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Les systèmes de gestion de documents sont très utiles aux entreprises, d'autant plus que les documents numériques et le travail à distance sont de plus en plus utilisés.

Quel que soit le stade où vous en êtes dans votre recherche du système qui vous convient, il est très courant de se poser des questions. Dans cet article, nous nous efforçons de répondre à nombre de ces questions :

• Qu'est-ce que la gestion documentaire ?
• Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
• Pourquoi les entreprises choisissent-elles des systèmes de gestion électronique de documents ?
• Quels sont les types de systèmes de gestion de documents ?
• Quelles sont les fonctionnalités à rechercher ?
• Comment les entreprises utilisent-elles les systèmes de gestion de documents ?
• Comment choisir le bon système de gestion de documents pour votre entreprise ?
• Quelles questions poser lors de l'évaluation des plates-formes ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

Qu'est-ce que la gestion de documents ?

La gestion documentaire désigne la manière dont vous classez, stockez, récupérez, gérez, partagez et sécurisez vos documents professionnels. Dans le domaine des technologies d'entreprise, le terme "gestion de documents" est souvent utilisé comme synonyme de "système de gestion de documents". Cependant, cela ne tient pas compte du fait que si vous êtes en activité, vous disposez déjà d'une forme de système de gestion de documents.

Par exemple, stocker des documents Word et des feuilles de calcul Excel sur votre PC, c'est gérer des documents. L'utilisation de classeurs pour stocker des documents papier est une autre forme de gestion de documents.

Cela étant, la définition de la gestion des documents est la suivante : comment stocker tous vos documents, qu'ils soient numériques ou papier ?

Autrefois, la gestion des documents papier impliquait des classeurs, des dossiers, des agrafes et des trombones. Aujourd'hui, il s'agit probablement de ces documents et de fichiers numériques tels que Word, Excel, PDF, images et un assortiment d'autres que vous utilisez quotidiennement.

Bien sûr, le défi avec les fichiers numériques est de les organiser et, lorsque vous en avez beaucoup, de les rendre faciles à retrouver. Un système de gestion des documents peut alors s'avérer utile.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

En général, un système de gestion de documents fait référence au stockage électronique sécurisé de vos documents, de sorte que tous les documents - numériques et papier numérisé - peuvent être classés, indexés, archivés, récupérés, annotés et partagés grâce à des droits d'accès cryptés et à un système de rapports pour garantir la conformité.

De nombreux systèmes comprennent également une fonctionnalité de flux de travail automatisé. Vous pouvez préconfigurer des flux de travail ou les créer de manière ad hoc selon les besoins pour accélérer le processus d'approbation d'un document numérique. De cette manière, les documents se déplacent à peu près de la même manière qu'ils le faisaient sur papier. Seulement, cette fois, ils ne se déplacent pas réellement, ce qui les rend plus sûrs et plus faciles à trouver.

Lors de vos recherches sur la gestion des documents, vous rencontrerez probablement le terme de gestion de contenu d'entreprise (GCE). Une gestion de contenu d'entreprise (GCE) offre un plus grand nombre de fonctionnalités et d'intégrations. Par exemple, vous pouvez la relier à votre logiciel de gestion de la relation client ( GRC ). La gestion du cycle de vie des documents - qui vous permet de gérer la durée de conservation d'un document - est une autre caractéristique commune à ces systèmes de gestion documentaire d'entreprise plus robustes.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Pourquoi les entreprises choisissent les systèmes de gestion de documents

Un système de gestion de documents offre de nombreux avantages aux entreprises.

• Simplifie le travail à distance. Le papier ne peut pas passer d'un bureau à domicile à un autre à la vitesse à laquelle vous en avez besoin. Les fichiers stockés localement sur les PC doivent être trouvés, envoyés par e-mail ou téléchargés pour être partagés. Ce mode de travail réduit la productivité de chacun. Ceux qui partagent le fichier doivent interrompre ce qu'ils sont en train de faire tandis que ceux qui ont besoin du fichier doivent attendre.

