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La réussite de la gestion de projet n'a jamais reposé sur une mentalité du type "on met tout en place et on oublie tout". Pour mener à bien des projets efficaces, les chefs de projet doivent non seulement les lancer, mais aussi surveiller et suivre leur progression. Bien que le suivi des projets soit régulièrement négligé ou considéré comme une case de plus à cocher sur la liste des tâches du gestionnaire de projet, il s'agit d'une partie essentielle de la durée de vie du projet.
Dans ce post, nous allons couvrir :
- ce qu'est le suivi de projet, et pourquoi il est important
- Comment suivre les projets facilement et efficacement
- Les conseils et les meilleures pratiques en matière de suivi de projet que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui.
Commençons.
Qu'est-ce que le suivi de projet ?
Dans le processus de gestion de projet, le suivi de projet (également appelé "suivi et contrôle de projet") est la quatrième étape, après le lancement, la planification et le début de l'exécution. Une fois l'exécution du projet commencée, le suivi du projet commence également. Mais, qu'est-ce que le suivi de projet exactement ?
Le suivi d'un projet consiste à surveiller les paramètres, l'avancement et les tâches associées au projet afin de s'assurer que tout est terminé dans les délais, dans le respect du budget et conformément aux exigences et aux normes du projet. Le suivi de projet comprend également la reconnaissance et l'identification des obstacles ou des problèmes qui peuvent survenir au cours de l'exécution du projet, et la prise de mesures pour rectifier ces problèmes.
Pourquoi le suivi du projet est-il important ?
Pour dire les choses simplement, le succès d'un projet repose sur un suivi complet et dynamique du projet. Un suivi attentif du projet permet aux chefs de projet de recueillir des données précieuses sur l'évolution du projet et de les utiliser pour prendre des décisions intelligentes.
Parmi les autres avantages de la phase de suivi du projet, citons les suivants
- S'assurer que les tâches sont exécutées conformément aux exigences du projet (contrôle de la qualité).
- Permettre au chef de projet de s'assurer que les délais importants sont respectés.
- Fournir une perspective approfondie de la charge de travail et de la capacité des employés.
- permettre de modifier le projet ou d'y remédier en cas de problème
- Offrir un suivi et un respect clairs du budget
- encourager la responsabilisation des membres de l'équipe et des parties prenantes.
Maintenant que vous savez ce qu'est le suivi de projet et pourquoi il est bénéfique, il est temps d'avoir une vue d'ensemble du processus de suivi de projet.
Comment assurer le suivi des projets
Afin de mettre en œuvre le processus de suivi et de contrôle des projets de manière efficace et efficiente, un certain nombre d'éléments communément acceptés sont impliqués.
Confirmation de la base de référence du projet
Avant de commencer à effectuer un suivi actif, le gestionnaire de projet doit comprendre la portée, le budget et le calendrier du projet. Cela permet d'établir un point de référence pour la réussite du projet tout au long de sa réalisation.
Suivi et contrôle du travail
Il s'agit de tenir les parties prenantes informées et d'évaluer régulièrement l'état d'avancement du projet et la qualité des produits livrables, et de les mesurer par rapport aux objectifs et paramètres de base.
Intégration du contrôle des changements
Comme vous le savez maintenant, même les projets les mieux organisés peuvent nécessiter des changements de temps à autre. Vous devez tenir compte des considérations relatives aux ressources (budget, calendrier, etc.) tout au long du processus de suivi. Assurez-vous de créer et d'enregistrer une documentation continue et tout suivi nécessaire concernant les changements de projet.
Vérification de la portée
Afin de garder une trace et de s'assurer que les parties prenantes et votre équipe sont sur la même longueur d'onde, il est important de sécuriser la documentation relative à chaque phase de réalisation du projet. Cela montre que le projet est accepté à chaque étape de son exécution.
Contrôle du calendrier et des coûts
C'est ici que les calendriers et les coûts sont suivis de près. Lorsque vous pensez au suivi d'un projet, c'est probablement ce à quoi vous pensez en premier. Les échéances sont contrôlées et suivies si nécessaire, et les budgets sont constamment surveillés.
