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L'archivage numérique doit être considéré comme un élément essentiel de toute entreprise et doit être intégré dans la stratégie de gestion des documents de chaque organisation. Les archives sont des documents historiques vivants. Elles sont précieuses pour les entreprises car elles fournissent une documentation, une explication et une justification des actions passées et actuelles.

L'archivage est le processus qui consiste à stocker en toute sécurité des informations inactives, quel que soit leur format (numérique ou papier), que vous n'utilisez plus régulièrement, pour une conservation à long terme. Ces informations sont toujours importantes pour les organisations et doivent être conservées à des fins de référence future ou de conformité réglementaire.

Il est plus facile de localiser, protéger et conserver les documents archivés pendant toute leur durée de vie. Si vous ne le faites pas, cela aura un impact négatif sur le fonctionnement de votre entreprise.

L'archivage des données appropriées permet non seulement d'économiser de l'argent, mais aussi d'apporter de la valeur à votre entreprise.

Dans cet article, nous allons aborder la signification de l'archivage et passer en revue les raisons pour lesquelles cette pratique est essentielle.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

Qu'est-ce que l'archivage ?

L'archivage est la pratique qui consiste à préserver en toute sécurité des informations inactives sous forme numérique et papier que vous n'utilisez plus régulièrement, afin de les conserver à long terme. Ces informations sont toujours précieuses pour les entreprises et doivent être conservées pour être consultées ultérieurement.

L'archivage est utilisé par les organisations et les entreprises pour répondre aux obligations de conservation des informations et pour garantir que les données sont disponibles en cas de besoin. Par exemple, en cas de désaccord sur une activité commerciale, un contrat ou une transaction financière, les documents d'archives relatifs à cette question peuvent être retrouvés.

Une bonne gestion des archives ne se limite pas à la conservation des informations à des fins historiques et académiques. On ne saurait trop insister sur l'importance des archives dans la bonne gouvernance.

Toute entreprise traite aujourd'hui un volume important de données, et statistiquement, la création de données au sein des entreprises va continuer à croître, d'où l'importance de l'archivage.

L'archivage des données est la technique qui consiste à identifier les données inactives et à les transférer des systèmes de production vers des systèmes de stockage à long terme. Il est imposé par de nombreuses exigences de conformité et de réglementation, mais il peut également être utile lors de la reprise après sinistre et des enquêtes médico-légales.

Chaque institution doit déterminer quand les informations doivent être préservées, où elles doivent être conservées et combien de temps elles doivent être conservées avant d'être détruites.

Pourquoi l'archivage est-il si important ?

Les données sont susceptibles d'être détruites ou endommagées (si elles sont numériques), que ce soit délibérément, accidentellement ou à la suite d'une catastrophe naturelle.

L'archivage aide les entreprises à minimiser les pertes de données, à réduire les dépenses d'exploitation, à améliorer la sécurité des documents, à renforcer la conformité aux diverses lois et réglementations et à fournir des preuves d'audit et juridiques en cas d'incident légal ou d'audit.

À mesure qu'une entreprise se développe, elle génère davantage de données, qui doivent être rigoureusement conservées et contrôlées afin d'être utilisées de manière appropriée. Le suivi de ces données peut être difficile pour les organisations qui n'ont jamais mis en place un système d'archivage.

À l'ère du numérique, toutes les entreprises doivent commencer à préserver les documents pour diverses raisons, telles que les règles gouvernementales, les obligations légales ou simplement parce que les documents ne sont plus nécessaires.

Les conserver en permanence coûte beaucoup de ressources (stockage, main-d'œuvre, etc.) et entraîne une perte de productivité pour les employés, qui doivent continuer à gérer les données même si elles ne sont pas utilisées régulièrement.

Examinons certains des avantages que les entreprises peuvent obtenir en mettant en œuvre une stratégie d'archivage numérique appropriée.

1- Prévenir la perte de données

La perte de documents cruciaux peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise. En effet, selon les estimations, chaque document mal classé coûte 125 dollars, et chaque document perdu coûte 350 à 700 dollars.