Les systèmes de gestion de documents éliminent ce problème. Le fichier réside dans un dépôt unique et sécurisé auquel chacun peut accéder de n'importe où, ce qui signifie qu'il n'y a plus d'attente et moins d'interruptions.

• Augmente la productivité. Que vos collaborateurs travaillent au bureau, à domicile ou en déplacement, chacun peut accéder aux fichiers dont il a besoin, quand il en a besoin. Mais la productivité ne se limite pas à la réalisation d'un travail plus important. Les représentants commerciaux peuvent obtenir les réponses dont ils ont besoin lorsqu'ils sont face à un client, ce qui accélère le processus de vente. L'automatisation des flux de travail peut accélérer des processus tels que la comptabilité fournisseurs, ce qui accélère le paiement.
• Améliore la sécurité sur le lieu de travail. Les documents numériques éliminent le besoin de déplacer le papier physique, créant ainsi un partage de documents sans contact. Ils facilitent également la mise en place d'un lieu de travail hybride avec un mélange d'employés à distance et sur place.

Réduction de l'utilisation du papier. Vous continuerez probablement à recevoir des documents papier et vous devrez peut-être en imprimer quelques-uns aussi, mais la majeure partie des impressions de bureau diminuera car un seul document numérique peut servir à toute l'entreprise. Lorsque tout le monde y a accès, il est beaucoup moins nécessaire de créer des copies. Et les nouveaux documents peuvent être imprimés directement dans le système, pour une utilisation et un accès immédiats par tous ceux qui en ont besoin.

• Introduit un meilleur contrôle des coûts et une meilleure budgétisation. Moins de papier signifie que vous utiliserez moins de papier, mais les économies ne s'arrêtent pas là. Les documents numériques signifient moins de classeurs et de coûts associés au classement et au stockage du papier. Vous disposerez de plus d'espace de bureau, ce qui peut s'avérer très utile pour la gestion de la distance entre les employés. Vous pouvez bénéficier d'une réduction des coûts d'envoi de documents papier. Et en tant qu'application, les coûts d'utilisation peuvent être mieux mesurés, suivis et contrôlés.
• Améliore l'agilité de l'entreprise. Les documents électroniques se déplacent à la vitesse de l'internet. Ils ne sont pas non plus limités par les contraintes physiques du papier ou d'un bureau, ce qui signifie que les entreprises peuvent répondre plus rapidement aux besoins des clients, poursuivre leurs activités si le bureau est fermé pour une raison quelconque, accélérer l'exécution des tâches liées aux documents et s'adapter rapidement aux changements dans l'environnement commercial, puisque tout le monde a accès aux informations et aux données nécessaires.
• Assure la continuité des activités. Les documents vitaux sont disponibles pour vous et votre équipe, où que vous soyez. Les mises en œuvre du cloud public ou du cloud privé (dans votre propre cloud) vous permettent de sortir de votre bureau, de vous installer dans un autre lieu et de continuer à travailler.
• Reprise après sinistre. Les documents stockés numériquement peuvent être rapidement restaurés à partir d'une sauvegarde. Si vous utilisez un déploiement en nuage avec ses systèmes redondants, le temps de récupération et la restauration du point de récupération peuvent être immédiats, en fonction de votre mise en œuvre.
• Gouvernance de l'information. Des fonctionnalités telles que le contrôle des versions permettent aux entreprises de suivre les modifications, l'âge des documents et leur cycle de vie. (Le contrôle des versions prend également en charge la reprise après sinistre et la continuité des activités.) Le fait de disposer des documents dans un emplacement centralisé permet également d'éviter l'existence de plusieurs versions dans différentes zones, ce qui consomme de l'espace supplémentaire sur le serveur/le disque dur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de savoir qui a consulté, modifié, enregistré ou détruit les documents.

Quel système de gestion documentaire choisir ?

Nous avons évoqué dans la section ci-dessus les systèmes de gestion de documents en nuage. Bien qu'ils soient populaires, ils ne sont pas la seule façon de mettre en œuvre la gestion de documents. Il existe deux types d'implémentation : le cloud et le système sur site.

