires à la réalisation du résultat.
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
Un projet est généralement un effort d'équipe conçu pour atteindre un objectif spécifique et a un début et une fin définis. Bien que les projets puissent être limités dans le temps, leur taille et leur portée peuvent varier considérablement.
La gestion de projet est la discipline qui consiste à utiliser des principes et des procédures pour gérer un projet de la conception à la livraison d'un résultat, tel qu'une application, un événement, un produit ou un service. Cela peut inclure
- La définition des objectifs du projet
- la réception et la gestion des exigences
- la répartition et l'ordonnancement des tâches
- la gestion du budget et des coûts
- Affectation et gestion des ressources du projet
- Communication de l'état d'avancement du projet par rapport aux jalons
Qu'est-ce que la gestion de portefeuille ?
La gestion de portefeuille "est un mécanisme permettant de combler le fossé entre la théorie et la pratique". Au lieu de se concentrer sur un projet particulier, la gestion de portefeuille considère chaque projet ou projet potentiel et son potentiel pour atteindre les objectifs de l'entreprise. L'objectif de la gestion de portefeuille est d'équilibrer efficacement la mise en œuvre des initiatives de changement avec le retour potentiel sur investissement. Elle met en lumière des questions telles que :
- Est-ce que je dispose des ressources et des budgets nécessaires pour lancer un nouveau projet ?
- Y a-t-il d'autres projets qui peuvent être modélisés ?
- Y a-t-il des projets en cours qui pourraient interférer avec ce nouveau projet ?
- Devons-nous adapter les attentes des parties prenantes ?
- Ce projet est-il conforme aux objectifs de notre entreprise ?
Une gestion de portefeuille efficace permet aux organisations de prévoir les résultats et de planifier les projets qui offriront les meilleurs résultats. La gestion de portefeuille aboutit à un plan stratégique unique qui dirige les programmes de transformation et facilite la hiérarchisation des décisions en matière de technologie, de travail et de ressources.
Gestionnaire de programme versus gestionnaire de projet versus gestionnaire de portefeuille
Au-delà de la gestion des programmes et des projets, il est important de comprendre qui gère chacun d'entre eux et les rôles spécifiques qui leur sont attribués.
Le rôle du gestionnaire de programme varie selon l'organisation. Certaines organisations mettent l'accent sur les aspects commerciaux de ce rôle. D'autres se concentrent sur l'informatique ou les technologies spécialisées et mettront en avant des qualifications techniques et de gestion de projet spécifiques.
Les gestionnaires de programme dirigent la charge de bout en bout du programme interfonctionnel, de l'élaboration de l'approche à la livraison de l'ensemble des résultats souhaités. Le gestionnaire de programme est également responsable de ce qui suit
- établir les priorités et le budget des initiatives
- définir une feuille de route inter-organisationnelle
- Garantir la capacité et la disponibilité des ressources
- Gérer les interdépendances entre les projets
- s'assurer que les objectifs du programme sont atteints.
Les gestionnaires de programme dépendent souvent d'un PMO d'entreprise, d'un bureau de planification stratégique ou d'un secteur d'activité et ont la responsabilité de gérer des initiatives stratégiques qui couvrent plusieurs départements et unités d'affaires.
Certains chefs de projet ont des années d'expérience en gestion de projet, mais dans de nombreux cas, ils sont des "chefs de projet accidentels", c'est-à-dire des professionnels qui se retrouvent simplement à un poste de chef de projet sans grande expérience. Une enquête menée par Appleseed Partners auprès de 200 personnes qui gèrent des projets ou y participent a révélé que deux participants sur trois ne sont pas nécessairement certifiés en gestion de projet et que, parmi eux, 30 % se considèrent comme des gestionnaires de projet accidentels.
Parmi les tâches d'un chef de projet, on peut citer
- la définition de la portée du projet, l'établissement du calendrier et les approbations
- la gestion des ressources
- la gestion du budget
- la gestion des risques
- la communication de l'état d'avancement aux membres de l'équipe et aux parties prenantes.
Un gestionnaire de portefeuille est chargé de gérer et d'exploiter le cycle de vie des investissements, des initiatives, des programmes, des projets et des résultats pour atteindre de manière optimale les buts et objectifs de l'entreprise. Les gestionnaires de portefeuille s'efforcent d'optimiser leurs portefeuilles de projets, d'équilibrer la capacité par rapport à la demande et de relier les plans et les ressources à l'exécution des projets.
