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Toute organisation, grande ou petite, avec des bureaux dans le monde entier ou une petite société avec un nombre limité d'employés, doit gérer, organiser et sécuriser les documents de manière structurée.
Les avantages des systèmes de gestion de documents amélioreront les opérations globales de votre entreprise, réduiront les coûts, augmenteront la productivité, sécuriseront vos documents, amélioreront la collaboration, augmenteront la conformité et, plus important encore, vous mettront sur la voie d'un espace de travail entièrement numérique.
Un système de gestion de documents, à la base, est un logiciel qui capture, maintient, récupère et distribue des documents numériques. Dans sa forme la plus simple, il vous permet de fournir rapidement et simplement aux employés, aux clients et aux fournisseurs les informations dont ils ont besoin, réduisant ainsi les inefficacités et vous permettant d'atteindre vos objectifs commerciaux.
Comme la plupart des hommes d'affaires le savent, il est assez difficile de maintenir un lieu de travail propre en permanence ; c'est pourquoi il a toujours été nécessaire de mettre en place un système garantissant qu'une entreprise fonctionne de la manière la plus organisée possible.
En réalité, les recherches montrent que plusieurs organisations dans le monde entier subissent des pertes financières importantes en raison de la perte inutile de temps et d'argent dans la gestion du lieu de travail.
Mais la bonne nouvelle, c'est que vous pouvez vous débarrasser de ces risques bureautiques en adoptant l'un des logiciels de gestion de documents en ligne les plus récents, qui permet à une entreprise de fonctionner aussi harmonieusement que possible.
Dans ce poste, nous allons discuter des 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents qui peuvent améliorer vos processus d'affaires.
Qu'est-ce qu'un SGD ?
Un système de gestion de documents est un système qui permet d'organiser, de stocker et de récupérer toute la documentation qu'une entreprise utilise quotidiennement. Il vous permet de contrôler le cycle de vie complet des documents numérisés, de leur création à leur élimination.
Non seulement il contribue à la mise en place d'un bureau sans papier, mais il vous permet également de rationaliser les opérations de l'entreprise et de développer les activités importantes pour elle.
Il doit être considéré comme la solution fondamentale de toute entreprise numérique, tous les documents provenant de diverses sources étant finalement archivés dans un référentiel numérique ou détruits en fonction des diverses réglementations en matière de conservation.
Les 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents
Toutes les solutions de gestion de documents ne sont pas identiques. Plusieurs facteurs les distinguent les unes des autres... Comprendre ce qui constitue une plateforme bien conçue est essentiel pour les organisations modernes de toutes tailles - petites, moyennes et grandes.
Investir dans un système de gestion de documents et numériser vos documents papier vous permettra non seulement d'obtenir un excellent retour sur investissement, mais aussi de créer une base solide pour développer votre entreprise en optimisant vos procédures et votre flux de travail.
Voici les 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents :
1- Moins de stockage physique
L'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est la possibilité de numériser vos documents, ce qui réduit le stockage physique nécessaire pour les documents papier.
Le stockage des documents physiques nécessite beaucoup d'espace de stockage, de maintenance, d'armoires, etc. Tous ces coûts seront réduits à une fraction de ce qu'ils étaient avant la transition vers un monde numérique.
Selon une étude, le stockage des documents physiques occupait près de 15 % de la surface totale des bureaux. Et, en moyenne, l'espace de bureau aux États-Unis coûte 285 dollars par pied carré. À ce montant, c'est beaucoup d'argent à dépenser pour le seul stockage de documents.
Dans le monde numérique d'aujourd'hui, l'archivage numérique des documents est bien moins coûteux et plus pratique.
2- Réduire les coûts opérationnels
Les entreprises modernes sont constamment à la recherche de moyens de réduire leurs coûts opérationnels. L'abandon des documents papier au profit du numérique et la mise en place d'un système les aideront à atteindre cet objectif.
Une GED, lorsqu'elle est correctement déployée, peut aider les entreprises à ne plus jamais perdre un document, à découvrir des documents plus rapidement, à protéger des documents et à partager des documents entre départements et entre pairs plus rapidement.
Ces dépenses sont considérablement réduites lorsqu'une fonction de recherche est incluse dans votre plateforme de gestion de documents, et que la récupération des documents est simple et rapide.
3- Favoriser un meilleur contrôle des versions
Combien de fois avez-vous découvert qu'un autre collègue avait écrasé vos dernières modifications d'un document ? Ou avez-vous fait un choix professionnel basé sur une version antérieure d'un document ?
Le contrôle des versions des documents est une fonctionnalité cruciale de la liste des avantages de la gestion documentaire. Sans elle, votre entreprise serait en plein désarroi.
L'un des avantages les plus importants de l'adoption d'un système est qu'il garantit toujours que vous travaillez sur la version la plus récente du document ; les modifications simultanées des documents ne sont pas autorisées ; en d'autres termes, lorsque quelqu'un a besoin de mettre à jour un document, celui-ci doit être verrouillé.
En d'autres termes, lorsque quelqu'un a besoin de mettre à jour un document, celui-ci doit être verrouillé. En outre, il aide à la génération automatique de numéros de version (mineure et majeure) en fonction de paramètres établis.
4- Améliorer la sécurité
La plupart des organisations s'accordent à dire que l'un des avantages les plus importants du système de gestion des documents sur lequel elles comptent est la création d'une architecture de sécurité solide pour sécuriser les documents numériques.