Systèmes de gestion de documents dans le nuage. Ces systèmes vivent et résident dans le nuage, tout comme un grand nombre d'applications que vous utilisez dans votre vie professionnelle et personnelle. Ils sont considérés comme des applications en nuage publiques, ce qui signifie seulement qu'ils sont accessibles via l'internet, mais pas que vos informations sont accessibles au public. Tout ce dont vous et vos employés avez besoin pour accéder au système est une connexion Internet.

Parmi les avantages de ce système, citons

• Aucun besoin de matériel sur site.
• Aucun besoin d'assistance informatique.
• Pas de frais de maintenance ou d'assistance - seulement un abonnement.
• Accès sécurisé partout où il y a une connexion Internet.
• Installation et configuration rapides.
• Toutes les données sont sauvegardées dans un centre de données sécurisé.
• Les redondances du système du centre de données garantissent un accès constant.
• Idéal pour les bureaux et les environnements de travail à distance.

Gestion de documents sur site. Ce type de mise en œuvre signifie que vous achetez le logiciel et l'installez sur votre réseau, que ce soit sur un serveur physique dans votre bureau ou dans votre propre environnement de cloud privé.

Pourquoi choisit-on la gestion de documents sur site ?

• La politique de sécurité des données exige de posséder et d'héberger tous les logiciels au sein du réseau de l'entreprise.
• Le personnel et l'infrastructure informatiques sont déjà en place, pour l'application, la sauvegarde et la connectivité, comme le VPN pour les utilisateurs distants.
• Préférence de l'entreprise.

Caractéristiques à attendre d'un système de gestion de documents

Comme vous pouvez vous y attendre, les différentes plates-formes présentent des caractéristiques différentes. Il existe toutefois des fonctionnalités minimales que vous devez vous attendre à trouver dans chaque plateforme de gestion de documents.

• Sécurité et contrôle d'accès. Chaque système doit exiger une connexion de l'utilisateur et avoir plusieurs niveaux d'accès aux droits de l'utilisateur, c'est-à-dire, administrateur, gestionnaire, utilisateur, lecture seule.
• Méta-données. Parfois appelées indexation, elles permettent d'appliquer des données clés - que vous définissez - au document afin d'en simplifier la recherche. Ainsi, vous n'avez pas besoin de conserver plusieurs copies dans différents dossiers. Par exemple, vous pouvez rechercher un dossier client par numéro de contrat pour trouver les documents relatifs à ce contrat.
• Recherche et récupération. Plutôt que de cliquer dans un dossier, vous saisissez les données indexées dans les champs de recherche (comme indiqué ci-dessus) et vous obtenez instantanément une liste de tous les fichiers et documents associés.
• Annotations. Ajoutez des surlignages, expurgez des copies, appliquez des tampons, etc. aux documents, soit en tant que superposition, soit en les intégrant au fichier lui-même.
• Flux de travail. Vous pouvez créer des flux de travail pour les documents ou même créer des flux de travail ad hoc pour faire passer les documents par un processus standard, comme vous le feriez dans votre bureau. Ces flux de travail peuvent démarrer au moment de la prise de contact avec une capture de données intelligente ou dès qu'un document est déplacé dans un dossier. Il est probable que les capacités des flux de travail varient considérablement d'un système à l'autre.
• Partage de documents et collaboration. Envoyez un lien vers un document à un collègue ou consultez un document avec un membre de votre équipe dans un bureau à l'autre bout du monde.
• Capture et routage. Scannez des fichiers dans le système, glissez et déposez-les depuis votre PC ou votre courrier électronique, ou faites-les acheminer depuis des systèmes de capture tiers. Dans certains systèmes, vous pouvez même créer des formulaires dans le système qui deviennent des documents individuels et dynamiques que vous pouvez remplir.
• Intelligence économique. Cet élément fait référence à votre accès aux dossiers commerciaux essentiels, aux rapports de journal et à d'autres rapports qui vous permettent d'utiliser les données contenues dans vos documents et de recueillir des informations sur la façon dont vos documents sont utilisés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Comment les entreprises utilisent leurs systèmes de gestion de documents

