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Le terme ressources humaines (RH) désigne le service chargé de gérer les ressources liées aux employés. Il s'agit d'un partenaire essentiel au succès d'une organisation. Une meilleure compréhension de la structure d'un département des ressources humaines peut vous aider à créer ou à réorganiser votre département RH.
Qu'est-ce qu'un service RH ?
L'une des fonctions d'un département RH est de recruter et d'orienter les employés. Il gère également de manière stratégique la culture et l'environnement de travail d'une entreprise.
La gestion des ressources humaines (GRH) considère les employés comme l'actif le plus précieux de l'entreprise. Par conséquent, elle met en place et supervise diverses actions visant à développer le capital humain et les talents d'une entreprise. Un département des RH s'occupe de la motivation et du bien-être des employés, de la rémunération, des avantages sociaux, du recrutement, du développement organisationnel, de la sécurité, des relations avec les employés et de la formation. Les RH jouent un rôle stratégique dans la gestion de l'entreprise et la mise en œuvre de la culture du lieu de travail. Si elle est efficace, elle peut contribuer de manière significative au succès global de l'entreprise.
Un département des ressources humaines gère plus que des tâches administratives. Il met en œuvre l'utilisation stratégique des employés et le développement de programmes qui auront un impact positif sur l'entreprise.
Définitions et exemples de départements des ressources humaines
La structure interne des RH peut être définie par des unités ou des départements correspondant à ses principales fonctions :
- Administration
- Recrutement et dotation en personnel
- Santé et sécurité
- Formation et développement
- Rémunération et avantages sociaux
- Relations de travail et du personnel
- Actions disciplinaires
- Accueil des nouveaux embauchés
- Politiques de l'entreprise
- Diversité et inclusion
Administration
Le rôle de l'administration des RH est vaste car il s'agit de développer et de gérer la main-d'œuvre. Les administrateurs s'occupent de la rémunération, de la formation du personnel, de la conformité aux politiques de l'entreprise et bien plus encore. Chaque spécialité requiert un ensemble différent de compétences pour remplir les fonctions nécessaires.
Recrutement et dotation en personnel
Les départements des ressources humaines gèrent le recrutement et la dotation en personnel. Ils s'assurent que l'entreprise a suffisamment d'employés pour faire fonctionner l'entreprise, et ils développent et mettent en œuvre des procédures de recrutement pour s'assurer qu'ils embauchent les bonnes personnes. Le personnel des RH crée souvent des descriptions de poste, publie des offres d'emploi et mène des entretiens et des vérifications des antécédents. Leur objectif est de trouver des personnes qui ont les compétences nécessaires pour accomplir le travail et qui contribuent également à la culture de l'entreprise.
Cette fonction est cruciale car le recrutement des bons membres de l'équipe contribue à une meilleure efficacité opérationnelle et à une diminution du taux de rotation. Le service de recrutement et de dotation en personnel gère l'intégration, accueille les nouveaux employés et leur fournit tous les outils ou informations nécessaires.
Santé et sécurité
Les RH considèrent la santé et la sécurité des employés comme une priorité. Ce département recherche et développe des procédures de santé et de sécurité en conformité avec les lois et les règlements. Le département peut proposer des formations sur la santé et la sécurité aux employés ou recommander des vêtements et des équipements appropriés.
Formation et développement
L'unité de formation des RH élabore un programme de formation continue pour les employés de l'entreprise afin de s'assurer que leur formation et leurs compétences sont à jour. Qu'il s'agisse de proposer un cours sur les nouvelles technologies ou de faciliter la formation au leadership pour les superviseurs, le service de formation et de développement permet à tous les employés d'avoir accès à du matériel. Il coordonne avec l'unité de rémunération et d'avantages sociaux le remboursement des frais de formation externe que les employés paient parfois. Les responsables de la formation et du développement des RH organisent également l'orientation des nouveaux embauchés en présentant les nouveaux employés à leurs collègues et en offrant un mentorat.
