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Que votre organisation envisage de mettre en œuvre une politique de contrôle des documents pour la première fois ou qu'elle cherche à améliorer un système de gestion des documents existant.
L'article, intitulé "Les principes de la maîtrise des documents", examine non seulement les objectifs fondamentaux de la gestion des documents et ce qu'un logiciel de gestion des documents (GED) performant peut apporter à une organisation, mais il jette également un regard sur ce à quoi une entreprise moderne pourrait ressembler si elle ne respectait pas les principes de la maîtrise des documents. Enfin, l'article fournit des conseils pour mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents dans votre propre entreprise.
La vie sans la gestion documentaire
Votre entreprise applique-t-elle déjà des politiques de contrôle des documents et de gestion des documents électroniques ? Si oui, imaginez un instant que toutes ces politiques soient effacées du grand livre pendant un mois ou un an. Souvent, lorsque nous pensons à la "vie sans gestion des documents", nous commençons automatiquement à réfléchir à la façon dont les choses étaient autrefois, lorsque tous les documents devaient être stockés dans des classeurs physiques et que chaque dossier prenait une éternité à trouver.
Une entreprise qui n'a pas de politique de gestion des documents n'est pas nécessairement une entreprise qui est restée à l'âge de pierre, utilisant encore des systèmes de classement physiques inefficaces. Au contraire, de nombreuses entreprises sont entrées de plain-pied dans le monde numérique, mais n'ont toujours pas mis en place de règles de contrôle des documents. Le résultat est hors de contrôle. Des documents sont créés chaque jour à des fins diverses, qu'il s'agisse de communiquer des idées ou de fournir des instructions. La distribution de ces documents peut être tout aussi aléatoire et chaotique : les gens impriment les documents, les copient, les partagent, les envoient comme pièces jointes à un e-mail, etc. La suppression n'est souvent pas organisée non plus ; certaines personnes laissent des fichiers sur leur ordinateur ou dans leur boîte aux lettres électronique pendant des semaines, des mois, voire des années. D'autres les suppriment immédiatement.
Les politiques de gestion des documents, en plus de fournir un lieu central pour stocker, sécuriser et accéder aux documents, définissent également des exigences organisationnelles sur la façon dont les fichiers doivent être créés, partagés, copiés, imprimés, distribués, révisés, formatés, etc. En d'autres termes, lorsque votre entreprise adopte un système de gestion électronique des documents, elle adopte probablement aussi des principes de contrôle des documents.
Pourquoi le contrôle des documents est important
Alors pourquoi ce type de contrôle des documents est-il important ? Pourquoi les entreprises qui utilisent des systèmes d'archivage électronique ont-elles besoin d'établir des règles sur la manière dont les employés peuvent créer et utiliser les documents ? Et ces règles ne créent-elles pas un système encombrant, annulant ainsi les avantages en termes d'efficacité qui découlent du passage à un SGD électronique ?
En fait, si la commodité et l'efficacité des systèmes de gestion électronique des documents sont souvent mises en avant, les recherches montre que la protection de la valeur du contenu des fichiers de l'entreprise est la première raison d'adopter des politiques globales de contrôle des documents. La raison numéro deux, quant à elle, est de rendre les informations contenues dans ces documents accessibles et utiles aux personnes de l'organisation. Il cite également l'élimination du gaspillage des ressources, la garantie de la validité des informations, la mise à jour des informations, la protection des informations confidentielles, classifiées ou exclusives, la conservation des informations pour créer des opportunités, éviter les erreurs et éviter les litiges, et bien d'autres raisons pour lesquelles une entreprise doit adopter un système de gestion des documents qui applique les principes de contrôle des documents.
La première étape : Trouver un bon SGD
Une entreprise doit réfléchir à de nombreux aspects lorsqu'elle élabore une politique de contrôle des documents. Qu'il s'agisse de déterminer les types d'informations à inclure dans les différents documents ou formulaires, ou de décider comment les documents doivent être examinés et approuvés, la planification d'une politique de contrôle des documents équivaut presque à la planification d'une mini hiérarchie d'entreprise au sein de votre organisation.
L'ensemble du processus commence cependant par la recherche du bon logiciel de gestion de documents. Un bon SGD est plus qu'un simple emplacement central pour le stockage et l'accès aux fichiers numériques. Au contraire, un bon SGD comprendra des fonctions de versionnement des fichiers, d'audit, de révision et d'approbation, de cryptage et autres sécurités, de permissions d'accès des utilisateurs, etc. En bref, une bonne GED sera plus qu'un simple classeur numérique ; elle sera un système qui vous guidera à travers les principes du contrôle des documents et vous permettra de les appliquer dans votre entreprise.
Vous souhaitez trouver une GED qui soit à la fois un système de gestion des documents et un maître des principes de contrôle des documents ?
Qu'il s'agisse de la sécurité des fichiers ou des fonctions permettant de savoir qui accède à quels fichiers et les modifie, le système de gestion électronique des documents vous permettra de mettre fin à votre système de classement physique tout en assurant la sécurité et la confidentialité des données de votre entreprise.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).