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De nombreuses entreprises affirment que le "passage au zéro papier" est une priorité. Mais à quoi cela ressemble-t-il vraiment, et quelles mesures peut-on prendre ensemble pour parvenir à un lieu de travail véritablement sans papier ?
Un pas dans la bonne direction serait de mettre en œuvre un système de gestion des documents (SGD) qui créerait un réseau de flux de travail numériques sans papier.
Dans ce billet, nous allons expliquer ce qu'est un système de gestion documentaire et comment sa mise en œuvre peut aider votre entreprise à accroître sa productivité et à réduire ses coûts.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
Un système de gestion documentaire, souvent abrégé en SGD, est un logiciel ou un ensemble de logiciels qui stocke, catalogue et gère les données capturées à partir de documents. Il peut être aussi basique qu'un disque partagé sur votre serveur ou un disque de stockage en nuage, ou assez avancé pour lire des documents et exécuter des flux de travail automatisés complexes basés sur le contenu et le contexte du document.
Comme il existe un large éventail de solutions qui peuvent toutes tomber dans la catégorie générale des "systèmes de gestion de documents", il est important de ne pas confondre le logiciel ou la solution particulière choisie avec le concept de gestion de documents lui-même.
Comment fonctionne un système de gestion de documents
La première étape de l'utilisation d'un système de gestion documentaire consiste à convertir les documents physiques en documents numériques à l'aide du scanner largement disponible sur les imprimantes multifonctions ( IMF ) de la plupart des fabricants.
Le rôle de la GED est ensuite d'agir comme une plateforme électronique capable d'organiser tous ces différents types de documents de manière centralisée. Au lieu de conserver les documents papier dans un classeur et d'obliger les employés à fouiller dans les dossiers pour obtenir des informations, ceux-ci ont un accès immédiat aux informations dont on a besoin dans un format numérique.
Dans un SGD, les documents sont catalogués pour être stockés et récupérés à l'aide de métadonnées ou de données capturées par reconnaissance optique de caractères (ROC). Les métadonnées sont des champs d'index clés du document que vous avez définis, tels que le nom du fournisseur, le numéro de commande, la date, etc. La reconnaissance optique de caractères (ROC) permet au logiciel de lire le document et de convertir la plupart ou la totalité du texte en données consultables.
Les systèmes de gestion de documents peuvent également améliorer la productivité en rationalisant ou en automatisant les flux de travail. Une fois que les documents sont capturés électroniquement, ils peuvent être distribués électroniquement pour approbation et traitement.
Par exemple, la plupart des entreprises exigent que les notes de frais des employés soient approuvées par le responsable avant d'être traitées et payées. Si vous utilisez une GED, le rapport de dépenses peut être automatiquement distribué au responsable et approuvé électroniquement depuis n'importe quel endroit disposant d'un accès à Internet.
Un autre bon exemple serait celui de votre service des comptes créditeurs.
Comment un système de GED peut réduire les coûts
En plus des gains de productivité, une GED élimine de nombreux coûts fixes.
- Les documents que vous recevez par voie électronique n'ont plus besoin d'être imprimés, ce qui réduit les coûts d'impression.
- Les documents physiques que vous recevez encore peuvent être scannés, sauvegardés électroniquement et éliminés, ce qui élimine le besoin de classeurs et de stockage à long terme. Une armoire de classement moyenne occupe environ six pieds carrés d'espace de bureau, ce qui représente un coût de 60 à 107 dollars par an.
- En plus de vos classeurs sur place, de nombreux documents sont déplacés chaque année vers un entrepôt à long terme, soit ailleurs dans vos locaux, soit hors site, moyennant un coût supplémentaire.
- Enfin, à un moment donné, un service de déchiquetage est engagé pour éliminer les vieux documents ou les documents qu'il est inutile de conserver.
Un système de gestion des documents élimine tous ces coûts fixes.
Considérations technologiques
Un système de gestion documentaire peut être hébergé sur site ou dans le nuage. Voici quelques éléments à prendre en compte pour décider de l'approche la plus adaptée à votre organisation :
- Quelle est l'approche de votre entreprise vis-à-vis des autres technologies employées ?