Rémunération et avantages sociaux
Cette unité gère la paie, l'administration des charges sociales et l'administration des avantages sociaux. Un bon programme de rémunération et d'avantages sociaux peut faire la différence lorsqu'une entreprise essaie d'embaucher le bon candidat. Ils organisent les salaires, les assurances, les vacances et autres avantages pour les employés. Le personnel des ressources humaines vise à répondre aux besoins des employés tout en maintenant l'équité et la cohérence dans l'organisation. Dans cet objectif, le service de la rémunération et des avantages sociaux explore, propose et gère de nouvelles options d'avantages sociaux pour les employés.
Relations avec les travailleurs et les employés
Les employés peuvent s'adresser au service du travail et des relations avec les employés lorsqu'ils ont des préoccupations, et le service RH prendra les mesures nécessaires. Par exemple, si un employé a des problèmes de communication avec la direction ou un conflit avec un autre employé, le département RH fera office de médiateur et trouvera des solutions.
Actions disciplinaires
En cas d'inconduite d'un employé, les RH doivent prendre certaines mesures pour corriger ou réprimander le comportement ou la performance indésirable. Les solutions peuvent inclure un avertissement verbal ou écrit, une mise à l'épreuve, une suspension ou un licenciement. Chaque cas est jugé au cas par cas, et la gravité de l'infraction dicte la réponse administrative.
Embarquement des nouveaux employés
L'intégration est le processus de présentation et de socialisation d'un employé nouvellement embauché et peut être divisée en deux catégories. L'intégration formelle consiste à accompagner le salarié dans les processus d'orientation et de formation. L'intégration informelle consiste à l'aider à s'adapter à l'environnement et aux attentes et exigences de son poste. L'intégration des nouvelles recrues peut inclure l'attribution de badges, d'équipements et de mentors.
Politiques de l'entreprise
Les politiques RH visent à garantir que tous les employés sont respectés et que des avantages adéquats sont disponibles. Le personnel RH met à jour et modifie les politiques de l'entreprise et les manuels des employés si nécessaire, et s'assure que les employés sont informés de toutes les politiques de l'entreprise.
Diversité et inclusion
Les départements RH s'efforcent de contribuer à la création et à l'autonomisation d'une culture d'entreprise diversifiée et inclusive en surveillant les données et les tendances en matière de diversité (tant dans la main-d'œuvre actuelle que dans les pratiques d'embauche) et en développant des initiatives de programmes de diversité qui encouragent les travailleurs à respecter et à accepter les différences sur le lieu de travail.
Deux approches des services du personnel
Bien que similaires, il existe certaines différences entre un service du personnel et un service des ressources humaines.
Le service du personnel
Un service du personnel est une fonction administrative d'une organisation qui embauche du personnel et gère les relations avec le personnel à un niveau inférieur.
Voici comment il aborde les différents domaines de l'emploi :
- L'embauche : Ils cochent des cases et comparent des CV.
- Orientation des nouveaux employés : Il remplit les documents, distribue le manuel et montre le lieu de travail.
- Rémunération et avantages : Le service du personnel crée des règles strictes en matière d'échelons de rémunération, maintient la cohérence des salaires et limite les augmentations de salaire.
La gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines permet à une entreprise de disposer du capital humain nécessaire et des personnes ayant les compétences requises pour être productive et atteindre son objectif.
Voici comment elle aborde les différents domaines de l'emploi :
- L'embauche : Doit être effectué par des spécialistes pour garantir des embauches de qualité qui s'intégreront à la culture de l'entreprise et auront les compétences requises.
- Orientation des nouveaux employés : Il s'agit notamment de remplir des documents et de préparer les nouveaux employés à la réussite en leur présentant leurs collègues et en les aidant à se sentir les bienvenus.