Le contrôle de la qualité
Un projet peut être réalisé dans les délais et le budget impartis, mais s'il ne correspond pas aux attentes des parties prenantes ou si la qualité du travail est médiocre, il n'a guère de valeur pour quiconque. Le contrôle de la qualité est une partie essentielle du processus de suivi du projet. C'est là que les résultats et les livrables spécifiques du projet sont examinés par rapport aux normes de qualité établies. Si des problèmes sont constatés, des modifications sont demandées et apportées.
Rapport de performance
Il s'agit d'une sorte de bulletin de notes pour le projet. Le rapport de performance consiste à collecter et à partager toutes les données relatives à la performance du projet par rapport aux objectifs et aux normes de base.
Conseils et meilleures pratiques pour le suivi des projets
Après avoir compris ce que comprend généralement le processus de suivi et de contrôle d'un projet, vous voudrez savoir comment mettre en œuvre au mieux vos nouvelles connaissances. Voici quelques conseils et meilleures pratiques pour le processus de suivi de projet.
Utilisez les bons outils
Bien que le processus de suivi puisse sembler accablant, le bon outil peut certainement vous aider. Que vous souhaitiez utiliser un outil qui vous permette de visualiser et de combiner des calendriers et un diagramme de Gantt en un seul endroit, ou un outil qui offre plusieurs tableaux de bord personnalisables pour suivre les processus, il existe de nombreuses options pour le suivi de vos projets avec un outil dynamique.
Si vous savez que vous voudrez utiliser plus d'un outil, proposez une solution simplifiée. Lorsque les projets font appel à plusieurs outils, il peut être difficile de suivre les performances et de s'assurer que tout se déroule comme prévu. Grâce à des dizaines d'intégrations profondes avec les principaux outils de gestion du travail du marché, vous êtes assuré de pouvoir suivre les projets, quel que soit l'outil dans lequel ils se trouvent.
Suivre efficacement les indicateurs clés de performance ( ICP )
Le suivi d'un projet sans savoir ce que l'on surveille peut être une tâche inutile. Pour garantir le succès d'un projet, vous devez suivre certains indicateurs clés de performance ou ICP. Ceux-ci agissent comme des jalons au cours du projet et permettent de s'assurer que tout est sur la bonne voie.
Les ICP reconnus comprennent les objectifs de votre projet (c'est-à-dire un projet qui respecte les délais et le budget), la qualité des produits livrables (si les normes de qualité sont respectées), le suivi des efforts et des coûts (ressources et budget) et la performance du projet (changements dans le projet et nombre et importance des problèmes survenus).
Encourager une communication efficace
Essayer de déterminer l'état d'avancement d'un projet sans disposer de méthodes de communication appropriées est un véritable défi. Tous les membres de votre équipe et les parties prenantes doivent comprendre les procédures, les objectifs et les attentes avant le début du projet - et savoir comment vous les communiquer.
Que ce soit en marquant l'achèvement d'une tâche ou en participant à des contrôles hebdomadaires, il est toujours bon d'avoir un plan de communication en place tout au long de vos projets.
Effectuez une rétrospective
Non seulement une rétrospective du projet permet aux membres de votre équipe d'exprimer leurs doléances, mais elle vous fournit des informations précieuses que vous pouvez utiliser pour affiner les projets futurs. Une fois le projet terminé, prenez le temps de prévoir une heure ou deux pour le passer en revue.
Vous réfléchirez alors aux problèmes qui se sont posés, aux délais qui n'ont pas été respectés et à tout autre élément digne d'intérêt qui est apparu lors du suivi du projet.
Assurez le bon déroulement de vos projets
Aucun projet ne peut se dérouler efficacement sans l'aide d'un suivi attentif. Le suivi des délais, des objectifs, de la qualité du travail et du budget sont autant de responsabilités essentielles pour tout chef de projet. Et, avec les bons outils et quelques bonnes pratiques, vous pouvez être sûr que votre projet sera accueilli par des parties prenantes satisfaites - et des membres d'équipe heureux.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).