- Disposez-vous actuellement de l'infrastructure nécessaire pour héberger vos applications d'entreprise et votre courrier électronique en interne, ou utilisez-vous des services en nuage ?
- Quelle est votre stratégie de sauvegarde des données ?
- De quelle accessibilité aux documents avez-vous besoin (avez-vous du personnel à distance ou mobile) ?
- Quel niveau de sécurité exigez-vous pour le stockage des documents ?
Pour plusieurs raisons, la tendance est de privilégier les solutions basées sur le cloud computing plutôt que d'investir et d'héberger une infrastructure sur site. Voici quelques-unes des plus importantes.
Problèmes éventuels liés à la mise en œuvre d'une GED
Jusqu'à présent, il est clair que la gestion numérique des documents peut générer de la valeur pour les petites entreprises comme pour les entreprises. Mais ce qui retient la plupart des entreprises de mettre en œuvre une GED n'est pas seulement l'incertitude sur la valeur qu'elle représente. Les problèmes de mise en œuvre peuvent souvent l'emporter sur d'autres considérations lorsqu'il s'agit de modifier des flux de travail documentaires établis de longue date.
Les trois facteurs de risque majeurs lors de la mise en œuvre d'un système de GED :
- Le facteur humain
Pour être couronnée de succès, la mise en œuvre d'un système de GED doit être bien planifiée, avoir un but précis et être assortie de responsabilités spécifiques. Tous ces facteurs dépendent du professionnalisme et de la préparation de l'équipe impliquée. Si vos collaborateurs ne comprennent pas pourquoi un changement est effectué et comment il les affecte, ils seront moins enclins à adhérer pleinement au nouveau processus, ce qui compromettra la réussite du déploiement de votre GED.
- Le facteur système
Examinez comment les fonctions possibles de la GED s'appliqueront dans votre système. Par exemple, des flux de documents très complexes nécessitent une programmation de GED tout aussi complexe. La complexité de vos processus d'entreprise existants déterminera la complexité de la mise en œuvre d'un SGD. Il est impératif de confirmer que vous disposez d'une capacité de réseau et de stockage suffisante avant de donner le feu vert.
- Le facteur fournisseur
Les fournisseurs de solutions de GED fonctionnent parfois sans cahier des charges défini ou acceptent des projets trop importants ou trop complexes pour leur logiciel. Veillez à préparer un cahier des charges et un plan de mise en œuvre détaillés avec le fournisseur que vous avez choisi. Un fournisseur de SGD compétent et expérimenté peut faire la différence entre détecter un piège potentiel avant le lancement et trébucher dessus après avoir tenté de déployer votre nouveau SGD et vos processus commerciaux numérisés.
En répondant à ces préoccupations avant la mise en œuvre, vous pouvez vous assurer que le processus de mise en œuvre est fluide, efficace et simple. La clé d'un déploiement réussi consiste à recueillir des informations détaillées et précises sur votre système actuel, puis à concevoir la solution qui vous permettra d'atteindre vos objectifs.
Devriez-vous investir dans la gestion des documents ?
La mise en œuvre d'une GED basée sur le cloud computing présente de nombreux avantages en termes de résultat final. Alors que les employés négligents ou inattentifs peuvent perdre, égarer ou endommager des documents papier, les documents numériques sont plus difficiles à manipuler par erreur. L'indexation par mots-clés et la reconnaissance optique de caractères permettent aux employés de rechercher des documents en fonction de leur contenu et de leurs métadonnées, comme la date de création du document ou son créateur.
Les utilisateurs de GED sont également plus flexibles et plus sûrs, ce qui permet aux organisations de traiter et de récupérer des fichiers en dehors de l'environnement traditionnel de bureau centralisé. Il permet une croissance durable de l'entreprise tout en incitant à des décisions de ressources humaines économes en coûts, comme l'externalisation de processus spécifiques.
Compte tenu de tous ces avantages et du fait que le principal inconvénient de l'utilisation d'un SGD est le coût initial unique de la mise en œuvre, nous avons du mal à ne pas recommander un SGD à tous nos clients.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).