Par conséquent, il est essentiel que les informations de votre entreprise soient stockées dans un dépôt centralisé et sécurisé.

Lorsque les données sont conservées, il devient assez simple de remettre ces informations à la disposition des employés.

Si les données ne sont pas stockées dans un lieu centralisé, elles risquent davantage d'être perdues à jamais.

2- Réduire les coûts opérationnels

Comme indiqué précédemment, recréer un document perdu peut coûter jusqu'à 700 dollars. Les organisations s'assureraient qu'aucun document n'est perdu en utilisant une solution.

Plus vous perdez de documents, plus votre entreprise subira de temps d'arrêt.

L'archivage des données réduit le coût du stockage primaire, qui est souvent onéreux. Ces données seront ensuite conservées dans des formes de stockage moins coûteuses.

En outre, le déplacement de ces informations réduira sûrement la taille de la sauvegarde des données.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

3- Une sécurité améliorée

À une époque où les cyberattaques et les violations sont de plus en plus fréquentes, la conservation des documents d'entreprise peut aider les entreprises à conserver la trace de toutes leurs informations tout au long de leur durée de vie.

L'utilisation d'un système numérique pour préserver les documents de votre entreprise vous permet de définir des autorisations précises au sein de votre organisation en définissant qui peut voir quoi.

En outre, les documents papier sont plus susceptibles d'être égarés ou de tomber dans de mauvaises mains. En réalité, les violations de données internes sont plus fréquentes que les violations de données externes.

L'archivage des documents permet de retirer les papiers de la circulation, réduisant ainsi la probabilité d'un piratage ou d'une infection par un logiciel malveillant.

Dans un environnement concurrentiel, l'archivage est essentiel pour assurer la continuité de l'entreprise et garantir le meilleur niveau de performance.

4- Une conformité accrue

L'archivage est également nécessaire pour des raisons juridiques. De nombreuses organisations détruisent par inadvertance des documents qu'elles sont légalement tenues de conserver.

En raison de la conformité réglementaire, certaines organisations sont obligées de conserver des données pendant des périodes spécifiques. N'hésitez pas à consulter ce guide approfondi sur la conservation des documents.

Pour éviter les pénalités et les amendes, les organisations doivent constamment respecter les lois et les règles du secteur. Les organisations peuvent être en conformité avec diverses normes et réglementations si elles ont mis en place un plan complet d'archivage et de conservation.

La loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie et le règlement général sur la protection des données (RGPD) sont deux exemples de règles auxquelles les entreprises peuvent être tenues de se conformer.

En réalité, toutes les entreprises et organisations sont contrôlées d'une manière ou d'une autre à des fins de conservation des dossiers.

Bien que les entreprises liées aux services financiers, à l'énergie et aux soins de santé soient plus fortement réglementées que la plupart des autres types d'organisations, toutes doivent se conformer aux normes de conservation des dossiers.

5- Réclamations juridiques

Dans le cas où votre entreprise est poursuivie par un tiers, qu'il s'agisse d'un client, d'un employé ou d'une autre entreprise, il peut vous être demandé de produire des documents particuliers pour étayer votre dossier.

Cela souligne l'importance de conserver tous les documents à portée de main et en sécurité afin de protéger votre entreprise contre toute action en justice.

Si une entreprise n'est pas en mesure de mettre efficacement la main sur des données au moment où elle en a besoin, elle peut être confrontée à un certain nombre de répercussions importantes, allant de l'embarras à des charges légales ou des amendes substantielles.

Les courriels et autres documents professionnels peuvent être perdus en l'absence d'une solution d'archivage complète, le plus souvent en raison de la destruction involontaire de documents qui auraient dû être conservés.

Cela peut avoir des répercussions importantes pour une entreprise impliquée dans une action en justice.

6- Vérification de l'audit

Un audit consiste à vérifier les documents de votre entreprise pour s'assurer qu'ils sont corrects.

Un système d'archivage est à l'épreuve des audits lorsqu'il peut garantir qu'un document ne peut être modifié ou perdu depuis son entrée dans les archives, en passant par son transport, son stockage final et au-delà.