- Rémunération et avantages sociaux : L'équité et la cohérence sont cruciales, et l'organisation doit répondre aux besoins de ses employés. Si certains membres du personnel ont des compétences spécialisées et ont besoin de plus d'avantages pour rester impliqués dans leur poste, les RH les leur fournissent. Il est dans l'intérêt de l'entreprise d'avoir des employés satisfaits qui travaillent pour elle.
RH internes ou RH externalisées
En tant que département responsable du recrutement et de la formation des employés, les RH jouent un rôle stratégique en aidant les entreprises à naviguer dans un environnement en constante évolution. Disposer d'un département interne ou décider d'externaliser cette fonctionnalité dépend de nombreux facteurs, dont la taille de l'organisation.
Les entreprises qui choisissent d'externaliser leur département RH économisent de l'argent et du temps car elles renoncent à verser des salaires annuels pour payer une équipe plus restreinte quelques fois par an pour les services dont elles ont besoin à ce moment-là. Elles n'ont pas besoin d'acheter et de mettre en œuvre un système SIRH, ce qui peut représenter un défi. Cependant, l'externalisation est moins personnelle, car il peut être difficile pour le personnel RH externalisé de sentir qu'il fait partie de l'équipe, et les employés peuvent avoir du mal à accepter que quelqu'un d'extérieur leur dise ce qu'ils doivent faire.
Bien que le maintien d'un service RH interne puisse représenter un investissement important, il donne aux tâches RH un caractère plus personnel, ce qui peut être bénéfique. Un service interne peut plus facilement contribuer à la croissance de l'entreprise et aider les entreprises à rester en conformité avec les lois locales, nationales et fédérales.
En fin de compte, le choix d'avoir un département RH interne ou externalisé est une décision qui revient aux cadres supérieurs.
Questions fréquemment posées sur le département des ressources humaines
Voici quelques réponses à des questions courantes sur les ressources humaines :
Quels sont les processus liés aux ressources humaines ?
Les processus courants en matière de ressources humaines comprennent :
- La planification des ressources humaines
- La rémunération des employés et l'administration des avantages sociaux
- la gestion des performances
- les relations avec les employés.
Quelles sont les compétences essentielles des ressources humaines ?
Les compétences fondamentales des RH comprennent :
- La communication : Les départements des ressources humaines facilitent la communication entre les employés et les superviseurs. Ils gèrent également la résolution des conflits.
- La compréhension des affaires : Les équipes RH doivent avoir une certaine compréhension des affaires pour comprendre comment les politiques RH contribuent aux objectifs de l'organisation et pour construire des stratégies pour soutenir ces objectifs.
- L'éthique : Pour être efficaces, les RH doivent instaurer la confiance au sein de l'organisation.
- Connaissance des ressources humaines : L'équipe des ressources humaines doit connaître l'importance et les stratégies des ressources humaines. Elle doit également s'engager dans un apprentissage continu pour rester à jour.
Combien d'employés nécessitent un service RH ?
Bien qu'il n'existe aucune obligation légale de disposer d'un service RH, certains choisissent de considérer le nombre d'employés d'une entreprise comme un indicateur. Lorsque le nombre d'employés à temps plein atteint 40 à 50 personnes, il est temps d'envisager d'employer un professionnel des RH dévoué et expérimenté.
Quels sont les postes au sein d'un service RH ?
Il existe de nombreux postes au sein du département RH, mais il y a cinq fonctions principales :
1. Le personnel chargé du recrutement s'occupe d'identifier et de recruter les talents.
2. Les représentants des RH chargés du développement intègrent les nouveaux employés et fournissent des ressources de formation.
3. L'unité de rémunération fixe les niveaux de salaire et d'avantages sociaux en fonction du marché.
4. Les directeurs de la sécurité et de la santé veillent à ce que les exigences gouvernementales en matière de santé et de sécurité soient respectées.
5. Les relations avec les employés et le travail défendent les droits des employés et servent de médiateur en cas de désaccord.
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