Dans certaines organisations, les gestionnaires de projets, les gestionnaires de programmes et les gestionnaires de portefeuilles travaillent dans ou avec un groupe ou un département appelé Bureau de gestion de projet (PMO). Le PMO définit et établit des normes sur la manière dont les projets sont gérés au sein de l'organisation.
Le bureau du gestionnaire de programme
Le Bureau de Gestion de Programme n'est pas typiquement ce que l'on entend quand on définit le PMO. L'acronyme PMO est le plus souvent utilisé en relation avec un bureau de gestion de projet. Pourtant, Gartner et d'autres autorités ont souvent utilisé le terme de manière interchangeable ou avec de légères nuances depuis une décennie ou plus.
Au lieu de se concentrer sur les opérations de projet quotidiennes et les initiatives à court terme du Bureau de gestion de projet, le Bureau de gestion de programme se préoccupe principalement des programmes de l'entreprise et de la manière dont ces programmes répondent aux objectifs plus larges de l'entreprise. Le bureau de gestion de programme a pris de l'importance avec la montée en puissance des programmes de transformation numérique qui s'inscrivent parfaitement dans la timonerie de la gestion de programme, étant interfonctionnels, interentreprises et impliquant un changement permanent.
Le Bureau de gestion des programmes d'entreprise "offre un moyen efficace mais politiquement sensible de résoudre le problème de la gestion des plans concurrents et des interdépendances non articulées". En outre, il permet d'avoir un aperçu du "portefeuille d'investissements technologiques" et "une meilleure visibilité des priorités et des décisions prises par l'organisation."
Essentiellement, le Bureau de gestion des programmes travaille avec les départements pour s'assurer que :
- les ressources sont correctement allouées entre les programmes
- les programmes sont conformes aux accords sur les objectifs du portefeuille
- les programmes soient efficacement priorisés et obtiennent de la valeur.
Le bureau de gestion de programme joue un rôle important dans la traduction des objectifs stratégiques en résultats commerciaux mesurables.
Que signifie la gestion de portefeuille de projets ?
Un portefeuille de projets est l'ensemble des projets sur lesquels travaille une organisation.
La gestion de portefeuille de projets ( GPP ) est généralement une fonction de l'équipe du PMO et constitue une approche formelle pour orchestrer, hiérarchiser et analyser la valeur potentielle d'un ensemble de projets. Une organisation qui utilise la gestion de portefeuille de projets centralise l'identification, la hiérarchisation, l'autorisation et la gestion des projets au sein d'un portefeuille.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de portefeuille de projets ?
La plupart des équipes de PMO utilisent une forme de logiciel conçu pour automatiser un grand nombre de fonctions nécessaires à la gestion efficace des projets et des portefeuilles de projets. Une plus grande automatisation permet une plus grande visibilité, une meilleure compréhension et une efficacité accrue grâce à l'utilisation de données exploitables. Mais une taille unique ne convient pas à tous les besoins.
Tout comme il existe une différence entre les champs d'application de la gestion de projet, de la gestion de programme et de la gestion de portefeuille, il existe également une différence entre les logiciels de gestion de projet et les logiciels de gestion de portefeuille de projets. Gardez à l'esprit qu'un gestionnaire de projet se préoccupe des tâches, des délais et des résultats, tandis qu'un gestionnaire de programme se concentre sur des initiatives plus larges, des feuilles de route, la hiérarchisation des priorités et la capacité des ressources. Il est clair que chacun a besoin d'un logiciel spécialisé adapté à ses intérêts et à ses responsabilités.
Les logiciels de gestion de projet facilitent les fonctions courantes de gestion de projet, telles que la création d'une structure de répartition du travail (SRT) et de diagrammes de Gantt. Les logiciels de gestion de portefeuille de projets offrent les mêmes fonctionnalités que les logiciels de gestion de projets, mais avec des capacités supplémentaires pour gérer les portefeuilles de projets. Les solutions de gestion de portefeuille de projets les plus reconnues offrent les capacités requises pour gérer le travail et les ressources dans l'ensemble du portefeuille, telles que :
- La centralisation des projets
- Alignement et priorisation des projets
- Analyse en temps réel pour mesurer et gérer les projets et les ressources
- Gestion des ressources et planification des capacités
- Suivi des temps
- Gestion financière des projets
- Gestion de l'accueil et de la demande
- Diagrammes de Gantt intégrés
- Visibilité sur tous les types de travail - agile, collaboratif, itératif, projet
- Planification des investissements et gestion financière au niveau du portefeuille/programme
- Feuille de route
- Gestion des programmes
- Gestion des dépendances
- Planification de scénarios hypothétiques
Il est important de choisir un logiciel performant pour chaque cas d'utilisation et capable de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise. Les applications patrimoniales maison ou mises à jour n'offrent généralement pas le niveau d'intégration, de transparence et de facilité qu'une solution logicielle spécialement conçue peut offrir.