Les solutions actuelles de gestion de documents ou de gestion de contenu d'entreprise aident activement les organisations à établir des exigences d'archivage à l'épreuve des audits.

La dernière chose que vous souhaitez est d'avoir besoin de documents pour un procès, un contrôle fiscal ou après une catastrophe naturelle et d'apprendre que le stockage de vos archives a été compromis.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de de contrôler qui peut consulter, ou modifier, ou supprimer un document.

La différence entre l'archivage et la sauvegarde

Ces deux termes sont fréquemment utilisés de manière interchangeable, bien qu'ils aient des significations bien distinctes. Tous deux sont considérés comme très importants et doivent faire partie de votre stratégie globale de protection des données.

Si vous avez déjà perdu des données ou si elles ont été endommagées, la sauvegarde est généralement utilisée pour récupérer les données d'origine, tandis qu'une archive est une collection de données historiques qui doivent être conservées à long terme, par exemple à des fins de conformité.

La sauvegarde est le processus qui consiste à s'assurer que vos données sont récupérables sous la forme d'une copie de vos données actives actuelles, ce dont votre entreprise aura besoin si des données sont perdues ou corrompues en toutes circonstances. Les archives sont principalement des instances de données qui ne sont plus utilisées ou actives et garantissent que vos données sont accessibles en cas de besoin.

Les sauvegardes sont des informations en constante évolution qui sont généralement conservées à court terme (de 3 à 6 mois) et qui sont périodiquement écrasées. Parce qu'elles sont conçues pour une récupération rapide, elles ne sont pas le processus idéal pour conserver des données à long terme.

  • Sauvegarde
  • Archive
  • Récupérable
  • Accessible
  • Copie
  • Déplacé
  • Modification de
  • Inactif
  • Equipe courte
  • Long terme

Quelle est la différence entre les documents et les archives ?

Tout au long de leurs activités, les gouvernements et les organisations génèrent et accumulent des documents. Les dossiers et les rapports, les cartes, les plans, les budgets, les présentations, le matériel de marketing, etc. en sont des exemples. Beaucoup de ces documents sont supprimés lorsqu'ils ne sont plus utilisables pour des raisons courantes. Les archives sont celles qui ont été conservées en raison de leur importance à long terme.

Les archives sont des collections de documents qui ont été choisis pour une conservation permanente ou à long terme en raison de leur importance culturelle, historique ou probatoire. À la fin de leur cycle de vie, les documents sont soit détruits, soit archivés. Ainsi, toutes les archives sont des documents, mais tous les documents ne deviennent pas des archives.

Outils d'archivage des données

Les avantages et la durée de vie des différentes techniques d'archivage des données et des programmes d'archivage des données varient. La quantité de données traitées n'est qu'un des facteurs qui détermineront la solution optimale d'archivage de données pour votre entreprise.

Les fichiers archivés sont stockés en fonction de leur type. Les documents papier sont généralement stockés dans des armoires spéciales, tandis que les documents électroniques sont souvent archivés à l'aide de diverses méthodes, notamment les bandes, les disques, le cloud et les disques durs.

Les entreprises doivent choisir un support en fonction de leur stratégie d'archivage et de leur budget.

Bande magnétique

Les bandes sont utilisées depuis longtemps pour l'archivage des données. L'inconvénient est le temps qu'il faut pour récupérer les données de ces cassettes lorsque nous en avons besoin. Cependant, en raison de leur faible coût, elles sont toujours utilisées pour l'archivage à long terme et lorsque les données ne sont consultées que rarement.

Cloud

L'archivage dans le nuage combine la puissance et la commodité de la sauvegarde locale des données avec l'évolutivité et la fiabilité du nuage pour permettre l'accès aux données à long terme dans une solution à faible coût qui satisfait fréquemment aux exigences réglementaires et de conformité.

Disque

Les données sont archivées et restaurées plus rapidement sur disque que sur bande. Il est également plus simple de rechercher et de découvrir des données sur des disques.

Disques durs

Les disques durs sont le type de support de stockage le plus répandu, et c'est certainement la première chose qui vient à l'esprit lorsqu'on envisage de stocker une grande quantité de données. Ils sont également rentables.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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