La sécurité des documents est un sujet majeur car l'absence d'informations ou l'exposition d'informations sensibles au public peut avoir une influence significative sur le taux de réussite global d'une entreprise.
Les documents papier peuvent tomber dans de mauvaises mains, être égarés ou même détruits pour diverses raisons. Les documents numérisés, en revanche, doivent faire l'objet d'un traitement spécifique et distinct afin d'être correctement conservés et entretenus.
Une solution réputée dispose souvent d'une pléthore de fonctionnalités permettant de gérer la sécurité de vos documents pendant toute leur durée de vie, du cryptage au filigrane, en passant par la gestion des droits numériques ou la restriction de l'accès aux seuls rôles autorisés.
5- Une meilleure collaboration
La GED facilite la collaboration, la visibilité et l'accessibilité. Par conséquent, elle améliore la collaboration tant en interne au sein de l'entreprise qu'en externe avec les parties prenantes.
La plupart des solutions offrent une variété de méthodes de collaboration, à la fois faciles et compliquées.
Les employés peuvent facilement collaborer en partageant un lien vers le document, en le commentant et en prenant des mesures. Les utilisateurs peuvent collaborer en temps réel, redéfinir et annoter la pièce jointe du document pour une meilleure collaboration.
6- Un accès plus facile
Les employés peuvent désormais travailler de presque n'importe où dans le monde, et votre entreprise doit permettre un accès instantané aux documents professionnels.
L'un des avantages les plus importants d'un système de gestion de documents est sa capacité à fournir les documents demandés aux utilisateurs depuis le creux de leur main.
7- Améliorer la conformité réglementaire
En fonction de leur secteur d'activité et de leur région d'implantation, les entreprises doivent se conformer à une variété de lois et de réglementations.
Un système solide aidera l'entreprise à rester conforme aux règles et à garantir que les documents sont conservés conformément à une stratégie clairement définie.
8- Rationaliser les processus centrés sur les documents
La gestion et la numérisation des documents sont deux des composantes ou critères les plus importants pour l'adoption efficace d'un flux de documents numériques.
La majorité des entreprises s'appuient sur des centaines, voire des milliers, de documents pour mener à bien leurs activités quotidiennes. Ces documents sont souvent envoyés entre les services, les travailleurs, les patients et les fournisseurs pour approbation, signature et modification.
L'utilisation d'un système de gestion de documents pour simplifier les activités centrées sur les documents peut avoir un avantage significatif sur les opérations de votre entreprise.
9- Améliorer l'indexation des documents
L'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est leur capacité à permettre la récupération rapide des documents, ce qui aide les employés à réduire le temps perdu à rechercher des documents.
L'indexation des documents est la pratique qui consiste à marquer les documents avec certains attributs afin qu'ils puissent être facilement recherchés et récupérés ultérieurement.
Chaque organisation étant différente, le choix des critères d'indexation à employer est un choix essentiel pour tirer le meilleur parti de vos nouvelles données numériques.
10- Améliorer la capture des données
Certaines solutions du marché incluent un module de capture de données sophistiqué qui permet d'extraire les informations critiques d'un document numérisé pendant l'étape de numérisation.
Le processus de capture est renforcé par des capacités informatiques pour obtenir les résultats les plus précis.
11- Intégration avec d'autres systèmes
Lorsque les documents sont enregistrés dans une GED, ils peuvent être accessibles via des services par d'autres applications métiers.
C'est un avantage considérable si vous avez besoin d'un document pour un nouveau formulaire ou si vous avez besoin d'une autorisation après qu'il ait été enregistré dans votre système.
Par exemple, de nombreuses entreprises continuent de s'appuyer sur la messagerie électronique pour le partage de documents et la collaboration, et la majorité des systèmes bien connus disposent d'une connectivité avec les plateformes de messagerie pour l'archivage automatique des documents.
12- Améliorer la recherche
La capacité à identifier rapidement des documents est la caractéristique la plus importante dont les employés ont besoin dans leurs tâches quotidiennes.
La plupart des solutions du marché incluent des fonctions de recherche robustes et étendues, permettant aux employés de rechercher des documents sur la base d'informations précédemment collectées, de métadonnées et d'informations contenues dans la pièce jointe.
13- Une meilleure sauvegarde
Nous avons entendu de nombreuses histoires d'entreprises perdant des documents importants en raison de catastrophes naturelles, d'incendies et d'autres incidents.
Une GED, avec des fonctionnalités telles que le stockage centralisé, la numérisation, l'archivage, etc., permet d'améliorer la sauvegarde et la récupération des documents en cas d'incidents imprévus.
14- Piste d'audit
À notre avis, l'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est la piste d'audit, qui permet à la direction de voir à tout moment qui a accédé au document, qui l'a modifié, combien de versions il a, quand il a été mis à jour pour la dernière fois, etc.
La capacité à gérer les documents de la GED pendant leur cycle de vie est essentielle. L'affichage de l'historique complet de toutes les opérations effectuées est l'une des mesures les plus importantes. Cela vous permettra de voir qui a lu le document GED, apporté des améliorations, téléchargé la pièce jointe, etc.
15- Se mettre au vert
Une GED réduit le besoin de papier dans votre bureau, ce qui le rend plus écologique. Avec la GED, vous sauvez plus de trois fois plus d'arbres chaque année. Un bureau vert est un lieu d'emploi pour les générations futures.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).