Votre PMO doit-il passer d'un logiciel de gestion de projet à un logiciel de GPP ?
Les logiciels de gestion de projet sont à la portée de la plupart des organisations et valent bien l'investissement. Le coût de l'inaction ou de l'utilisation d'applications incomplètes ou obsolètes est élevé et peut être attribué à un grand nombre des problèmes les plus courants rencontrés par de nombreuses organisations.
Les entreprises très matures sont nettement plus à même d'atteindre leurs objectifs dans les délais et le budget impartis, de réduire les dérives et les échecs de projets.
Les organisations à haut niveau de maturité utilisent les logiciels de gestion de projets principalement pour fournir la visibilité nécessaire qui fait généralement défaut à la gestion de projets. Sans une vue complète et en temps réel des projets, du travail et des ressources dans le contexte de la stratégie, il est difficile de prendre des décisions éclairées sur les investissements à réaliser.
C'est pourquoi l'utilisation d'un logiciel de gestion de portefeuille de projets, en disant : "La livraison continue incite davantage de dirigeants GPP à relier les investissements stratégiques alignés de l'entreprise à une valeur diversifiée, changeante, axée sur la livraison et le respect des délais."
Si votre organisation semble ne jamais avoir assez de ressources pour répondre à la demande entrante, le logiciel de gestion de portefeuille de projets aidera votre PMO à équilibrer, hiérarchiser et planifier la capacité des ressources. Il fournit une vue en temps réel du travail futur et en cours au sein des équipes de projet, des départements, des zones géographiques et de l'entreprise, et montre les interdépendances. Ces informations facilitent grandement la hiérarchisation et la planification de l'allocation des ressources dans le temps, ainsi que la rationalisation du besoin de recruter des ressources supplémentaires.
Si les projets de votre organisation ne sont pas alignés sur les objectifs de l'entreprise, le logiciel de gestion de portefeuille de projets aidera votre PMO à centraliser la demande et à optimiser le portefeuille de projets afin de réaliser les initiatives stratégiques. Une fois les stratégies d'entreprise définies, le logiciel de gestion de projets permet de voir plus facilement où se situent les écarts et les déconnexions, tout en fournissant des données pour justifier les décisions.
Si un pourcentage élevé des projets de votre organisation échoue, le logiciel de gestion de portefeuille de projets donnera à votre équipe de gestion de portefeuille de projets une vue unifiée et descendante de tous les travaux et ressources afin qu'elle puisse gérer de manière proactive les changements et les risques liés aux projets. Vous serez mieux à même de détecter les risques et de les traiter rapidement, avant qu'ils ne conduisent un projet à l'échec et qu'ils ne consomment des ressources précieuses qui auraient pu être mieux utilisées ailleurs.
Les équipes de PMO ont toujours été en mesure d'apporter de la valeur. Mais pour rester pertinentes, elles doivent évoluer avec le temps et s'adapter aux changements technologiques, aux exigences de la direction et aux besoins de l'entreprise. En dotant votre équipe PMO des bons outils, vous lui permettez de piloter les programmes stratégiques et quotidiens qui font progresser la stratégie de l'entreprise.
Résumé
La gestion intégrée des programmes, des portefeuilles et des projets nécessite une structure de gestion organisationnelle cohérente qui couvre les trois domaines. Il est important de se rappeler que si l'intégration est essentielle, la gestion de ces domaines doit rester séparée et complémentaire à la fois.
Les logiciels de gestion de portefeuille de projets ( GPP ) permettent aux organisations d'améliorer les performances du PMO, de prendre de meilleures décisions et de rendre opérationnelle la stratégie de l'entreprise en centralisant la gestion de la demande, en hiérarchisant le travail et en améliorant la visibilité du portefeuille de projets.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).