Avec autant de fonctionnalités, la façon dont vous utilisez votre système dépendra de ce dont vous avez le plus besoin. Les utilisations typiques sont :

• Pour la gestion et le stockage des documents. Vous et vos employés l'utilisez comme un classeur électronique. Vous numérisez les documents papier dans le système et stockez les documents numériques. L'avantage par rapport aux processus traditionnels est que l'indexation vous permet d'extraire les documents que vous voulez plus rapidement, de n'importe où.
• Pour piloter les flux de travail et les processus d'approbation. Les documents RH tels que les demandes d'emploi peuvent être examinés, approuvés et transmis, tout en restant sécurisés. Les processus AP/AR peuvent être automatisés. Les options sont presque illimitées lorsque des flux de travail sont disponibles.
• Création de formulaires/documents. Si votre système offre cette fonctionnalité, vous pouvez remplir des formulaires qui, une fois soumis, entrent dans le système de gestion des documents comme un nouveau document et peuvent même déclencher un flux de travail.
• Travail à distance. Les systèmes de gestion électronique de documents mettent le papier à la disposition des employés, quel que soit l'endroit où ils travaillent.

Quel système choisir pour votre entreprise ?

Pour choisir le bon système de gestion de documents, il faut d'abord savoir ce qui motive votre besoin actuel.

• Avez-vous besoin d'un moyen d'organiser les fichiers et de contrôler l'accès des travailleurs à distance ?
• Cherchez-vous à abandonner les processus basés sur le papier ?
• De nouveaux flux de travail sont-ils nécessaires pour répondre à l'environnement de travail actuel ?

Vous devez identifier vos trois à cinq principaux besoins. Vous devez également déterminer le nombre de personnes qui l'utiliseront. Sera-t-il utilisé par tout le monde ou sera-t-il limité à un petit groupe ou à un service ?

Ensuite, demandez-vous si vous voulez un système en nuage ou sur place. Si vous optez pour un système sur site, vous devrez vous demander si vous disposez du budget nécessaire pour acheter du nouveau matériel (si nécessaire) et si vous avez le personnel pour gérer l'installation.

Ensuite, faites quelques recherches. Il s'agit de déterminer quels systèmes vous souhaitez investir du temps pour assister à une démonstration. Vous trouverez peut-être quelques webinaires en ligne qui montrent des utilisations spécifiques du système. Ils peuvent être un bon moyen d'acquérir une compréhension de base du fonctionnement du système. Pendant votre démonstration, assurez-vous de voir comment le système répondra à vos principaux besoins.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

Questions à poser lors de l'achat d'un système de gestion de documents

Même si un système de gestion de documents semble parfait, il y a plusieurs questions à poser, surtout si vous avez beaucoup de fichiers - papier ou numériques - à importer. Vous aurez probablement beaucoup d'autres questions spécifiques à votre entreprise, mais ces questions peuvent vous aider à démarrer.

• Comment faire pour que les fichiers papier soient numérisés dans le système et indexés ?
• Quel est le processus d'importation et d'indexation des documents numériques préexistants ?
• Pouvez-vous créer des processus de flux de travail ou des flux de travail ad hoc ?
• Ce système répond-il à mes exigences de conformité ?
• Combien de personnes peuvent utiliser le système ? Y a-t-il des limitations ?
• Comment se présentent la formation et l'assistance ?
• Quel est le programme de développement du produit ? (Vous voulez vous assurer qu'il restera à jour).
• Le produit offre-t-il des intégrations, par exemple avec d'autres applications ou même des multifonctions ?

La gestion des documents aujourd'hui

L'augmentation récente et spectaculaire du nombre de travailleurs à distance a fait de la gestion des documents un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. La gestion des documents doit être facile d'accès tout en restant sécurisée. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).